2.2: Comunicarse con precisión
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Hasta el momento hemos discutido la importancia de escribir pensando en el lector; de darle el tono adecuado a su audiencia, mensaje y propósito; de escribir constructivamente; y de escribir persuasivamente. Ahora pasamos a la escritura real misma. Dos características clave de la comunicación técnica profesional son que es precisa y concisa. Esta precisión y concisión deben ser evidentes en todos los niveles, desde el documento general, hasta el párrafo, la estructura de la oración, la elección de la palabra, e incluso la puntuación. Cada palabra o frase debe tener un propósito distinto y útil. Si no lo hace, córtelo o revise.
Las 7 Cs de la Escritura Profesional
Las 7 C son simplemente siete palabras que comienzan con C que caracterizan un fuerte estilo profesional. Aplicar las 7 C's de comunicación profesional resultará en una escritura que sea
- Claro
- Coherente
- Conciso
- Concreto
- Corregir
- Completar
- Cortés.
La escritura CLARA implica saber lo que quieres decir antes de decirlo porque muchas veces la falta de claridad proviene de un pensamiento poco claro o una mala planificación; esto, desafortunadamente, lleva a lectores confusos o molestos. La escritura clara transmite el propósito del documento inmediatamente al lector; relaciona el vocabulario con el público, evitando la jerga y el lenguaje técnico u oscuro innecesario a la vez que es preciso. Al aclarar tus ideas, asegúrate de que cada oración transmita una idea, y que cada párrafo desarrolle a fondo un concepto unificado.
La escritura COHERENTE asegura que el lector pueda seguir fácilmente tus ideas y tu tren de pensamiento. Una idea debe conducir lógicamente a la siguiente mediante el uso de palabras y frases transicionales, marcadores estructurales, repetición planificada, oraciones con temas claros, encabezados claros y listas efectivas y paralelas. Escribir que carece de coherencia a menudo suena “entrecortado” y las ideas parecen desconectadas o incompletas. Conectar ideas de manera coherente es como construir puentes entre islas de pensamiento para que el lector pueda pasar fácilmente de una idea a otra.
La escritura concisa utiliza la menor cantidad de palabras posibles para transmitir el mayor significado sin dejar de mantener la claridad. Evitar relleno innecesario, fraseo incómodo, uso excesivo de formas de “ser” (is, are, was, were, am, be, being), cadenas largas de preposición, vaguedad, repetición innecesaria y redundancia. Usa verbos activos siempre que sea posible y tómate el tiempo para elegir una sola palabra en lugar de una frase larga o expresión cliché. Piense en su recuento de palabras como un presupuesto; sea rentable asegurándose de que cada palabra que elija funcione de manera efectiva para usted. ¡Corta una palabra, ahorra un dólar! Como afirma William Zinsser, “el secreto de la buena escritura es despojar cada oración a sus componentes más limpios”. [1]
La escritura CONCRETA implica usar un lenguaje específico y preciso para pintar un cuadro para tus lectores para que puedan entender más fácilmente tus ideas. Si tienes que explicar un concepto o idea abstracta, intenta usar ejemplos, analogías y lenguaje preciso para ilustrarlo. Utilice descriptores medibles siempre que sea posible; evite términos vagos como “grande” o “bueno”. Intenta que tus lectores “vean” tus ideas usando términos y descripciones específicos.
La escritura CORRECTA usa puntuación estándar en inglés, estructura de oraciones, uso y gramática. Ser correcto también significa proporcionar información precisa, así como usar el tipo de documento y formulario adecuados para la tarea.
La redacción COMPLETA incluye toda la información solicitada y responde a todas las preguntas relevantes. Cuanto más concreto y específico seas, más probable es que tu documento también esté completo. Revise su lista de verificación de especificaciones antes de enviar su documento a su lector previsto.
