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8.5: Netiqueta - Hacer una impresión positiva en línea

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    Hoy en día, la comunicación en línea se ha convertido en el principal medio de comunicación entre muchas personas. Probablemente esté familiarizado con una variedad de comunicaciones en línea, como mensajería de texto, mensajería instantánea y correo electrónico. Esta sección se centrará en el correo electrónico. El correo electrónico se ha convertido en un medio de comunicación muy importante entre amigos, miembros de clubes, grupos de estudiantes o voluntarios, y profesores y estudiantes.

    Es posible que haya estado enviando correos electrónicos u otros mensajes en línea durante años. Quizás estés pensando “Sé cómo enviar correo electrónico. ¿Por qué necesito consejos sobre cómo comunicarme en línea?”

    Hay varias razones. Primero, cuando te estás comunicando cara a cara con alguien, puedes dejar claro cuando estás bromeando o bromeando por tu tono de voz o expresión facial. Es difícil comunicar este tipo de emociones o actitudes en línea sin usar emoticonos, lo que puede no ser apropiado para algunos correos electrónicos. En segundo lugar, siempre debes considerar a tu audiencia cuando envíes un correo electrónico. ¿Cuánto sabe o necesita saber su lector previsto con respecto al correo electrónico que está enviando? Por último, ¿has pensado en quién más podría ver este correo electrónico y qué impresión puede tener en ellos?

    Correo profesional vs. privado

    ¿Existe tal cosa como el correo electrónico privado? Si bien puede considerar que un mensaje de correo electrónico a su mejor amigo es “privado”, en realidad no existe un correo electrónico “privado”. En el momento en que pulsas enviar, ese correo electrónico sale a potencialmente millones de lectores. Puede que solo se lo estés enviando a tu mejor amigo, pero no hay forma de saber qué puede hacer tu amigo con ese mensaje. Él o ella puede publicarlo en Facebook, MySpace, o reenviarlo a alguien sin pedirle permiso.

    Correo Profesional para Estudiantes

    Quizá estés pensando: “Yo soy estudiante. No soy un profesional. ¿Por qué necesito saber sobre escribir un correo electrónico profesional?” Si bien es posible que no estés en el mercado laboral o tengas un trabajo en este momento, hay momentos en los que necesitas escribir de manera más formal. Estos deben considerarse correos electrónicos profesionales.

    Cuando envías un correo electrónico, tienes un propósito en mente. Cuando envías un correo electrónico profesional quieres que tu lector preste atención a lo que escribiste. Si su lector está impresionado por su correo electrónico bien escrito, será más probable que le dé una cuidadosa consideración a su mensaje. Aquí hay algunos consejos para ayudarte a escribir correos electrónicos efectivos.

    1. Tu dirección de correo electrónico: Da una buena primera impresión.

    Si llamaras a tu profesor por teléfono, ¿empezarías a hablar sin saludarlo o identificarte? Probablemente no lo harías, sobre todo si quisieras causar una buena impresión. Su dirección de correo electrónico y asunto son su saludo cuando envía un correo electrónico.

    Lo primero que verán tus lectores es tu dirección de correo electrónico. Si bien puede ser divertido tener una dirección de correo electrónico linda o funky para tus amigos, cuando te comunicas con maestros o posibles empleadores, una dirección de correo electrónico funky puede causar una impresión incorrecta. ¿Qué opinas de las siguientes direcciones de correo electrónico?

    • Pichymonkey
    • Baddestboy
    • Sweetnfoxy
    • Porkyone
    • Mafiamán
    • Runswithtijera
    • Sugarbaby
    • Dimitsara
    • Sslurpypig

    Si bien son entretenidos, pueden estar provocando pensamientos que causan la impresión equivocada. Mira tu dirección de correo electrónico. ¿Qué dice de ti?

    Usa tu nombre en tu dirección de correo electrónico. Tu nombre y apellido, o tu primer nombre y apellido.

    2. Línea de asunto: Hágale saber a su lector sobre lo que está escribiendo.

    La línea de asunto de tu correo electrónico debe ser clara y significativa. Debes asumir que tu correo electrónico puede ser uno de los muchos que tu lector recibe cada día. Si quieres que él o ella abra y lea tu correo electrónico, es una buena idea indicar sobre qué estás escribiendo en la línea de asunto.

    La persona a la que le estás enviando un correo electrónico puede ser una persona muy ocupada. Él o ella puede decidir si abre o no su correo electrónico en función de la línea de asunto.

    Un problema común con las líneas de asunto es que suelen ser demasiado vagas. Aquí hay algunas líneas de asunto que debes evitar.

