4.8: Gráficos

Objetivos de aprendizaje

Al finalizar este capítulo, los lectores podrán:

1. Explicar y aplicar los diversos usos de la gráfica en los documentos técnicos.
2. Crear y formatear gráficos apropiados para documentos técnicos.

Gráficos

Una de las cosas buenas de los cursos de escritura técnica es que la mayoría de los trabajos tienen gráficos en ellos, o al menos deberían hacerlo. Mucha escritura profesional y técnica contiene gráficos: dibujos, diagramas, fotografías, ilustraciones de todo tipo, tablas, gráficos circulares, gráficos de barras, gráficos de líneas, diagramas de flujo, etc. Una vez que aprendas a poner gráficos como estos en tu escritura, debes considerarte obligado a usar gráficos siempre que la situación los requiera naturalmente.

A diferencia de lo que podría temer, producir gráficos no es una tarea tan terrible, de hecho, es divertido. No tienes que ser un artista gráfico profesional o un dibujante técnico para que los gráficos entren en tu escritura técnica. Internet ha avanzado inmensamente nuestras fuentes de gráficos. Y, si todavía estás viviendo la década de 1970, puedes producir gráficos de aspecto profesional con cinta, tijeras, blanco-out y una fotocopiadora decente.

Visión general

Antes de entrar en detalles sobre la creación, el formato y la incorporación de gráficos, considere los tipos y sus funciones. Puedes usar gráficos para representar los siguientes elementos en tu escritura técnica:

• Objetos: si está describiendo un sistema de inyección de combustible, probablemente necesitará un dibujo o diagrama de la cosa. Si estás explicando cómo injertar un árbol frutal, necesitarás algunas ilustraciones de cómo se realiza esa tarea. Fotografías, dibujos, diagramas y esquemas son los tipos de gráficos que muestran objetos.
• Números—Si estás discutiendo el aumento del costo de la vivienda en Austin, podrías usar una tabla con las columnas marcando periodos de cinco años desde 1970; las filas podrían ser para diferentes tipos de viviendas. Podría mostrar los mismos datos en forma de gráficos de barras, gráficos circulares o gráficos de líneas. Tablas, gráficos de barras, gráficos circulares y gráficos de líneas son algunas de las principales formas de mostrar datos numéricos.
• Conceptos: si quieres mostrar cómo está organizada tu empresa, las relaciones de los diferentes departamentos y funcionarios, podrías establecer un organigrama: cajas y círculos conectados con líneas que muestren cómo todo está jerárquicamente organizado y relacionado. Un gráfico conceptual muestra cosas no físicas, conceptuales y sus relaciones. En la figura de la derecha, vea cómo Apple Computer ilustró la diferencia entre los procesadores de 32 bits y los procesadores de 64 bits (en estos días, estos se llaman infografías).

• Palabras: y finalmente se utilizan gráficos para representar palabras. Probablemente hayas notado cómo los libros de texto ponen definiciones clave en una caja, tal vez con un color diferente. Lo mismo se puede hacer con puntos clave o ejemplos extendidos. No es la forma gráfica más sexy, pero aún califica, y es bueno tenerla en cuenta como una técnica útil.

Dibujos, Diagramas, Fotos

Para representar objetos, lugares, personas y relaciones entre ellos, puede usar fotos, dibujos, diagramas y esquemas.

Usos de Ilustraciones y Fotos

En el ámbito de las ilustraciones y fotografías, los tipos van desde el mínimo detalle hasta el máximo. Un simple dibujo lineal de cómo injertar un árbol frutal reduce el detalle a líneas simples que representan las manos, las herramientas, el caldo de injerto y el injerto. Los diagramas son una vista más abstracta y esquemática de las cosas, por ejemplo, un diagrama de cableado de un radio reloj; apenas se parece en absoluto a lo físico real. Y por supuesto las fotografías brindan el mayor detalle de todos. Estos gráficos, que suministran gradaciones de detalle como lo hacen, tienen sus diferentes usos. Aquí hay algunos ejemplos:

• En las instrucciones, los dibujos simples (a menudo llamados dibujos lineales) son los más comunes. Simplifican la situación y los objetos para que el lector pueda centrarse en los detalles clave. En los ejemplos a continuación, puede ver una fotografía completamente detallada y un diagrama simplificado y etiquetado. ¿Cuál preferirías?

