2.13: Notas y correos electrónicos
- Page ID
- 103264
Objetivos de aprendizaje
Al finalizar este capítulo, los lectores podrán:
- Identificar formatos básicos de memo y correo electrónico.
- Describir las diferencias clave entre los formatos básicos de memo y correo electrónico básico.
- Explique las funciones cc, bc y adjunto y cuándo usarlas.
Introducción a los memorandos y correos electrónicos
Si te gustan las películas, especialmente las ambientadas en periodos históricos, podrías disfrutar encontrando anacronismos, o cosas en el periodo de tiempo equivocado. Es posible que veas algo del presente, como un teléfono móvil, que no se supone que estuviera en un plató de película en el pasado, como 1850.
Figura\(\PageIndex{1}\)
Anacronismo
“una persona o una cosa que está cronológicamente fuera de lugar; especialmente: una de una edad anterior que es incongruente en el presente” (Merriam-Webster)
Por ejemplo, un conocido anacronismo está en la primera película de Indiana Jones, Raiders of the Lost Ark. En la película, vemos un avión sobrevolando un mapa para mostrarnos la ruta de Indy hacia la aventura en Nepal. Pero mientras la película se ambienta en la década de 1930, el mapa es de la década de 1980. Por ejemplo, los espectadores ven que el avión sobrevuela Tailandia, pero el país se llamó Siam hasta 1939.
A lo mejor nunca nadie ha confundido la redacción de un correo electrónico o memo con una película de acción. Pero si te gusta encontrar anacronismos, hay algunos escondidos en tu formulario de correo electrónico diario. Tiene anacronismos incrustados en él desde los viejos tiempos antes de las computadoras. ¿Se te ocurre alguno ahora mismo? A medida que cubrimos los conceptos básicos del correo electrónico y los memorandos, señalaré algunos, veamos si puedo contarte sobre alguno que quizás no conozcas.
Figura\(\PageIndex{2}\)
Si alguna vez has escrito un correo electrónico, es posible que hayas notado que tienes que proporcionar el nombre de la persona a la que estás enviando el correo electrónico y el asunto. El correo electrónico proporciona automáticamente el nombre del remitente y la fecha.
Formato de Memo de Ejemplo
A: Martha Garner
De: Greg Brown
Asunto: Ininterrupción del servidor
Fecha: 1 de diciembre de 2015
Estaremos realizando varias actualizaciones de software en nuestros servidores este viernes a las 7pm EST. El mantenimiento es necesario para mantener nuestros servidores seguros y actualizados.
Nuestros lms, correo electrónico y foro de soporte pueden no estar disponibles momentáneamente en ese momento. Esperamos solo una interrupción muy corta de los servicios (es decir, unos segundos mientras se reinicia el software del servidor web).
/gb
Los formatos de correo electrónico se basan en formatos de memo, es decir, se configuran para proporcionar las cuatro piezas clave de información introductoria que un memo indica en el encabezado: a, desde, asunto y fecha.
Los memorandos y correos electrónicos tienen en común el formato de rumbo a, desde, asunto, fecha. Por esta razón, a menudo se considera que los correos electrónicos son sinónimos de memorandos. Además, gran parte de la información que se comparte vía correo electrónico es la información categorizada en tipos de notas, por ejemplo, actas de reuniones, informes de laboratorio, informes de progreso, directivas y otro tipo de correspondencia comercial y profesional.
De hecho, la principal diferencia, si se dice que existe, entre los correos electrónicos y los memorandos, es que los memorandos que no son de correo electrónico existen en papel. La diferencia de formato clave, entonces, es la firma.
Así es, es común en el correo electrónico que las personas “firmen” el correo electrónico como una carta. En un correo electrónico informal, la persona podría simplemente firmar su nombre de pila. En un correo electrónico más formal, la persona podría tener un cierre como en una carta, “Sinceramente”, por ejemplo, junto con su nombre completo y título. De esta manera, los correos electrónicos pueden ser más como letras.
