7.2: Propuestas

Las propuestas y los informes de progreso son algunos de los tipos de informes más comunes que probablemente te encuentres escribiendo en el lugar de trabajo. Estos informes son de carácter persuasivo: las propuestas intentan persuadir al lector para que acepte la idea propuesta por el escritor; los informes de progreso aseguran al lector que el proyecto está a tiempo y dentro del presupuesto, o explican racionalmente por qué las cosas podrían no ir de acuerdo con el plan inicial.

Una propuesta, en el sentido técnico, es un documento que trata de persuadir al lector para que implemente un plan propuesto o apruebe un proyecto propuesto. La mayoría de las empresas confían en la redacción efectiva de propuestas para garantizar la continuación exitosa de su negocio y obtener nuevos contratos. El escritor trata de convencer al lector de que vale la pena hacer el plan o proyecto propuesto (vale la pena el tiempo, la energía y el gasto necesarios para implementar o ver a través), que el autor representa al mejor candidato para implementar la idea, y que resultará en beneficios tangibles.

No ese tipo de propuesta. ^[1]

Las propuestas suelen ser escritas en respuesta a una Solicitud de Propuestas (RFP) por una agencia gubernamental, organización o empresa. El órgano requirente recibe múltiples propuestas que responden a su solicitud, revisa las propuestas presentadas y elige la (s) mejor (s) para seguir adelante. Su evaluación de las propuestas presentadas a menudo se basa en una rúbrica que califica diversos elementos de las propuestas. Así, tu propuesta debe persuadir al lector de que tu idea es la que más vale la pena perseguir. Las propuestas son documentos persuasivos destinados a iniciar un proyecto y lograr que el lector autorice un curso de acción propuesto en el documento. Estas podrían incluir propuestas para

• Realizar una tarea (como realizar un estudio de factibilidad, un proyecto de investigación, etc.)
• Proporcionar un producto
• Brindar un servicio

Las propuestas pueden tener diversos propósitos y así tomar muchas formas. Podrán incluir secciones como las siguientes:

• Introducción y/o antecedentes
• Declaración del problema
• Propósito/motivación/meta/objetivos
• Definición de alcance y enfoque
• Revisión del estado del arte
• Antecedentes técnicos
• Descripción del proyecto
• Horario de trabajo/cronograma
• Presupuesto
• Titulaciones
• Conclusión

Cuatro Tipos de Propuestas

Existen 4 tipos de propuestas, categorizadas en cuanto a si fueron solicitadas o no, y si están destinadas a resolver un problema dentro de tu propia organización o del de otra persona.A partir de las siguientes descripciones, verás que también pueden superponerse:

1. Propuestas solicitadas: una organización identifica una situación o problema que quiere mejorar o resolver y emite una RFP (Solicitud de Propuestas) solicitando propuestas sobre cómo abordarla. La organización solicitante examinará las propuestas y elegirá la más convincente, a menudo utilizando una rúbrica de puntuación detallada o una tabla de objetivos ponderados para determinar qué propuesta responde mejor a la solicitud.
2. Propuestas no solicitadas: un escritor percibe un problema o una oportunidad y toma la iniciativa para proponer una manera de resolver el problema o aprovechar la oportunidad (sin que se le solicite hacerlo). Este suele ser el tipo de propuesta más difícil de aprobar.
3. Propuestas internas: estas son escritas por y para alguien dentro de la misma organización. Dado que tanto el escritor como el lector comparten el mismo contexto laboral, estas propuestas son generalmente más cortas que las propuestas externas, y suelen abordar alguna manera de mejorar una situación relacionada con el trabajo (productividad, eficiencia, ganancia, etc.). Como documentos internos, a menudo se envían como notas, o se introducen con una nota si la propuesta es larga.
4. Propuestas externas: éstas se envían fuera de la organización del escritor a una entidad separada (generalmente para solicitar negocios). Dado que se trata de documentos externos, generalmente se envían como un informe formal (si es largo), introducido por una carta de presentación (carta de envío). Las propuestas externas generalmente se envían en respuesta a una Solicitud de Propuestas, pero no siempre.

Ejercicio\(\PageIndex{1}\): Task Analysis

Si está escribiendo asignaciones de propuestas, identifique el tipo de propuestas que tiene la tarea de escribir colocándolas dentro de la cuadrícula a continuación. Dado el tipo de propuestas que debes escribir, ¿qué formularios usarás (memo, carta, reporte, etc.)?

