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7.1: Correspondencia: mensajes de texto, correos electrónicos, notas y cartas

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    Netiqueta

    Los mensajes de texto, los correos electrónicos y la publicación en las redes sociales en un contexto profesional requieren que esté familiarizado con la “netiqueta” o la etiqueta adecuada para usar Internet. Todos hemos escuchado las noticias sobre personas que han sido despedidas y empresas que han sido boicoteadas por hacer publicaciones ofensivas o inapropiadas en redes sociales. La gente incluso ha ido a prisión por uso ilegal de la mensajería privada. El mundo digital puede parecer un “salvaje oeste salvaje” libre para todos, sin reglas o regulaciones claras; sin embargo, esta es claramente una perspectiva peligrosa para un profesional, ya que las consecuencias de romper reglas tácitas, expectativas y pautas para la comunicación profesional pueden ser muy costoso.

    La forma en que te representas por escrito tiene un peso significativo. Escribir en un entorno en línea requiere tacto, habilidad y conciencia de que lo que escribes puede estar ahí durante mucho tiempo y puede ser visto por personas que nunca consideraste como tu público objetivo. Desde mensajes de texto hasta memorandos y cartas, desde propuestas de negocios hasta comunicados de prensa, su comunicación comercial escrita le representa a usted y a su empresa: su objetivo es hacerla clara, concisa, constructiva y profesional.

    Creamos páginas personales, publicamos mensajes e interactuamos a través de tecnologías en línea como una parte normal de nuestras carreras, pero la forma en que nos comportamos puede dejar una imagen duradera, literalmente. La fotografía que publicaste en tu página de Instagram o feed de Twitter puede haber sido vista por tu posible empleador, o ese comentario insensible en una publicación de Facebook puede volver a perseguirte más tarde.

    Pautas para comunicarse en línea

    Seguir varias pautas para las publicaciones en línea, como se detalla a continuación, puede ayudarlo a evitar la vergüenza más adelante:

    • Conoce tu contexto
      • Evite suposiciones sobre sus lectores; recuerde que la cultura influye en el estilo y las prácticas de comunicación
      • Familiarícese con las políticas sobre Uso Aceptable de Recursos de TI en su organización.
    • Recuerda a los humanos
      • Recuerda que hay una persona detrás de las palabras; pide aclaraciones antes de hacer juicio
      • Comprueba tu tono antes de publicar; evita las bromas, el sarcasmo y la ironía, ya que a menudo pueden malinterpretarse y “perderse en la traducción” en el entorno en línea
      • Responder a las personas que usan sus nombres
      • Recuerda que la cultura, la edad y el género pueden desempeñar un papel en la forma en que las personas se comunican
      • Permanecer auténtico y esperar lo mismo de los demás
      • Recuerda que es posible que la gente no responda de inmediato. La gente participa de diferentes maneras, algunas simplemente leyendo la comunicación en lugar de saltar a ella.
    • Reconocer que el texto es permanente
      • Sea juicioso y diplomático; lo que diga en línea puede ser difícil o incluso imposible de retractarse después.
      • Considera tu responsabilidad con el grupo y con el ambiente de trabajo
      • Acordar reglas básicas para la comunicación de texto (formal o informal; buscar aclaraciones cuando sea necesario) si está trabajando en colaboración
    • Evite el flameado: investigue antes de reaccionar
      • Aceptar y perdonar errores
      • Considera tu responsabilidad con el grupo y con el ambiente de trabajo
      • Busca aclaraciones antes de reaccionar; lo que escuchaste no siempre es lo que se dijo
      • Pide orientación a tu supervisor. *
    • Respetar la privacidad y las ideas originales
      • Cita al autor original si estás respondiendo con un punto específico hecho por otra persona
      • Pide permiso al autor de un correo electrónico antes de reenviar la comunicación.

    * En ocasiones, el comportamiento en línea puede parecer tan irrespetuoso e incluso hostil que requiere atención y seguimiento. En este caso, hágale saber a su supervisor de inmediato para que se pueda recurrir a los recursos adecuados para ayudar.

    Para más información sobre la netiqueta, consulta los siguientes enlaces:

    Mensajes de texto

    imagen, de, persona, utilizar, teléfono celular, para, mensaje
    [1]

    Cualquiera que sea el dispositivo digital que utilices, la comunicación escrita en forma de mensajes breves o mensajes de texto, se ha convertido en una forma común de conectarse. Es útil para intercambios cortos, y es una forma conveniente de mantenerse conectado con los demás cuando hablar por teléfono sería engorroso. Los mensajes de texto no son útiles para mensajes largos o complicados, y se debe dar una cuidadosa consideración a la audiencia.