Ejemplo de Formato de Memo Antiguo
A: Martha Garner
De: Greg Brown GB
Asunto: Ininterrupción del servidor
Fecha: 1 de diciembre de 2015
Estaremos realizando varias actualizaciones de software en nuestros servidores este viernes a las 7pm EST. El mantenimiento se requiere en orde para mantener nuestros servidores seguros y actualizados
Nuestros lms, correo electrónico y foro de soporte pueden no estar disponibles momentáneamente en ese momento. Esperamos solo una interrupción muy corta de los servicios (es decir, unos segundos mientras se reinicia el software del servidor web).
/gb
Sin embargo, dado que las personas escriben sus propios mensajes en sus propias computadoras, el /ab ahora indica autoría siempre y cuando coincidan con la línea De.
Por supuesto, en el correo electrónico, el lector se siente bastante seguro de que el correo electrónico realmente vino del remitente porque, presumiblemente, el remitente tuvo que iniciar sesión en una cuenta de correo electrónico segura.
Figura\(\PageIndex{3}\)
Si echas un vistazo a tu correo electrónico cuando estás a punto de enviar uno, notarás algunas otras opciones que tienes que están relacionadas con los viejos tiempos de redacción de memorandos y redacción de cartas. Tienes las opciones de cc. CC significa copia al carbón. Puede que no tengas la edad suficiente para recordar que antes de las copiadoras y computadoras que podían imprimir múltiples copias de un documento, la gente usaba papel carbón para hacer copias. Cuando una persona escribía o escribía, deslizaba un trozo de papel carbón debajo del documento, y el golpe de la llave de la pluma o máquina de escribir haría una marca duplicada en una segunda hoja de papel debajo del papel carbón, de ahí el término copia al carbón. Entonces el “cc” en el encabezado del correo electrónico significa copia al carbón, a pesar de que ya no usamos carbono. De hecho, a veces, el cc se acaba de cambiar a c para copia.
¿Cuándo usas la opción cc? Cuando se quiere que alguien tenga una copia del correo electrónico, pero sólo con fines de referencia. O para ponerlo más casualmente, para mantener a alguien al tanto. Por ejemplo, administras un equipo, y recientemente tuviste una reunión. Envía las actas de la reunión a los integrantes del equipo que asistieron a la reunión. También quieres que tu supervisor sepa que 1) tuviste una reunión y 2) cubriste temas importantes y se toman algunas decisiones. Tu supervisor no necesariamente va a responder al correo electrónico y no está directamente involucrado en la reunión o proyectos. Este es un buen momento para usar un cc. Cuando cc a alguien en el correo electrónico, todos los que reciben el correo electrónico pueden ver quién es cc-ed.
Figura\(\PageIndex{3}\)
Tu correo electrónico tiene una opción bcc o bc. Bcc significa copia ciega al carbón, y bc es copia ciega, pero son lo mismo. Cuando usas la opción bc, solo la persona bc-ed puede ver quién recibe el correo electrónico. La persona en la casilla “a” o cualquier persona cc-ed no puede ver que se envió una copia bc o quién la recibió. Algunas personas consideran que la opción bc es poco ética. Las personas que no están de acuerdo dicen que es apropiado usar la opción bc al enviar un correo electrónico a un subordinado sobre un asunto difícil —un desacuerdo con respecto a la política, por ejemplo— y quieres asegurarte de que tu supervisor sepa lo que escribiste. Usted sería bc su supervisor. No quieres que tu subordinado piense que estás “tattling” sobre él o ella, pero sí quieres que tu supervisor sepa lo que hiciste en caso de que el asunto termine en su oficina, no sea atrapado desprevenido.
