9.1: Consideraciones generales de formato de texto

OBJETIVOS DE APRENDIZAJE

1. Entender las opciones generales de diseño de página. 2. Reconoce fuentes que se adapten a tus necesidades. 3. Utilice funciones de texto, como encabezados y listas, para mejorar su trabajo.

Piense en un currículum, un volante de eventos, una página en un artículo de investigación, una carta comercial y una página en una novela. Todos estos elementos comienzan exactamente igual, como una página en blanco. El segundo paso suele ser también el mismo: se agrega texto. El tercer paso, sin embargo, difiere, ya que el formato del texto es variado para crear el aspecto deseado. En función de los requisitos o expectativas de la audiencia, a veces querrás conformarte a las convenciones. Otras veces, se pueden emplear opciones más personales. Por ejemplo, un ensayo conforme a la hoja de estilo de la Asociación Americana de Psicología (APA) o la Asociación de Lenguaje Moderno (MLA) (discutido en el Capítulo 10 “Publicación”) tiene requisitos muy rígidos con respecto a la elección de fuentes, el tamaño del margen, el formato de subtítulo y la ubicación de los números de página. De igual manera, como se discute en el Capítulo 12 “Redacción Profesional”, Sección 12.1 “Redacción de cartas comerciales”, una carta comercial tiene algunas características esperadas para la audiencia, como fecha, nombre y dirección de la persona que recibe la carta, saludo, introducción, cuerpo, cierre, saludo, firma, y datos de contacto para el remitente de la carta. Una carta comercial, sin embargo, tiene un poco más de flexibilidad que un papel escrito en estilo APA ya que puede variar algunos aspectos, como sus opciones de fuente y márgenes. Por otro lado, una carta comercial escrita en una fuente inusual o tonta probablemente no será bien recibida, por lo que querrás tomar decisiones teniendo en cuenta las expectativas de la audiencia.

Elegir opciones de formato

Al comenzar a diseñar un documento, deberá considerar el diseño básico, los márgenes, el interlineado y la alineación en la página. Si ninguna de estas opciones le importa, simplemente puede aceptar las opciones predeterminadas del software que está utilizando. Para la mayoría de los documentos, sin embargo, es probable que desee realizar algunos cambios desde la configuración predeterminada ¹. Incluso es posible que desee cambiar su configuración predeterminada para que coincida con el formato deseado del tipo de documento más utilizado.

1. Las elecciones de software hechas en la fábrica y que permanecen en su lugar hasta que un usuario elige hacer cambios.

Maquetación básica

Deberá decidir el mejor diseño básico para su documento. Por ejemplo, si estás escribiendo una novela, probablemente querrás usar texto recto en párrafos. Pero si estás creando una comparación de los tratamientos de tres novelistas del mismo tema, es posible que quieras usar columnas o un gráfico. Si estás creando un volante, tal vez prefieras cuadros de texto estratégicamente colocados (para más información sobre volantes, consulta el Capítulo 14 “Redacción pública y personal”, Sección 14.2 “Creación de volantes y folletos”). Tomará sus elecciones de diseño y formato en función de los requisitos establecidos o sus elecciones personales con respecto a los efectos visuales que desea transmitir a sus lectores.

Espacio Blanco

El espacio en blanco ² es el área de una página (impresa o digital) que no está cubierta con texto o imágenes. Tenga en cuenta que el espacio en blanco bien utilizado hace que una página sea más atractiva visualmente y más fácil de leer. El espacio en blanco, por supuesto, no siempre es blanco; en una hoja de papel azul, o contra un fondo azul en una página web, el espacio en blanco es azul. Independientemente del color, un balance de espacio en blanco y texto hace que una página sea más fácil y atractiva para leer.

Cuando sea libre de tomar sus elecciones de espacios en blanco, use espacios en blanco para establecer encabezados y subencabezados fuera del texto principal. Use 1½ o doble espaciado para el cuerpo del texto para proporcionar un poco de espacio en blanco entre las líneas de texto, y use márgenes de una pulgada alrededor. Usar columnas es otra forma de crear espacios en blanco. Las columnas permiten colocar cantidades considerables de texto en una página sin crear una apariencia abrumadora.

Márgenes, interlineado y sangrías

También puede establecer márgenes y interlineado para administrar la cantidad de espacios en blanco en un documento. En algunas situaciones, como una investigación académica específica o un entorno profesional, es probable que encuentre pautas específicas con respecto a los anchos de margen y el espaciado entre líneas. En muchas situaciones, sin embargo, podrás elegir tus márgenes y espaciado. Aplique la lógica a medida que toma estas decisiones para que su documento pueda funcionar de la mejor manera posible. Por ejemplo, si usted o alguien más necesitarán espacio para agregar notas o ediciones, use espaciado doble o triple y márgenes anchos. Por otro lado, si necesitas que el texto encaje dentro de un punto apretado, aprieta tanto los márgenes como el interlineado. Hay que tener en cuenta que cuanto más apretado es el texto, menos atractivo es leer. La sangría es otra opción a la hora de hacer planos básicos de maquetación. Nuevamente, algunas situaciones lo requieren y otras lo dejan a tu discreción.

