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4.1: Herramientas y estrategias de gestión de proyectos por equipos

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    El trabajo en equipo es un componente clave de casi cualquier lugar de trabajo, pero es esencial en entornos de ingeniería y desarrollo de software donde a menudo te encuentras trabajando como parte de un equipo en grandes proyectos. Imagina por un momento cuántas personas deben trabajar juntas para diseñar un producto como Skyrim (haz clic aquí si quieres saber: equipo de desarrollo de Skyrim).

    Es ampliamente aceptado que la sinergia de equipo y la inteligencia de equipo conducen a una mayor eficiencia y mejores resultados en la mayoría de las situaciones. ¿Por qué, entonces, algunas personas son reacias a participar en el trabajo en equipo? Quizás esta renuencia proviene de experiencias de trabajo en equipo ineficaces o disfuncionales en el pasado. A menudo el culpable en estas situaciones no es un “jugador de equipo pobre” o una “incapacidad para llevarse bien con los demás”. Más probablemente fue causado por una de dos cosas: metas desalineadas o confusión sobre roles. Para que el trabajo en equipo sea efectivo, todos los miembros del equipo deben entender y compartir los objetivos del proyecto, y todos los miembros deben comprender completamente sus roles, qué se espera de ellos y cómo se les hará rendir cuentas. Un líder de equipo efectivo se asegurará de que todos los miembros del equipo comprendan completamente los objetivos y roles.

    “Introducción al trabajo en equipo”, una sección en Diseñando Ingenieros, por Susan McCahan et al. [1] proporciona una descripción detallada de las etapas del modelo de formación de equipos Tuckman y la necesidad de comunicaciones efectivas en cada etapa. Un equipo, según McCahan et al., “es un grupo de personas que se unen para trabajar de manera interrelacionada hacia una meta común”. Pasan a diferenciar a un equipo de un grupo al señalar que un equipo está conectado por “un propósito u objetivo común y la dependencia de las habilidades de todos los miembros para cumplir con la meta” [2]. En otras palabras, los miembros del equipo se ven a sí mismos como parte de un trabajo colectivo hacia un objetivo común en lugar de individuos que trabajan en tareas separadas que pueden conducir a un producto final. Para trabajar de manera efectiva, los miembros del equipo necesitan comunicarse de manera clara y constructiva, y aprender a lidiar con crisis y conflictos que inevitablemente surgirán.

    Ejercicio\(\PageIndex{1}\): Reflect on your previous team work experience

    Piensa en una época en la que tenías que trabajar con otros para producir algo —un diseño, póster, presentación, documento, etc. Describa brevemente cuál fue la tarea y luego considere las siguientes preguntas:

    1. ¿Cuál fue el objetivo general del equipo?
    2. ¿Cuál era tu trabajo dentro del grupo?
    3. ¿Cómo se distribuyeron los empleos?
    4. ¿Qué tan bien funcionaba tu grupo? ¿Alguien del equipo se comportó de manera que McCahan et al. caracterizan como “autoestopistas, secuestradores, aislacionistas y habilitadores”? [3]
    5. ¿El resultado fue exitoso?
    6. ¿Volverías a trabajar felizmente con esos compañeros de equipo en otro proyecto? ¿Por qué o por qué no?
    7. ¿Cómo calificarías tu experiencia general y por qué?

    Algunos beneficios comunes de trabajar en equipo incluyen una mayor productividad, una mayor innovación y una mayor eficiencia. Excelentes equipos tienen sinergia que los hace más que simplemente la suma de sus partes. El término “inteligencia de equipo” se refiere al hecho de que colectivamente, los equipos tienen más conocimiento y habilidad que los individuos individuales que trabajan por separado. Sin embargo, también pueden surgir desafíos cuando se trabaja en equipo. Los conflictos dentro de un equipo sí ocurren y muchas veces comienzan como resultado de una mala comunicación y un enfoque débil. Algunas formas de manejar estos desafíos incluyen las siguientes:

    • Elegir un líder de equipo: el líder del equipo actuará como el centro de comunicación y tareas. Esta persona ayuda a proporcionar dirección y orientación para el equipo. Este debe ser alguien que se haya ganado el respeto del equipo y que pueda ser persuasivo y con tacto. Este rol se puede rotar entre los miembros del equipo.
    • Asegurar que el objetivo sea claro: un equipo se rige por el objetivo que todos comparten y trabajan para lograr. Es importante que el objetivo sea claramente entendido y acordado por todos en el equipo.
    • Establecer reglas de equipo: como equipo, determinar las reglas por las cuales operará el equipo. Estos deben incluir expectativas en torno al tiempo, reuniones, asistencia, comunicación, toma de decisiones, contribución y mecanismos para advertir y/o despedir a un miembro del equipo o dejar un equipo.
    • Asignar responsabilidades: como parte del desglose de tareas, se debe asignar a los miembros la responsabilidad de ciertas tareas, lo que significa que son los principales protagonistas para prevenir y abordar los temas que surjan en esa área.
    • Establezca agendas para reuniones y mantenga actas: para asegurar que el tiempo de reunión del equipo sea útil y logre su propósito, planifique una agenda para cada reunión que ayude a mantener a todos en la tarea. Además, haga que alguien tome minutos para grabar las decisiones que se tomen. Este registro ayuda a prevenir la repetición y asegura que el trabajo realmente se haga.
    • Determinar el tiempo de las tareas: el tiempo de tarea implica dos aspectos: la duración para completar la tarea y el momento de la tarea en relación con las otras tareas. Por lo general, las tareas tardan más de lo que crees que lo harán, por lo que a menudo es mejor agregar 25% a tu estimación de duración. Es importante averiguar el momento de las tareas porque algunas tareas pueden completarse simultáneamente, pero otras pueden tener que secuenciarse. Los profesionales suelen utilizar diagramas de Gantt (ver T able 4.1.1) para delinear estas tareas y el tiempo que tomarán dentro de la escala general del proyecto.
    • Gestionar las comunicaciones: si surge algún problema con alguien del equipo, el líder del equipo debe hablar en privado con la persona e indicar claramente qué hay que cambiar y por qué. El foco debe estar en el comportamiento, no en el carácter de la persona. Los temas deben tratarse rápidamente en lugar de dejarse deteriorarse aún más. Si esto no resuelve el problema, entonces pruebe otros enfoques (Ver McCahan et al. “Estrategias de Gestión” para más información).

    Existen varias herramientas y estrategias que los equipos pueden utilizar para mejorar su funcionamiento y productividad. Algunos ejemplos, descritos con más detalle a continuación, incluyen el uso de los siguientes documentos:

    • Carta del equipo: describe los principios rectores, reglas y expectativas acordados por el equipo
    • Orden del día de la reunión: esboza los principales puntos de discusión en una reunión
    • Acta de la reunión: registra las decisiones y puntos de discusión relevantes para una reunión
    • Registros de trabajo: registra las tareas y el tiempo dedicado a cada miembro del equipo
    • Informes de estado: registra las tareas completadas y los trabajos que quedan por completar
    • Diagrama de Gantt: desglosa las tareas y su duración estimada a lo largo del periodo de trabajo.

    También hay muchos programas de software y aplicaciones que pueden ayudar a los equipos a gestionar proyectos. Los estudiantes suelen utilizar documentos de Google para trabajar en colaboración en un documento o proyecto. El más común utilizado en el lugar de trabajo es Microsoft Project. Sin embargo, también se pueden usar otras aplicaciones de productividad con gran efecto. Slack, Wrike y Asana son opciones gratuitas y populares basadas en la web. Cualquiera que sea la herramienta que elijas usar, debería ser algo a lo que todos los miembros puedan acceder y entender.