La escritura cortés implica diseñar un documento fácil de leer y fácil de leer; usar lenguaje con tacto y modos apropiados de dirigirse a la audiencia; y evitar terminología, uso y tono potencialmente ofensivos. Como hemos comentado en una sección temprana, sin cortesía no puede ser constructivo.
En algunos casos, algunos de estos podrían entrar en conflicto: ¿y si ser demasiado conciso da como resultado un tono que suena conciso, o una idea que parece incompleta? La Figura 2.2.1 ilustra un método para juntar todas las 7C.
Ser conscientes de las compensaciones, y siempre dar prioridad a ser claros: la escritura que carece de claridad no puede ser entendida y por lo tanto no puede lograr su propósito. Escribir que se adhiera a las 7 C's ayuda a establecer tu credibilidad como profesional técnico.
Ejercicio\(\PageIndex{1}\): Revise for clarity
¿Recuerdas el “memorándum confuso” del bibliotecario de los Estudios de Caso en el Capítulo 1.4? Intenta revisarla para que se adhiera a las 7 Cs; hazla clara, coherente, concreta y concisa, a la vez que sea completa, cortés y correcta.
MEMO
Cuando las cargas de trabajo aumenten a un nivel que requiera horas superiores a la asignación de servicio regular de un empleado, y cuando se estima que dicho trabajo requiere un turno completo de ocho (8) horas o más en dos (2) o más días consecutivos, aunque intervengan días no programados, el período de servicio de un empleado se alterará de manera que para incluir las horas en que dicho trabajo deba realizarse, a menos que se produzca un impacto adverso por la ausencia de dicho empleado de su asignación previamente programada.
Variedad y Longitud de la Sentencia
Si bien la variedad hace que la escritura sea interesante, demasiado de ella también puede reducir la claridad y la precisión. La escritura técnica tiende a utilizar estructuras de oraciones simples con más frecuencia que los otros tipos. Dicho esto, simple no significa necesariamente “simplista”, corto, o carente de densidad. Recuerda que en términos gramaticales, simple solo significa que tiene una cláusula principal (un sujeto y un predicado). Aún se puede transmitir bastante información concreta en una frase sencilla.
La otra consideración para la escritura precisa es la longitud. Tus oraciones deben variar en longitud del mismo modo que pueden variar en tipo. No obstante, se quiere evitar tener demasiadas oraciones largas porque tardan más en leerse y suelen ser más complejas. Eso es apropiado en la escritura académica pero menos en la redacción técnica. El objetivo es apuntar a un promedio de alrededor de 20 a 30 palabras por oración. Reserve las oraciones cortas para los puntos principales y use oraciones más largas para los puntos de apoyo que aclaren o expliquen las relaciones de causa y efecto. Si sientes que la oración es demasiado larga, divídala en dos oraciones. No quieres que tu lector tenga que leer una frase dos veces para entenderla. Si haces oraciones compuestas o complejas, asegúrate de utilizar estrategias de coordinación o subordinación adecuadas para que la relación entre cláusulas quede perfectamente clara. Consulte el Apéndice E para revisar información específica sobre estructuras de oraciones simples, compuestas y complejas.
Redacción precisa
La escritura técnica es escritura precisa. Los términos vagos, excesivamente generales, hiperbólicos o subjetivos/ambiguos simplemente no son apropiados en este género. No se quiere elegir palabras y fraseo que puedan interpretarse de más de una manera. Por ejemplo, si le pides a alguien que defina lo que hace a un “buen perro”, podrías obtener respuestas como “obediente, eficaz cazador/recuperador, bien portado, cariñoso, leal, terapéutico, tonto” y “¡todos los perros son buenos!” Elija palabras que transmitan de manera más precisa, concisa y precisa la idea que desea transmitir. A continuación se presentan algunas pautas y ejemplos a seguir para usar una redacción precisa.