La gente generalmente está de acuerdo en que usar la opción bc es apropiado por razones de privacidad. Por ejemplo, tal vez usted es abogado, y envía por correo electrónico a una compañía de seguros una copia del reclamo de un cliente. Usted podría bc al cliente para asegurarse de que el cliente sabe que usted envió el documento y para mantener su dirección de correo electrónico privada de la compañía de seguros. Es probable que la compañía de seguros asuma que el cliente obtendrá una copia del reclamo, o ya tiene uno. En otro ejemplo, como profesor, podría enviar un correo electrónico a toda mi clase pero bc a todos los estudiantes para mantener sus correos privados entre sí. Con el bc, cada alumno recibirá el correo electrónico, pero cada alumno sólo podrá ver mi nombre como remitente. O bien, podrías usar bc por cortesía. Por ejemplo, tal vez has recibido un correo electrónico con los cientos de direcciones de correo electrónico que fueron cc-ed en el correo electrónico original, y tienes que desplazarte por ellas para llegar al mensaje. Es molesto. Si no es necesario que los destinatarios sepan quién recibió el correo electrónico, tal vez sea solo un recordatorio de que la oficina está cerrando temprano hoy, y desea evitar el desplazamiento a través de los cc, entonces puede bc a todos los destinatarios. De esa manera, no hay pergamino cc, y cuando alguien responde, no hay posibilidad de que accidentalmente golpee “responda a todos”.
Formato de Memo de Ejemplo
A: Martha Garner
A través de: Allison Hall
De: Greg Brown GB
Asunto: interrupción del servidor
Fecha: 1 de diciembre de 2015
Estaremos realizando varias actualizaciones de software en nuestros servidores este viernes a las 7pm EST. El mantenimiento es necesario para mantener nuestros servidores seguros y actualizados.
Nuestros lms, correo electrónico y foro de soporte pueden no estar disponibles momentáneamente en ese momento. Esperamos solo una interrupción muy corta de los servicios (es decir, unos segundos mientras se reinicia el software del servidor web).
/ah
Algo que quizás no conozcas es la línea “a través” o “vía” en los memorandos de papel. En el ejército o en empresas especialmente jerárquicas, puede estar mal visto que una persona envíe un correo electrónico a alguien de un nivel superior a su supervisor directo. En tales organizaciones, toda correspondencia a una persona por encima del supervisor directo del escritor debe pasar por el supervisor. El memorándum debe ir primero al supervisor directo, indicado con una línea “a través” o “vía”. El supervisor directo inicia por su nombre para demostrar que ha leído y aprobado el memorándum, y luego lo envía al siguiente nivel hasta que llegue a su destino. Cuando el destinatario final lo recibe, se le asegura que su memo ha sido leído y aprobado hasta el final de la cadena de mando.
En una cultura de solo correo electrónico, este mismo proceso se lograría enviando el correo electrónico a su supervisor directo y permitiéndole reenviar el correo electrónico a la cadena de mando.
Independientemente de cuán jerárquica crea que es su organización, generalmente no es una buena práctica enviar correspondencia, papel o electrónica, a personas de niveles superiores a su supervisor sin hablar primero con su supervisor sobre el asunto y tal vez pedirle que revise y apruebe extraoficialmente su memo o correo electrónico.
Figura\(\PageIndex{4}\)
Por último, en los días del papel, las notas también indicaban adjuntos. Si un memo llegaba a un escritorio con la notación “Adjunto” significaba que se suponía que había algo en papel recortado al memo con información adicional. Y el destinatario no vio nada recortado de papel, faltaba algo. Es por esta razón que a menudo ves en un correo electrónico un icono de clip para el botón de adjunto o notificación. Y debido a que los recintos o archivos adjuntos a menudo se indican mediante símbolos de clip de papel en una fuente de correo electrónico, la nota “Adjunto” no se usa en los correos electrónicos.
Pregunta de conducción: ¿Qué impresión quieres hacer en los lectores en tu correspondencia de correo electrónico/memo?
¿Quieres que los lectores respeten tu escritura, la lean con facilidad y salgan con un claro sentido de lo que pretendías comunicar y una impresión positiva de ti como compañero de trabajo o miembro del equipo?
Si es así, conocer el formato de memo y un poco de la razón por la que los memorandos se ven como lo hacen te ayudará a estructurar tu memo/correo electrónico correctamente. A medida que avanzamos en esta lección, aprenderá más sobre qué tipos de contenido van en los principales tipos de correos electrónicos/notas, y cómo escribir de manera clara y efectiva.
