6.7: Introducción y edición de registros
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- Los usuarios pueden ver sus datos en columnas y filas de una hoja de datos sin utilizar ningún formato especial.
- Cuando un usuario abre una tabla en la vista Hoja de datos, se parece a una hoja de cálculo de Microsoft Excel y el usuario puede pegar o agregar datos en uno o varios campos. Los datos se pueden copiar y pegar en Access desde una tabla de Word o una hoja de cálculo de Excel.
- Imprimir la hoja de datos de una tabla en orientación vertical u horizontal. Utilice la vista previa de impresión para cambiar la orientación y los márgenes antes de imprimir. El resultado también se puede enviar a un archivo PDF.
- Los usuarios no necesitan guardar sus datos de forma explícita. Access confirma los cambios del usuario en la tabla cuando mueve el cursor en la misma fila hacia un campo nuevo o si mueve el cursor hacia otra fila.
- La clasificación y el filtrado de datos son muy similares a los de Microsoft Excel.
Access permite a los usuarios ordenar los datos en la vista Hoja de datos iteración por iteración, en orden ascendente o descendente. El orden ascendente también se denomina orden alfabético cuando la ordenación se basa en un campo de texto, orden cronológico cuando el campo es un tipo de datos de fecha y hora o orden numérico cuando el tipo de datos del campo es Número. La clasificación de una hoja de datos no afecta al orden en que se muestran los registros en un formulario.
La visualización de registros en función de criterios específicos se denomina filtrado. Cuando se aplica un filtro, los registros que no cumplen los criterios especificados se ocultan de la vista hasta que se quita el filtro. Para filtrar los registros en función de los datos de un campo, haga clic en el campo en el que desee basar el filtro y, a continuación, haga clic en el botón Filtrar de la cinta o en el triángulo desplegable para que aparezca un menú similar al siguiente gráfico.
Para eliminar un filtro, desactive las casillas de verificación y haga clic en Aceptar o vuelva a hacer clic en el 
botón Filtro o haga clic en el botón Avanzado de la cinta y seleccione Borrar todos los filtros.
La mayoría de las bases de datos contienen cientos, si no miles, de registros. Por lo tanto, cuando una tabla es tan grande que los registros y los datos no caben en la ventana de la hoja de datos sin desplazarse, la función Buscar resulta muy práctica.
En la vista Hoja de datos, utilice el comando Buscar, de la pestaña Inicio, para localizar rápidamente registros específicos utilizando todo o parte de un valor de campo introducido en el campo Buscar qué:. Si en la tabla de estados anterior el usuario introduce el valor Norte en el campo Buscar qué, Access encontrará dos registros de Carolina del Norte y Dakota del Norte, pero solo si el valor de Coincidencia: cambia de Campo completo a Cualquier parte del campo o Inicio del campo. El uso de caracteres comodín puede resultar extremadamente útil si el usuario no conoce la ortografía exacta del valor que busca.
Un carácter comodín puede sustituir a uno o varios caracteres, que pueden ser tanto texto como números. Al hacer clic en la pestaña Reemplazar, el usuario podrá reemplazar los datos del campo Buscar qué: por los datos ingresados en el campo Reemplazar por:. Esto puede resultar muy útil al actualizar los cambios de nombre, como cuando Kentucky Fried Chicken cambió su nombre por el de KFC en 1991.