2. El área en un papel o pantalla que no esté cubierta con texto o imágenes.

Alineación en la página

Las opciones de alineación también pueden afectar el aspecto general de una página de texto. Con la mayoría de los programas de procesamiento de textos, puede elegir alinear el texto a la izquierda, a la derecha ³ o al centro ⁴. También puedes justificar ⁵ texto, que es una especie de combinación de las otras tres opciones:

Figura 9.1

La mayoría de los documentos empresariales y académicos utilizan la alineación izquierda ⁶ como formato estándar. Las otras tres opciones se utilizan con menos frecuencia pero pueden proporcionar alternativas efectivas en situaciones específicas. Por ejemplo, normalmente alineará el texto al centro de una página de título; normalmente alineará a la derecha los números de página en una tabla de contenido, y podría justificar el texto cuando desee ajustar la cantidad máxima de texto dentro del espacio dado (como dentro de un artículo de periódico). Tanto el texto alineado al centro como el texto alineado a la derecha deben usarse con moderación ya que son difíciles de leer en grandes cantidades.

3. Texto donde todas las líneas terminan en la misma línea vertical imaginaria en el lado derecho del papel. 4. Texto donde todas las líneas están centradas de izquierda a derecha. 5. Texto donde todas las líneas comienzan en la misma línea vertical imaginaria en el lado izquierdo del papel y terminan en la misma línea vertical imaginaria en el lado derecho del papel. 6. Texto donde todas las líneas comienzan en la misma línea vertical imaginaria en el lado izquierdo del papel.

Apéndices

La información detallada que interrumpiría el flujo de su documento se coloca mejor en un apéndice que en el flujo de su texto. El uso de apéndices facilita a los lectores leer tu texto, y distinguen detalles que algunos lectores tal vez no quieran leer o que quieran leer independientemente del cuerpo principal del texto. Si tiene un ítem para colocar en un apéndice, tírelo como “Apéndice” y refiérase a él como tal en el texto. Si tiene más de un documento para colocar en apéndices, etiquétalos como “Apéndice A”, “Apéndice B”, etc. Al igual que con las imágenes, siempre se refieren a los apéndices en el punto relevante del texto, pero no repita la mayor parte del contenido dentro del texto. Los siguientes son ejemplos de información típicamente relegada a un apéndice:

• Cifras de presupuesto/costo
• Formularios de consentimiento
• Imágenes de página completa
• Aprobación
del Consejo de Investigación Institucional (IRB)
• Mesas grandes • Cartas
• Listas largas
• Cuestionarios

Uso de funciones de texto

Junto con las opciones básicas de diseño, puede controlar la apariencia de un documento usando ciertas características de texto. Al igual que con las otras opciones de formato, debe basar sus elecciones en función de sus preferencias personales, requisitos y expectativas de audiencia.

Encabezados y subpartidas

Puedes usar encabezados y subtítulos para dividir el texto y facilitar la lectura. Tenga en cuenta dos puntos a la hora de decidir si usar encabezados y subencabezados: consistencia y organización. Sus encabezados deben seguir un patrón consistente en lo que respecta tanto al paralelismo como a la jerarquía de contenido, y los encabezados deben ayudar a los lectores a ver las relaciones entre partes del texto.

Figura 9.2

Los encabezados y subtítulos también proporcionan un medio para organizar el texto en categorías que ayudan a los lectores a comprender la relación entre partes del texto tanto durante una lectura exhaustiva como al mirar rápidamente el texto. Claramente, los encabezamientos y subencabezamientos no son apropiados en algunas situaciones, como dentro de las cartas comerciales y en documentos que tienen sólo un par de párrafos de longitud.

Esfuérzate por crear encabezamientos y subtítulos breves e informativos. Dentro de un documento, mantener la consistencia para rubros y subpartidas. Por ejemplo, puede optar por hacer todas las frases gerundio de encabezados principales (por ejemplo, Uso de funciones de texto) y todas las preguntas de subtítulos (por ejemplo, ¿Ayudarán las funciones de texto visual?). Además, utilice las mismas características de fuente para cada nivel de encabezado para crear consistencia. En algunas situaciones, el formato de tu encabezado está preestablecido. Otras veces, tienes opciones. En ambas situaciones, se debe mantener el formato paralelo en cada nivel.

