6.4: Creación de una tabla

Como se indicó anteriormente, una base de datos no puede existir sin al menos una tabla. Por lo tanto, cuando se crea una nueva base de datos en Access, el primer objeto que se abre es una tabla en la vista de hoja de datos.

Acceder a la pestaña Ver

Al cambiar la vista a la vista Diseño, el usuario puede tomar muchas decisiones de diseño en una vista mucho más intuitiva. A muchos usuarios les gusta usar la vista Hoja de datos para pegar los datos copiados de Excel. Sin embargo, la configuración de los campos en la vista Diseño facilita la definición de las propiedades y el tipo de datos de cada campo.

Vista de diseño

La vista de diseño no muestra ningún dato. Por lo tanto, hay más espacio disponible para mostrar otros ajustes. En la vista Diseño, puede ver el tipo de datos que aparece junto a cada campo. Cuando un usuario hace clic en un campo (en el marco superior), el marco inferior muestra las propiedades de ese campo. A continuación, el usuario puede cambiar estas propiedades según desee.

La creación de una tabla en la vista Diseño permite al usuario definir ajustes avanzados, como los tipos de datos y las propiedades, para cada campo de la tabla. Sin embargo, el primer paso es definir los nombres de los campos. Estas son algunas pautas a la hora de crear nombres de campo:

• Los nombres pueden incluir números, letras mayúsculas y minúsculas y cualquier combinación. Evite los caracteres especiales (signos de exclamación, puntos, corchetes, comillas, etc.)
• Sin espacios iniciales. Los espacios entre palabras son aceptables, pero no es una práctica común, ya que:
• Haga que los nombres sean lo más cortos posible sin abreviaciones excesivas. Formatear los anchos de las columnas para mostrarlos en las copias impresas puede resultar difícil si los nombres de campo son excesivamente largos. Por ejemplo, el número de pedido o el número de pedido son mejores que el número de pedido del cliente.
• Asegúrese de que los nombres sean únicos por tabla. Si una tabla tiene campos para el identificador de cliente y el identificador de producto, ninguno de los campos debe denominarse simplemente identificador. Lo mismo ocurre con la palabra Nombre. Es demasiado genérico y necesita un identificador de prefijo.
• Divida los datos en varios campos. Por ejemplo, en lugar de un campo para el nombre del cliente, cree campos para el nombre y el apellido. Esto permitirá ordenar y filtrar campos individuales. Otro ejemplo sería separar una dirección en varios campos para la dirección postal, la ciudad, el estado/provincia y el código postal/postal.

Cada campo tiene un tipo de datos. El tipo de datos de un campo indica el tipo de datos que almacena el campo, como grandes cantidades de texto o archivos adjuntos. El tipo de datos de un campo determina qué otras propiedades tiene el campo, incluidas sus opciones de tamaño y formato. Los tipos de datos de campo se definen en la cuadrícula de diseño de la tabla, mientras que las propiedades de los campos se definen en el panel Propiedades del campo, en la parte inferior de la ventana de la vista de diseño de la tabla. Los tipos de datos incluyen:

Tipo de datos	Descripción	Tamaño
Texto corto	Úselo para texto o combinaciones de texto y números (es decir, números de teléfono).	Hasta 255 caracteres
Texto largo	Utilícelo para grandes cantidades de datos alfanuméricos, incluidas oraciones y párrafos. Nota: No se puede ordenar un campo de notas. Sin embargo, se pueden buscar.	Hasta 1 GB
Número	Valores numéricos.	4 bytes
Número grande	Valores numéricos. Almacena un valor numérico no monetario y es compatible con el tipo de datos SQL_BIGINT de ODBC. Use este tipo de datos para calcular números grandes de manera eficiente.	8 bytes
Moneda	Úselo para datos monetarios. Puede contener hasta 15 dígitos de dólares enteros, más 4 decimales. Consejo: Puedes elegir la moneda del país que quieres usar.	8 bytes
Autonumeración	Valor único generado por Access para cada registro nuevo, que normalmente comienza en 1.	4 bytes
Fecha/hora	Úselo para fechas y horas.	8 bytes
Sí/No	Un campo lógico puede mostrarse como Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/Desactivado. En el código, utilice las constantes Verdadero y Falso (equivalentes a -1 y 0). Nota: No se permiten valores nulos en los campos Sí/No.	1 byte
Objeto Ole	Puede almacenar imágenes, audio, vídeo u otros BLOBs (objetos binarios grandes).	Hasta 2 GB
Hiperenlace	Contienen enlaces a documentos u otros archivos, direcciones de correo electrónico o páginas web.	Hasta 8 bytes
Adjunto	Adjunte imágenes, documentos, etc. Puede contener un número ilimitado de caracteres por registro. Access comprimirá el archivo.	Hasta 2 GB
Calculado	Se utiliza para crear una expresión que utilice datos de uno o más campos. Puede designar distintos tipos de datos de resultados a partir de la expresión.	Depende del tipo de datos de la propiedad del tipo de resultado
Asistente de búsqueda	Al seleccionar esta entrada, un asistente comienza a ayudar a definir un campo de búsqueda simple o complejo. Un campo de búsqueda simple utiliza el contenido de otra tabla o lista de valores para validar el contenido de un único valor por fila. Un campo de búsqueda complejo permite almacenar varios valores del mismo tipo de datos en cada fila.	Depende del tipo de datos del campo de búsqueda

Tras crear un campo y configurar su tipo de datos, los usuarios pueden establecer propiedades de campo adicionales. El tipo de datos del campo determina qué otras propiedades se pueden establecer. El tamaño del campo es el número de caracteres o el tipo de número que puede almacenar. En el caso de los campos numéricos y monetarios, la propiedad Tamaño del campo es especialmente importante porque determina el rango de valores de los campos. Por ejemplo, un campo numérico de un bit solo puede almacenar números enteros comprendidos entre 0 y 255. En el panel Propiedades del campo, en la pestaña General, introduzca el nuevo tamaño del campo en la propiedad Tamaño del campo. Los usuarios pueden elegir entre los siguientes valores:

• Byte: para números enteros que van de 0 a 255. El requisito de almacenamiento es de un solo byte.
• Entero: para números enteros que oscilan entre -32.768 y +32.767. El requisito de almacenamiento es de dos bytes.
• Entero largo: para enteros que oscilan entre -2.147.483.648 y +2.147.483.647. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
• Único: para valores numéricos de coma flotante que oscilan entre -3,4 x 1038 y +3,4 x 1038 y hasta siete dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de cuatro bytes.
• Doble: para valores numéricos de coma flotante que oscilan entre -1,797 x 10308 y +1,797 x 10308 y hasta 15 dígitos significativos. El requisito de almacenamiento es de ocho bytes.
• ID de replicación: para almacenar un GUID necesario para la replicación. El requisito de almacenamiento es de 16 bytes.
• Decimal: para valores numéricos que oscilan entre -9,999... x 1027 y +9,999... x 1027. El requisito de almacenamiento es de 12 bytes.

Los campos numéricos y de fecha y hora pueden tener un formato específico para definir cómo se muestran los datos. Los campos de texto corto, largo y de hipervínculo no suelen tener formato. Los formatos de campos numéricos predefinidos incluyen:

• Número general: (predeterminado) Muestra el número tal como se ingresó.
• Divisa: utilice el separador de miles; siga la configuración especificada en la configuración regional de Windows para los importes negativos, los símbolos decimales y monetarios y las posiciones decimales.
• Euro: utilice el símbolo del euro (), independientemente del símbolo de moneda especificado en la configuración regional de Windows.
• Fijo: muestra al menos un dígito; siga la configuración especificada en la configuración regional de Windows para los importes negativos, los símbolos decimales y monetarios y las cifras decimales.
• Estándar: utilice el separador de miles; siga la configuración especificada en la configuración regional de Windows para los importes negativos, los símbolos decimales y los decimales.
• Porcentaje: multiplique el valor por 100 y añada un signo de porcentaje (%); siga la configuración especificada en la configuración regional de Windows para los importes negativos, los símbolos decimales y los decimales.
• Científico: utilice la notación científica estándar.