Una última cosa. Como puedes ver, las notas y los correos electrónicos no son exactamente lo mismo. Pero los memorandos evolucionaron en correos electrónicos, aunque todavía se crean notas en papel, y a menudo luego se escanean y distribuyen electrónicamente. En este capítulo, solemos referirnos a los correos electrónicos y memorandos como lo mismo, para luego aclarar si nos estamos refiriendo a uno u otro específicamente.
Cinco tipos de notas
Cuando se estaba desarrollando por primera vez este contenido para este capítulo, un compañero útil me impartió esta sabiduría: “¡Solo muéstrales un memo, haz que los participantes escriban uno, y boom, éxito!” ¿No sería genial si así fuera como funcionaba? El alto interés en este tema muestra lo importantes que son los memorandos y correos electrónicos, y sin embargo, al mismo tiempo, cuánto quiere mejorar sus habilidades para escribir notas y notas. Y si el problema fuera que nunca antes habías visto un memo o un correo electrónico, bueno, este capítulo sería mucho más corto. Sería genial si hubiera “un memo para gobernarlos a todos”, por así decirlo, que una vez que lo vieras y lo copiaras, todos tus futuros esfuerzos de escritura de memorandos y correos electrónicos fluirían sin esfuerzo desde tus dedos.
La verdad es que, como bien sabes, hay muchas ocasiones diferentes para escribir correos electrónicos y memorandos. Y los correos electrónicos y notas se han clasificado en más de 10 tipos diferentes. En este capítulo, veremos los cinco tipos más comunes: informe de progreso, actas de reuniones, informe de incidentes, directiva y respuesta a una indagación. Con estos cinco tipos de memos/correos electrónicos en tu arsenal de escritura, deberías estar listo para abordar la mayoría de las tareas de escritura de memos/correo electrónico.
Primero, tenga en cuenta que los informes de progreso, actas de reuniones, informes de incidentes, directivas y respuestas a la investigación se pueden crear en muchos formatos, como notas, correos electrónicos, informes informales e incluso informes formales. Veremos este tipo de documentos como notas o correos electrónicos.
Como memorandos o correos electrónicos, querrás comenzar poniendo los documentos en el formato correcto. Para un memo, abrirás un programa de procesamiento de textos, como Microsoft Word, y escribirás el encabezado del memo en la parte superior del documento: hasta, desde, asunto y fecha. Completarás la información, y luego comenzarás tu memo. Si es un memo más largo (más largo que un párrafo), es posible que desee usar encabezados de sección. Pero no empiezas el memorándum con “Querido señor Carter”, ni ningún otro tipo de saludo.
Ejemplo de correo electrónico con adjunto de nota
Estimado Sr. Carter:
Espero que este correo te encuentre bien. He adjuntado el reporte de avance para el proyecto ABC. Por favor, hágamelo saber si tiene algún problema para acceder a él, o si tiene alguna duda.
Gracias por la oportunidad de participar en este proyecto.
Sinceramente,
Mary Lewis, Gerente de Proyectos ABC
Ten en cuenta que tampoco firmas el memo ni lo terminas con ningún tipo de cierre. Después de imprimir el memo, luego inicias por tu nombre, y luego, si estás enviando el formato memo por correo electrónico (esto no es raro), entonces lo escaneas (a menos que se indique lo contrario, se recomienda que lo guardes como pdf), y lo adjuntas al correo electrónico. El correo electrónico debe alertar a los lectores sobre el contenido del archivo adjunto.
Si envía el informe de progreso por correo electrónico, entonces rellena los encabezados del correo electrónico, las líneas “a” y “asunto”. Asegúrese de que la línea de asunto sea clara: “Informe de progreso para el Proyecto ABC”. También puede tener lectores para incluir en las líneas cc, personas que necesitan estar al tanto de que envió el informe de progreso pero que tal vez no necesiten actuar al respecto, o personas involucradas en el proyecto que no responderán directamente al informe de progreso pero que solicitaron una copia. Después de haber rellenado los encabezamientos, comienzas tu correo electrónico con un saludo y una nota informando a los lectores lo que están recibiendo. Podrías escribir algo como el ejemplo que se muestra a la derecha.
