8.1: Planificación de una presentación
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El propósito de la presentación generalmente se puede clasificar en dos áreas generales. El propósito más común de una presentación es informar a la audiencia proporcionando datos y cifras. Las presentaciones informativas suelen incluir diapositivas con tablas, gráficos y texto. Las clases presenciales que utilizan PowerPoint suelen ser presentaciones de tipo informativo. Un propósito secundario de las presentaciones es persuadir o convencer a la audiencia de una idea. Los discursos políticos y de ventas entran en esta categoría de presentaciones persuasivas. El estilo es casi tan importante como el contenido en las presentaciones persuasivas. Por lo tanto, los temas de diseño son consideraciones importantes para este tipo de presentación.
Otra consideración importante al planificar una presentación es determinar la audiencia, incluido el lugar en el que tendrá lugar la presentación. Las características de la audiencia ayudarán a distinguir el tipo de vocabulario, el tamaño de la fuente y los temas de diseño que serían apropiados. Una audiencia de colegas permitirá una mayor flexibilidad en comparación con un grupo de clientes, en términos de idioma y contenido. Entender quién es el público y por qué está presente puede influir realmente en el diseño y el contenido de una presentación. El lugar también influye en el diseño de una presentación. Una sala grande requerirá fuentes más grandes y un audio más alto para que el público entienda la presentación. Por el contrario, una sala más pequeña requiere un diseño más suave. El presentador también debe tomarse un tiempo para asegurarse de que el lugar cuente con un equipo audiovisual amplio y compatible (proyector, cables, pantalla, altavoces, etc.) para llevar a cabo la presentación con éxito.
¡Conozca los elementos de la ventana de Microsoft PowerPoint! ¡Observa las similitudes con Word y Excel!
- La barra de herramientas de acceso rápido contiene botones de un solo clic para guardar, deshacer, rehacer e imprimir una vista previa de una presentación. Puede modificar fácilmente esta barra de herramientas para añadir los comandos que utilice con más frecuencia. ¡Simplemente haga clic en la flecha hacia abajo en el borde derecho para personalizar esta barra de herramientas!
- La barra de título muestra el nombre de la presentación actual y el programa. Las presentaciones nuevas tendrán de forma predeterminada un nombre de archivo temporal, como Presentation1, hasta que guarde el archivo con un nombre diferente. Los botones Minimizar, Maximizar y Salir aparecen en el borde derecho de la barra de título.
- La herramienta Cuéntame es una nueva forma de obtener ayuda con tareas específicas en PowerPoint. Cuando el usuario comienza a escribir, PowerPoint sugiere comandos relacionados con las palabras clave. La herramienta es contextual y está integrada en la presentación actual, en lugar de abrir una ventana independiente. Por lo tanto, si escribe insertar imagen en el campo y hace clic en el comando resultante, PowerPoint abrirá la ventana de diálogo Insertar imagen sin explicar las instrucciones de navegación.
- La interfaz Ribbon es un conjunto de barras de herramientas que se encuentran en la parte superior de la ventana de los programas de Office y están diseñadas para ayudarle a encontrar rápidamente los comandos que necesita para completar una tarea. La cinta muestra una combinación de iconos y pestañas. Los comandos se agrupan en varias pestañas. Algunos comandos son tan extensos que necesitan ventanas adicionales para mostrar todas sus funciones. El icono del iniciador del cuadro de diálogo abrirá estas ventanas. Las pestañas contextuales solo aparecerán cuando el usuario las necesite, por ejemplo, cuando se selecciona una imagen o se inserta una tabla.