2.5: Informes de progreso
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Objetivos de aprendizaje
Al finalizar este capítulo, los lectores podrán hacer lo siguiente:
- Explicar el propósito de un reporte de progreso.
- Navegar y aplicar el formato y estructura de una propuesta.
- Explicar los componentes comunes de un informe de progreso.
Informes de progreso
Usted escribe un informe de progreso para informar a un supervisor, asociado o cliente sobre el progreso que ha logrado en un proyecto durante un cierto período de tiempo. El proyecto puede ser el diseño, construcción o reparación de algo, el estudio o investigación de un problema o pregunta, o la recopilación de información sobre un tema técnico. Escribes informes de progreso cuando tardas más de tres o cuatro meses en completar un proyecto.
Funciones y Contenidos de los Informes de Progreso
En el informe de avance, explica alguno o todos los siguientes:
- Cuánto de la obra está completa
- Qué parte de la obra se encuentra actualmente en curso
- Qué trabajo queda por hacer
- Qué problemas o cosas inesperadas, si las hubiere, han surgido
- Cómo va el proyecto en general
Los informes de progreso tienen varias funciones importantes:
- Asegure a los destinatarios que está progresando, que el proyecto va sin problemas y que estará completo en la fecha prevista.
- Proporcionar a los destinatarios una breve mirada a algunos de los hallazgos o algunos de los trabajos del proyecto.
- Dé a los destinatarios la oportunidad de evaluar su trabajo en el proyecto y solicitar cambios.
- Te dará la oportunidad de discutir problemas en el proyecto y así avisar a los destinatarios.
- Obligarte a establecer un horario de trabajo para que completes el proyecto a tiempo.
- Proyecta un sentido de profesionalismo a tu trabajo y a tu organización.
Calendario y Formato de los Informes de Progreso
En un proyecto de un año, habitualmente hay tres reportes de avance, uno después de tres, seis y nueve meses. Dependiendo del tamaño del informe de avance, la duración e importancia del proyecto, y el destinatario, el informe de avance puede tomar las siguientes formas:
- Memo: un informe breve e informal a alguien dentro de su organización
- Carta —Un informe breve e informal enviado a alguien ajeno a su organización
- Informe formal: un informe formal enviado a alguien ajeno a su organización
Patrones Organizacionales para Informes de Progreso
El destinatario de un reporte de progreso quiere ver qué has logrado en el proyecto, en qué estás trabajando ahora, en qué planeas trabajar a continuación y cómo va el proyecto en general. Para reportar esta información, combina dos de estas estrategias organizacionales: periodos de tiempo, tareas del proyecto o temas de reporte.
Periodos de tiempo
Un informe de progreso generalmente resume el trabajo dentro de cada uno de los siguientes:
- Trabajo realizado en el (los) periodo (s) anterior
- Trabajos que se realizan actualmente
- Trabajos planeados para el siguiente (los) periodo (s)
Tareas del proyecto
Prácticamente cada proyecto se descompone en tareas individuales.
| Proyecto | Tareas individuales |
| Construyendo parques de pelota municipales en terrenos de propiedad de la ciudad |
Medición del interés de la comunidad Localización de la propiedad adecuada Diseñando las gradas, vallas, etc. |
| Redactar un informe |
Estudiar la tarea Selección de un tema Identificar la audiencia del reportaje Estrechando el tema Desarrollo de un esquema general Recopilación de información Escribir uno o más borradores Documentar el informe Revisión y edición del borrador del informe Mecanografiar y revisar el informe Poner el informe en su paquete final |
Tabla\(\PageIndex{1}\): Tareas del proyecto: Un enfoque organizacional para los informes de progreso.
Temas de Reporte
También puedes organizar tu reporte de progreso de acuerdo con los trabajos realizados en las secciones del informe final. En un proyecto de reporte sobre cocombustión de residuos sólidos municipales, se necesitaría información sobre estos temas.
Temas a tratar en el informe final
- La cantidad total de RSU producida, a nivel local, a nivel nacional
- El potencial energético de los RSU, factores que afectan su potencial energético
- Costos para modificar los servicios públicos de la ciudad para cambiar a la cocombustión
Para cada uno de estos temas, explicarías el trabajo que has realizado, el trabajo que estás realizando actualmente y el trabajo que has planeado.