	Solicitado	No solicitado
Interno
Externo

Las propuestas escritas como tarea en una clase de Redacción Técnica generalmente hacen lo siguiente:

1. Identificar y definir el problema que hay que resolver o la oportunidad que se puede aprovechar. Debes demostrar que entiendes claramente el problema/situación si vas a convencer al lector de que puedes resolverlo. Las rúbricas que evalúan las propuestas generalmente ponen un peso significativo (~ 20%) en la claridad y precisión de la definición del problema.
2. Describa su proyecto propuesto, definiendo claramente el alcance de lo que se propone hacer. A menudo, lo mejor es dar una visión general de tu idea y luego dividirla en subsecciones más detalladas.
3. Indique cómo su solución propuesta resolverá el problema y brindará beneficios tangibles. Específicamente, indicar cómo cumplirá con los objetivos y acatar las restricciones señaladas en la definición del problema. Dar ejemplos específicos. Mostrar las diferencias específicas entre “cómo están las cosas ahora” y “cómo podrían ser”. Ser lo más empírico posible, pero apelar a todas las estrategias persuasivas apropiadas. Enfatice los resultados, beneficios y factibilidad de su idea propuesta.
4. Incluya los detalles prácticos: proponga un presupuesto y un cronograma para completar su proyecto. Representar estos gráficamente (tabla presupuestal y diagrama de Gantt). Su cronograma debe incluir los principales hitos o entregables del proyecto, así como las fechas o plazos para completar cada paso.
5. Concluye con un tono final que resume y enfatiza los beneficios de implementar tu idea propuesta, pero sin sonar como un anuncio.

Elementos adicionales de propuesta a considerar

1. Describa sus calificaciones para asumir y/o liderar este proyecto; persuadir al lector de que tiene las habilidades, experiencia y conocimientos necesarios para completar este trabajo.
2. Decide qué gráficos usar para ilustrar tus ideas, presentar datos y mejorar tu tono.
3. Incluye investigación secundaria para mejorar tu credibilidad y la fortaleza de tu propuesta.
4. Elija el formato; ¿es esto un memo para una audiencia interna o un informe formal para una audiencia externa? ¿Requiere una carta de envío?

Todas las propuestas deben ser convincentes, lógicas y creíbles, y para ello, deben considerar audiencia, propósito y tono.

Irish y Weiss ^[2] instan a los lectores a tener en cuenta lo siguiente:

Una propuesta de ingeniería no es un anuncio. Debe demostrar, con lenguaje objetivo, claridad y minuciosidad, que los escritores saben lo que están haciendo y completarán con éxito el proyecto.

Organización de la propuesta de muestra

Cada propuesta será única en cuanto debe dirigirse a un público particular, en un contexto particular, para un propósito específico. Sin embargo, lo siguiente ofrece una organización bastante estándar para muchos tipos de propuestas:

Introducción/Antecedentes	Define clara y completamente el problema u oportunidad que aborda la propuesta, y presenta brevemente la idea de solución; convence al lector de que hay una necesidad clara, y un beneficio claro para la idea propuesta.
Descripción del Proyecto	Descripción detallada de la idea de solución y explicación detallada de cómo la idea propuesta mejorará la situación: Confirmar factibilidad (¿es factible?) ¿Cómo lo vas a enterar? Explicar los beneficios específicos de implementar la idea y las consecuencias de no hacerlo Dé una descripción o explicación detallada de su idea o metodología propuesta, y los recursos necesarios para lograr metas Abordar posibles obstáculos u objeciones; conceder cuando corresponda
Credenciales	Establecer las calificaciones y experiencia de escritor para liderar este proyecto.
Cronograma y Presupuesto	Proporcione un cronograma detallado para la finalización del proyecto (use un diagrama de Gantt para indicar cuándo se completará cada etapa del proyecto). Proporcionar un presupuesto detallado para completar el proyecto propuesto.
Conclusión	Esta es tu última oportunidad para convencer al lector; ¡sé persuasivo!
Referencias	Enumere sus fuentes de investigación.

Consideraciones sobre el lenguaje

Las propuestas son fundamentalmente documentos persuasivos, por lo que es primordial prestar atención a la situación retórica —posición del lector (comunicación ascendente, lateral, descendente o externa), el propósito de la propuesta, la forma y el tono—.

