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7.5: Informes Largos — Informes de Recomendación y Estudios de Factibilidad

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    102672
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    Los informes largos, como los Informes de Factibilidad y Recomendación, suelen ser el paso final en una serie de documentos, a menudo comenzando con una Propuesta y tal vez siguiendo una serie de Informes de Progreso. Los informes en esta categoría bastante vagamente definida se denominan informes de factibilidad, informes de recomendación, informes de evaluación, informes de evaluación, etc. Todos hacen aproximadamente lo mismo, proporcionan un estudio cuidadoso de una situación o problema, y a menudo recomiendan lo que se debe hacer para mejorar la situación. Hay algunas diferencias sutiles entre estos tipos, y los nombres para ellos pueden variar.

    Informes de Factibilidad

    Un informe de factibilidad estudia una situación (por ejemplo, un problema u oportunidad) y un plan para hacer algo al respecto, y luego determina si ese plan es “factible” —si es práctico en términos de tecnología actual, economía, marco de tiempo, necesidades y preferencias sociales, etc. El informe de factibilidad responde a la pregunta “¿Deberíamos implementar el Plan X?” diciendo “sí”, “no”, o a veces un “tal vez” o “bajo ciertas condiciones”. No sólo indica si la idea es factible, también proporciona los datos y el razonamiento detrás de esa determinación; a la inversa, podría esbozar las razones por las que la idea no puede o no debe implementarse, o qué obstáculos deben superarse antes de que la idea sea factible. Las preguntas típicas abordadas en estos informes incluyen

    • ¿Es posible? ¿Esto se puede hacer dentro del presupuesto asignado, el marco temporal, las condiciones legales y reglamentarias y las capacidades técnicas?
    • ¿Es financieramente viable? Aunque esté dentro de nuestro presupuesto, ¿deberíamos hacerlo? ¿Tendrá beneficios a largo plazo que superen los costos? ¿Existe una manera menos costosa o financieramente arriesgada de lograr el mismo resultado? ¿Cómo se compara con el costo de no hacer nada por esta situación?
    • ¿Será aceptado por la comunidad? ¿La gente estará a favor de esta idea? ¿Alguien se opondrá a ello? ¿Cuánto apoyo público es necesario para que esto sea exitoso? (¿Qué tipo de consulta con las partes interesadas podría ser necesaria para determinar esto?)

    Informes de recomendación

    Una recomendación informa parte de una necesidad declarada; ofrece una selección de opciones de solución, presenta un análisis comparativo detallado de las opciones, y luego recomienda una, algunas o ninguna. Por ejemplo, una empresa podría estar buscando software de verificación de gramática y querer una recomendación sobre qué producto es el que mejor se adapta a ellos. Como redactor de informes sobre este proyecto, podrías estudiar el mercado para este tipo de aplicación y recomendar un producto en particular, 2-3 productos posibles (que quizás difieren en sus fortalezas y sus debilidades), o ninguno (tal vez ninguno de ellos sea apropiado para las necesidades específicas del cliente). El informe de recomendación responde a la pregunta “¿Qué opción debemos elegir y por qué?” (o en algunos casos “¿Cuáles son las mejores opciones?) recomendando el Producto B, o tal vez ambos Productos B y C, o ninguno de los productos. Estas recomendaciones pueden surgir de cuestiones como

    • ¿Qué debemos hacer con el Problema X?
    • ¿Cuál es la mejor manera de proporcionar la Función o el Servicio A?
    • ¿Deberíamos utilizar la Tecnología X o la Tecnología Y para realizar la Función Z?

    Informes de Evaluación

    Un informe de evaluación proporciona un juicio o evaluación en lugar de una respuesta de sí-no-tal vez o una recomendación. Proporciona una opinión estudiada sobre el valor o valor de algo. Por ejemplo, desde hace más de un año la ciudad de Austin contaba con transporte gratuito en autobús en un intento de aumentar el número de pasajeros y reducir el tráfico de automóviles. ¿Funcionó? ¿Valió la pena? —Se trata de preguntas que un informe de evaluación intentaría responder. Este tipo de reporte compara una cosa con un conjunto de requisitos (o criterios) y determina qué tan bien cumple con esos requisitos. (Y por supuesto, esto puede resultar en una recomendación: continuar con el proyecto, desecharlo, cambiarlo u otras posibilidades).

    Como puede ver, estas distinciones son bastante finas, y se superponen un poco. En la escritura del mundo real, estos tipos a menudo se combinan; es posible que vea que los elementos del informe de recomendación se combinan con el informe de viabilidad, por ejemplo.