    Al enviar mensajes de texto, siempre considere a su audiencia y a su compañía, y elija palabras, términos o abreviaturas que entreguen su mensaje de manera adecuada y efectiva.

    Pautas para enviar mensajes de texto comerciales efectivos

    Si tu situación laboral te permite o requiere que te comuniques a través de mensajes de texto, ten en cuenta los siguientes consejos:

    • Conoce a tu destinatario: “? % dsct” puede ser una manera comprensible de preguntarle a un asociado cercano cuál es el descuento adecuado para ofrecer a cierto cliente, pero si le estás escribiendo un texto a tu jefe, podría ser más prudente escribir, “¿qué% de descuento obtiene Murray en el pedido de $1K?”
    • Anticipe la mala interpretación involuntaria: los mensajes de texto a menudo usan símbolos y códigos para representar pensamientos, ideas y emociones. Dada la complejidad de la comunicación, y la útil pero limitada herramienta de los mensajes de texto, ser conscientes de su limitación y evitar malas interpretaciones con mensajes breves.
    • Use apropiadamente: contactar a alguien con demasiada frecuencia puede rayar en el acoso. Los mensajes de texto son una herramienta. Úselo cuando sea apropiado pero no abuse de él.
    • No envíe mensajes de texto y conduzca: la investigación muestra que la probabilidad de un accidente aumenta dramáticamente si el conductor envía mensajes de texto al volante. [2] Estar en un accidente mientras realizaba negocios de la empresa se reflejaría mal tanto en su juicio como en su empleador.

    Correo electrónico

    icono de correo electrónico
    [3]

    El correo electrónico es familiar para la mayoría de los estudiantes y trabajadores. En los negocios, ha reemplazado en gran medida las cartas impresas impresas para correspondencia externa (fuera de la empresa), y en muchos casos, ha tomado el lugar de memorandos para comunicación interna (dentro de la empresa). [4]

    El correo electrónico puede ser muy útil para mensajes que tienen un poco más de contenido que un mensaje de texto, pero aún así se usa mejor para mensajes bastante breves. Muchas empresas utilizan correos electrónicos automatizados para reconocer las comunicaciones del público, o para recordar a los asociados que los informes periódicos o pagos son debidos. También se le puede asignar a “llenar” un formulario de correo electrónico en el que se utilizan párrafos estándar pero elige de un menú de oraciones para que la redacción sea adecuada para una transacción en particular.

    Los correos electrónicos pueden ser informales en contextos personales, pero la comunicación comercial requiere atención al detalle, conciencia de que tu correo electrónico te refleja a ti y a tu empresa, y un tono profesional para que pueda ser reenviado a cualquier tercero si es necesario. El correo electrónico suele servir para intercambiar información dentro de las organizaciones. Si bien el correo electrónico puede tener una sensación informal, recuerde que cuando se usa para negocios, necesita transmitir profesionalismo y respeto. Nunca escribas ni envíes nada que no quieras leer en público o frente al presidente de tu empresa.

    Al igual que con toda la escritura, las comunicaciones profesionales requieren atención al contexto específico de escritura, y puede sorprenderte que incluso los elementos de forma puedan indicar la fuerte comprensión de un escritor sobre la audiencia y el propósito. Los principios aquí explicados también se aplican al contexto educativo; utilícelos cuando se comunique con sus instructores y compañeros de clase.

    Pautas para Emails Comerciales Eficaces

    Abrir con un saludo adecuado: los saludos adecuados demuestran respeto y evitan confusiones en caso de que un mensaje se envíe accidentalmente al destinatario equivocado. Por ejemplo, usa un saludo como “Dear Ms. X” (externo) o “Hi Barry” (interno).

    Incluya una línea de asunto clara, breve y específica: esto ayuda al destinatario a comprender la esencia del mensaje. Por ejemplo, “Propuesta adjunta” o “Especificaciones eléctricas para el proyecto Y.”

    Cierre con una firma: identifíquese creando un bloque de firma que contenga automáticamente su nombre e información de contacto comercial.

    Evite las abreviaturas: un correo electrónico no es un mensaje de texto, y es posible que el público no encuentre su ingenio causa para ROTFLOL (rodar por el piso riendo a carcajadas).

    Sea breve: omita palabras innecesarias.