    • Hola
    • Pregunta
    • ____________ (en blanco)
    • Mi ponencia

    Las buenas líneas de asunto indican exactamente cuál será el contenido del correo electrónico. Esto hace que sea más fácil para tu lector priorizar y responder a tu correo electrónico.

    • Artículo sobre el Monumento a la Escuela Policial
    • Encuentro de fraternidad este viernes
    • Pregunta sobre el examen 2

    3. Saludo: Comience su correo electrónico de manera amable y cortés.

    Siempre es apropiado comenzar tu correo electrónico con “Querido...” y luego enumerar el título y apellido de la persona. (por ejemplo: Estimado Sr. Johnson; Estimado Dr. Williams)

    4. El contenido de tu correo electrónico: Un correo electrónico bien escrito será bien recibido por tu lector.

    Cuando redactes tu correo electrónico, usa ortografía estándar, puntuación y mayúsculas. Indique a su lector que los respetes. Quieres que tu mensaje sea bien recibido por tu lector. Si el idioma es demasiado casual, o si hay errores ortográficos o gramaticales, entonces causarás una impresión equivocada en tu lector.

    Consulte los consejos de gramática y escritura a lo largo de este libro para asegurarse de que su correo electrónico esté escrito correctamente.

    Las oraciones deben ser cortas y bien escritas. Prueba leída para mayor claridad. Asegúrate de seguir las reglas gramaticales del Capítulo 10 para causar la mejor impresión en tu lector.

    Los párrafos en tu correo electrónico también deben ser cortos y al grano. Leer una pantalla es diferente a leer un artículo; quieres que tu correo electrónico sea fácil de seguir. Los párrafos cortos con una línea en blanco entre los párrafos facilitan la lectura.

    El tono de tu correo electrónico debe ser cortés y cortés. Sé amable y respetuoso, pero no estés muy familiarizado con tu lector. Evita intentar hacer bromas o usar sarcasmo. Es probable que un chiste o comentario sarcástico sea malinterpretado por tu lector porque es difícil transmitir “tono” por escrito, especialmente en un breve correo electrónico. Es mejor ser demasiado formal que ser demasiado casual. Recuerda, no tendrás la oportunidad de volver a hacer la primera impresión que hagas en línea.

    A continuación te presentamos algunos consejos para ayudarte a causar una buena impresión en línea.

    1. Evita la tentación de usar “ortografía de texto” como “ttyl” (hablar contigo más tarde) “gr8” (genial) o “R U va 2 el mtg?”.
      Es posible que tu lector no entienda tus abreviaturas; además, tu lector puede sentir que eres demasiado vago para escribir las palabras o que no sabes deletrear.
    2. No escriba su mensaje en todas las letras mayúsculas.
      Eso se interpreta en el mundo online como gritos, que muy probablemente no sea el significado que pretendes. NO HAY NADA PEOR QUE UN EMAIL GRITANDO UN MENSAJE EN MAYÚSCULAS!!!! Puede indicarle a tu lector que eres demasiado vago para tomarte el tiempo de usar mayúsculas estándar, o también puede implicar a tu lector que no sabes cómo usar la capitalización estándar. En cualquier caso, no se trata de enviar el mensaje que pretendes enviar.
    3. El contenido de tu correo electrónico debe tratar un tema. Si tienes varios temas que necesitas cubrir, ponlos en correos electrónicos separados.

    El siguiente correo electrónico es un ejemplo de un correo electrónico que cubre demasiados temas. Mira el siguiente correo electrónico. ¿Cuántos temas ves?

    Estimada señora Radway,

    Te escribo porque voy a estar en San Francisco la semana que viene para nuestro examen de mitad de período. Espero que me dejes tomar el examen antes de irme para que no quede atrás de la clase cuando regrese después de las vacaciones de invierno.

    También necesito hablarle sobre mi trabajo de investigación sobre la abolición de la esclavitud. Encontré varios recursos muy buenos que serán útiles en mi trabajo, sin embargo uno de ellos es una fuente en línea y no da autor ni fecha de publicación para mi página de referencia. ¿Está bien que solo enumere la fuente con tanta información como pueda encontrar en el sitio web?

    Quería saber si podemos usar la sala de usos múltiples para la fiesta de invierno del Club de Arqueología. Queríamos tener la fiesta el viernes 18 de enero de 5:30-8:00 PM.

    Gracias,

    Janna Treefern

    5. Clausura

    Termina tu correo electrónico de una manera positiva y cortés. Firma tu correo electrónico con tu nombre y apellido, y si el correo es para tu profesor, incluye el título del curso. No asuma que su lector sabrá quién es usted.

