1.3: Comprender la situación retórica

Es de conocimiento común en el lugar de trabajo que nadie realmente quiere leer lo que escribes, y aunque quiera o tenga que leerlo, es probable que no lo lean todo. Entonces, ¿cómo consigues que tu lector entienda lo que necesitas de manera rápida y eficiente? Comience por hacer un análisis detallado de tareas y audiencias; asegúrese de comprender la “situación retórica”. Antes de comenzar a redactar un documento, determine las necesidades de su situación retórica (Ver Figura 1.3.1).

Figura 1.3.1 La situación retórica.

La “situación retórica” es un término que se utiliza para describir los componentes de cualquier situación en la que se quiera comunicar, ya sea en forma escrita u oral. Para definir una “situación retórica”, hágase esta pregunta: “¿quién está hablando con quién sobre qué, cómo y por qué?” Hay cinco componentes principales:

• Propósito
• Escritor
• Audiencia
• Mensaje
• Contexto/Cultura

PROPÓSITO se refiere a por qué estás escribiendo. Determinar tu propósito requiere que te involucres en el Análisis de Tareas, es decir, determinar lo que esperas lograr escribiendo este documento. Pregúntate qué esperas que el/los lector (es) hace/pensar/decidir/ o cómo se comportarán como resultado de leer el texto. Hay tres propósitos generales para la comunicación en el lugar de trabajo: 1) crear un registro, 2) dar o solicitar información, y 3) persuadir.

Dentro de esos fines generales, encontrará una miríada de propósitos específicos. Por ejemplo, su propósito puede ser proponer una solución innovadora a un problema específico. En este caso, desea que el lector esté de acuerdo para explorar más a fondo la idea, o aprobar el financiamiento para futuras investigaciones y desarrollo, lo que caería bajo el propósito general de escribir para persuadir.

ESCRITOR se refiere a usted, el escritor/creador/diseñador de la comunicación. Es importante examinar tu propia motivación para escribir y cualquier sesgo, experiencia pasada y conocimiento que aportes a la situación de escritura. Estos elementos influirán en cómo elaboras el mensaje, ya sea positiva o negativamente. Este examen también debe incluir tu rol dentro de la organización, así como tu posición relativa a tu público objetivo.

AUDIENCIA se refiere a sus lectores/oyentes/espectadores/usuarios. El análisis de audiencia es posiblemente la parte más crítica para comprender la situación retórica. Considere la Figura 1.3.2 a continuación. ¿Su audiencia es interna (dentro de su empresa) o externa (como clientes, proveedores, clientes, otros grupos de interés)? ¿Son laterales a usted (en el mismo puesto o nivel), aguas arriba de usted (dirección), o aguas abajo de usted (empleados, subordinados)? ¿Quién es el público principal? ¿Quiénes son los públicos secundarios? Estas preguntas, y otras, te ayudan a crear una comprensión de tu audiencia que te ayudará a elaborar un mensaje que esté diseñado para comunicarse de manera efectiva específicamente con ellos.

Figura 1.3.2 Entender tu relación con tu audiencia.

Ten en cuenta que tus diferentes audiencias también tendrán un propósito específico en la lectura de tu documento. Considera cuáles podrían ser sus diversos propósitos y cómo puedes ayudarlos mejor a lograr su propósito. ¿Qué es lo que ya saben? ¿Qué necesitan saber? Considerar lo que se espera que hagan con la información que brindes te ayudará a elaborar tu mensaje de manera efectiva. Considere también que la redacción técnica a menudo tiene una larga “vida útil”; un documento que escriba hoy podría archivarse y revisarse meses o incluso años en el futuro. Considera también las necesidades de esa audiencia.