Se supone que usted escribió su informe de progreso en MS Word u otro programa de procesamiento de textos para que pudiera ejecutar la revisión ortográfica y guardar el documento en su propio equipo. Entonces, cuando esté listo para enviarlo por correo electrónico, lo copia en el formulario de correo electrónico abierto. Corregirlo para asegurarse de que la copia sucedió correctamente, y luego presione “enviar”.
Informes de progreso
Figura\(\PageIndex{5}\)
Un reporte de progreso se parece mucho a lo que suena. Le permite a su supervisor conocer el estado de un proyecto en curso. Digamos que trabajas para una empresa que atiende a clientes creando páginas web para equipos deportivos de secundaria. Pero como eres muy bueno escribiendo y diseñando documentos, te han puesto a cargo de un proyecto anual, el boletín de la compañía. Este boletín sale una vez al año alrededor de las vacaciones, y es realmente una pieza para sentirse bien compartiendo las cosas maravillosas que su compañía ha hecho durante todo el año. Es importante, pero tal vez no una tarea de alto estrés o de alto dólar de la que estés a cargo. No obstante, se espera que trabajes en ello con tu equipo durante todo el año y envíes informes trimestrales de progreso a tu supervisor. Por lo tanto, cada trimestre preparará su informe de avance sobre las reuniones del equipo, lo que se planea, lo que se ha hecho y lo que se hará. También enumera cualquier problema que esté teniendo o cualquiera que prevea. Esta última parte es muy importante. Mientras que por un lado, no quieres un reporte de progreso que se lea como un reporte de desastre, por otro lado sí quieres preparar al lector para cualquier problema próximo. Esta preparación es especialmente importante si algo realmente podría retrasarse o sobrepresupuestarse. ¡No quieres enviar informes de progreso perfectos y luego de repente tu supervisor se entera de que el proyecto está retrasado!
Por supuesto, las apuestas se vuelven más altas si un reporte de progreso se trata de una tarea de alta presión. Si, por ejemplo, tu equipo está a cargo de las nuevas renovaciones en la plataforma de estacionamiento, y esas renovaciones están atrasadas, quieres avisar a tu supervisor lo antes posible en el reporte de avance para que él o ella pueda prepararse para cosas como, hacerle saber a su supervisor que hay un retraso, extendiendo el alquiler en el estacionamiento que se ha utilizado mientras se construye la cubierta, y mover el trabajo programado del equipo de limpieza se remonta hasta que realmente se necesitan, y una serie de otras cosas que se verán afectadas por un cambio en la línea de tiempo.
Algo relacionado con un reporte de progreso es un reporte de estado o actualización de estado. Si bien un informe de progreso informa sobre el progreso de un solo proyecto, un informe de estado es un informe sobre el estado de toda su unidad o departamento, puede abarcar una variedad de proyectos y actividades, y generalmente se presenta en intervalos regulares, mensuales o trimestrales, independientemente de los proyectos en curso.
Actas de la Reunión
Para la mayoría de las reuniones se llevan notas sobre qué temas importantes se plantearon en la reunión y qué decisiones importantes se tomaron. Estas notas a menudo se mantienen archivadas para que la gente pueda mirar hacia atrás a través de ellas si surgen preguntas sobre, por ejemplo, votos importantes o discusiones sobre temas. Estas notas se denominan actas de reunión. En ocasiones se nombra a un secretario para que siempre tome minutos. Y a veces el deber rota entre los asistentes. Luego se “redactan” las actas, que es un término común para prepararlas para compartirlas con el grupo. Las actas de las reuniones toman una forma particular, ya sea que se distribuyan vía memo o correo electrónico. El encabezado incluye el nombre de la organización, la fecha y lugar de la reunión, quién estuvo presente, y el líder de la reunión y la persona que toma el acta. También incluyen la hora en que comenzó la reunión y la hora en que terminó la reunión.
