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4.2: ¿Qué es la gestión de proyectos?

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    CONCEPTOS BÁSICOS DE GESTIÓN DE PROYECTOS

    La gestión de proyectos se enfoca en planear y organizar un proyecto y sus recursos. Esto incluye identificar y administrar el ciclo de vida a utilizar, aplicarlo al proceso de diseño centrado en el usuario, formular el equipo del proyecto y guiar eficientemente al equipo a través de todas las fases hasta la finalización del proyecto.

    VALOR DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

    A través de una adecuada gestión del proyecto, usted puede asegurar que el propósito/visión y metas del proyecto se mantienen, todo mientras se apoyan las tareas y objetivos de las audiencias. Además, evitas riesgos y utilizas de manera efectiva y eficiente tus recursos disponibles. También ayuda a los miembros del equipo a comprender sus responsabilidades, los entregables esperados y el horario que todos deben seguir para completar el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

    ÁREAS DENTRO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

    El Instituto de Gestión de Proyectos (PMI) ha identificado nueve áreas de conocimiento dentro de la gestión de proyectos:

    1. gestión de integración
    2. gestión de alcances
    3. gestión del tiempo
    4. gestión de costos
    5. gestión de calidad
    6. gestión de recursos humanos
    7. gestión de la comunicación
    8. gestión de riesgos y
    9. gestión de adquisiciones

    CONSTRUIR UN EQUIPO Y FOMENTAR LA COMUNICACIÓN

    Dependiendo de las necesidades de tu proyecto, el tamaño de tu equipo y los roles necesarios pueden variar. Ten en cuenta que los miembros de tu equipo pueden cumplir un rol o pueden cumplir muchos.

    Independientemente del tamaño del equipo, es importante identificar cómo el equipo se comunicará y colaborará entre sí. Esto incluye lo siguiente por adelantado:

    • Reuniones planificadas/ ordinarias
    • Qué tan formales serán
    • Si las reuniones se llevarán a cabo en persona, virtualmente o ambas
    • Cómo compartirá y colaborará el equipo en los documentos
    • Dónde se almacenarán los documentos y cómo se controlarán sus versiones
    • Flujo de trabajo para decisiones y aprobación

    FASES DEL PROYECTO, CICLOS DE VIDA E INCORPORACIÓN DE PRINCIPIOS DE DISEÑO DE USUARIO

    Los proyectos suelen dividirse en fases. Cada fase esboza el trabajo que hay que realizar y quién está involucrado. Generalmente, para que una fase se considere completa, los entregables específicos deben haber sido completados y entregados. Algunos equipos de proyecto, sin embargo, optan por implementar el seguimiento rápido, que es cuando las fases se superponen.

    Un ciclo de vida define el inicio y el final del proyecto; representa todas las fases juntas. Al definir el ciclo de vida del proyecto, la primera fase se anota como Paso 0. Por lo general, captura la visión y conceptualización del proyecto. Según el Instituto de Gestión de Proyectos, la mayoría de los ciclos de vida tienen cuatro o cinco fases, pero algunos pueden tener más.

    Los enfoques de ciclo de vida más comunes son Waterfall y Agile, independientemente del enfoque que elija, necesitará incorporar las mejores prácticas y métodos de diseño centrado en el usuario (UCD). En un alto nivel, el proceso de UCD incluye los siguientes pasos: planeación, recolección y análisis de datos, redacción de contenido, diseño y desarrollo de prototipos del sistema y pruebas.

    PLAN DE PROYECTO Y ACUERDO DE CARTA

    Al definir tu proyecto, es importante elaborar un plan de proyecto que el equipo acuerde por adelantado para que pueda servir como punto de referencia a lo largo del proyecto. Asegúrese de que, al describir su plan, observe cómo planea incluir las mejores prácticas y metodologías de diseño centradas en el usuario. La mayoría de los planes de proyectos describen lo siguiente:

    • Objetivos
    • Alcance, que se correlaciona con los requisitos
    • Recursos, incluyendo tecnología, presupuesto y roles y responsabilidades del equipo
    • Horario
    • Supuestos
    • Dependencias
    • Evaluación de riesgos y plan de gestión
    • Plan de control de cambios

    Al final del plan del proyecto, dependiendo de las necesidades de su equipo, puede optar por incluir un acuerdo charter. Un acuerdo charter suele ser un documento de una página que hace que el patrocinador del proyecto firme que acepta el trabajo a realizar según lo descrito por el equipo en el plan del proyecto. Recuerde, sin embargo, que los equipos exitosos entienden por adelantado que las cosas suceden y que necesitarán adaptarse. El plan del proyecto establece la línea base de cómo se supone que va a suceder el proyecto y luego proporciona información sobre el proceso para tomar en cuenta los cambios, en caso de que surjan.