Audiencia	Propósito para la lectura
Ejecutivos	Tomar decisiones
Supervisar Expertos/Gerentes	Asesorar a tomadores de decisiones; subordinados directos
Técnicos/compañeros de trabajo	Implementar decisiones; asesorar
Loy/Público/Clientes	Infórmate; elige opciones; toma decisiones

Algunas empresas desarrollan perfiles de audiencia para ayudar a guiar sus comunicaciones. Este es un buen ejercicio siempre que tengas algo que comunicarte, sobre todo si la información es compleja. Aquí hay algunas preguntas a considerar como parte del perfil de audiencia:

Desarrollo de un perfil de audiencia

• ¿Quiénes son tus lectores primarios? (nombres y títulos específicos, o funciones generales)
• ¿Están por encima de ti en la jerarquía organizacional? ¿Lateral, subordinado? ¿Fuera de su organización?
• ¿Quién más podría leer este documento? (lectores secundarios)
• ¿Sabes cuál es su actitud hacia el tema?
• ¿Cómo pueden las diferencias culturales afectar sus expectativas e interpretaciones?
• ¿Cuánta formación técnica tienen los lectores?
• ¿Cuánto saben ya sobre el tema?
• ¿Qué situación dio origen a este documento?

MENSAJE se refiere a la información que desea comunicar. Este es el contenido de su documento. Debe estar alineado a tu propósito y dirigido a tu audiencia. Si bien es importante elegir cuidadosamente qué contenido necesita tu audiencia, es igualmente crítico recortar contenido que tu audiencia no necesita o quiere. “El tiempo es dinero” puede ser un viejo cliché cansado, pero es importante evitar perder el tiempo de tu audiencia con información innecesaria o irrelevante para ellos. Su mensaje debe ser profesional, y expresado en un tono apropiado para la audiencia, propósito y contexto. Discutiremos aspectos del uso de un estilo y tono profesionales en la elaboración de su mensaje más en el Capítulo 2.

CONTEXTO se refiere a la situación que crea la necesidad de la escritura. En otras palabras, ¿qué ha pasado o tiene que suceder que genere la necesidad de comunicación? El contexto está influenciado por el tiempo, la ubicación, los eventos actuales y la cultura, que pueden ser organizacionales o sociales. Ignorar el contexto para tu comunicación podría resultar en situaciones incómodas, o posiblemente ofensivas. Es casi seguro que impactará tu capacidad para transmitir claramente tu mensaje a tu audiencia.

Considera las sutiles (y no tan sutiles) similitudes y diferencias en la situación retórica cuando ofreces comentarios sobre las Encuestas de Experiencia del Curso vs cuando evalúas a un instructor en Ratemyprofessor.com.

Ejercicio\(\PageIndex{1}\): Identificar las diferencias en las situaciones retóricas

	Encuesta de Evaluación de Cursos	Ratemyprofessor.com
Propósito
Audiencia
Escritor
Mensaje
Contexto

Ejercicio\(\PageIndex{1}\): Análisis de tareas y audiencia

Descargar Ejercicios de Análisis de Tarea y Audiencia (.docx)

La siguiente tabla contiene una colección de detalles sobre un proyecto de investigación que acaba de completar sobre el aumento del nivel del mar. Imagina que estás escribiendo documentos para cada una de las 5 siguientes audiencias:

1. Su supervisor/jefe
2. Científicos
3. El público en general
4. Político
5. Alumnos de secundaria

¿Qué información sobre el aumento del nivel del mar podría interesarle a cada audiencia? A medida que bajes por la lista, escribe en los espacios en blanco frente a cada detalle la letra que corresponda a las audiencias que creas que encontrarían este detalle más relevante.

Considera qué tipo de documento podría contener esa información para esa audiencia.

Audiencia Interesada	Categorías de Información sobre Aumento del Nivel del Mar
	El daño en dólares causado por el nivel del mar aumenta cada año.
	Una revisión bibliográfica de investigaciones previas sobre el aumento del nivel del mar.
	Descripciones de los procedimientos de calibración para sus instrumentos.
	Alguna física básica de cómo funcionan las mareas y las corrientes.
	Cuánto cuesta tu proyecto.
	Un registro de todas tus mediciones durante todo el proyecto.
	Una lista de personas que trabajaron en el proyecto.
	Especificaciones de un nuevo instrumento para medir las condiciones del agua.
	Un nuevo resultado que muestra una conexión entre el nivel del mar y los desarrollos costeros.
	Procedimientos que utilizó para evitar sesgos estadísticos en sus datos.
	Sus planes para mediciones adicionales.
	Tus recomendaciones para futuras investigaciones.