Las reuniones tienen una agenda que suele distribuirse antes de la reunión. Muchas veces, a las personas que toman actas para una reunión les gusta sacar la agenda de su programa de procesamiento de textos y tomar las actas justo en esa agenda para que sepan que están usando la redacción original de los temas, ya que se presentan al grupo.
Lo más importante, como se mencionó anteriormente, las minutas incluyen lo ocurrido durante la reunión, entre ellas quién presentó sobre temas principales y quién sacó y secundó votos, y qué decisiones se tomaron. Es importante no hacer de los minutos un “juego a juego” de conversaciones, y sobre todo no se empantanen en los detalles. Solo asegúrate de derribar los puntos principales. Si estalla una acalorada discusión, no pongas eso en el acta. Basta señalar que el tema fue discutido y anotar la resolución, en su caso, o si el tema fue presentado (es decir, se puso en suspenso para otro momento). Se quiere retratar positivamente a la organización, y por esa razón, evitar grabar riñas u otro comportamiento humano que sea normal, pero que no sea beneficioso para conservar en actas de reunión.
Más información sobre actas de reuniones.
Informes de Incidentes
Figura\(\PageIndex{6}\): Historia completa de PC Peach
Los reportes de incidentes son escritos por policías, personal de seguridad y cualquier persona que haya estado involucrada en un incidente o accidente. Como se puede ver en la historia de Policía/Policía Perro Melocotón, los reportes de incidentes (aquí en forma de declaración de testigo) a menudo son formas que uno llena. Aun así, es importante asegurar el formulario correcto y asegurarse de rellenar la información solicitada. Por lo general, hay una parte del formulario donde se le pide que cuente lo que sucedió, proporcione la narrativa del evento. Querrás verificar toda la información antes de comprometerla al reporte de incidentes, que es un documento legal. Es posible que tengas que buscar los nombres y títulos de las personas también involucradas. También desea asegurarse de que la fecha sea correcta y que los nombres de los equipos o los números de habitación sean correctos. No escribas lo que CREAS que pasó. Escribe dónde estabas y qué te pasó o qué viste. Explique qué pasó después del incidente, también. ¿Cómo lo manejaste? ¿Qué hiciste? Además, sé muy claro y evita cualquier lenguaje que pudiera no ser entendido por personas ajenas a tu campo.
En lugar de decir que alcanzaste las vendas pero eran “86" (jerga para “fuera de”), digamos que no había vendas en el botiquín de primeros auxilios. Se honesto. La información deshonesta puede poner en peligro tu trabajo o inhibir tu capacidad para recibir tratamiento médico o compensación por un incidente/accidente.
Usted no (y probablemente no debería) hacer juicios sobre quién tiene la culpa, y yo le aconsejaría que no admita que tuvo la culpa o hizo algo mal. Después de todo, ese juicio es mejor hecho por alguien que puede ver una imagen más grande que tú. En cambio, informar los hechos con la mayor claridad posible.
Si no hay formulario que llenar, entonces organice su narrativa cronológicamente. Use saltos de párrafo en puntos lógicos para facilitar la lectura de su informe. En los reportes de incidentes, porque tal vez una persona resultó herida o se dañó la propiedad, es muy importante asegurarse de que tu gramática y ortografía sean correctas. Como probablemente sepa, los problemas en la claridad del lenguaje pueden crear problemas legales que, de nuevo, podrían impedir su capacidad para recibir tratamiento médico o compensación por un incidente/accidente.