• En las descripciones, querría usar dibujos, pero en este caso dibujos con más detalle, como sombreado y perspectivas de profundidad.
• En los informes de factibilidad, recomendación y evaluación, a menudo se utilizan fotografías. Por ejemplo, si está recomendando una fotocopiadora, es posible que desee incluir fotos de los principales contendientes.

Requisitos de formato

Cuando usas una ilustración en un reporte, hay varios requisitos a tener en cuenta (la mayoría de estos se muestran en esta ilustración):

Para obtener una versión accesible de la ilustración anterior, haga clic aquí: Requisitos de formato

• Etiquetas: casi cualquier ilustración debe contener etiquetas, palabras y frases, con punteros a las partes de las cosas que se representan.
• Claves: si la ilustración tiene ciertos matices, colores, estilos de línea u otros detalles que tienen un significado especial en la ilustración, estos deben indicarse en una clave, un área en una esquina no utilizada de la ilustración que descifra su significado.
• Títulos—Excepto en casos especiales, las ilustraciones deben tener títulos, y estos títulos deben estar numerados (Figura 1, Figura 2, etc.). Las excepciones son estas: si tienes muchas ilustraciones (por ejemplo, en ciertas instrucciones, hay ilustraciones prácticamente después de cada párrafo) y si no hay beneficio de los títulos; si solo tienes una o dos ilustraciones y no son cruzadas; y/o si no cruzas- haga referencia a sus ilustraciones. En algunos de estos casos, es posible que desee quedarse con el título pero descartar la palabra “Figura” y el número que le sigue.
• Referencias cruzadas: casi todas las ilustraciones deben ser referidas desde el punto relevante de la discusión. Y, haga más que simplemente lanzar un “(Ver Figura 2)”; discuta un poco la ilustración, enfocar la atención de los lectores en los detalles clave de la ilustración.
• Ubicación dentro del informe: lo ideal es colocar ilustraciones justo después del punto en el que se necesitan. Sin embargo, a veces debido a la paginación (la forma en que el texto cae sobre las páginas) y el tamaño de las ilustraciones, esta colocación cercana no es posible. No hay problema, solo pon la ilustración en la parte superior de la página siguiente; para eso es para lo que sirve el sistema de numeración de figuras.
• Tamaño de las ilustraciones: de nuevo, lo ideal es que las ilustraciones estén entre la mitad y la cuarta parte del tamaño vertical de la página. Quieres que encajen en la página con otro texto. De hecho, eso es lo que realmente quieres: intercalar texto y gráficos en un informe. ¡Lo que no quieres es añadir la ilustración al dorso del informe! Cuando tengas una ilustración grande, usa tu software o una fotocopiadora para reducirla.
• Colocación dentro de los márgenes: asegúrese de que sus ilustraciones se ajusten perfectamente y cómodamente dentro de los márgenes estándar. No quieres que la ilustración se derrame en los márgenes derecho o izquierdo. Desea permitir el equivalente de al menos una línea en blanco por encima y por debajo de la ilustración.
• Nivel de detalle técnico y, obviamente, quieres que las ilustraciones estén en el nivel técnico adecuado para tus lectores. ¡Sin diagramas de circuitos de chip para principiantes en computadoras!

Producir ilustraciones

Ahora, para la pregunta que todos estamos esperando preguntar: ¿cómo crear gráficos? Existen varias opciones: escaneo, fotocopiado, uso de gráficos por computadora y dibujo a mano. En todos estos métodos de producción, no olvides que debes indicar la fuente del gráfico prestado.

• Escanear es la mejor manera de introducir gráficos en sus archivos de documentos. Los escáneres son bastante asequibles ahora, especialmente aquellos que incluyen capacidades de impresión y envío de fax. Las universidades y colegios suelen poner escáneres a disposición de estudiantes y profesores. Las imprentas escanearán por una tarifa. Usted copia sus gráficos en archivos de formato gráfico (como .jpg o .png) y luego los copia en sus archivos de documentos.

Nota: Al escanear un gráfico, recorte el título (subtítulo) y otro material del original. Reemplaza este material con palabras propias.