    Usa un buen formato: divide tu mensaje en breves párrafos para facilitar la lectura. Un buen correo electrónico debería ir al grano y concluir en tres pequeños párrafos o menos.

    Vuelva a leer, revisar y revisar: capte y corrija los errores ortográficos y gramaticales antes de presionar “enviar”. Tomará más tiempo y esfuerzo deshacer los problemas causados por un correo electrónico apresurado y mal escrito que tomarse el tiempo para hacerlo bien la primera vez.

    Responda puntualmente: tenga cuidado con una respuesta emocional —nunca responda con ira— sino que tenga el hábito de responder a todos los correos electrónicos dentro de las veinticuatro horas, aunque sólo sea para decir que proporcionará la información solicitada en cuarenta y ocho o setenta y dos horas.

    Utilice “Responder a todos” con moderación: no envíe su respuesta a todos los que recibieron el correo electrónico inicial a menos que su mensaje sea absolutamente necesario ser leído por todo el grupo.

    Evite usar todas las mayúsculas: las letras mayúsculas se utilizan en Internet para comunicar emoción enfática o “gritar” y pueden considerarse groseros.

    Enlaces de prueba: si incluyes un enlace, pruébalo para asegurarte de que funciona.

    Envíe un correo electrónico con anticipación si va a adjuntar archivos grandes: los archivos de audio y visuales suelen ser bastante grandes; tenga cuidado de evitar exceder el límite de buzón del destinatario o activar el filtro de spam.

    Da comentarios o seguimiento: si no recibes respuesta en veinticuatro horas, envía un correo electrónico o llama. Los filtros de spam pueden haber interceptado tu mensaje, por lo que es posible que tu destinatario nunca lo haya recibido.

    Consejo: agrega la dirección del destinatario por último (después de haber escrito y corregir tu mensaje) para evitar enviar prematuramente. Esto te dará tiempo para hacer una última revisión de lo que has escrito, asegurarte de que los enlaces funcionan, asegurarte de haber agregado el archivo adjunto, etc., antes de agregar la dirección del remitente y presionar enviar.

    El correo electrónico de muestra a continuación demuestra los principios enumerados anteriormente.

    De: Steve Jobs < sjobs@apple.com >

    A: División de Recursos Humanos < hr@apple.com >

    Fecha: Septiembre 12, 2015

    Materia: Capacitación en Zona Segura

    Estimados colegas:

    Por favor considere inscribirse en el próximo taller de Zona Segura disponible que ofrece el Colegio. Como saben, nuestro departamento está trabajando para aumentar el número de voluntarios de Zona Segura en nuestra zona, y espero que varios de ustedes puedan estar disponibles para el próximo taller programado para el viernes 9 de octubre.

    Para obtener más información sobre el programa de Zona Segura, visite http://www.cocc.edu/multicultural/safe-zone-training/

    Por favor avíseme si va a asistir.

    Steve Jobs
    Director General de Apple Computing
    sjobs@apple.com

    Memos

    Los memorandos, o memorandos, son uno de los formularios de documentos más versátiles utilizados en entornos profesionales. Los memorandos son documentos “internos” (enviados dentro de una organización) para transmitir o solicitar información, esbozar políticas, presentar informes breves y proponer ideas. Si bien a menudo se utilizan para informar, también pueden ser documentos persuasivos. Una empresa o institución suele tener su propio estilo o plantilla “in house” que se utiliza para documentos como cartas y memorandos.

    Formato Memo

    La Figura 7.1.1 muestra una muestra de nuestro estilo memo “in house” (el estilo que usaremos para las asignaciones de notas escritas para esta clase), con anotaciones que señalan diversas características relevantes. Las principales partes formateadas de un memo son el Logo o Membrete (opcional), el Bloque de Encabezado y el Mensaje. El PowerPoint Memos adjunto revisa algunas de estas características en detalle.

    Un memo anotado. Descripción de la imagen disponible.
    Figura 7.1.1 Memorándum de muestra, anotado. [Descripción de la imagen]

    Bloque de encabezado Memo

    El Bloque de Encabezado aparece en la parte superior izquierda de tu memo, directamente debajo de la palabra MEMO o MEMORANDO en letras grandes, negrita y mayúsculas. Esta sección contiene información detallada sobre el destinatario, remitente y propósito. Incluye las siguientes líneas:

    • PARA: dar el nombre completo del destinatario, y el cargo o título dentro de la organización
    • DE: incluya el nombre completo y el cargo o título del remitente (su)
    • FECHA: incluye la fecha completa en la que enviaste el memo
    • SUJETO o RE: escribe una frase breve que describa de manera concisa el contenido principal de tu memo.