Fuentes

Los procesadores de texto actuales suelen ofrecer una amplia variedad de opciones de fuentes. Debes elegir una fuente que se ajuste a tus necesidades. Por ejemplo, un artículo de investigación podría requerir el uso de la fuente Times New Roman para facilitar la lectura, una invitación podría verse mejor en un guión remolino para la imaginación, y un póster a menudo exige una fuente oscura y pesada para la visualización a distancia. Dos fuentes comunes que son ampliamente utilizadas en entornos profesionales y académicos son Times New Roman y Arial.

Figura 9.3

Por lo general, debe usar una fuente de 12 puntos para el texto estándar. Los encabezados pueden ser un tamaño o dos más grandes. En ausencia de tamaños requeridos, debe usar tamaños estándar para que su texto sea fácil de leer.

Otras funciones de texto

Junto con las opciones de fuente y los tamaños, también puede mejorar su texto usando funciones visuales de texto, como las que siguen. Puede utilizar las funciones de muchas maneras, como llamar la atención sobre el texto, separar el texto y hacer que el texto sea más fácil de leer de un vistazo.

• Negrita
• Cursiva
• Subrayado
• Sombreado
• Todas las tapas

• Tapas pequeñas
• Color • Listas (como esta)

Por regla general, debes usar estas funciones con moderación para que no disminuyas sus efectos. Las excepciones a esta regla general son algunas de las características que tienen usos específicos establecidos. Por ejemplo, el formato estándar requiere que escribas acrónimos en mayúsculas y títulos de libros en cursiva.

Lograr un aspecto limpio

Aunque sí quieres tomar medidas para dividir el texto en una página, no quieres que tus páginas se vean desordenadas. Para crear un aspecto limpio, mantenga sus características al mínimo.

• Utilice solo una o dos imágenes en una página. Aunque las imágenes ayudan a la legibilidad ⁷ de una página, una página necesita un equilibrio de texto e imágenes.
• Utilice solo una o dos listas por página. Aunque las listas ayudan a que una página se vea limpia, demasiadas listas hacen que una página se vea como una lista grande.
• Utilizar encabezados solo para temas amplios y subtemas. Una página con demasiados subtítulos se ve abarrotada y entrecortada.
• Use un máximo de tres fuentes diferentes por página, pero intente usar solo una o dos.
• Usa fuentes estándar, como Arial o Times New Roman, para tu texto. Swirly, las fuentes elegantes son difíciles de leer en grandes cantidades y harán que tu texto se vea abarrotado.
• Use tamaños de fuente cómodos, como fuente de 10 o 12 puntos para el cuerpo del texto, fuente de 14 puntos para subtítulos y entre fuentes de 20 y 24 puntos para títulos. Usar fuentes que son demasiado grandes hace que tu texto “grite” y usar fuentes que son demasiado pequeñas hace que tu texto sea poco atractivo.

7. Facilidad con la que se puede leer y entender el texto.

 

CLAVES PARA LLEVAR

• Es probable que las tareas escritas en entornos académicos y profesionales tengan requisitos establecidos. Si no tiene requisitos específicos, elija formatos que se ajusten a sus necesidades, como columnas, párrafos o cuadros de texto estratégicamente ubicados. Establezca sus márgenes, interlineado y sangrías para que se adapten a sus necesidades. Decide si quieres que tu texto esté alineado a la izquierda, centrado, alineado a la derecha o justificado. • Puedes controlar la apariencia de tu trabajo escrito usando consistentemente encabezados y subtítulos y eligiendo cuidadosamente las fuentes y los tamaños de fuente. • Puede crear efectos interesantes en su texto mediante el uso de funciones visuales de texto, como negrita, cursiva, subrayado, todas las mayúsculas, pequeñas mayúsculas, color y listas.

 

EJERCICIOS

1. Crea un volante para anunciar un producto que quieras promocionar. (El producto puede ser ficticio o real.) En una página separada, explique sus opciones de diseño básico, márgenes, interlineado, sangrías, alineación, subtítulos y encabezados, elección de fuente, tamaño de fuente y al menos tres características visuales de texto. (Consulte el Capítulo 14 “Redacción Pública y Personal”, Sección 14.2 “Creación de Folletos y Folletos” para obtener más orientación sobre el diseño de volantes.) 2. Encuentra cinco ejemplos muy diferentes de texto ya sea en papel o en línea. Si encuentras algo en línea, imprime la página. Cree una tabla que muestre cómo las cinco muestras son iguales y diferentes según el diseño básico, los márgenes, el interlineado, las sangrías, la alineación, los subtítulos y encabezados, la elección de fuente, el tamaño de fuente y las características visuales del texto. 3. Haz una lista de diez razones diferentes por las que podrías crear texto. Enumere las cinco razones en la parte superior de una página de diez columnas. Abajo del lado de la tabla, escriba el diseño básico, los márgenes, el interlineado, las sangrías, la alineación, los subtítulos y encabezados, la elección de fuente, el tamaño de fuente y las características visuales del texto. Rellene la tabla mostrando algunas opciones lógicas para cada tipo de escritura.