Más información sobre reportes de incidentes
Directivas
Figura\(\PageIndex{7}\)
Usted envía correos electrónicos y notas por una variedad de razones, generalmente para distribuir información. A veces, quieres que la gente sepa que mañana es el día de las donas, y así podrías enviar un breve correo electrónico como “¡Hola a todos! ¡Solo un recordatorio rápido de que mañana es el día de las donas!” Dicho correo electrónico es apropiado porque todos saben lo que significa el día de las donas: Joan en marketing traerá algunas donas ricas para compartir. Y probablemente esté bien ser tan informal porque tampoco es un evento oficial que requiera acción por las partes de los empleados. Pero, ¿y si mañana es la colecta anual de sangre? Ese evento puede requerir más explicación, sobre todo porque los nuevos empleados (contratados desde la última donación de sangre) pueden no estar al tanto del apoyo de larga data de la compañía al banco de sangre local. También puede ser agradable recordar a todos el impacto positivo que este evento tiene en la comunidad local y cómo Roger, de Cuentas, tiene una hija que tiene una afección de salud que frecuentemente requiere transfusiones de sangre (asumiendo que Roger está de acuerdo con compartir esa información personal). En más de una ocasión, el banco de sangre local ha podido proporcionar esa sangre porque el apoyo de la compañía ayuda a asegurarse de que tengan a mano los recursos que necesitan.
Dicho correo electrónico o memorando comenzaría primero con el anuncio de la donación de sangre de este año, un recordatorio para beber mucha agua y comer antes de donar, y luego nombrar la fecha, hora y lugar. Entonces el memo/correo electrónico podría pasar a parte de la historia de la donación de sangre en la empresa y presentar los hechos sobre el esfuerzo del año pasado, el número de participantes y pintas recolectadas. Y luego terminar con “Animo a todos los que puedan presentarse a apoyar la colecta de sangre”.
Este tipo común de email/memo es un email/memo informativo. Una directiva es un poco diferente, y tiene una organización un poco diferente. La directiva no es una pieza de información general sino, como deja claro su título, indicaciones que dirigen a los lectores a seguir un procedimiento o política en particular.
A diferencia del memo de información general, una directiva generalmente comienza con la justificación detrás de la directiva para que la gente sienta que es una solicitud razonable, y también para ayudar a la gente a recordarla. Luego termina declarando la política o procedimiento que se dirige a seguir a los lectores. Por ejemplo, digamos que por razones de seguridad, al personal de limpieza ya no se le permitirá el acceso a las oficinas de los empleados. En cambio, los empleados pondrán sus botes de basura afuera de sus oficinas los lunes, miércoles y viernes para que el personal de limpieza vacíe. Luego, los empleados volverán a poner sus botes de basura en sus oficinas a la mañana siguiente. Esta es una nueva práctica, por lo que se quiere emitir una directiva.
Primero, explicas la situación. No quieres dar demasiados detalles porque no quieres fomentar incidentes similares, y no quieres echar sospechas sobre ningún empleado en particular, pero sí quieres proporcionar suficientes detalles para que los empleados entiendan la justificación detrás de esta política. Podrías escribir que en las últimas dos semanas, algunos empleados han ingresado a sus oficinas por las mañanas para encontrar sus computadoras encendidas. Una investigación forense confirma que las computadoras fueron manipuladas. Como precaución extra, el personal de limpieza ya no tendrá acceso a las oficinas de los empleados. Este paso se da para ayudar a reducir quiénes podrían ser los responsables de estos incidentes. En este punto, no está claro si alguna información sensible fue robada, pero le avisará a los empleados tan pronto como cualquier información esté disponible. También podrías pedirles a todos que cambien sus contraseñas ahora para mayor seguridad y recuerden no dejar las contraseñas escritas y tiradas alrededor de sus computadoras.
Termina con la directiva: a partir de inmediato, se indica a los empleados que coloquen sus contenedores de basura fuera de las puertas de sus oficinas los lunes, miércoles y viernes a las 5 de la tarde. Los contenedores deben ser puestos de nuevo en las oficinas la siguiente mañana hábil. El personal de limpieza ya no entrará a tus oficinas para vaciar tu basura.
Entonces, eso es todo. Una directiva es diferente de una nota de información general en que implica una política o procedimiento, y generalmente comienza dando una explicación y terminando con la nueva política o procedimiento que se está implementando.
Respuesta a una Consulta
Nuestro tipo final de memo/correo electrónico es la respuesta a una consulta. La mayoría de los memos/correos electrónicos que envíe serán informativos o responderán a una consulta.