    Contenido típico de los informes de recomendación y factibilidad

    Sea cual sea la variedad de reporte de factibilidad o recomendación que escribas, como sea el nombre que la gente lo llame, la mayoría de las secciones y la organización de esas secciones son aproximadamente las mismas.

    El principio estructural fundamental para este tipo de informes es el siguiente: usted proporciona no sólo su recomendación, elección o juicio, sino también los datos, análisis, discusión, y las conclusiones que conducen a ello. De esa manera, los lectores pueden verificar tus hallazgos, tu lógica y tus conclusiones para asegurarse de que tu metodología sea sólida y que puedan estar de acuerdo con tu recomendación. Tu objetivo es convencer al lector de que esté de acuerdo contigo mediante tu cuidadosa investigación, análisis detallado, estilo retórico y documentación. Dado que su lector querrá tomar una decisión basada en evidencia, es fundamental que todas sus afirmaciones y recomendaciones estén respaldadas por investigaciones y pruebas sólidas.

    El enfoque general de resolución de problemas para un Informe de Recomendación implica los pasos que se muestran en el siguiente ejemplo.

    Elementos típicos del informe de recomendación
    1. Identificar la necesidad ¿Cuál es la “situación insatisfactoria” que hay que mejorar?
    2. Identificar los criterios para responder a la necesidad

    ¿Cuál es el objetivo general?

    ¿Cuáles son los objetivos específicos y mensurables que cualquier solución debe alcanzar?

    ¿A qué restricciones debe adherirse cualquier solución?

    3. Determine las opciones de solución que examinará

    Define el alcance de su enfoque del problema.

    Identifique los posibles cursos de acción que examinará en su informe. Podrías incluir las consecuencias de simplemente no hacer nada.

    4. Estudiar qué tan bien cada opción cumple con los criterios

    Estudia sistemáticamente cada opción, y compara qué tan bien cumplen con cada uno de los objetivos que te has fijado.

    Proporcionar una manera sistemática y cuantificable de comparar qué tan bien las opciones de solución cumplen con los objetivos (tabla de objetivos ponderados).

    5. Saca conclusiones basadas en tu análisis Con base en la investigación presentada en su sección de discusión, resuma sus hallazgos y dé una evaluación comparativa de qué tan bien cada una de las opciones cumple con los criterios y aborda la necesidad.
    6. Formular recomendaciones basadas en tu conclusión Indicar qué curso de acción debe tomar el lector para abordar el problema, con base en su análisis de los datos presentados en el informe.

    Estos pasos generalmente coinciden con la forma en que organizará su información. Su informe se dividirá en varias secciones que probablemente incluirán la mayoría o todos los siguientes elementos:

    1. INTRODUCCIÓN: la introducción debe indicar claramente el propósito del documento. En su introducción se discutirá la “situación insatisfactoria” que ha dado origen a este informe, y los requisitos que deben cumplirse (la Definición de Problema). Su lector también puede necesitar algunos antecedentes. Por último, proporcionar una visión general del contenido del informe.
    2. ANTECEDENTES TÉCNICOS: algunos informes de recomendación o factibilidad pueden requerir discusión técnica para que el resto del informe sea significativo. El dilema con este tipo de información es si colocarla en una sección propia o encajarla en las secciones de comparación donde sea relevante. Por ejemplo, una discusión sobre la potencia y la velocidad de las computadoras tablet va a necesitar alguna discusión sobre RAM, megahercios y procesadores. ¿Deberías poner eso en una sección que compare las tabletas según potencia y velocidad? ¿Debe mantener la comparación ordenada y limpia, limitada estrictamente a la comparación y a la conclusión? A lo mejor todos los antecedentes técnicos se pueden presentar en su propia sección, ya sea hacia el frente del reporte o en un apéndice.
    3. REQUISITOS Y CRITERIOS: una parte crítica de los informes de viabilidad y recomendación es la discusión de los requisitos (objetivos y restricciones) que utilizará para llegar a la decisión final o recomendación. Aquí hay algunos ejemplos:
      • Si está tratando de recomendar una tableta para su uso por los empleados, es probable que sus requisitos impliquen el tamaño, el costo, el almacenamiento en el disco duro, la calidad de la pantalla, la durabilidad y la función de la batería.
      • Si está investigando la viabilidad de proporcionar a cada estudiante de Austin Community College una identificación en la red informática de ACC, necesitará definir los requisitos básicos de dicho programa, qué se espera que logre, problemas que tendría que evitar, etc.
      • Si estás evaluando el reciente programa de transporte gratuito en autobús en Austin, necesitarás saber qué se esperaba del programa y luego comparar sus resultados reales con esos requisitos.

