3.2: Encabezados

Los encabezados son características estándar de los documentos técnicos que cumplen varias funciones importantes:

• Proporcionar una visión general organizacional del documento
• Mostrar el desarrollo lógico de las ideas
• Mostrar relación jerárquica de ideas (encabezamientos, sub-encabezamientos)
• Permitir que el lector escanee y lea selectivamente
• Incrementar la legibilidad del documento proporcionando descansos y espacios en blanco.

Los encabezados efectivos utilizan un lenguaje concreto y descriptivo para decirle al lector qué esperar del contenido de cada sección. Evite los encabezados de “función” al escribir informes técnicos. Los encabezados de funciones se utilizan en documentos que tienen estructuras consistentes, como informes de laboratorio de ciencias, cuando cada sección debe cumplir una función en particular. Por ejemplo,

1. Introducción
2. Materiales
3. Procedimiento y Metodología
4. Datos/Resultados
5. Discusión/Conclusiones
6. Referencias

Los informes técnicos no suelen ser tan estrictamente organizados ni predecibles. Los lectores encontrarán mucho más útil si los encabezados describen concretamente el contenido de cada sección en lugar de la función.

Obsérvese las diferencias en las dos Tablas de Contenidos de la Figura 3.2.1, cada una generada automáticamente a partir de encabezamientos dentro de sus respectivos documentos. ¿Cuál da una idea clara del contenido del informe?

Figura 3.2.1 Encabezados basados en funciones vs descriptivos. [Descripción de la imagen]

Principios generales para el diseño de encabezados

Al diseñar los encabezados en su documento, tenga en cuenta estos principios generales:

• Relación jerárquica de las ideas: utilizar el tamaño de fuente, la audacia, la tipografía y el color para indicar la importancia relativa de las ideas y cómo se interconectan. En general, los encabezamientos de primer nivel son más grandes y audaces que los encabezados de segundo nivel y posteriores.
• Consistencia: si usa encabezados, cada sección debe tener un encabezado. Asegúrate de que tus encabezados en cada nivel sean consistentes en diseño (fuente, tamaño, color, sangría, etc.) Utilice la función ESTILOS en Word para ayudar a diseñar y mantener encabezados efectivos y consistentes en todo su documento. Utilice también fraseo consistente y paralelo.
• Legibilidad: dejar espacio pasivo por encima y por debajo de los encabezamientos. Siempre debe haber un poco más de espacio por encima del encabezamiento que por debajo de él. Como pauta general, use 2-4 encabezados por página en reportes cortos. Evite el uso excesivo de encabezados.
• Especificidad: utilizar encabezamientos descriptivos que informen al lector del contenido de cada sección. Evite encabezados vagos y evite usar demasiados encabezados. Los encabezados pueden usar un sistema numérico, si hay muchas subsecciones. De acuerdo con la Guía del Informe de Término de Trabajo de Ingeniería (pdf), los encabezamientos pueden ser numerados usando solamente números arábigos, no números romanos o letras

RESUMEN: Reglas de HACER y NO HACER al diseñar encabezados

Hagan lo siguiente:

• Usa una fuente sans serif para tus encabezados
• Usar encabezados descriptivos (en lugar de funcionales)
• Asegúrese de que haya un poco más de espacio en blanco encima de un encabezado que debajo de él
• Un encabezado debe tener un bloque de texto debajo
• Utilice la función Estilos en MS Word para crear sus encabezados (vea este útil video sobre “Cómo crear y personalizar encabezados” usando Estilos

NO hagas lo siguiente:

• No “apilar” encabezados. Evite apilar un encabezado directamente debajo de otro. Un encabezado es como un título de capítulo; debe tener por lo menos una frase de información debajo de él. Los encabezados apilados pueden indicar una organización ineficiente de la información.
• No abusar de los encabezamientos. Tenga en cuenta que cada oración no requiere su propio encabezamiento, ni cada párrafo. Idealmente, un encabezado debe tener al menos uno, a menudo varios, párrafos de texto debajo de él. Un encabezamiento define una SECCIÓN del documento. El uso excesivo de encabezamientos indica una organización ineficiente de ideas que necesita revisión. Como pauta general, apunte a aproximadamente 2-4 encabezados y sub-encabezamientos por página.

• No use un encabezado para introducir una tabla, figura o lista. Debes tener texto debajo de un encabezado que introduzca y explique la figura o tabla. Una lista requiere una frase inicial para explicar de qué se trata esta lista.

• Evite crear “encabezados solitarios” en cualquier nivel de su documento. En el siguiente ejemplo, hay 2 encabezamientos de primer nivel, 2 encabezados de segundo nivel y 2 encabezados de tercer nivel. Tener un solo encabezado en un nivel es como tener solo un ítem en una lista. Intenta evitarlo.

• Evite crear “viudas y huérfanos” dejando un encabezado en la parte inferior de la página sin texto corporal debajo de él. Inserte un salto de página duro antes de tu encabezado para evitar esto.
• No se refiera a un encabezado como “esto” en el texto del cuerpo debajo de él. Comienza tu oración como si el encabezamiento no estuviera ahí. Nunca inicies una nueva sección con un pronombre que remite a una idea anterior.
• Evita diseñar manualmente tus encabezados, a menos que no quieras que aparezcan en tu Tabla de Contenidos.