Respuesta a una consulta Los memos/correos electrónicos abordan una pregunta o una serie de preguntas, tal vez sobre una acción, un producto o una política. Quizás un cliente quiera saber por qué algo no funciona. Quizás tu supervisor quiera saber que su computadora aún no ha sido actualizada. Quizás el miembro de tu equipo quiera saber cuál es la política de dividir los días de vacaciones en medio días. Sea cual sea el caso, usted está respondiendo a una consulta.
Para comenzar tu respuesta, especialmente si estás respondiendo a un cliente, podrías agradecerle al escritor por comprar tu producto o por ser un cliente o cliente leal. Ten en cuenta que esta persona se tomó un tiempo de su día para escribirte, por lo que fue importante. Y la persona puede estar fuera de paciencia si la indagación está en relación con un mal funcionamiento. Si la indagación es de un colega, podrías comenzar con “Es agradable saber de ti”, u otra frase educada para ser tu respuesta.
A continuación, proporcione la respuesta a la pregunta. Si hay varias preguntas, y si están numeradas, numere sus respuestas de la misma manera para mayor claridad. Por ejemplo, si la pregunta 3 es “Las instrucciones dicen poner la pestaña A en la ranura B, pero solo puedo ver la pestaña A y la ranura C”, entonces podrías responder, “3. Por favor dale la vuelta a la muñeca de papel. La ranura B está en el lado opuesto a la ranura C.” Además, si hay un sitio web que proporcione información que considere que podría ser útil, mencione el sitio web y proporcione el enlace. Asegúrese de verificar el enlace para asegurarse de que sea correcto.
Si no puede responder a la pregunta, ya sea porque no conoce las respuestas o porque no se le permite divulgar la información solicitada (tal vez sea un secreto de empresa, o de propiedad), hágale saber al lector. Cierre el correo electrónico/memo con una oferta para ayudar con otras solicitudes o responder más preguntas.
Por favor, ten en cuenta que si es tu trabajo responder preguntas sobre el tema de x, entonces no se ve bien si dices “No sé la respuesta a esa pregunta sobre el tema de x”, y termina el correo electrónico/memo. Tal respuesta amargará a un cliente en tu marca muy rápidamente. Apenas ayer, escuché una historia de una persona a la que todas las respuestas a las consultas fueron atendidas con “no sé”. Ciertamente es más fácil hacer negocios de esa manera, y es un ahorro de tiempo real tener solo una respuesta estándar. Pero cuando no respondes a las preguntas de la gente, recurren a otras personas. Y rápidamente aprenden que la persona sin respuestas realmente no está cumpliendo ningún propósito en la oficina. La persona antes mencionada perdió su trabajo justo antes de Navidad. La moraleja de esta historia es que si es tu trabajo responder preguntas sobre el tema de x, entonces deberías encontrar la respuesta. Pídele a un compañero o supervisor que te asista. Y si es trabajo de otra persona responder la pregunta sobre el tema de x, en privado (en persona, por teléfono, o en un correo separado) pregúntale a esa persona si está bien si le reenvías la pregunta. No quieres simplemente expulsar automáticamente tus correos electrónicos a otras personas, tales acciones también pueden costarte tu trabajo. Por último, si no es tu trabajo responder a la pregunta sobre el tema de x, y tienes permiso para reenviar la consulta a la persona cuyo trabajo es, entonces pregúntale a la persona que realiza la consulta si está bien si reenvías su correspondencia a la persona correcta. Entonces, si tienes permiso, hazlo. Nunca está bien simplemente reenviar el correo electrónico sin permiso.
Por último, siempre sé cortés y practica la actitud “tú”. Piense en lo que se debe sentir al necesitar información y tal vez sentirse frustrado. Es cierto, podrías estar frustrado, también, ante las preguntas que sientes que son tontas o repetitivas, pero aún así. Tener empatía, ser educado y ofrecer asistencia con otras preguntas o solicitudes.