    Los requisitos se pueden definir de varias maneras:

    Valores numéricos: muchos requisitos se establecen como valores numéricos máximos o mínimos. Por ejemplo, puede haber un requisito de costo: la tableta no debería costar más de $900.

    Sí/no Valores: algunos requisitos son simplemente una pregunta de sí-no. ¿La tablet viene equipada con Bluetooth? ¿El auto está equipado con reconocimiento de voz?

    Valores de calificaciones: en algunos casos, las consideraciones clave no pueden manejarse ni con valores numéricos ni con valores de sí/no. Por ejemplo, su organización podría querer una tableta que tenga una calificación de facilidad de uso de al menos “buena” por parte de algún grupo de calificaciones aceptado a nivel nacional. O tal vez tengas que asignar calificaciones tú mismo.

    La sección de requisitos también debe discutir la importancia de los requisitos individuales en relación entre sí. Imagínese la situación típica donde ninguna opción es la mejor en todas las categorías de comparación. Una opción es más barata; otra tiene más funciones; una tiene mejores calificaciones de facilidad de uso; otra es conocida por ser más duradera. Configura tus requisitos para que dicten un “ganador” de situación donde no haya ganador obvio. En estos casos se suele utilizar una “tabla de objetivos ponderados” o “Matriz de decisión”.

    4. DISCUSIÓN DE OPCIONES DE SOLUCIONES: En ciertos tipos de reportes de factibilidad o recomendación, tendrás que explicar cómo has reducido el campo de opciones a aquellos en los que se enfoca tu reporte. A menudo, esto sigue justo después de la discusión de los requisitos. Sus requisitos básicos bien pueden reducir el campo para usted. Pero puede haber otras consideraciones que descalifiquen otras opciones, las explique también.

    Además, es posible que deba proporcionar breves descripciones técnicas de las opciones en sí. No confundas esto con la comparación que surge en la siguiente sección. En esta sección de descripción, se proporciona una discusión general de las opciones para que los lectores sepan algo sobre ellas. La discusión en esta etapa no es comparativa. Es solo una orientación general a las opciones presentadas de manera objetiva. En el ejemplo de tabletas, es posible que desee dar algunas especificaciones breves y generales sobre cada modelo a punto de compararse.

    5. ANÁLISIS COMPARATIVO: una de las partes más importantes de un informe de factibilidad o recomendación es la comparación de las opciones. Recuerda que incluyes esta sección para que los lectores puedan seguir la lógica de tu análisis y llegar a diferentes conclusiones si así lo desean. Esta comparación se puede estructurar usando un enfoque de “bloque” (entero a entero), o un enfoque “alterno” (punto por punto).

    Enfoque de Bloque Aproximación alterna (punto por punto)

    Toda la información sobre la Opción 1

    Comparar todas las Opciones según Criterios A (costo)

    Toda la información sobre la Opción 2

    Comparar todas las opciones según Criterios B (funcionalidad)

    Toda la información sobre la Opción 3

    Compara todas las opciones según Criterios C (facilidad de uso)

    Análisis Comparativo Directo de las tres opciones y Resumen de Resultados

    Resumen de resultados

    Puede comparar 3 opciones de solución (1, 2 y 3) usando tres criterios para la comparación (A, B y C). Si estuvieras comparando tabletas, probablemente usarías el enfoque punto por punto, teniendo una sección que comparara las tres opciones en función del costo (criterio A), otra sección que las comparara en función de la batería, y así sucesivamente. No tendrías una sección que discutiera todo sobre la opción 1, otra que discutiera todo sobre la opción 2, y así sucesivamente. Eso no sería efectivo ni eficiente, porque todavía tienes que hacer comparaciones directas en algún lugar cercano al final de tu discusión (como en una tabla de objetivos ponderados).

    Cada una de estas secciones comparativas debe terminar con una conclusión que resuma las fortalezas y debilidades relativas de cada opción e indique qué opción es la mejor opción en esa categoría particular de comparación. Por supuesto, no siempre será fácil declarar un ganador claro, es posible que tenga que calificar las conclusiones de varias maneras, proporcionando múltiples conclusiones para diferentes condiciones.

