2.1: CONCEPTO CLAVE- Escritura centrada en el lector
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La escritura se puede conceptualizar como centrada en el escritor o centrada en el lector. Cosas como diarios y revistas se centran principalmente en el escritor, en el sentido de que se escriben en beneficio del escritor. Tu tarea escolar también puede haber estado algo centrada en el escritor, en que muchas veces tu objetivo era “mostrar lo que sabes” y con ello “obtener una buena nota”. Las comunicaciones técnicas requieren cambiar esta mentalidad y escribir en beneficio de su lector, o diseñar el contenido y la estructura de su comunicación para su “usuario”. Esta mentalidad debe ser informada por una comprensión de su audiencia. Usa estas pautas y hazte las siguientes preguntas:
- ¿Quién es mi público objetivo? ¿Son lectores internos o externos? ¿Aguas arriba, aguas abajo o laterales de usted? ¿Tengo múltiples lectores?
- ¿Cuáles son sus perspectivas sobre el tema, sobre mí y sobre el documento que escribiré? ¿Qué esperan hacer con el documento? ¿Qué pretende lograr el documento? ¿Por qué se ha solicitado? ¿Cuál es mi papel y relación con mis lectores? ¿Qué necesita saber el lector? ¿Ya lo sabes? ¿Qué NO necesita haber explicado mi lector?
- ¿Cuál es mi objetivo o propósito al escribir a estos lectores? ¿Qué estoy tratando de comunicar? ¿Qué quiero que hagan como resultado de la lectura de este documento? ¿Cómo puedo planificar el contenido para satisfacer las necesidades de mis lectores?
- ¿Cuál es el objetivo de mi lector? ¿Por qué esta audiencia quiere o necesita leer este documento?
Conseguir una comprensión clara de tu audiencia es importante para comunicarte de manera efectiva. También te permite imaginar a tu audiencia mientras escribes y revisas. Sigue preguntándote si lo que has dicho sería claro para tu audiencia. ¿Cómo podrías decirlo mejor?
Ejercicio\(\PageIndex{1}\): Audience analysis
Elija uno de los temas a continuación. Luego realizar un análisis de audiencia, utilizando las preguntas anteriores para obtener una comprensión de las necesidades de diferentes audiencias. Escribe un perfil de tu (s) lector (es) previsto (es) y considera qué tipo de información van a necesitar y ¿por qué?
- Se le ha pedido que redacte un informe sobre Mantener la privacidad de Internet para a)
Un nuevo usuario de internet que acaba de registrarse en el servicio de internet
b) Un desarrollador de sitios web de comercio electrónico de inicio - Elaborar un documento sobre Enfermedades de origen alimentario para
a) Trabajadores de restaurantes (servidores y personal de cocina)
b) Para un curso de capacitación de inspector de salud - Proporcionar información sobre un nuevo diseño de refugio para autobuses propuesto a
) Alcaldía
b) Contratista
c) Reportero de periódico escribiendo un artículo sobre el tema
Tono Profesional
“Tono” se refiere a la actitud que un documento transmite hacia el tema y/o el lector. Probablemente hayas leído algo que sonaba enojado, u optimista, o humorístico, o cínico, o entusiasta. Estas palabras caracterizan el tono. La comunicación técnica tiende a evitar mostrar una emoción obvia, y en cambio se esfuerza por un tono neutro.
El tono se crea mediante la elección de palabras (dicción), el orden de las palabras (sintaxis), la construcción de oraciones y el punto de vista. Considera una pieza de escritura académica que quizás hayas leído. Crea un tono formal a través de su uso de terminología especializada, vocabulario sofisticado, estructuras de oraciones complejas y voz en tercera persona. Este estilo se adapta al género porque está dirigido a expertos y estudiosos en la materia, y busca transmitir información compleja de manera densa y objetiva, con énfasis en la razón, la lógica y la evidencia.
Ahora considera una pieza de escritura comercial que quizás hayas leído. El tono puede ser visualmente menos formal pero no coloquial. El lenguaje es directo y sencillo, y las oraciones son más cortas y más directas. Podrá hacer uso de la segunda persona (“usted”). Este estilo se adapta a la escritura de negocios porque está dirigido a colegas, directivos o clientes que buscan información de manera clara y rápida y que pueden necesitar tomar medidas al respecto.
Escribir constructivamente
Alcanzar el tono apropiado implica comprender tu propósito, contexto y audiencia. También implica entender que los lugares de trabajo suelen ser jerárquicos, y que se requiere cooperación y trabajo en equipo. Por lo tanto, es importante considerar cómo quieres que se sienta tu lector, y qué puede hacer que tu lector se sienta de esa manera. Tu objetivo es escribir constructivamente, lo que significa usar frases positivas para transmitir tu mensaje a tu lector. La Tabla 2.1.1 ilustra las diferencias entre sentimientos destructivos/negativos y constructivos/positivos que el lector puede experimentar como resultado del tono utilizado en un documento.
| Negativo | Constructivo |
|---|---|
| incomprendido | entendido |
| indignado | conciliatorio |
| disgustado | complacido |
| culpable | capaz |
| menospreciado | empoderado |
| condescendiente | respetado |
| defensivo | orgulloso |
| castigado | valorado |
| humillado | honrado |
| excluido | un sentido de pertenencia |
| resentimiento | satisfacción |
Considerar cómo puede sentirse su lector después de leer su documento es una parte importante de la revisión. ¿Tu tono se cruzó como esperabas que fuera? ¿Podría ser malinterpretado? A menudo aquí es donde la revisión por pares puede ser útil. Pedirle a un colega que revise su documento antes de enviarlo a su público objetivo es una práctica profesional común.