    Charters de equipos

    Las cartas de equipo pueden tomar muchas formas y pueden cumplir una variedad de funciones dependiendo del contexto. En el mundo empresarial, suelen definir el propósito, la duración, el alcance y las metas de los proyectos de equipo en términos de la producción deseada. También podrían enumerar los miembros del equipo, los recursos, los entregables, los sistemas de informes, etc. En el mundo laboral, una carta de equipo puede tener una audiencia que se extiende más allá de los miembros del equipo. Para nuestros propósitos, en un entorno educativo, utilizaremos una Carta de Equipos como una forma para que cada equipo defina sus propios valores, expectativas, metas y procedimientos.

    El propósito principal de la Carta del Equipo en este contexto es ayudar a los miembros del equipo a asegurarse de que estén “en la misma página” por así decirlo; que todos tengan las mismas expectativas unos de otros sobre cómo se comportarán, contribuirán equitativamente y producirán de manera efectiva. Una carta de equipo, entonces, puede actuar como un conjunto de “por leyes” o pautas, y puede ayudar a evitar que surjan malentendidos y conflictos en el futuro. Es un conjunto negociado de comportamientos que todos ustedes acuerdan regirán sus interacciones. También puede configurarlo para tener las herramientas y procedimientos establecidos para gestionar con éxito el conflicto cuando inevitablemente surja. Aquí hay algunas preguntas a considerar al negociar y crear la carta de su equipo:

    • Horario de reuniones del equipo: ¿cuándo, cómo y con qué frecuencia se reunirán?
    • Procedimientos de reunión de equipo: ¿usarás agendas y actas? ¿Quién será el responsable de estos? ¿Cómo conducirás las reuniones para asegurar que se haga el trabajo? ¿Cómo tomarás decisiones? ¿Evitar distraerse o estar fuera de la tarea?
    • Estrategias de comunicación: ¿cómo se comunicará sobre el proyecto del equipo fuera de los horarios de las reuniones del equipo? ¿Correo electrónico? ¿Redes sociales? ¿MS Teams u otras herramientas en línea?
    • Gestión de proyectos: ¿cómo vas a realizar un seguimiento de los documentos y recursos? Entregables? ¿Fechas de vencimiento? ¿Quién es el responsable de qué tareas? Etc.
    • Expectativas conductuales: ¿cuáles son tus expectativas/valores compartidos en torno a la puntualidad? ¿Cortesía? ¿Interacciones respetuosas y desacuerdos? ¿Cómo lidiar con problemas y desacuerdos?
    • Cargas de trabajo equitativas: ¿cómo se asegurará de que cada miembro del equipo esté haciendo una parte equitativa o razonable del trabajo? ¿Cómo va a lidiar con los temas emergentes?
    • Calidad del trabajo: ¿cuáles son las expectativas para la calidad del trabajo? ¿Cómo garantizarás el control de calidad?
    • Sanciones: ¿Cómo garantizará la rendición de cuentas ante el equipo y la carta? ¿Qué tipo de consecuencias podrías imponer que mejoren el rendimiento general del equipo?
    • Diferencias irreconciliables: ¿En qué momento alguien debería dejar el equipo? ¿Cuáles son los protocolos para dejar un equipo o despedir a un miembro del equipo si no se pueden resolver los problemas?

    Documentos de la Reunión: Agendas y Actas

    Lo que ocurra en las reuniones del equipo debe ser planificado y registrado para futuras referencias. Agendas y Actas son documentos que hacen esto. Una reunión también debe tener una silla (la persona que mantiene las cosas encarriladas) y una grabadora (que graba lo sucedido y qué decisiones se tomaron). La Agenda es el plan de lo que se quiere discutir y lograr en la reunión. Por lo general, se compone de una lista de artículos, a veces con un marco de tiempo para cada ítem.

    Agenda de muestra

    Agenda de la Reunión del Equipo ENGR 240

    Fecha:

    Lugar y hora:

    Miembros:

    ———————————————————-

    • Actualizaciones de cada miembro del equipo (progreso) (5 min cada uno)
    • Desarrollar plan de trabajo para la próxima semana (15 min)
    • Determinar el tiempo de la próxima reunión (5 min)
    • Trabajar en el Hito 3 juntos (45 min)
    • Asuntos que surjan

    Actas dan seguimiento al orden del día registrando qué decisiones se tomaron y qué temas importantes se discutieron. Una persona es responsable de registrar los eventos de la reunión, y distribuir las actas a cada miembro (generalmente vía correo electrónico). De esa manera, nadie debe olvidar qué tareas acordaron completar y cuándo.

