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7.3: Informes de progreso

  • Page ID
    102661
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    Usted escribe un informe de progreso para informar a un supervisor, asociado o cliente sobre el progreso que ha realizado en un proyecto durante un período de tiempo específico. Los informes periódicos de avance son comunes en proyectos que duran varios meses (o más). Quien esté pagando por este proyecto quiere saber si las tareas se están completando a tiempo y dentro del presupuesto. Si el proyecto no está en horario ni en presupuesto, quieren saber por qué y qué costos adicionales y tiempo se necesitarán.

    Los informes de progreso responden las siguientes preguntas para el lector:

    • ¿Cuánto de la obra está completa?
    • ¿Qué parte de la obra se encuentra actualmente en curso?
    • ¿Qué trabajo queda por hacer?
    • ¿Cuándo y cómo se completará el trabajo restante?
    • ¿Qué cambios, problemas o problemas inesperados, en su caso, han surgido?
    • ¿Cómo va el proyecto en general?

    Propósito de un Informe de Progreso

    La función principal de un informe de progreso es persuasiva: tranquilizar a los clientes y supervisores de que estás progresando, que el proyecto va sin problemas, y que se completará en la fecha prevista —o dar razones por las que alguno de esos podría no ser el caso. También ofrecen la oportunidad de hacer lo siguiente:

    • Proporcionar una breve mirada a los hallazgos preliminares o el trabajo en curso sobre el proyecto
    • Dé a sus clientes o supervisores la oportunidad de evaluar su trabajo en el proyecto y sugerir o solicitar cambios
    • Darle la oportunidad de discutir problemas en el proyecto y así avisar a los destinatarios
    • Obligarte a establecer un horario de trabajo, para que completes el proyecto a tiempo.

    Formato de un Informe de Progreso

    Dependiendo del tamaño del informe de progreso, la duración e importancia del proyecto, y el destinatario, un informe de progreso puede tomar formas que van desde una breve conversación informal hasta un informe detallado de múltiples páginas. Lo más común es que los informes de avance se entreguen en las siguientes formas:

    • Memo: un informe corto y semiformal a alguien dentro de su organización (puede variar en longitud de 1-4 páginas)
    • Carta: un informe breve y semiformal enviado a alguien ajeno a su organización
    • Informe formal: un informe largo y formal enviado a alguien dentro o fuera de su organización
    • Presentación: una presentación oral dada directamente al público objetivo.

    Patrones Organizacionales para Informes de Progreso

    El destinatario de un reporte de progreso quiere ver qué has logrado en el proyecto, en qué estás trabajando ahora, en qué planeas trabajar a continuación y cómo va el proyecto en general. La información generalmente se organiza con un enfoque ya sea a tiempo o en la tarea, o una combinación de los dos:

    • Centrarse en el tiempo: muestra el período de tiempo (anterior, actual y futuro) y las tareas completadas o programadas para completarse en cada período
    • Enfoque en tareas específicas: muestra el orden de las tareas (hitos definidos) y los avances realizados en cada período de tiempo
    • Centrarse en objetivos más grandes: centrarse en el efecto general de lo que se ha logrado.

    La información también se puede organizar por tema del informe. Debe referirse a los hitos establecidos o entregables descritos en su propuesta original o especificaciones de trabajo. Sea cual sea la estrategia organizacional que elija, su informe probablemente contendrá los elementos que se describen a continuación.

    Informes de Progreso — Visión General Estructural

    1. Introducción

    Revise los detalles del propósito, alcance y actividades de su proyecto. La introducción también puede contener lo siguiente:

    • fecha en que comenzó el proyecto; fecha en que está previsto que se complete el proyecto
    • personas u organizaciones que trabajan en el proyecto
    • personas u organizaciones para las que se está realizando el proyecto
    • visión general del contenido del informe de avance.

    2. Estado del proyecto

    Esta sección (que podría tener subsecciones) debería darle al lector una idea clara del estado actual de su proyecto. Debe revisar los trabajos concluidos, los trabajos en curso y los trabajos que quedan por realizar en el proyecto, organizados en subsecciones por tiempo, tarea o tema. Estas secciones podrían incluir

    • Referencia directa a hitos o entregables establecidos en documentos anteriores relacionados con el proyecto
    • Cronograma para cuándo se completará el trabajo restante
    • Cualquier problema encontrado o problemas que hayan surgido que puedan afectar la finalización, la dirección, los requisitos o el alcance.

    3. Conclusión

    La sección final proporciona una evaluación general del estado actual del proyecto y su finalización esperada, generalmente tranquilizando al lector que todo va bien y a tiempo. También puede alertar a los destinatarios sobre cambios inesperados de dirección o alcance, o problemas en el proyecto que puedan requerir intervención.

    4. Sección de referencias si es necesario.


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