6.1: ¿Qué es una base de datos?
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En el pasado, muchas bases de datos se basaban en papel. Los registros en papel se almacenaban en archivos dentro de archivadores. Los archivadores siguen existiendo en la actualidad, en gran parte debido al temor de que se ponga en peligro la inseguridad de los registros electrónicos. Los documentos individuales (registros) se clasifican en diferentes carpetas (tablas) para facilitar el acceso de los usuarios. Sin embargo, este proceso requiere mucha mano de obra, es susceptible de errores y ¡es una molestia para la oficina!
Las bases de datos se utilizan para dos propósitos principales: para procesar transacciones y realizar investigaciones analíticas. Las bases de datos transaccionales rastrean las operaciones diarias. Estos datos se pueden extraer en otros programas de software para su posterior manipulación, suma y clasificación. Esto permite a los usuarios realizar investigaciones analíticas y preparar informes para ayudar a crear información estratégica.
Las bases de datos computarizadas organizan los datos en filas, columnas y tablas, y están indexadas para facilitar la búsqueda rápida de los datos. Los datos se actualizan, se expanden y se eliminan a medida que se agregan nuevos datos. Los procesos automatizados manipulan los datos rápidamente y la precisión de los datos se mejora mediante reglas automatizadas. Los avances en las tecnologías de software de bases de datos han contribuido a la era de la información que existe actualmente. ¡El crecimiento del mercado de archivadores no puede compararse con el crecimiento de los datos electrónicos contenidos en las redes públicas y privadas y en los sitios web de Internet!
Si bien una hoja de cálculo puede funcionar como una base de datos, al utilizar columnas y filas, la estructura de archivos planos crea redundancias e inconsistencias que limitan la capacidad de encontrar y comprender los datos. Por el contrario, una base de datos relacional usa una estructura tabular para que los datos se puedan reorganizar fácilmente y acceder a ellos de diferentes maneras. Las bases de datos relacionales se componen de un conjunto de tablas con datos que se clasifican en categorías predefinidas (campos). Cada tabla tiene al menos una categoría de datos (campo) en una columna y cada fila tiene una instancia de datos determinada para las categorías (campos) que se definen en las columnas.
El programa de software de bases de datos relacionales de Microsoft disponible en Office 365 se denomina Access. Access solo funciona con los sistemas operativos Windows (no disponible en Mac O/S) y no está disponible en todas las versiones de Office. Access es una herramienta para organizar, almacenar y manipular datos con el fin de elaborar informes sobre los datos almacenados en las tablas. El poder de una base de datos proviene de la capacidad de vincular tablas para proporcionar eficiencias en el procesamiento de datos para grandes conjuntos de datos. La integración de Access con los demás programas de Microsoft Office la convierte en una solución de base de datos relacional muy popular y económica.