• La fotocopia solía ser el método. Fotocopiaste gráficos de fuentes impresas, los recortaste, dejabas espacio para ellos mientras escribías texto (sí, con una máquina de escribir), grababas las fotocopias y fotocopiabas todo el documento. Bien hecho, el resultado podría parecer casi profesional.
• Usando gráficos por computadora Con un poco de práctica, puedes crear gráficos como los que se muestran en la figura aquí en OpenOffice Writer o Microsoft Word (y por supuesto GIMP e Illustrator). Con un dibujo gráfico por computadora como el mecanismo de bloqueo de teclas a la derecha, estás al borde de lo que OpenOffice Writer o Microsoft Word pueden hacer.
• El dibujo a mano puede no estar tan fuera de discusión como podría pensar. Tome una hoja de papel en blanco y comience a dibujar ligeramente con un lápiz de plomo suave. Sigue trabajando hasta que tengas el dibujo de la manera que más te guste. Luego usa un marcador negro para entintar las líneas que quieras y borra las marcas de lápiz extraviadas. Ahora, escanee este dibujo y siga el método descrito anteriormente.

Documentar Gráficos: Indicación de Fuentes

Como se mencionó anteriormente, es perfectamente legal tomar prestados gráficos, para rastrear, fotocopiar, escanear o extraer subconjuntos de datos de ellos. Pero estás obligado a citar tus fuentes para gráficos tal como lo eres para las palabras que pides prestadas. Normalmente, esto se hace en el título de la figura de los gráficos.

Lineamientos para Gráficos: Una Revisión

En las secciones anteriores se señalan una serie de lineamientos comunes que deben ser enunciados todos en un solo lugar. ¡Estos son importantes!

• Usa gráficos siempre que normalmente sean necesarios, ¡no te metas porque parece que hay demasiados problemas! Pero al mismo tiempo, no se obsesione por crear gráficos perfectos (los escaneos y las fotocopias funcionan bien para nuestros propósitos siempre y cuando cite su fuente). Este curso es un curso de escritura, no un curso de artes gráficas.
• Siempre discuta los gráficos en texto cercano que precede al gráfico. No se limite a tirar un gráfico por ahí sin explicación. Orientar a los lectores a la gráfica; explicar su significado básico.
• Si un determinado gráfico es difícil de producir, discuta el problema con tu instructor (es posible que puedas dejar un espacio en blanco con una nota descriptiva en el medio).
• Asegúrate de que tus gráficos sean apropiados para tu audiencia, tema y propósito; no descartes a los principiantes con gráficos avanzados y altamente técnicos que no puedan entender.
• Intersperar gráficos y texto en la misma página. No pongas gráficos en las páginas por sí mismos; no los adjuntes al final de los documentos.
• Utilice títulos de figuras para gráficos (ver las excepciones a esta regla en la anterior).
• Indica la fuente de cualquier gráfico que hayas tomado prestado, esto incluye tablas, ilustraciones, tablas y gráficas. Siempre que pides prestado un gráfico de alguna otra fuente, documente ese hecho en el título de la figura.
• Incluya detalles de identificación como etiquetas de ilustración, etiquetas de eje, claves, etc. Para etiquetas, use cuadros de texto y apague los bordes.
• Asegúrese de que los gráficos se ajusten dentro de los márgenes normales; si no lo hacen, amplíe o reduzca las copias. Deje al menos una línea en blanco por encima y por debajo de los gráficos.
• Esta pauta es para gente que todavía opera en la década de 1970. Cuando grabe gráficos en su informe, fotocopie su informe completo, no solo las páginas en las que aparecen las cintas. Entregue todo el documento fotocopiado, no el original y no una mezcla de páginas originales y fotocopiadas. No agregue manualmente color u otro detalle en las páginas de la copia final que pretende enviar, es decir, no dibujar en la copia final. Cualquier detalle como estos debe agregarse antes de fotocopiar. Si debes tener color, usa equipo de fotocopiado a color.
• Colocar los gráficos tan cerca del punto en el texto donde sean relevantes como sea razonable. Sin embargo, si un gráfico no encaja correctamente en una página, póngalo en la parte superior de la siguiente, y continúe con texto regular en la página anterior. No dejes media página en blanco solo para mantener un gráfico cerca del texto al que está asociado.
• Referencia cruzada de todos los gráficos del texto apropiado. En la referencia cruzada, dar el número de la figura (si se usa uno), indicar el tema de la gráfica, y proporcionar la información explicativa según sea necesario