    6. Toques finales: Revisa tu correo electrónico antes de enviarlo.

    La corrección de pruebas es un proceso de cuatro pasos. Primero, quieres leer tu mensaje para asegurarte de que incluyste toda la información pertinente y que compusiste un correo electrónico claro y fácil de leer. Entonces debes revisarla ortográfica usando la opción de revisión ortográfica y gramatical en tu computadora. A continuación, vuelva a corregir para estar seguro de que todas las palabras se usan correctamente. Por ejemplo, si usaste “there” en lugar de “their”, algunos programas de revisión ortográfica no detectarán ese error. Esa es su responsabilidad. Por último, una vez que se haya asegurado de que tiene un correo electrónico gramaticalmente correcto y bien escrito, verifique la dirección del destinatario para asegurarse de que su correo electrónico va al destinatario deseado.

    Redacte su correo electrónico, corrija para asegurarse de que transmita su mensaje de manera adecuada y luego escriba la dirección del destinatario.

    Algunas preguntas o temas deben ser manejados en persona. Si necesitas escribir 200 o más palabras para explicar o presentar tu punto de vista a tu lector, deberías considerar levantar el teléfono o hablar con él o ella en persona. Esto es particularmente cierto si tienes un problema grave, como desafiar una calificación o tienes que cambiar tu horario de trabajo.

    7. Planifique con anticipación: Consulte con su instructor sobre cómo enviar tareas por correo electrónico.

    Algunos instructores permiten que las tareas se envíen como archivos adjuntos. Nunca asumas que tu instructor está dispuesto a aceptar una tarea vía correo electrónico, especialmente si la envías después de que vencía en clase. Siempre verifique antes de enviarlo.

    Revisión: Lista de comprobación de correo electrónico profesional

    • Tu dirección de correo electrónico — ¿Es apropiado?
    • Línea de asunto — ¿Es obvio el contenido de tu mensaje?
    • Contenido — ¿Es comprensible el propósito de tu mensaje?
    • Tono — ¿Tu lector tendrá una buena impresión de ti en base a lo que escribiste?
    • Cierre — ¿Estás seguro de que tu lector sabrá quién eres?
    • Revisar — ¿Has revisado dos veces tu ortografía y gramática?

    El siguiente correo electrónico de ejemplo fue escrito por un alumno a su maestro. El alumno está haciendo una pregunta sobre la siguiente tarea.

    Escribir un artículo sobre un tema correccional. Un componente clave de su investigación para este trabajo serán dos entrevistas con profesionales en el campo de las correcciones sobre este tema. Los escritos de tu entrevista vencen el viernes 11 de noviembre. Las escrituras calificadas te serán devueltas el lunes 14 de noviembre. Su trabajo final debe incorporar la información de sus entrevistas y otras cinco fuentes académicas. El trabajo final vence el viernes 18 de noviembre.

    De: stinkymonkey@gmail.com

    Enviado: domingo 13 de noviembre de 2009

    Para: John Smith

    Asunto: hi

    hey hey

    perdón señor s que te vuelva a fastidiar pero oye.

    ok compruébalo. para mi tema... que tal “usar delincuentes juveniles para limpiar las calles

    un tipo que salía con la multitud equivocada... terminar irrumpiendo en la casa de alguien y apuñaló a uno... le dieron 5 años. el otro tipo es um... de hecho lo conocía toda mi vida... perdió a su madre y se colgó con la corona equivocada y se metió en el sistema. Y con eso voy a encontrar 5 fuentes adicionales para ir con ella.

    ¿Qué opinas? Sí. Si puedes vengarte de mí lo antes posible.

    Vinnie

    Si fueras el maestro, ¿qué impresión tendrías de Vinnie? ¿Cómo respondería a este correo electrónico? ¿Ves algo de este correo electrónico que el profesor pueda encontrar objetable?

    Correo electrónico personal para estudiantes

    Es posible que ya estés muy familiarizado con el proceso de correo electrónico y puedes usarlo regularmente para mantenerte en contacto con tus amigos. No obstante, hay algunos puntos que debes tener en cuenta al enviar un correo electrónico, independientemente de lo amable y familiar que seas con el destinatario. Debido a que el correo electrónico es fácil de distribuir a otros, debes pensar detenidamente en lo que pones en un correo electrónico antes de enviarlo.