    Coloque una línea horizontal debajo de su bloque de encabezado y coloque su mensaje a continuación.

    Memo Mensaje

    La longitud de una nota puede variar desde unas pocas oraciones cortas hasta un informe de varias páginas que incluye cifras, tablas y apéndices. Sea cual sea la duración, hay un director organizativo sencillo que debes seguir. Organiza el contenido de tu memo para que responda las siguientes preguntas para el lector:

    1. Apertura: ¿Por qué estoy leyendo esto?
    2. Detalles: ¿Qué necesito saber?
    3. Cierre: ¿Qué se espera que haga ahora?

    Los memorandos son generalmente muy directos y concisos. No es necesario comenzar con presentaciones generales antes de llegar a tu punto. Tus lectores son colegas dentro de la misma organización, y probablemente estén familiarizados con el contexto en el que estás escribiendo. Las frases iniciales del mensaje del memo deberían dejar claro al lector si tiene que leer todo este memo y por qué (si el memo me está informando de un ascensor que está fuera de servicio en un edificio al que nunca entro, entonces realmente no tengo que leer más).

    La sección media del mensaje debe dar toda la información necesaria para informar adecuadamente a los lectores y cumplir con el propósito del memo. Comience con la información más general, y luego agregue los hechos y detalles más específicos. Asegúrate de que haya suficientes detalles para apoyar tu propósito, pero no abrumes a tus lectores con detalles innecesarios o información que ya es bien conocida por ellos.

    La parte final del mensaje indica qué acción, en su caso, se requiere o solicita de los lectores. Si estás pidiendo a tus lectores que hagan algo, sé lo más cortés posible, y trata de indicar cómo esta acción también los beneficiará.

    Para obtener más información sobre cómo escribir notas, consulta la página de notas en el Laboratorio de Redacción en Línea de la Universidad de Purdue: Partes de un Memo.

    Letras

    Las cartas son mensajes breves que se envían a destinatarios que a menudo están fuera de la organización. A menudo se imprimen en papel membrete que representa el negocio u organización, y generalmente se limitan a una o dos páginas. Si bien el correo electrónico y los mensajes de texto pueden usarse con mayor frecuencia hoy en día, la carta comercial sigue siendo una forma común de comunicación escrita. Puede servir para presentarle a un empleador potencial, anunciar un producto o servicio, o incluso servir para comunicar sentimientos y emociones (cartas conformes, por ejemplo).

    Hay muchos tipos de letras, y muchas adaptaciones en términos de forma y contenido, pero este capítulo presenta los quince elementos de una carta tradicional estilo bloque. Las cartas pueden servir para presentar sus habilidades y calificaciones a posibles empleadores (carta de presentación), entregar información importante o específica, proporcionar documentación de un evento o decisión, o presentar un informe adjunto o documento largo (carta de transmisión). La figura 7.1.2 [5] muestra una carta de envío destinada a introducir un informe técnico a su destinatario.

    Una carta de presentación de muestra
    Figura 7.1.2 Muestra de carta de transmisión (haga clic en la imagen para obtener un PDF accesible).
    Estrategias para Cartas Eficaces

    Una letra típica tiene 7 partes principales:

    1. Encabezado/logotipo: Nombre del remitente y dirección de devolución
    2. El encabezado: nombra al destinatario, a menudo incluyendo dirección y fecha
    3. Saludo: “Querido ______” usa el nombre del destinatario, si se conoce.
    4. La introducción: establece el propósito general de la carta
    5. El cuerpo: articula los detalles del mensaje
    6. La conclusión: reafirma el punto principal y puede incluir un llamado a la acción
    7. La línea de firma: a veces incluye la información de contacto

    Ten en cuenta que las cartas te representan a ti y a tu empresa en tu ausencia. Para comunicarse de manera efectiva y proyectar una imagen positiva, recuerde que

    • tu lenguaje debe ser claro, conciso, específico y respetuoso
    • cada palabra debe contribuir a tu propósito
    • cada párrafo debe centrarse en una idea
    • las partes de la carta deben formar un mensaje completo
    • la letra debe estar libre de errores.

    Cartas con Propósitos Específicos

    Hay muchas razones posibles por las que podrías escribir una carta en un contexto profesional. Aquí hay una lista de los tipos de letras más comunes:

    Cartas de transmisión: cuando envíe un informe o algún otro documento, como un currículum vitae, a una audiencia externa, envíelo con una carta de presentación que explique brevemente el propósito del documento adjunto y un breve resumen. Haga clic en el enlace para descargar una Plantilla de Carta de Transmisión (.docx).