En ocasiones, necesitará comunicar información que sea desagradable, como entregar malas noticias o rechazar una solicitud. Comunicarse constructivamente es posible —y posiblemente aún más importante— en estas situaciones. Independientemente del mensaje, ¿cómo puede asegurarse de que se está comunicando de manera constructiva?
- Adopta un enfoque de adulto a adulto: es decir, evita hablar con tu lector en un tono condescendiente, y así mismo evita sonar petulante o poco dispuesto a asumir la responsabilidad. Intente comunicarse con respeto, responsabilidad, confianza y cooperación, como un adulto responsable con otro.
- Sea cortés: concéntrese en el lector tanto como sea posible. Use “usted” a menos que resulte en culpar (un uso efectivo de los verbos pasivos es evitar asignar culpa: “se cometieron errores”). Utilizar formas tradicionalmente aceptadas de cortesía y cortesía. Usa fraseo neutro de género y formas plurales, a menos que te refieras a una persona específica y conozcas su género.
- Enfócate en lo positivo: enfatiza lo que puedes hacer en lugar de lo que no puedes Intenta evitar la redacción y fraseo negativos (no, no, nunca, ninguno, no es, no puedes, no, etc.). Enfócate en lo que se puede mejorar.
- Sé genuino: discúlpate si has cometido un error. Asume la responsabilidad y prometa hacerlo mejor. Sé auténtico en tu expresión. Evite sonar como material de marketing (ad-speak). Hacer afirmaciones razonables que puedan ser respaldadas con pruebas.
Considere las siguientes perspectivas:
| Centrado en el escritor (I, nosotros) | Centrado en el lector (usted) |
|---|---|
| Si puedo responder alguna duda, estaré encantado de hacerlo. | Si tiene alguna duda, por favor pregunte. |
| Enviamos el pedido esta mañana. | Su pedido fue enviado esta mañana. |
| Estoy feliz de informar que... | Te alegrará saber que... |
| Frase Negativo | Fraseo constructivo |
|---|---|
| No podemos tramitar su reclamo porque no se han cumplimentado los formularios necesarios | Su reclamo puede ser tramitado tan pronto como recibamos los formularios necesarios |
| No atendemos llamadas telefónicas después de las 3:00pm los viernes | Intenta... |
| Cerramos su caso porque nunca recibimos la información solicitada en nuestro escrito de abril... |
Ejercicio\(\PageIndex{1}\): Revise an email for appropriate tone
Un compañero te ha pedido que revises su correo electrónico antes de enviarlo. ¿Qué revisiones de contenido, tono y estilo sugerirías?
De: Jake Burns
Hasta: J. Parsons, Coordinador de Proyectos
Fecha: 12 Diciembre 2015
Tema: Dos Problemas
Hola Sra. P
Digamos, es posible que necesitemos aumentar el presupuesto de este proyecto en $12,000. Sam la jodió cuando calculó los costos de material. Ahora no tenemos lo suficiente presupuestado para agregar los servidores G3 adicionales con los discos duros conectables en caliente de 36GB 15k. Sé que no sabes lo que significa todo eso, pero confía en mí. NECESITAMOS ESAS ACTUALIZACIONES DE SERVIDOR!!!
Además, me gustaría hablar de que mi oficina se moviera más cerca del resto del departamento de TI. Todo el ir y venir está molestando a otros empleados. Estoy tan lejos de todos que me imagino que debo de cambiar el desodorante o algo así.;)
JB
Ejercicio\(\PageIndex{1}\): Revise for constructive tone
¿Cómo crees que el siguiente memo hará sentir a los destinatarios? ¿Cómo revisarías el siguiente memo para abordar de manera más constructiva el problema?
De: Ann Anónimo
Hasta: Todos los empleados
Fecha: 3 de febrero de 2011
Tema: Tirar basura
Desde hace algún tiempo, fumar está estrictamente prohibido dentro de los cinco metros de la entrada del Edificio Principal. ¡NO fume cerca de las puertas!
Algunos de ustedes siguen insistiendo en fumar y lo han estado haciendo dentro de esta zona. Como resultado, las áreas cercanas a la salida trasera y alrededor de las mesas de picnic están constantemente llenas de escombros relacionados con el humo (puntas de filtro, cigarrillos a medio humo, encendedores vacíos, etc.), creando una sensación de ojos y haciendo más trabajo para mi personal, que tiene que seguir limpiando este desastre.
A partir del lunes, se proporcionarán cubetas de arena fuera de las puertas de lectura y en el área de picnic. ¡Úsalos!
Para mayor lectura, consulte “La comunicación en el lugar de trabajo: ¿qué pueden esperar los estudiantes de NC State? ” un estudio basado en las respuestas de más de 1000 profesionales de diversos campos, incluyendo la ingeniería, sobre la importancia de la comunicación empresarial, técnica y científica para su trabajo.
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