3.10: Imprimir y guardar archivos en formatos de archivo alternativos
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En la vista Backstage se pueden definir numerosas opciones, como qué impresora, cuántas copias, qué páginas, etc. Una vez tomadas estas decisiones, al pulsar el botón grande de impresión situado en la parte superior izquierda de la ventana, se enviarán los datos a la impresora seleccionada. El botón de retroceso 
saldrá de la vista previa de impresión.
Si no desea imprimir una copia impresa, la alternativa obvia es guardar el archivo. La forma en que el usuario guarda un documento y el formato en el que lo guarda dependen del uso que tenga previsto dar al documento. Si bien al seleccionar Guardar en el menú Archivo se volverá a guardar el archivo en su formato actual, al seleccionar el comando Guardar como (F12) se ofrecen numerosas alternativas.
La primera opción disponible mediante la ventana de diálogo Guardar como es la posibilidad de elegir un destino de almacenamiento alternativo a la ubicación existente. Los destinos de almacenamiento alternativos incluyen una carpeta de archivos diferente en el disco duro del usuario, una ubicación de almacenamiento de archivos portátil, como una unidad USB, o una ubicación de almacenamiento basada en la nube. OneDrive es la opción de almacenamiento basada en la nube de Microsoft, pero también existen otras soluciones basadas en la nube, como Dropbox. La computación en la nube requiere conectividad a Internet para acceder a las versiones actuales de los archivos. Otra opción a tener en cuenta en la ventana Guardar como es un formato de archivo alternativo. Si selecciona la lista desplegable situada a la izquierda del botón Guardar, aparecerá una lista de formatos de archivo alternativos.
Uno de los formatos de archivo alternativos más comunes es un archivo PDF (formato de documento portátil). Los archivos PDF son formatos populares para compartir con usuarios que no utilizan Microsoft Office, con impresores comerciales y con usuarios para los que no se va a editar el documento. El formato PDF tiene el mismo aspecto en la mayoría de los ordenadores, tiene un tamaño de archivo más pequeño y conserva la mayoría de las características de formato del documento de origen. El único software necesario para leer o imprimir un archivo PDF es Adobe Reader, que se puede descargar de forma gratuita desde el sitio web de Adobe. Si bien la prevención de la edición era una característica clave de los archivos PDF, la versión actual de Word puede editar archivos PDF, sin embargo, las ediciones son rastreables.
El otro formato de archivo común es guardar un archivo para verlo en un sitio web o simplemente en un navegador web. Guardar un archivo como una página web de un solo archivo es el enfoque óptimo para permitir a los usuarios abrir el documento mediante un navegador web. La extensión de archivo de una página web de un solo archivo es .MHT. Otros formatos de archivo que se utilizan ocasionalmente son: .XPS, .ODT y RTF.
Práctica 4: El sistema solar — Parte 3
- Abra el archivo de datos The Solar System2.docx recientemente editado desde sus archivos de datos.
- Cree una tabla de 2 x 9 al final de la página 2.
- Añada y dé formato a los datos de la tabla como se muestra a la derecha.
- Agregue una nueva columna a la tabla a la izquierda de la columna Nombre. El encabezado debe ser Proximidad al sol. Los datos deben ser 1, 2, 3... 8.
- Ordena la tabla en orden descendente por número de lunas.
- Aplique el estilo de tabla Grid Table 4 — Accent 4 a la tabla.
- Añada el campo de nombre de archivo a la izquierda del pie de página y el número de página Accent Bar 2 a la sección central del pie de página. Consulte la ilustración de la derecha para ver los pasos 4 a 8.
- Cambie el tamaño del papel a Legal.
- Inserte un salto de página antes del párrafo que comienza con Los planetas enanos.
- Cambie los márgenes a los valores predeterminados de Office 2003.
- Agregue una nueva fuente de citas
después del punto al final del párrafo sobre el Sol en la página 1. Los detalles de la fuente deberían ser una página web (El Sol) en un sitio web (Nueve planetas). Usa la fecha de hoy para el año, el mes, el día y la URL: nineplanets.org/sol.html. Marque la casilla de verificación Autor corporativo. - Agregue una obra citada al final de la página 2.
- Guarde el archivo con un nombre nuevo. es decir, El Sistema Solar3. Guarde otra versión del archivo en formato PDF.