Los ejemplos a continuación ilustran el uso de tamaños de encabezado y tipos de fuentes, con encabezados numerados y sin ellos, para mostrar la relación de ideas dentro del informe. Los encabezados se crearon usando la opción Estilos en Word.

Encabezados de Nivel Uno Los encabezados de primer nivel deben ser los más grandes, y deben estar en negrilla. Podría considerar usar TODAS LAS CAPS, pero evite esto si los encabezados están a lo largo. Encabezados de Nivel Dos Los encabezados de segundo nivel deben ser ligeramente más pequeños o de alguna manera distinguirse de los encabezados de primer nivel. Podría considerar sangrar el encabezado y alinear los bloques de texto subsiguientes. Encabezados de Nivel Tres Encabezados de tercer nivel, si los usa, deben distinguirse aún más por su tamaño más pequeño, cursiva y/o sangría. Y así sucesivamente...

El uso de la función Estilos en Word, en lugar de simplemente hacer que el texto sea más grande o negrita manualmente, le ofrece ventajas. Por ejemplo, el algoritmo creado usando Estilos le permite

• Crear y tabla automática de contenidos a partir de tus encabezados y subencabezados
• Crear marcadores en un documento.pdf
• Usar el panel de navegación de Word
• Utilice la función de “esquema” de Words al redactar su documento
• Habilite el software de lectura de pantalla para identificar tu jerarquía de encabezados

Habilitar el software de lectura de pantalla ayuda a que sus documentos sean más accesibles. ¡Crear una tabla de contenido automática te ahorrará mucho tiempo! Además, el TOC se actualizará automáticamente a medida que revise su documento y agregue secciones, lo que ayudará cuando esté colaborando con otros escritores. Del mismo modo, también puede crear una Tabla de Figuras automática si utiliza la función Subtítulo. Aprender a usar la herramienta de formato Estilos hará que tu informe sea mucho más fácil y te permitirá combinar secciones escritas por diferentes miembros del equipo de manera fácil y efectiva. Utilice los tutoriales en Word, o busque videos tutoriales en línea actuales que muestren cómo usar estas herramientas.

Si eliges numerar tus encabezados, nuestra Guía de estilo te recomienda usar un sistema decimal (no uno alfa-numérico).

1. Encabezado de primer nivel Bajo este encabezamiento de primer nivel encontrarás texto sobre el tema descrito en el encabezado . Continuará por varias líneas. Si hay una Sección numerada “1”, también habrá una Sección 2 para evitar encabezamientos solitarios. 1.1. Encabezado de segundo nivel Esta sección puede alinearse directamente bajo el encabezado anterior, o estar sangrada. Esta no será una partida solitaria; esta sección tendrá más de una partida en este nivel (1.2 y tal vez una 1.3). 1.1.1. Rúbrica de tercer nivel Este encabezado de tercer nivel tiene sangría, y es menor o i n cursiva para diferenciarlo del encabezado de segundo nivel. Nuevamente, si y ou tiene un encabezamiento número 1 .1.1, debe tener un número 1.1. 2, etc. 1.1.2. Rúbrica Adicional de Tercer Nivel Se debe agregar texto debajo de cada encabezado. Evite los encabezados apilados. 1.2. Encabezado de segundo nivel adicional Texto, texto texto... 2. Encabezado de segundo nivel adicional Más texto... Evite apilar encabezados uno encima del otro sin texto intermedio. Cada encabezado debe tener contenido debajo de él.

Ejercicio\(\PageIndex{1}\): Review questions

Responde las siguientes preguntas de revisión:

1. Como pauta, ¿cuántos encabezados debes usar por página?
2. ¿Qué es un rango de tamaño y estilo de fuente aceptables para los encabezados?
3. ¿Qué son las “viudas y huérfanos” en el contexto del diseño de documentos?
4. ¿Cuáles son varios propósitos que pueden tener los encabezamientos en un documento?
5. ¿Qué son los “encabezados solitarios”? ¿Deberías usarlos?
6. ¿Qué son los “encabezados apilados”? ¿Deberías usarlos?
7. ¿Cuál es la diferencia entre un encabezado de “función” y un encabezado concreto o “descriptivo”?
8. Verdadero o Falso: Deberías tener más espacio en blanco por encima de un encabezado que por debajo de él.
9. Verdadero o Falso: Se puede usar un encabezado para introducir una figura o una lista.

Practica adicional:

Revise un documento que haya escrito, como un ensayo de investigación, y vea si puede dividirlo en secciones lógicas introducidas por títulos descriptivos concretos.

Revise el PowerPoint de encabezados para este capítulo.

Descripciones de las imágenes

Figura 3.2.1 Descripción de la imagen:

Encabezados basados en funciones:

• Introducción
• Definición del problema
• Solución propuesta
• Beneficios
• Conclusión
• Recomendación
• Referencias
• Tabla 1
• Figura 1.

Encabezados descriptivos:

• Problemas de seguridad de los remontes
• Problemas de desajuste en elevadores de remolque
• Solución propuesta para atrapador de cuerda
• Beneficios de la Implementación
• Resolver los problemas de seguridad
• Recomendación
• Referencias.
• Cuadro 1. Desglose de costos para una instalación de torre.
• Figura 1. Dispositivo de Retención Propuesto

[Volver a la Figura 3.2.1]