1. Reemplazar los sustantivos abstractos con verbos.
Los verbos, más que los sustantivos, ayudan a transmitir las ideas de manera concisa, así que cuando sea posible, evitar usar sustantivos derivados de verbos. A menudo estos sustantivos abstractos terminan en — ción y — ment. Ver ejemplos en la siguiente tabla.
| Abstracto Nombre | Verbo |
|---|---|
| adquisición | adquirir |
| análisis | analizar |
| recomendación | recomendar |
| observación | observar |
| aplicación | aplicar |
| confirmación | confirmar |
| desarrollo | desarrollar |
| capacidad | capaz, puede |
| evaluación | evaluar |
2. Prefiere palabras cortas a palabras y frases largas.
El objetivo es comunicarse directa y claramente así que use palabras cortas y directas siempre que sea posible. En otras palabras, no uses palabras o frases largas cuando las cortas lo hagan. Escribe para expresar, no impresionar.
| Largo | Corto |
|---|---|
| ser conocedor; ser conocedor de | consciente, saber |
| comienzo; comienzo | comenzar, comenzar |
| utilizar; utilización | uso (v), uso (n) |
| preguntar; hacer una consulta | preguntar |
| finalizar; finalizar | completo, final |
| brindar la oportunidad de | permitir, permitir |
| en este punto en el tiempo | ahora, actualmente |
| debido al hecho de que | porque, debido a |
| tiene la capacidad de | puede |
3. Evita los clichés.
Los clichés son expresiones que probablemente hayas escuchado y usado cientos de veces. Son expresiones sobreutilizadas que en gran medida han perdido su significado e impacto.
| Clichés | Alternativas |
|---|---|
| tan sencillo como el día | claro, obvio, claro |
| figura de ballpark | sobre, aproximadamente |
| pocos y distantes | raro, poco frecuente |
| no hace falta decir | por supuesto, obviamente |
| por último pero no menos importante | finalmente, por último |
| en lo que a ___ se refiere | ? |
4. Evite las construcciones desordenadas.
Esta categoría incluye redundancias, repeticiones y construcciones de “hay/hay” y “es”.
| combinar/unir | llenar completamente | unir como uno |
| terminar completamente | referir/devolver/revertir bac k a | enfatizar/estresar fuertemente |
| examinar (de cerca) | interrumpir repentinamente | mejor/mejorar aún más |
| eventualmente evolucionar con el tiempo | prohibir estrictamente | rely/depende en gran medida |
| planificar con anticipación | condenar duramente | protesta contra |
| completamente envolvente en todos los lados | estimación/aproximado aproximadamente | reunir/ensamblar juntos |
| claramente articular | considerar cuidadosamente | demostrar con éxito |
| plan futuro | mutuo acuerdo | años de edad |
| en realidad | beneficios positivos | resultado final/producto |
5. Use una redacción precisa.
A veces esto requiere más palabras en lugar de menos, así que no sacrifiques la claridad por la concisión. Asegúrate de que tus palabras transmitan el significado que pretendes. Evita usar palabras que tengan varios significados posibles; no dejes espacio para ambigüedades o interpretaciones alternas de tus ideas. Ten en cuenta que los lectores de la escritura técnica tienden a elegir significados literales, así que evita el lenguaje figurativo que pueda resultar confuso (por ejemplo, usar la palabra “decente” para describir algo que te guste o creas que es bueno). Separe los hechos de las opiniones usando frases como “recomendamos”, “creemos” o “en nuestra opinión”. Use terminología consistente en lugar de buscar sinónimos que puedan ser menos precisos.