Cuando se trata de campos de fecha y hora, Access muestra automáticamente la fecha y la hora en los formatos de fecha general y hora larga. Las fechas aparecen como dd/aaaa en los EE. UU. y como dd/mm/aaaa fuera de los EE. UU., donde mm es el mes, dd es el día y aaaa es el año. La hora se muestra como hh:mm:ss AM/PM, donde hh es la hora, mm son los minutos y ss son los segundos. Estos son algunos otros formatos predefinidos para los campos de fecha y hora:

• Fecha larga: muestra solo los valores de fecha, según lo especificado en el formato de fecha larga de la configuración regional de Windows, es decir, el lunes 13 de mayo de 2018.
• Fecha media: muestra la fecha como dd/mmm/aa, pero utiliza el separador de fechas especificado en la configuración regional de Windows, es decir, 13 de mayo de 2018.
• Fecha corta: muestra los valores de fecha, tal como se especifica en el formato de fecha corta de la configuración regional de Windows, es decir, el 13 de mayo de 2018.
• Hora media: muestra las horas y los minutos seguidos de la mañana o la tarde. Access usa el separador especificado en la configuración de hora de la configuración regional de Windows, es decir, a las 9:23 a.m.
• Tiempo corto: muestra solo las horas y los minutos. Access usa el separador especificado en la configuración de hora de la configuración regional de Windows, es decir, 9:23.

Otras propiedades de campo populares (no inclusivas) que aparecen en función de determinados tipos de datos son las siguientes:

• Posiciones decimales: especifica el número de posiciones decimales que se deben usar al mostrar números.
• Máscara de entrada: controla cómo se ingresan los datos y es útil cuando las entradas de texto o fecha deben seguir un formato determinado. Access tiene varias máscaras predefinidas. Para abrir el asistente de máscara de entrada, haga clic en los puntos suspensivos (...) situados al final del campo Máscara de entrada. Entre las máscaras de entrada más populares que existen se incluyen las máscaras de número de teléfono y código postal. Normalmente, si hace clic en Siguiente para aceptar las opciones predeterminadas del asistente, se crearán las máscaras de entrada más comunes. Las máscaras personalizadas se pueden crear haciendo clic en el botón Editar lista. Los caracteres de la máscara incluyen los dígitos 0 y 9. Un marcador de posición 0 significa que se requiere un dígito, mientras que un 9 significa que un dígito es opcional. Por ejemplo, los últimos cuatro caracteres de un código postal suelen ser opcionales, por lo que la máscara se mostraría como 00000-9999.

Asistente para máscaras de entrada

• Título: el texto de la etiqueta que se muestra para este campo de forma predeterminada en los formularios, informes y consultas. Si esta propiedad está vacía, se utiliza el nombre del campo. Se permite cualquier cadena de texto.
• Valor predeterminado: asigna automáticamente el valor especificado a este campo cuando se agrega un registro nuevo. Es popular entre los campos de estado o país para la entrada de datos en usos regionales.
• Regla de validación: ayuda a garantizar la precisión de los datos mediante la creación de un criterio de expresión que debe ser verdadero siempre que se añada o modifique el valor en el campo. Las reglas de validación son populares para las entradas numéricas y de fecha, y se forman con uno o más operadores relacionales u operadores lógicos. Una regla típica en una tabla/formulario de registro de pedidos puede requerir que la cantidad sea al menos una. La regla del campo Cantidad podría ser >=1.

Operadores

• Texto de validación: si una entrada infringe la regla, se borra del cuadro de entrada y el texto de validación se muestra en un cuadro de diálogo. Se recomienda encarecidamente que se utilice junto con la regla de validación para que la persona que introduzca los datos sepa por qué su entrada no es aceptable.
• Obligatorio: especifica si se deben introducir datos o no. La opción es Sí o No. El valor predeterminado es No.
• Indexado: especifica si el campo tiene un índice. Hay tres valores disponibles: Sí (sin duplicados): crea un índice único; Sí (se puede duplicar): crea un índice no único; No: elimina cualquier índice del campo. Si los usuarios suelen buscar en una tabla en Access u ordenar sus registros por un campo concreto, pueden acelerar estas operaciones creando un índice para el campo. Access utiliza los índices de una tabla del mismo modo que los usuarios utilizan los índices de un libro: para buscar datos, Access busca la ubicación de los datos en el índice. En algunos casos, como en el caso de una clave principal, Access crea automáticamente un índice. En otras ocasiones, puede que sea necesario crear un índice manualmente.