• Definir claramente tu propósito y audiencia antes de comenzar a escribir
• Asegúrate de haber investigado para que sepas de lo que estás hablando
• Mantente positivo y constructivo: buscas mejorar una situación
• Estar orientado a la solución; no culpes ni detengas en lo negativo
• Haz que tu introducción sea muy lógica, objetiva y empírica; no empieces a sonar como un anuncio o que suene sesgada; evita falacias lógicas
• Usar principalmente apelaciones lógicas y éticas; usar apelaciones emocionales con moderación

Como siempre, apégate a las 7 Cs asegurándote de que tu escritura sea

• Claro y coherente: no confundas a tu lector con ideas poco claras o con una estructura ilógicamente organizada.
• Conciso y Cortés: no molestes a tu lector con desorden, relleno innecesario, tono inapropiado o formato difícil de leer.
• Concreto y Completo: evitar generalidades vagas; dar detalles. No deje de lado la información necesaria.
• Correcto: no socave su credibilidad profesional al descuidar la gramática y la ortografía, o al incluir información inexacta.

El ciclo de vida de una idea de proyecto

Una gran idea no suele ir directamente de la propuesta a la implementación. Puede pensar que sería una gran idea construir un techo verde en la parte superior del edificio Clearihue, pero antes de que alguien le dé el visto bueno para un proyecto tan costoso y que consume mucho tiempo, necesitarán saber que ha investigado para asegurarse de que la idea sea rentable y realmente funcione. La Figura 7.2.1 desglosa las distintas etapas por las que puede pasar un proyecto e identifica algunas de las tareas típicas de comunicación que podrían requerirse en cada etapa.

La mayoría de las ideas comienzan como una propuesta para determinar si la idea es realmente factible, o para averiguar cuál de varias opciones será más ventajosa. Entonces, antes de proponer el techo verde real, se propone estudiar si es o no una idea factible. Antes de recomendar un sistema de almacenamiento de datos, se propone estudiar 3 sistemas diferentes para averiguar cuál es el mejor para esta situación en particular. Tu propuesta asume que vale la pena investigar la idea, convence al lector de que vale la pena gastar el tiempo y los recursos para investigar, y da información detallada sobre cómo te propones hacer el “hallazgo”.

Figura 7.2.1 Fases de un proyecto y algunas tareas de comunicación acompañantes. ^[3] [Descripción de la imagen]

Una vez que un proyecto está en la fase de implementación, las personas que son responsables del proyecto probablemente querrán actualizaciones periódicas de estado y/o informes de progreso para asegurarse de que el proyecto avanza a tiempo y dentro del presupuesto, o para obtener una explicación clara y racional de por qué no lo es. Para conocer más acerca de los Informes de Progreso, vaya a 7.3 Informes de Progreso.

Descripciones de las imágenes

Figura 7.2.1 Descripción de la imagen:

Una vez que hay una idea, un proyecto pasa por un proceso de diseño conformado por cuatro etapas.

1. Planeación previa al proyecto.
   • Definición de problemas: identificar necesidades, metas, objetivos y limitaciones.
   • Definir contexto e investigar.
   • Identificar proyectos potenciales.
   • Proyectos de participación pública; Consulta de partes interesadas.
2. Desarrollo de Proyectos.
   • Proponer un proyecto (presupuesto, cronograma, etc.).
   • Crear o responder a una solicitud de propuestas, evaluar propuestas.
   • Desarrollar o diseñar conceptos de soluciones.
   • Plan de gestión de proyectos.
   • Estudios de Factibilidad, Informes de Recomendación).
3. Implementación de Proyectos.
   • Redactar contratos y solicitar permisos para obras de construcción y construcción.
   • Informes de avance, actualizaciones de estado.
   • Documentación del proyecto.
   • Continuación de la investigación y mejoras de diseño.
4. Finalización del proyecto.
   • Informes finales y documentación.
   • Cerrar contratos.
   • Soporte continuo: Guías de usuario, Solución de problemas, Preguntas frecuentes.

[Volver a la Figura 7.2.1]

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1. [Imagen de propuesta]. [En línea]. Disponible: https://pixabay.com/en/couple-love-marriage-proposal-47192/. Licencia Pixabay.
2. R. Irish y P. Weiss, Engineering Communication: From Principle to Practice, 2nd Ed., Don Mill, ONT: Oxford UP, 2013.
3. [Imagen de bombilla]. [En línea]. Disponible: https://www.iconfinder.com/icons/667355/aha_brilliance_idea_think_thought_icon. Gratis para uso comercial.