Un informe de progreso es en realidad una combinación de dos de estas estrategias organizacionales. Los siguientes extractos de esquema le dan una idea de cómo se pueden combinar.
| Informe de Avances A | Informe de Avances B | Informe de Avances C |
| Tarea 1 | Obra Finalizada | Tema 1 |
| Obra concluida | Tarea 1 | Obra concluida |
| Obra Actual | Tarea 2 | Obra Actual |
| Trabajos planeados | Tarea 3 | Trabajos planeados |
| Tarea 2 | Trabajo Actual | Tema 2 |
| Obra concluida | Tarea 1 | Obra concluida |
| Obra Actual | Tarea 2 | Obra Actual |
| Trabajos planeados | Tarea 3 | Trabajos planeados |
| Tarea 3 | Trabajos Futuros | Tema 3 |
| Obra concluida | Tarea 1 | Obra concluida |
| Obra Actual | Tarea 2 | Obra Actual |
| Trabajos planeados | Tarea 3 | Trabajos planeados |
Tabla\(\PageIndex{2}\): Esbozos del Informe de Progreso
En la siguiente ilustración se muestra un ejemplo del enfoque proyecto-tareas con subtítulos para periodos de tiempo.
Modificaciones del tubo de drenaje cerebral
Durante este periodo, hemos continuado trabajando en problemas asociados con los tubos de drenaje de salmuera.
Periodo anterior. Después de pequeños ajustes durante un mes de operación, los tubos de drenaje y la contraarandela se han desempeñado mejor pero aún no del todo satisfactoriamente. Las secciones de pantalla de estos tubos, como ustedes saben, se encuentran a distancias variables a lo largo de la altura de la arandela.
Periodo actual. La porción de tamiz de los tubos de drenaje de salmuera se ha movido a menos de 5 pies de la parte superior del paquete. Hasta el momento, no se ha observado ningún cambio en el rendimiento de la contraarandela. Las estadísticas de producción a finales de este mes (febrero) deberían darnos una idea más clara del efecto de esta modificación.
Próximo periodo. Dependiendo del rendimiento continuo de la pantalla en su posición actual en relación con la parte superior del paquete, podemos mover la pantalla a menos de 3 pies de la parte superior del paquete en el siguiente período de prueba. Aunque la relación de lavado fue mayor con mayor altura de tamiz, la eficiencia de lavado parece permanecer relativamente constante; los datos de producción vs. compresor KW para todas las ubicaciones de criba hasta ahora parecen seguir la misma curva lineal.
Estos dos esquemas muestran informes de progreso organizados por tareas del proyecto.
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TRABAJO TERMINADO A partir de este tiempo, he concluido casi todo el trabajo de investigación y estoy juntando las secciones del informe final. Aquí hay un desglose del trabajo que he realizado hasta ahora. Desarrollo de la Botella. En la sección de desarrollo de mi informe, he escrito una descripción técnica de una botella típica de refresco PET. Está completo y le da al lector una buena idea de cómo debe ser el producto y ser capaz de lograr. Propiedades Favorables. Se termina la sección del reporte que describe las propiedades del PET. He elegido cuatro propiedades físicas para las que se prueban muchos contenedores de materias primas, y he demostrado cómo el PET soporta estas pruebas. Procesos de Manufactura. Para la sección de procesos de fabricación, he realizado investigaciones para ayudarme a recomendar un método de producción en particular para botellas de PET. Aquí, he descrito este método elegido y he explicado exactamente cómo se produce una botella de plástico en una línea de ensamblaje. Economía. He terminado de trabajar en la mitad de la sección de economía de este informe. Hasta el momento, he escrito una comparación económica del uso de botellas de plástico y vidrio. |
TRABAJO PRESENTE En este momento estoy principalmente involucrado en determinar qué áreas de mi informe carecen de información. Además, continúo con mi trabajo en la localización de información financiera en botellas de PET. Procesos de Manufactura. En la sección de manufactura, actualmente estoy...
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Tabla\(\PageIndex{3}\): Contornos de ejemplo
Otras Partes de Informes de Progreso
En tu reporte de progreso, también necesitas lo siguiente.
- una introducción que revisa el propósito y alcance del proyecto
- una descripción detallada de su proyecto y su historia
- una valoración general del proyecto hasta la fecha, que suele actuar como conclusión.