Calificar declaraciones que necesiten calificación, especialmente si existe la posibilidad de mala interpretación. No exagerar mediante el uso de absolutos e intensificadores. Evite el uso excesivo de intensificadores como “extremadamente”, y evite absolutos como “nunca, siempre, todos, ninguno” ya que estos casi nunca son precisos. Recuerda la advertencia de Obiwan Kenobi:
“Sólo un Sith se ocupa de absolutos”. [3]
Tendemos a abusar de calificadores e intensificadores, así que a continuación hay algunos que debes tener en cuenta y considerar si los estás usando de manera efectiva.
| absolutamente | en realidad | con seguridad | sin duda | claramente | completamente |
| considerablemente | definitivamente | efectivamente | extremadamente | fundamentalmente | drásticamente |
| altamente | de hecho | increíblemente | inevitablemente | de hecho | curiosamente |
| marcadamente | naturalmente | por supuesto | particularmente | significativamente | seguramente |
| totalmente | completamente | muy | realmente | notablemente | tremendamente |
| al parecer | posiblemente | básicamente | esencialmente | generalmente | ojalá |
| en efecto | en general | tipo de | en general | tal vez | bastante |
| más bien | relativamente | aparentemente | algo | tipo de | virtualmente |
Para obtener una lista completa de palabras y frases que deben usarse con precaución, consulte “Wordiness, Wordiness List” de Kim Blank. [4]
6. Prefiero la voz activa.
La voz activa enfatiza a la persona/cosa que hace la acción en una oración. Por ejemplo, El jardinero lanza el balón. El sujeto, “jardinero” realiza activamente la acción del verbo “lanzar”. La voz pasiva enfatiza al receptor de la acción. En otras palabras, alguien le está haciendo algo: La pelota fue lanzada (por el jardinero). Las construcciones pasivas son generalmente más peinadas y a menudo dejan fuera a la persona/cosa que hace la acción.
| Activo | Pasivo |
|---|---|
| S →V →O | S →V |
| Asunto → hace activamente la acción del verbo → al objeto de la oración | Asunto ← recibe pasivamente la acción del verbo ← del objeto |
| Tema → actos → sobre objeto | Asunto ← es actuado ← por el objeto |
Si bien la voz pasiva tiene un lugar, particularmente si quieres enfatizar al receptor de una acción como sujeto de la oración, o la acción misma, o quieres evitar usar en primera persona, su uso excesivo da como resultado una escritura que es vergonzosa, vaga y tapada. Cuando sea posible, usa la voz activa para transmitir quién o qué realiza la acción del verbo.
La escritura precisa encapsula muchas de las 7 C; es clara, concisa, concreta y correcta. Pero también es preciso y activo. Para escribir con precisión y aplicar las 7 C's, es importante mirar críticamente tus oraciones, quizás de una manera que quizás no lo hayas hecho antes. Es necesario considerar el diseño de esas oraciones, desde las palabras hasta las frases hasta las cláusulas, para asegurarse de que está comunicando su mensaje de manera efectiva.
Descripciones de las imágenes
Figura 2.2.1 Descripción de la imagen:
Una lista prioritaria de las 7 Cs.
- Claro: ¡Planifica con anticipación! Conoce tu propósito y transmite tus ideas de manera unificada.
- Coherente: Organiza tus pensamientos en una progresión lógica y estructurada.
- Conciso: Presupueste sus palabras sabiamente; asegúrese de que su escritura contenga solo lo necesario.
- Concreto: Usar lenguaje específico y preciso, usar descriptores medibles y evitar el lenguaje vago.
- Correcto: Adherirse a la gramática adecuada, la puntuación y la estructura del documento.
- Completar: Dar toda la información importante y responder todas las preguntas relevantes.
- Cortés: Formato para que el documento sea fácil de leer. Utilizar un lenguaje apropiado y con tacto.
- W. Zinsser, “Simplicidad”, [En línea]. Disponible en: [1]http://www.geo.umass.edu/faculty/wclement/Writing/zinsser.html
- Figura 2.2.1 creada por Alyssa Zicari y Jenna Hildemann; utilizada con permiso
- Star Wars: Episodio III - La venganza de los Sith (2005). [Película]. Dirigida por G. Lucas
- K. G. Blank, “Wordiness list”, Departamento de Inglés, Universidad de Victoria [En línea]. Disponible en: [2]http://web.uvic.ca/~gkblank/wordiness.html