7.4: Informes de acceso

El uso de Access para analizar los datos da como resultado una gran cantidad de información. Esta información debe compartirse; a menudo, personas que no tienen o no deberían tener derechos para utilizar la base de datos de Access. Los informes de Access organizan y presentan los datos en un formato fácil de leer y visualmente atractivo mediante el uso de datos de cualquier consulta o tabla de la base de datos. Las tablas o consultas que proporcionan los datos subyacentes también se conocen como fuente de registros del informe. Un informe es un objeto de base de datos que resulta útil cuando se desea presentar la información de la base de datos para cualquiera de los siguientes usos:

• Muestre o distribuya un resumen de datos.
• Archiva información histórica.
• Proporcione detalles sobre los registros individuales.
• Cree etiquetas.

Hay cuatro vistas de informes diferentes en Access. Dos son básicamente vistas de impresión y las otras dos son vistas de creación de informes. Al igual que con todos los demás objetos de Access, puede cambiar de vista con los botones de la parte inferior derecha de la pantalla o con el botón Ver de la cinta de opciones. Las cuatro vistas incluyen:

• Vista de informe: muestra cómo se vería un informe con datos ficticios utilizando un diseño de página continuo.
• Vista previa de impresión: permite a los usuarios ver el aspecto que tendrá el informe cuando se imprima. Esta vista se puede utilizar para cambiar el diseño de la página, incluida la orientación del informe.
• Vista de diseño: permite a los usuarios editar el diseño del informe mientras contiene datos activos. Considerada la vista más intuitiva para la modificación de informes, esta vista se puede usar para casi todos los posibles cambios en un informe en Access.
• Vista de diseño: permite a los usuarios ver y cambiar cualquier aspecto de la estructura del informe, pero no los datos. Esta vista muestra todas las expresiones que se utilizan para generar contenido y muestra las bandas de encabezado y pie de página del informe, la página y los grupos. Esta es la vista preferida para añadir controles al informe, como etiquetas, imágenes, líneas y rectángulos.

El diseño de un informe se divide en secciones que se pueden modificar en la vista de diseño. Los informes que se crean con el botón Informe son sencillos y sencillos y constan de varias secciones, tal y como se detalla en la tabla de la derecha. Los informes más complejos creados con el Asistente de informes también pueden tener varias secciones de encabezado y pie de página de grupo para imprimir los detalles de la agrupación y la información resumida.

Secciones de informes

Los informes se pueden diseñar y formatear de forma similar a los formularios. Al crear un informe, aparecen cuatro pestañas nuevas en la sección Herramientas de diseño de informes de la cinta de opciones específicas para trabajar con informes.

• Diseño: agrupe y ordene los elementos del informe, añada texto y enlaces, inserte números de página y modifique las propiedades de la hoja.
• Organizar: ajuste la tabla para que sea apilada, tabular, etc.; mueva las filas y columnas hacia arriba y hacia abajo o hacia la izquierda y la derecha; combine y divida columnas y filas; controle los márgenes y coloque los elementos al «anverso» o al «reverso» en un formato de capas.
• Formato: incluye las herramientas de formateo habituales de un procesador de textos, como negrita, cursiva, subrayado, color de texto y fondo, formato de números y fechas, formato condicional, etc.
• Configuración de página: permite ajustar el tamaño total de la página y alternar entre horizontal y vertical.

Otro método popular para crear informes es utilizar el asistente de informes de Access. El asistente de informes proporciona más flexibilidad que simplemente usar el botón de informes. El asistente de informes guía a los usuarios a través de una serie de preguntas y, a continuación, genera un informe basado en estas respuestas. Los usuarios pueden elegir las tablas y los campos, agrupar los datos, ordenarlos, resumirlos, elegir un diseño y una orientación, aplicar un estilo y titular el informe. Al agrupar los datos, se agrupan todos los valores de un campo en función del valor del campo. Con el Asistente de informes, los usuarios pueden crear hasta cuatro niveles de ordenación. Si los datos se han agrupado, existe la opción de resumirlos mostrando la suma, el promedio y el valor mínimo o máximo de cada campo numérico. Elija que el informe muestre solo los datos resumidos o cada línea de detalle y los datos resumidos. Nota: Los usuarios también pueden agregar agrupaciones, ordenaciones o totales mediante el panel Agrupar, ordenar y totales mientras el informe esté abierto en la vista Maquetación o Diseño.

Para imprimir un informe, haga clic con el botón derecho en el informe en el panel de navegación y seleccione Vista previa de impresión en el menú contextual. Las opciones del comando de vista previa de impresión incluyen:

• Imprima el informe
• Ajuste el tamaño, los márgenes o la orientación de la página
• Amplíe o reduzca la imagen, o visualice varias páginas a la vez
• Actualice los datos del informe
• Exporte el informe a otro formato de archivo.

Para ahorrar papel, enviar un trabajo de impresión a una impresora profesional o enviar el informe por correo electrónico, puede crear un formato de informe en formato.pdf o xps: en la pestaña Vista previa de impresión, en el grupo Datos, haga clic en PDF o XPS. Los informes se pueden guardar como un objeto en el panel de navegación y, posteriormente, actualizarlos y volver a imprimirlos. A diferencia de las consultas de Access, la configuración de la página se mantiene en los informes de Access cuando se guardan.