Introducción
Ahora les estoy sometiendo un informe sobre los avances que he realizado en mi investigación para su empresa, Ginseng Cola. Inmediatamente después de la aceptación el 15 de enero de la oferta de mi firma para estudiar las ventajas de embotellar su producto de refresco en botellas de plástico, comencé a investigar todas las áreas del proyecto.
En las siguientes secciones de este informe de avance, se le informará sobre el trabajo que ya he realizado, el trabajo en el que ahora estoy involucrado, el trabajo que queda por hacer, y finalmente una valoración general de cómo va el proyecto.
Revise los detalles del propósito, alcance y actividades de su proyecto. Esto ayudará a los destinatarios que no estén familiarizados con el proyecto, que no recuerden ciertos detalles, o que quieran duplicar su enfoque del proyecto. La introducción puede contener lo siguiente:
- Propósito del proyecto
- Objetivos específicos del proyecto
- Alcance, o límites, del proyecto
- Fecha en que comenzó el proyecto; fecha en que está previsto que se complete el proyecto
- Personas u organizaciones que trabajan en el proyecto
- Personas u organizaciones para las que se está realizando el proyecto
- Resumen de los contenidos del informe de avance
Descripción del proyecto
En la mayoría de los informes de progreso, incluya una descripción del proyecto para revisar los detalles de su proyecto para los destinatarios.
Descripción del Proyecto
Aquí hay una revisión del propósito y alcance de este proyecto.
Propósito. El plan de inversión original de esta corporación incluía solo inversiones a largo plazo y de bajo riesgo en bonos corporativos y valores estadounidenses. Este proyecto fue diseñado para responder preguntas sobre el potencial de las inversiones a corto plazo y altas en dólares, particularmente aquellas adecuadas para la expansión futura del plan de inversión de esta compañía.
Alcance. El informe abarcará las definiciones básicas de acciones y opciones, así como las razones a favor y en contra de estas dos estrategias de inversión. El informe se desglosará en cuatro áreas:
- Mecánica de stocks y opciones
- Comparaciones de stocks y opciones
- Ejemplo de escenarios de inversión
- Recomendaciones para un plan de inversión
Conclusión
El último párrafo o sección suele tranquilizar al público que todo va bien y a tiempo. También puede alertar a los destinatarios sobre cambios inesperados o problemas en el proyecto.
Avalúo General
El proyecto para recomendar la producción de PET viene bien. No me he topado con ningún problema importante y he encontrado abundante material sobre este tema. Sin embargo, no he escuchado del señor Simon Juárez de PET Mfg., quien está enviando información sobre los métodos de producción de PET utilizados en varias plantas del suroeste.
No puedo prever ningún problema mayor que me impida presentarle mi informe en la fecha del contrato. De hecho, tal vez pueda conseguírtelo unos días antes de lo planeado. En general, estoy encontrando que la botella de PET es una idea de empaque aún más atractiva de lo que había parecido en nuestras discusiones anteriores. Los detalles completos sobre esto, sin embargo, aparecerán en el informe final.
Sinceramente,
Steven C. Crosswell
Ingeniero de Procesos
Ingeniería C&S
Lista de verificación de revisión para informes de progreso
A medida que relees y revisas tu reporte de progreso, ten cuidado con problemas como los siguientes:
- Asegúrate de usar el formato correcto. Recuerde, el formato memo es para informes de progreso internos; el formato businessletter es para informes de progreso escritos de una organización externa a otra. (Ya sea que use una nota de presentación o una carta de presentación es su elección).
- Escribir una buena introducción, en ella, declarar que se trata de un informe de progreso y proporcionar una visión general del contenido del informe de progreso.
- Asegúrese de incluir una descripción del proyecto final terminado.
- Usa uno o una combinación de los patrones organizacionales en la discusión de tu trabajo.
- Usa encabezados para marcar las diferentes partes de tu reporte de progreso, particularmente las diferentes partes de tu resumen del trabajo realizado en el proyecto.
- Usar listas según corresponda.
- Proporcione detalles: evite confiar en declaraciones vagas y excesivamente generales sobre el trabajo que ha realizado en el proyecto del informe final.
- Asegúrese y dirija el informe de progreso a la audiencia real o realista, no a su instructor.
- Supongamos que habrá no especialistas leyendo tu reporte de progreso. Pero no evite la discusión de los aspectos técnicos del proyecto, solo bájelos a un nivel que los no especialistas puedan entender.