7.1: Conceptos básicos de consultas
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Las consultas pueden ser sencillas, como enumerar todos los nombres de una tabla, o algo un poco más complejas, como enumerar todos los productos que tienen un precio superior a un importe determinado. Una consulta puede ser muy simple o muy compleja, según las necesidades del usuario. A medida que las tablas aumentan de tamaño, pueden tener cientos de miles de registros, lo que impide al usuario seleccionar registros específicos de la tabla sin una consulta. La parte difícil de las consultas es que hay que saber cómo crear una antes de poder utilizarlas realmente.
Cuando se ejecuta una consulta, los resultados se presentan en una tabla, pero cuando se diseña una consulta se utiliza una vista diferente. Esto se denomina vista de diseño de la consulta y permite a los usuarios ver cómo está organizada la consulta. Si bien el asistente de diseño de consultas sencillas se puede utilizar para mostrar campos de una o más tablas o consultas con la opción de elegir un informe detallado o resumido, el asistente está limitado por su incapacidad para seleccionar criterios de datos. Esta es la razón por la que la mayoría de las consultas de Access se crean en la vista Diseño de consultas, ya que esto permite añadir mucha más complejidad para crear consultas complejas, simples o complejas.
Tras hacer clic en el botón Diseño de la consulta de la pestaña Crear, se abre la vista Diseño de la consulta y, de forma predeterminada, aparece la ventana de diálogo Mostrar tabla con una lista de las tablas y consultas disponibles que se pueden añadir para crear la consulta. Seleccione una o más tablas que contengan los datos que desee para generar las respuestas a las posibles preguntas. Sin embargo, añada únicamente las tablas que contengan los campos que desee añadir al diseño de la consulta. Las tablas agregadas al diseño de la consulta que no tienen campos en la cuadrícula de consulta pueden sesgar los resultados de la consulta. La excepción a esta regla es si la tabla es necesaria para unir otras dos o más tablas que forman parte del diseño de la consulta. Una vez cerrada la ventana Mostrar tabla, se puede volver a abrir haciendo clic en el botón Mostrar tabla de la pestaña contextual Diseño.
El siguiente paso para crear una consulta consiste en añadir los campos de las tablas o consultas a la cuadrícula de diseño de la consulta (en la parte inferior de la ventana). Los campos se pueden añadir haciendo doble clic en los campos de las tablas del panel Relación entre objetos. El usuario también puede arrastrar un campo de la tabla a la cuadrícula. También se puede seleccionar un campo de la lista desplegable de campos de cada columna de la cuadrícula de diseño de la consulta. Si los campos se agregan en un orden incorrecto, la columna se puede eliminar o mover haciendo clic en la parte superior de la columna y arrastrando el campo a la ubicación adecuada.