1.5: Administración de archivos

Uno de los muchos atributos de ser un estudiante universitario exitoso es tener habilidades de gestión del tiempo, comunicación y organización. Administrar los archivos en una computadora es esencial para sobresalir en todas estas habilidades. Casi todos los cursos requieren una computadora para acceder a la información y comunicarla. La imposibilidad de localizar un archivo en un ordenador o en un sistema de gestión del curso (como Brightspace D2L o Blackboard) puede provocar que se retrase o se pierda una tarea, se pierdan las conversaciones con un profesor o un compañero de clase o se produzca un estrés tremendo. La solución principal para mejorar las habilidades de organización de la computadora consiste en conocer mejor la herramienta de exploración de archivos de Windows (antes conocida como Windows Explorer).

El explorador de archivos muestra la estructura jerárquica de los archivos, carpetas y unidades del ordenador. Todos los datos, incluidas las aplicaciones, los archivos de programa, etc., se almacenan en el disco del ordenador (también conocido como unidad de disco). El disco duro interno principal se conoce como unidad C:. El contenido de un disco se organiza en archivos individuales dentro de carpetas individuales. La carpeta de documentos es una ubicación de almacenamiento general para los archivos creados en programas como Microsoft Office, mientras que las fotos descargadas de Internet o de una cámara suelen almacenarse en la carpeta Imágenes. La sección de acceso rápido muestra las carpetas y los archivos que se utilizan con más frecuencia, mientras que la vista Este PC muestra información sobre la capacidad de almacenamiento del ordenador y los dispositivos de almacenamiento conectados, incluidos los soportes ópticos.

Para acceder a los archivos del ordenador, haga clic en Inicio > Explorador de archivos o seleccione el icono del explorador de archivos situado en la barra de tareas. Al iniciar el Explorador de archivos en Windows 10, se abrirá la ventana de acceso rápido. Conocido anteriormente como «Favoritos» en las versiones anteriores de Windows, aquí es donde los usuarios pueden ver las carpetas y los archivos creados a los que acceden con más frecuencia.

Explorador de archivos

La ventana del explorador de archivos se puede dividir en las siguientes secciones:

1. Cinta del explorador de archivos. Es similar a la cinta que encontrarás en la mayoría de las aplicaciones de Microsoft Office. La cinta contiene botones para realizar tareas habituales en los archivos y carpetas, como copiar, pegar, mover y cambiar el nombre de archivos y carpetas. Una función recomendada es el menú Ver, que permite ver los archivos mediante iconos, mosaicos, una lista o la poco apreciada vista de detalles.
2. Panel de navegación. Desplácese verticalmente por este panel para acceder a las unidades y carpetas más utilizadas. También puede acceder a los archivos descargados, a los documentos y a los dispositivos de almacenamiento externo, así como a otras bibliotecas, como imágenes y música.
3. Carpetas frecuentes. Muestra las carpetas con las que ha trabajado recientemente para permitir un acceso rápido.
4. Sección de archivos recientes. Al igual que en la sección de carpetas frecuentes, esta área muestra los archivos y documentos que ha abierto recientemente.

El cuadro de búsqueda es una herramienta poco apreciada que ayuda a encontrar archivos que no se encuentran en su supuesta ubicación. Usa el asterisco (*) como comodín para ampliar los resultados de la búsqueda. Es decir, Plane* buscará archivos con las palabras plano o planeta, etc. ¡El explorador de archivos contiene una variedad de herramientas que pueden ayudar a administrar los archivos y mantenerlos organizados!

Crear una estructura jerárquica personalizada de carpetas para cada semestre y cada curso se considera una buena práctica para organizar los datos universitarios. Por ejemplo, cree una carpeta con el nombre del semestre actual, es decir, otoño de 2018. Dentro de esta carpeta, cree subcarpetas para cada curso, es decir, MIS1100. Los nombres descriptivos de carpetas y archivos también disminuyen la confusión al intentar buscar archivos en el disco de un ordenador.

Jerarquía de carpetas

El explorador de archivos es la herramienta principal para copiar, mover, renombrar y buscar archivos y carpetas. La pestaña Ver proporciona opciones de visualización y clasificación de archivos y carpetas. La visualización de los archivos mediante el diseño de detalles permite clasificarlos rápidamente con solo hacer clic en el encabezado de una columna para cambiar entre el orden ascendente y el descendente. El orden de clasificación de la ilustración anterior se ordena por nombre en orden ascendente. Al hacer clic en la casilla de verificación de las extensiones de nombre de archivo, se identifica el programa de origen de cada archivo, especialmente si no se muestra la columna Tipo. Quizás la columna más útil sea Tamaño, que puede resultar útil para determinar si un archivo es demasiado grande para distribuirlo por correo electrónico o mediante métodos de almacenamiento portátil.

Menú contextual

Una de las operaciones más comunes para los usuarios es copiar archivos, lo que crea una réplica del archivo original. Para copiar un archivo, selecciónelo y haga clic en Copiar en la pestaña Inicio. Para mover un archivo es necesario sustituir el botón Copiar por el botón Cortar. Mover un archivo ahorra espacio en el disco duro al no crear un archivo duplicado. Para añadir una nueva carpeta, haga clic con el botón derecho del ratón y seleccione Nueva > Carpeta en el menú contextual. Por el contrario, para eliminar un archivo o una carpeta, haga clic con el botón derecho en el objeto y seleccione Eliminar en el menú contextual.