    Minutos de muestra

    Actas de la reunión del equipo ENGR 240

    Jueves Feb, 15, 2016

    CLE A035, 3:30-4:45

    Actualidad: Jaime, Chris, Renee

    Lamenta: Joe (tiene la gripe)

    ———————————————————-

    • Todos los miembros del equipo han completado el plan de trabajo de la semana pasada (Joe envió un informe por correo electrónico, ya que está enferma)
    • En la próxima semana, planeamos completar lo siguiente:
      Tarea ¿Quién lo hará?
      1. Entrevista Gestión de Instalaciones contacto Renee
      2. Programas de investigación para compartir bicicletas (¿Joe?)
      3. Diseñar una encuesta/cuestionario Chris
      4. Hacer una visita al sitio Jaime
    • Próxima reunión: el próximo jueves 21 de febrero, después de clase
    • Excelente avance durante la reunión; Joe dará seguimiento a la investigación de programas de bicicletas compartidas.
    • Sesión levantada 4:50

    Diagramas de Gantt

    Cuando planean un proyecto de equipo durante un lapso de tiempo significativo, los equipos suelen utilizar diagramas de Gantt para ayudar a trazar el horario de trabajo de una manera clara y detallada. Los diagramas de Gantt se suelen utilizar en las propuestas, para mostrar al público objetivo que los proponentes tienen un plan bien pensado y factible para completar el proyecto. También se pueden utilizar en trabajos en progreso para actualizar al lector qué tareas están completas, cuáles están en curso y cuáles aún no se han completado.

    Los diagramas de Gantt pueden tomar muchas formas diferentes, y puedes descargar software para hacer gráficos complejos y detallados (ver la página de Wikipedia en Gráficos de Gantt, para ejemplos). Sin embargo, te recomiendo usar una tabla simple para los diagramas de Gantt que crearás para las tareas del curso. Consulta la tabla de muestra en la Tabla 4.1.1, donde se muestran los tipos de tareas que podrías incluir en tu Propuesta de Proyecto de Investigación. La muestra enumera tareas bastante genéricas; idealmente, su gráfico incluirá información más específica, como qué tipo de diseños existentes podría investigar, qué tipo específico de experiencia de usuario y una revisión de literatura de qué, específicamente?

    Tabla 4.1.1 Diagrama de Gantt de muestra que describe una línea de tiempo del proyecto

    Diagrama de Gantt de muestra

    Troncos de Trabajo

    Los registros de trabajo son documentos comunes que se utilizan en el lugar de trabajo (y en tus Términos de trabajo cooperativo) para realizar un seguimiento de qué trabajo se realiza, quién y cuánto tiempo tardó. Estos pueden ser muy útiles para mantener a un equipo encaminado y garantizar cargas de trabajo equitativas. Si comparas los registros de trabajo, verás rápidamente si algunos miembros del equipo están haciendo más trabajo que otros. Para garantizar la rendición de cuentas, haga que cada miembro del equipo firme en el registro de trabajo.

    Registro de trabajo de muestra
    Fecha Descripción de la tarea Asignado a Estado/Fecha de finalización Tiempo total empleado

    Firmas del equipo:

    Nombre: __________________________________

    Nombre: __________________________________

    Nombre: __________________________________

    Nombre: __________________________________

    En la siguiente sección se revisan varios Modelos para entender la dinámica de equipos.


    1. S. McCahan, P. Anderson, M. Kortschot, P. E. Weiss, y K. A. Woodhouse, “Introducción al trabajo en equipo”, en Diseñando ingenieros: un texto introductorio, Hoboken, NJ: Wiley, 2015, pp. 219-246.
    2. McCahan et al., p. 220
    3. McCahan et al., p. 243

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