    Si estuvieras escribiendo un informe de evaluación, no estarías comparando opciones. En cambio, estarías comparando la cosa que se está evaluando con los requisitos que se le imponen y las expectativas que la gente tenía de ella. Por ejemplo, Capital Metro contaba con un programa de más de un año de transporte gratuito en autobús. ¿Qué se esperaba de ese programa? ¿El programa cumplió con esas expectativas?

    6. CUADRO RESUMEN: a partir de las comparaciones individuales, se incluye una tabla resumida (como una Tabla de Objetivos Ponderados que se explica a continuación) que resume las conclusiones de la sección de análisis comparativo. Algunos lectores tienen más probabilidades de prestar atención a los detalles en una tabla que en párrafos; sin embargo, aún tiene que escribir un párrafo resumen claro de sus hallazgos.

    7. CONCLUSIONES: la sección de conclusiones de un informe de factibilidad o recomendación amalgama todas las conclusiones a las que ya has llegado en cada una de las secciones de comparación. En esta sección, se reformulan las conclusiones individuales, por ejemplo, qué modelo tenía el mejor precio, cuál tenía la mejor función de batería, y así sucesivamente. Se podría dar un resumen de las fortalezas y debilidades relativas de cada opción en función de lo bien que cumplan con los criterios.

    Esta sección tiene que ir más allá. Debe desenredar todas las conclusiones contradictorias y de alguna manera llegar a la conclusión final, que es la que afirma cuál es la mejor opción. Así, en la sección de conclusión se enumeran primero las conclusiones primarias —las simples, de una sola categoría. Entonces debe exponer conclusiones secundarias —las que equilibran conclusiones primarias contradictorias. Por ejemplo, si una tableta es la menos económica pero tiene una función de batería deficiente, pero otra es la más cara pero tiene buena función de batería, ¿cuál eliges y por qué? La conclusión secundaria plantearía la respuesta a este dilema.

    8. RECOMENDACIONES: la sección final de los informes de factibilidad y recomendación establece las recomendaciones que emanan directamente de sus conclusiones y abordan directamente el problema esbozado en la introducción. Estos a veces pueden ser repetitivos, pero recuerde que algunos lectores pueden saltar directamente a la sección de recomendaciones. Además, habrá algunos casos en los que puede haber una mejor opción pero no querrás recomendarla. Al principio de su historia, las computadoras portátiles eran pesadas e irfiables; puede haber habido un modelo que era mejor que el resto, pero incluso no valía la pena tenerlo. Es posible que desee recomendar más investigaciones, un proyecto piloto o un rediseño de una de las opciones discutidas.

    En el apartado de recomendación se deberá esbozar qué trabajo adicional se necesita realizar, basándose sólidamente en la información presentada previamente en el informe y respondiendo directamente a las necesidades esbozadas al principio. En algunos casos, es posible que necesites recomendar varias opciones clasificatorias basadas en diferentes posibilidades.

    Gráficos de objetivos ponderados

    Al comparar soluciones alternativas para ver cuál cumple mejor con los criterios de diseño, a menudo utilizará una Tabla de objetivos ponderados (WOC) o una matriz de decisión de algún tipo. Para evaluar las alternativas de solución de manera justa e imparcial, es importante idear una manera de evaluar los diseños antes de que se creen, o antes de finalizar esas alternativas de diseño. Los criterios que entran en un WOC deben basarse directamente en los objetivos que definió en su definición de problema, y pueden incluir objetivos adicionales que le ayudarán a medir la efectividad y conveniencia de cada alternativa de solución. Entonces, construyes o eliges las alternativas de diseño para que se ajusten mejor a estos criterios.

    Crear una tabla de objetivos ponderados implica varios pasos detallados:

    1. Determine los objetivos que utilizará para evaluar las alternativas de diseño (baséelas en los objetivos establecidos en la definición de su problema). Apuntar al menos 5 objetivos para crear un conjunto sólido de criterios de evaluación
    2. Colocar los objetivos en orden de mayor a menor importancia
    3. Asignar a cada objetivo un peso, dando al objetivo más importante el peso más alto, y el objetivo menos importante recibiendo el menor. Los pesos combinados de todos los objetivos deben sumarse a una unidad (1, 10 o 100).
    4. Cree una rúbrica de puntuación para cada objetivo, mostrando cómo asignará una “calificación” para qué tan bien cada diseño cumple con ese criterio. Esto generalmente se hace usando una escala Likert (escala de 1-5 o 1-10), teniendo cada valor un valor específico o rango de valores. Deberá determinar cómo medirá y calificará el logro de cada objetivo. Estos pueden ser cuantitativos (millas por galón de consumo de combustible) o cualitativos (experiencia subjetiva de confort), como se ve en la muestra de rúbrica de puntuación a continuación.
    Puntos Costo (CND$) Consumo de combustible (m/g) Nivel de confort
    0 sobre el presupuesto máximo de $5000 menos de 27 muy incómoda
    1 4501 — 5000 27-29 bajo nivel de comodidad
    2 4001 — 4500 30-32 comodidad por debajo del promedio
    3 3501 — 4000 33-36 comodidad promedio
    4 3001 — 3500 37-40 comodidad superior a la media
    5 3000 o menos más de 40 Extremadamente cómodo

