5.6: Clasificación y filtrado

Las hojas de trabajo pueden contener grandes cantidades de datos y puede resultar abrumador si no se ordenan correctamente. La organización de los datos en un orden específico se denomina clasificación. Las filas se pueden ordenar en orden ascendente (de menor a mayor) o descendente (de mayor a menor). El orden ascendente también se puede considerar orden alfabético si los datos son texto o cronológico si los datos son fechas u horas.

Antes de poder ordenar los datos, Excel necesita saber el rango exacto de celdas que se van a ordenar. Excel seleccionará áreas de datos relacionados siempre que no haya filas o columnas en blanco en el rango de datos. Las filas y columnas en blanco definen los límites exteriores del rango de datos. Para asegurarse de que se seleccionan los datos correctos, resalte el rango antes de iniciar la ordenación.

A medida que Excel determina el rango definido de datos que se van a ordenar, Excel también determina si existen nombres de campo. Los usuarios deben formatear la primera fila del rango de datos con un formato único. A menudo, el simple hecho de poner las etiquetas en negrita ayudará a Excel a identificar los nombres de los campos. La identificación de los nombres de los campos impedirá que Excel los incluya en los registros que se van a ordenar. Los nombres de los campos se convierten en las claves de clasificación necesarias para ordenar varias columnas. En la imagen de abajo, las posibles claves de clasificación son: fecha del crucero, categoría de alojamiento, habitaciones disponibles, habitaciones alquiladas, tarifa, ingresos y déficit.

Ordenar rango de datos

El rango de datos anterior ya está ordenado en orden ascendente por el campo clave de la categoría de alojamiento. Ordenar con una sola columna es bastante fácil. Simplemente haga clic en cualquier celda de la columna que represente la clasificación por clave. En el ejemplo anterior, cualquier celda de B4 a B28 sería aceptable. A continuación, haga clic en la opción A-Z del grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos. Toda la fila está ordenada porque cada fila es un registro que debe permanecer agrupado. Tenga cuidado de NO seleccionar una sola columna de datos o es posible que los registros no se mantengan juntos. Excel avisará al usuario con un mensaje de advertencia. Si el usuario decide continuar con la selección actual, solo los datos de la columna cambiarán de orden, mientras que los datos de las demás columnas permanecerán inalterados. Lo más probable es que esto destruya la integridad de los datos.

La clasificación avanzada incluye varios campos clave de varias columnas. Se puede configurar una ordenación de varios niveles haciendo clic en el botón Ordenar del grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Datos (o en el botón Ordenar y filtrar del grupo Edición de la pestaña Inicio y seleccionar Ordenación personalizada) para abrir la ventana de diálogo Ordenar. El primer criterio de clasificación, también conocido como clasificación principal, se definió previamente para ordenar por categoría de alojamiento en orden ascendente.

Excel de ordenación multinivel

Para añadir un segundo nivel, también conocido como ordenación secundaria, haga clic en el botón Añadir nivel. Tras introducir criterios de clasificación adicionales, se pueden añadir niveles adicionales. Como se muestra en el gráfico de la derecha, se han agregado criterios secundarios para ordenar en orden descendente por ingresos. Los datos de la columna B no parecerán cambiar, pero los registros se reordenarán. Compare los resultados que aparecen a continuación con la tabla anterior.

Ordenación secundaria

Un filtro de Excel, también conocido como autofiltro, se utiliza para mostrar solo los datos que cumplen criterios específicos. Los datos que no cumplen los criterios se ocultan a la vista. La funcionalidad de filtrado básica de Excel permite a los usuarios filtrar filas por valor, formato y criterio. Los filtros pueden convertir una hoja de datos grande y compleja en información significativa. Con el filtrado, puede controlar no solo lo que desea ver, sino también lo que desea excluir. Los usuarios pueden filtrar en función de lo que elijan de una lista o pueden crear filtros específicos para centrarse exactamente en los datos que desean ver.

Filtro aplicado

Al hacer clic en el botón de filtro de la pestaña Datos, se añadirán flechas desplegables a los encabezados de las columnas de un rango de datos. Al hacer clic en una flecha desplegable, se ofrecen opciones de clasificación y filtrado, como filtrar por color o filtros de texto. Un autofiltro simple consiste en desmarcar las casillas de verificación de los datos que deberían ocultarse. Tras aplicar un filtro, el usuario puede copiar, editar, graficar o imprimir solo las filas visibles sin tener que reorganizar toda la lista. Al igual que ocurre con la ordenación, los filtros se pueden aplicar a varias columnas para reducir aún más los resultados que se muestran.

El icono de la flecha desplegable de una columna filtrada pasará de ser un triángulo invertido a un icono de filtro, tal y como se muestra resaltado en amarillo a continuación. Solo se mostrarán los cruceros de la categoría de alojamiento tipo ático después de desmarcar todas las casillas, excepto la de la categoría Penthouse.

Ejemplo de filtro aplicado

Para eliminar un solo filtro, haga clic en el icono del filtro en el encabezado de la fila y elija Borrar filtro de... Para borrar todos los filtros rápidamente, pulse el botón Borrar de la pestaña Datos de la cinta o, para eliminar la funcionalidad de filtrado, vuelva a hacer clic en el icono de filtro del grupo Ordenar y filtrar. Para los usuarios más avanzados, hay muchas más formas de utilizar los filtros en Excel, como los filtros personalizados y los filtros avanzados. No obstante, se puede lograr mucho con la función básica de autofiltro.