    Cartas de consulta: es posible que desee solicitar información sobre una empresa u organización, como si anticipan ofertas de empleo en un futuro cercano o si financian propuestas de subvenciones de grupos sin fines de lucro. En este caso, enviaría una carta de consulta, solicitando información adicional. Como ocurre con la mayoría de las cartas comerciales, mantén tu solicitud breve, presentándote en el párrafo inicial y luego indicando claramente tu propósito y/o solicitud en el segundo párrafo. Si necesita información muy específica, considere colocar sus solicitudes en forma de lista para mayor claridad. Concluya de manera amistosa que demuestre aprecio por la ayuda que recibirá.

    Cartas de seguimiento: cada vez que hayas hecho una solicitud de alguien, escribe una carta de seguimiento expresando tu agradecimiento por el tiempo que tu carta-destinatario ha tardado en responder a tus necesidades o considerar tu solicitud de empleo. Si has tenido una entrevista de trabajo, la carta de seguimiento agradeciendo al entrevistador por su tiempo es especialmente importante para demostrar tu profesionalismo y atención al detalle.

    Las cartas dentro del contexto profesional pueden tener muchos otros propósitos, como comunicarse con proveedores, contratistas, organizaciones asociadas, clientes, agencias gubernamentales, etc. Para ver ejemplos adicionales de cartas profesionales, eche un vistazo a las cartas de muestra proporcionadas por David McMurrey en su libro de texto en línea sobre escritura técnica: Redacción técnica en línea: Ejemplos, casos y modelos.

    La información de este capítulo fue adaptada de la siguiente fuente:

    Capítulo “Comunicaciones profesionales” en Redacción Técnica por Annemarie Hamlin, Chris Rubio, Michele DeSilva. Esta fuente está bajo una Licencia Creative Commons Reconocimiento-CompartirIgual 4.0 Internacional.

    Descripciones de las imágenes

    Figura 7.1.1 Descripción de la imagen:

    Características de diseño de un memorándum de 1 página.

    • El logotipo o membrete se encuentra en la parte superior de la página y centrado o alineado a la derecha (en este caso, es el membrete de la Universidad de Victoria).
    • “Memorándum” aparece en la parte superior de la página alineado a la izquierda en letra grande y negrita.
    • El bloque de encabezado (que aparece bajo el encabezado “Memorándum”) incluye un “hasta”, “desde”, “fecha” y “asunto” en una lista vertical. Esos valores se alinean verticalmente para su legibilidad.
    • Una línea divisoria separa el bloque de encabezado del mensaje.
    • El mensaje comienza respondiendo: “¿Por qué estoy leyendo esto?”
    • El cuerpo del mensaje da los detalles: (“¿Qué necesito saber?”)
    • Hay una tabla que está muy bien formateada. (La tabla tiene un título encima de la tabla en negrita y cursiva, los encabezados de columna están en negrita y centrados, y el texto se alinea a la izquierda).
    • Un párrafo de cierre resume e indica qué acción (si la hay) se espera del lector (Contestando, “¿Qué le gustaría que hiciera ahora?”)
    • El texto de este documento utiliza una fuente de cuerpo serif apropiada (Times New Roman)
    • También hay una firma (opcional)

    [Volver a la Figura 7.1.1]

    1. [Imagen de mensajes de texto]. [En línea]. Disponible: https://www.flickr.com/photos/13604571@N02/2094946972. CC BY-NC 2.0.
    2. “Distracción mortal: enviar mensajes de texto mientras se conduce, el doble de arriesgado que conducir ebrio, debería prohibirse”, Houston Chronicle, 23 de septiembre de 2009 [En línea]. Disponible: [1]http://www.chron.com/opinion/editorials/article/Deadly-distraction-Texting-while-driving-should-1592397.php
    3. [Icono de correo electrónico]. [En línea]. Disponible: https://www.iconfinder.com/icons/4417125/%40_email_envelope_letter_icon. Gratis para uso comercial.
    4. M. Guffey, Esenciales de la Comunicación Empresarial (7ª ed.). Mason, OH: Thomson/Wadsworth, 2008.
    5. A. Hamlin, C. Rubio, y M. DeSilva, Redacción Técnica. [En línea] Disponible: https://coccoer.pressbooks.com/chapter/professional-communications /. CC-BY-NC-SA 4.0

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