    Una vez que hayas determinado tus objetivos, los hayas clasificado y ponderado, y creado rúbricas de puntuación para cada uno, podrás colocarlos todos en una tabla que te permita comparar fácilmente cada solución. Consulte la Tabla 7.5.1 para obtener una tabla de objetivos ponderados de muestra diseñada para comparar varias opciones de compra de automóviles. En la columna de magnitud, ingresarías el precio real, consumo de combustible, etc. bajo puntaje, ingresarías la puntuación que obtiene la magnitud en la rúbrica de puntuación objetiva (vista arriba). Para obtener el “valor”, multiplica tu puntaje por el peso. Agregar todos los valores para cada opción le dará el valor general de utilidad para cada opción y le mostrará cuál cumple mejor con sus objetivos.

    Tabla 7.5.1 Tabla de objetivos ponderados de muestra para comparar dos opciones de compra de automóviles
    Objetivo Peso Medición Coche A Coche B
          magnitud puntajes valor magnitud puntajes valor
    Costo 30 rango de precios 4299 2 60      
    Consumo de combustible 25 millas por galón            
    Costo de las piezas 20 costo promedio            
    Facilidad de mantenimiento 15 facilidad de servicio            
    Comodidad 10 Calificación de confort            
    Valor general de utilidad        

    Tenga en cuenta que los objetivos se listan en orden de mayor a menor ponderación, y todos los pesos suman 100. Por lo tanto, si una posible opción de compra tuviera un precio de venta de $4299, ingresaría eso bajo la “magnitud”; eso recibiría una puntuación de 2, basado en la rúbrica de puntuación; multiplicaría 2 por el peso de 30, y la puntuación general para ese objetivo es 60.

    Puedes descargar una plantilla WOC completamente formateada y en blanco en Word aquí: Plantilla de gráfico de objetivos ponderados

    Lista de verificación de revisión para informes de recomendación

    Al releer y revisar su informe de recomendaciones, asegúrese de haber incluido todas las secciones y elementos que se describen a continuación.

    Lista de verificación de revisión para informes de recomendación
    Sección de Documentos Elementos clave de contenido Cheque
    Secciones Introductorias Indicar la situación y el público.  
    Discutir los antecedentes del problema u oportunidad, ¿qué provocó la necesidad del informe? Dar antecedentes técnicos si es necesario.  
    Requisitos estatales: aquellos factores que influyen en la decisión sobre la elección de opciones (objetivos y limitaciones).  
    Indicar cómo se redujo el campo de opciones a las que se comparan (si es relevante).  
    Proporcionar una visión general de los contenidos.  
    Secciones de Discusión Organizar el análisis/discusión comparativa de las opciones utilizando el enfoque punto por punto o entero a todo. Elige la estructura que mejor se adapte a tu contenido y propósito.  
    Al final de cada sección comparativa, indicar la mejor opción en términos de ese punto de comparación.  
    Incluya una tabla de resumen, si es posible, en la que resuma todos los datos clave en forma de tabla.  
    Conclusión Reafirmar todas las conclusiones clave de las secciones de Discusión.  
    Declarar conclusiones secundarias, y basarlas en requisitos establecidos al inicio.  
    Indicar una conclusión final (sobre la viabilidad general de la idea o sobre las fortalezas y debilidades generales de cada opción comparada).  
    Recomendaciones Hacer recomendaciones para acciones futuras; reiterar cómo estas acciones proporcionarán los beneficios buscados descritos en la introducción.  
    Referencias Documente completamente las fuentes utilizadas en el informe.  
    Apéndices Agregar cualquier información adicional que haya sido referida, pero no incluida en el cuerpo del informe.  
    Este capítulo fue adaptado de “Informes de recomendación y factibilidad” de David Murrey en Redacción Técnica en Línea, el cual está licenciado bajo una Licencia Creative Commons Atribución 4.0 Internacional.

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