    CREAR UN HORARIO

    Los horarios son una parte importante de la gestión de proyectos porque te ayudan a medir tu progreso a medida que avanza el proyecto. También ayudan a delinear cómo encaja la parte de cada miembro del equipo en el panorama general y demuestran las dependencias.

    Los horarios reflejan el ciclo de vida desglosado en entregables y puntos de contacto específicos. Define lo que hay que hacer y quién es el punto de contacto responsable del trabajo.

    DESARROLLAR UN PLAN DE PROYECTO

    Un plan de proyecto toma en cuenta el enfoque que tomará el equipo y ayuda al equipo y a las partes interesadas a documentar las decisiones tomadas con respecto al objetivo, alcance, cronograma, recursos y entregables.

    Es importante incluir actividades de usabilidad en tu plan de proyecto, para que puedas construir en el tiempo y recursos para llevar a cabo esas actividades. Revise la guía de usabilidad paso a paso para comprender mejor qué actividades se ajustan a sus necesidades incluir en su plan.

    DEFINIR EL ALCANCE Y MANTENERSE EN EL CAMINO

    El alcance del proyecto identifica lo que se necesita lograr para que el proyecto se considere completo. Al discutir el alcance, es importante hacer las siguientes preguntas:

    • ¿Qué producto se está desarrollando?
    • ¿Qué información se va a cubrir? ¿Presentará un tema en particular, o es para una audiencia en particular?
    • ¿Cuál es el tamaño del producto (es decir, cuántas páginas contendrá el sitio)?
    • ¿Estás creando un sitio web para toda una agencia u organización? ¿El sitio es para parte de esa agencia u organización?
    • ¿Qué cantidad de investigación pretende realizar? ¿Hay tiempo incorporado para ajustes incrementales basados en esos hallazgos?

    Reúna preguntas más detalladas sobre cómo celebrar una reunión inicial.

    Para que un proyecto se mantenga encaminado, es importante evitar la fluencia del alcance. La fluencia del alcance se refiere a cuando hay cosas agregadas incrementalmente al plan del proyecto que se pueden hacer individualmente cuando se apilan juntas ponen en peligro la finalización exitosa del proyecto como se definió anteriormente. La fluencia del alcance puede ser en el frente comercial o en el frente técnico.

    IDENTIFICAR AUDIENCIAS OBJETIVO

    Al inicio del proyecto, es vital pensar en la audiencia a la que intentas llegar, las tareas que llegan a completar y cómo abordar esas necesidades se compara con la de tu organización. Es importante evitar ser amplio a la hora de definir tus públicos objetivo.

    Para identificar y analizar audiencias para un sitio existente, puede obtener información
    de los análisis del sitio, realizar estudios de mercado y realizar metodologías de investigación de
    usuarios. Para nuevos sitios, es posible que deba confiar en la investigación de mercado para obtener información inicial y luego refinar mediante la realización de técnicas adicionales de investigación de usuarios.

    ESTABLECER OBJETIVOS MEDIBLES

    Piense en su sitio web y defina objetivos que consideren lo que su organización espera lograr. Cuando establece objetivos significativos y establece metas a alcanzar, tiene la capacidad de medir el éxito después del lanzamiento del sitio.

    Hay dos tipos de metas/objetivos a considerar:

    • Los objetivos del usuario son los escenarios de tareas de los usuarios. Exploran lo que los usuarios acuden al sitio web para lograr.
    • Los objetivos de usabilidad deben medir la capacidad de sus usuarios para realizar tareas en su sitio. Esto le dirá si su sitio es efectivo, eficiente y satisfactorio para sus usuarios.

    Un objetivo de ejemplo, si quieres que los usuarios obtengan las respuestas a sus propias preguntas sin llamar a tu agencia u organización, es reducir las llamadas telefónicas en X cantidad, ahorrando Y dólares. Puede establecer objetivos similares para reducir los correos electrónicos, aumentar la satisfacción del cliente y aumentar las suscripciones a boletines en línea.



    LICENCIAS Y Atribuciones

    • Gestión de proyectos” por Usability.gov. (Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos). Las pautas de usabilidad y diseño web basadas en la investigación, edición ampliada/ampliada. Washington: Imprenta del Gobierno de Estados Unidos, 2006. (A menos que se indique lo contrario, los textos, documentos e imágenes en el sitio web de Usability.gov son de dominio público, no tienen derechos de autor y, por lo tanto, pueden copiarse y distribuirse sin costo alguno. https://www.usability.gov/about-us/index.html)

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