    Aquí hay algunos consejos que debes tener en cuenta cuando te conectes

    1. ¡Conoce a tu público!
    2. Considera el impacto de tu mensaje en tu lector. Puede que encuentres algo muy divertido, pero puede que no tenga ese mismo impacto en tu lector.
    3. Sé discreto. Los correos electrónicos pueden hacerse públicos fácilmente. Tu correo electrónico puede ser reenviado, copiado, compartido o enviado a alguien que no pretendiste verlo cuando lo escribiste. Antes de hacer clic en “enviar”, piensa en quién podría ver este correo electrónico. ¿Te estás quejando de un maestro, un compañero de clase o de tu jefe? ¿Qué pensaría el asunto de tu correo electrónico si él o ella viera el correo electrónico que estás a punto de enviar? ¿Le dirías esto a la cara?
    4. No reenviar un correo electrónico sin obtener el permiso de la persona que lo escribió.
      A continuación se muestra un ejemplo de una situación en la que se reenvió un correo electrónico sin el conocimiento del autor.
      Sam tenía una ex novia que esencialmente lo estaba acechando. Ella lo esperaría en la cochera cuando saliera de clase, ella lo esperaría en el pasillo después de clase, aparecería en su lugar de trabajo, ella lo esperaría en la puerta de su edificio de departamentos por la noche. Cuando él le dijo que no quería verla y que ya no eran pareja, amenazaba con llamar a la policía y decirle que la estaba acosando. De hecho, llamó varias veces a la policía. Ella le estaba haciendo la vida miserable.
      Le envió un correo electrónico a una maestra para que le asesorara sobre cómo conseguir que lo dejara en paz. El maestro se ofreció a reenviar el correo electrónico de Sam a un abogado para que le asesorara. Sam estuvo de acuerdo. Cuando el abogado respondió, la maestra se lo remitió a Sam, sin informar a la abogada que iba a reenviar su correo electrónico. El abogado estaba muy molesto porque su correo electrónico había sido reenviado, porque se había referido a la joven en cuestión como un “chiflado” y “peligroso”. No consideró que sus comentarios fueran profesionales y no quería que se hicieran públicos.
    5. Cuando escribes una palabra en mayúsculas, se considera GRITAR a tu lector. Evita gritar en línea.
    6. Al igual que con tus correos profesionales, algunas cosas se comunican mejor en persona que en un correo electrónico. Si necesitas escribir 200 o más palabras para explicar tu situación o punto de vista a tu lector, deberías considerar levantar el teléfono o hablar con él o ella en persona.
    7. Los sitios de redes sociales (como MySpace, Facebook, Linked In y Twitter), son divertidos y una buena manera de mantenerse en contacto con muchos amigos. No obstante, recuerda que todo lo que envíes o publiques va al dominio público y se puede recuperar aunque lo borres posteriormente. No vas a ser estudiante de secundaria para siempre. Aunque algo parezca divertido e inofensivo ahora, podría ser la razón por la que se le niegue la admisión a la universidad de su elección, o se le niegue un trabajo en el próximo año o dos. Antes de hacer clic en “enviar”, piensa en un futuro empleador viendo lo que estás a punto de enviar. ¿Estarías orgulloso de que esa persona vea el comentario o la foto que estás publicando o enviando?

    A continuación se muestra un ejemplo de las repercusiones que puede tener publicar fotografías en línea.

    Una estudiante universitaria estaba haciendo prácticas en una agencia estatal de aplicación de la ley publicó lo siguiente en su página de Facebook debajo de su foto:

    “Soy un agente con (ella nombró a la agencia). ¡Es un trabajo rockin! Actualmente estoy trabajando encubierta (ella nombró tres casos que actualmente estaban siendo investigados por la agencia). Cuando no estoy reventando a los malos, me encanta emborracharme. Mis bares favoritos son (ella nombró dos bares locales)”.

    Cuando su supervisora de prácticas con esa agencia vio la página de Facebook de la pasante, se puso furiosa. Lo que esta jovencita había publicado en línea comprometió tres investigaciones encubiertas a largo plazo. No sólo su publicación había comprometido esas investigaciones, sino que dijo que era agente, que por supuesto que no lo era, también tuvo el mal juicio para enumerar los bares que frecuentaba. ¿El resultado de esta publicación? La pasante recibió una calificación reprobatoria por su pasantía. No solo eso, sino que efectivamente se ha impedido conseguir un trabajo en la aplicación de la ley. Ninguna agencia de aplicación de la ley consideraría contratar a alguien con tan mal juicio.

    A continuación se muestra otro ejemplo de cómo la información intercambiada en línea se puede reenviar a alguien que no sea la audiencia prevista.

    Un estudiante de secundaria se sintió sumamente decepcionado cuando el subdirector de la escuela canceló el próximo baile. Ella envió un correo electrónico a sus amigos describiendo al subdirector como un “imbécil”. Alguien reenvía su correo electrónico al subdirector. El alumno fue suspendido por 2 semanas, y no se le permitió asistir a ningún baile escolar por el resto de ese año.

    Los ejemplos anteriores demuestran cómo el mal juicio puede llevar a graves consecuencias. En ambos casos, la persona que fue objeto de la comunicación electrónica sufrió como consecuencia de su mal juicio.


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