4.6: Formateo de hojas de trabajo
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El diseño tabular de Excel (organizado en columnas etiquetadas y filas numeradas) a veces limita la cantidad de datos que se pueden mostrar de manera eficiente.
El uso de las opciones del grupo de alineación puede ayudar a formatear los datos para que se parezcan lo más posible a un informe procesado de texto. En la captura de pantalla anterior, dos funciones de formato exclusivas de Excel ayudan a que los datos sean más legibles. En la fila 1, el texto se ha fusionado y centrado en las celdas A1:F1. Para ello, era necesario seleccionar el rango de celdas A1:F1 antes de hacer clic en el botón Combinar y centrar del grupo de alineación. Esto es muy popular para los títulos de las hojas de trabajo. Si se seleccionó un rango de celdas incorrecto y la opción Combinar y centrar no es efectiva, el usuario debe volver a seleccionar el botón Combinar y centrar para separar los datos, de modo que pueda seleccionar el rango correcto antes de volver a hacer clic en el botón Combinar y centrar.
Otra función popular de formato de texto de Excel ilustrada anteriormente es la herramienta Ajustar texto, que evita que el texto se trunque al agruparlo en varias filas dentro de la misma celda. Si una celda tiene mucho texto, los datos se superpondrán en la siguiente celda situada a la derecha de la celda activa. Sin embargo, si la celda adyacente ya tiene datos, el texto se truncará (recortará) sin aplicar esta función. Cada una de las celdas C3: E3 de la captura de pantalla anterior tiene aplicada la función Ajustar texto.
Si bien Excel tiene algunas funciones de formato de texto bastante útiles, la mayoría de los datos que se ingresan en Excel suelen ser datos numéricos. Por lo tanto, utilizar los formatos numéricos de Excel de manera efectiva es crucial para que la hoja de trabajo sea lo más profesional posible. El formato profesional se basa en gran medida en un formato coherente. Por lo tanto, el uso de la herramienta Format Painter (presentada en los capítulos de Word) y los temas de los libros de trabajo son muy útiles para mantener esa coherencia. Al cambiar el tema existente, se actualizará dinámicamente la apariencia de todas las hojas de trabajo de un libro de trabajo al modificar las fuentes, los estilos, los colores o los efectos.
Aplicar el formato de celda correcto a los datos numéricos es algo más que un simple estilo: también es sustancial, ya que aplicar un formato incorrecto puede afectar a la forma en que se interpretan los resultados de otras celdas relacionadas. En el siguiente gráfico se describen algunos de los formatos numéricos más populares. Además de los ejemplos proporcionados, también hay otros formatos, incluidos los valores de fecha y hora, a los que se puede acceder haciendo clic en la lista desplegable de formatos numéricos.
El cambio del número de decimales que se muestra se puede manipular mediante los botones Aumentar decimales y Disminuir decimales del grupo Números. El valor mostrado podría cambiar a un valor redondeado; sin embargo, el valor real almacenado en la celda no ha cambiado a menos que se haya aplicado una función REDONDEAR. El formato solo afecta a la forma en que se muestra el valor. La aplicación de formatos puede provocar que se muestren signos numéricos (####) en una celda. No se trata de un error, sino de una indicación de que el ancho de la celda no es lo suficientemente ancho como para mostrar el número formateado.
Los datos de Excel también se pueden formatear como una tabla. Una tabla es un conjunto de datos relacionados, organizados en un diseño tabular de filas y columnas, que se puede manipular mediante clasificación, filtrado y fórmulas. Para crear una tabla, seleccione los datos y haga clic en Insertar > Tabla en la cinta para abrir la ventana de diálogo Crear tabla.
Al aplicar un estilo de tabla, se formateará la tabla con un conjunto predefinido de propiedades especiales de la tabla que incluye opciones para definir una fila de encabezado o una fila de totales, y para agrupar la fila o las columnas para facilitar la lectura de los datos. Los botones de filtro también se pueden quitar. Si ya no desea utilizar la funcionalidad de la tabla, haga clic en la opción Convertir en rango del grupo Herramientas de la pestaña Diseño para convertir la tabla en un rango normal.
Hay muchas herramientas de formato adicionales disponibles en Excel, pero es importante tener en cuenta que, a veces, ¡menos es más! Formatear demasiado puede resultar exagerado y reducir la legibilidad de una hoja de cálculo. Intente limitar el uso de varios colores, fuentes y colores o gráficos de fondo. Formatee con un propósito de diseño, no para entretener, ¡y no olvide usar la herramienta de revisión ortográfica (F7) para corregir su libro de trabajo antes de imprimirlo o compartirlo!