6.2: Los cuatro objetos principales de una base de datos
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Cuando se abre una base de datos de Access, los objetos se ilustran en el panel de navegación de la parte izquierda de la ventana. La vista estándar del panel de navegación muestra todos los objetos de la base de datos organizados por tipo de objeto. El panel de navegación se utiliza para ejecutar, abrir y administrar los objetos de una base de datos. Al hacer doble clic en un objeto, se abrirá el objeto en una ventana de documento.
Una tabla es el objeto de la base de datos que almacena los datos organizados en columnas y filas. Cada fila es un registro y cada columna es un campo dentro de cada registro. Un registro es todos los datos relacionados con una persona, lugar, cosa o evento. Cada registro tendrá uno o más campos y cada base de datos debe tener al menos una tabla. Una base de datos relacional debe tener más de una tabla.
Los otros tres objetos se basan normalmente en las tablas, ¡así que tómese su tiempo para configurar las tablas correctamente la primera vez! Un objeto de formulario se suele utilizar para introducir nuevos registros en una tabla o para editar/eliminar/mostrar los registros existentes en una tabla. Los formularios son la interfaz principal en la que la mayoría de los usuarios de una base de datos introducen y muestran los datos. Un objeto de consulta recupera datos específicos de otros objetos de la base de datos y, a continuación, muestra solo los datos que especifique el usuario. Las consultas equivalen a hacer preguntas sobre los datos. El objeto de informe resume los registros de una tabla o consulta en un formato fácil de leer adecuado para imprimirlos o exportarlos a otros programas de software.
Los objetos de Access tienen varias vistas. Cada vista ofrece a los usuarios distintas perspectivas y ofrece distintas funcionalidades. Las dos vistas más importantes son la vista Hoja de datos y la vista Diseño. La vista Hoja de datos muestra una tabla en una hoja de datos en la que los campos están en columnas y los registros en filas.
Esta vista es útil para comparar registros y, a menudo, se usa para ordenar o filtrar datos. Esta vista también resulta práctica para imprimir datos, ya que muchos de los registros caben en una sola hoja de papel. Los registros se pueden agregar en la vista de hoja de datos, pero los formularios son un objeto más común para la entrada de datos. No obstante, el asterisco (*) que aparece a la izquierda de la fila situada debajo del último registro indica dónde aparecerá un registro nuevo. El cuadro gris situado a la izquierda de cada registro es un selector de registros. Al hacer clic en un selector de registros, se activará el registro. Al hacer clic con el botón derecho en el selector de registros, los usuarios podrán eliminar el registro del selector o añadir un registro nuevo a la tabla. La vista de diseño permite a los usuarios configurar y editar los campos de un objeto.