5.2: Análisis de Audiencia

Objetivos de aprendizaje

Al finalizar este capítulo, los lectores podrán:

1. Identificar las cuatro categorías comunes de audiencia y explicar las diferencias entre ellas.
2. Analiza tu audiencia y explica cómo adaptar tu escritura a esa audiencia.

La audiencia de un informe técnico, o cualquier escrito para ese asunto, es el lector o lectores previstos o potenciales. Para la mayoría de los escritores técnicos, esta es la consideración más importante en la planeación, redacción y revisión de un documento. Usted “adapta” su escritura para satisfacer las necesidades, intereses y antecedentes de los lectores que estarán leyendo su escritura.

El principio parece absurdamente simple y obvio. Es más o menos lo mismo que decirle a alguien: “Habla para que la persona frente a ti pueda entender lo que estás diciendo”. Es como decir: “No le hables ciencia espacial a tu hijo de seis años”. ¿Necesitamos un curso en eso? No lo parece. Pero, de hecho, la falta de análisis y adaptación de la audiencia es una de las causas fundamentales de la mayoría de los problemas que se encuentran en los documentos profesionales y técnicos, particularmente las instrucciones en las que aparecen de manera más evidente.

Nota: Una vez que hayas leído este capítulo sobre análisis de audiencia, prueba a usar el planificador de audiencias a continuación. Rellenas espacios en blanco con respuestas a preguntas sobre tu audiencia y luego te lo mandas por correo electrónico. Usa el planificador de audiencias para cualquier proyecto de escritura como una forma de llegar a pensar en tu audiencia en detalle.

Planificador de Audiencia

Tipos de Audiencias

Una de las primeras cosas que debes hacer cuando analizas a una audiencia es identificar su tipo (o tipos, rara vez es solo un tipo). La división común de audiencias en categorías es la siguiente:

• Expertos: Estas son las personas que conocen la teoría y el producto por dentro y por fuera. Lo diseñaron, lo probaron, lo saben todo al respecto. A menudo, cuentan con títulos avanzados y operan en entornos académicos o en áreas de investigación y desarrollo del mundo gubernamental y tecnológico. Es menos probable que el lector no especialista entienda lo que están diciendo estas personas, pero también tiene la menor razón para intentarlo. Más a menudo, el reto de comunicación que enfrenta el experto es comunicarse con el técnico y el ejecutivo.
• Técnicos: Estas son las personas que construyen, operan, mantienen y reparan las cosas sobre las que los expertos diseñan y teorizan. El suyo también es un conocimiento altamente técnico, pero de naturaleza más práctica.
• Ejecutivos: Son las personas que toman decisiones empresariales, económicas, administrativas, legales, gubernamentales y/o políticas sobre las cosas con las que trabajan los expertos y técnicos. Si es un producto nuevo, deciden si producirlo y comercializarlo. Si se trata de una nueva tecnología de energía, ellos deciden si la ciudad debe implementarla. Es probable que los ejecutivos tengan tan pocos conocimientos técnicos sobre el tema como los no especialistas.
• No especialistas: Estos lectores tienen el menor conocimiento técnico de todos. Su interés puede ser tan práctico como el de los técnicos, pero de otra manera. Quieren usar el nuevo producto para cumplir con sus tareas; quieren entender la nueva tecnología de energía lo suficiente como para saber si votar a favor o en contra de ella en las próximas elecciones de bonos. O, puede que simplemente sientan curiosidad por un asunto técnico específico y quieran aprender sobre él, pero sin ninguna razón concreta y práctica.

Análisis de Audiencia

Es importante determinar a cuál de las cuatro categorías que acabamos de discutir pertenecen los potenciales lectores de su documento, pero ese no es el final de la misma. Las audiencias, independientemente de su categoría, también deben ser analizadas en términos de características como las siguientes:

• Antecedentes: conocimiento, experiencia, capacitación: Una de sus preocupaciones más importantes es la cantidad de conocimiento, experiencia o capacitación que puede esperar en sus lectores. Si esperas que algunos de tus lectores carezcan de ciertos antecedentes, ¿los proporcionas automáticamente en tu documento? Considera un ejemplo: imagina que estás escribiendo una guía para usar un producto de software que se ejecuta bajo Microsoft Windows. ¿Cuánto puede esperar que sus lectores sepan sobre Windows? Si es probable que algunos sepan poco sobre Windows, ¿debería proporcionar esa información? Si dices que no, entonces corres el riesgo de que los clientes se sientan frustrados con tu producto. Si dices que sí a agregar información de fondo en Windows, aumentas tu esfuerzo de trabajo y agregas al recuento de páginas del documento (y así al costo). Obviamente, no hay una respuesta fácil a esta pregunta; parte de la respuesta puede involucrar cuán pequeño un segmento de la audiencia necesita esa información de fondo.
• Necesidades e intereses: Para planificar tu documento, necesitas saber qué va a esperar tu audiencia de ese documento. Imagínese cómo los lectores querrán usar su documento y qué exigirán de él. Por ejemplo, imagina que estás escribiendo un manual sobre cómo usar un nuevo teléfono inteligente, ¿qué van a esperar encontrar en él tus lectores? Imagínese que está bajo contrato para escribir un informe de antecedentes sobre el calentamiento global para una asociación nacional de bienes raíces, sobre qué quieren leer; y, igualmente importante, ¿de qué no quieren leer?
• Otras características demográficas: Y por supuesto hay muchas otras características sobre tus lectores que podrían influir en cómo debes diseñar y escribir tu documento, por ejemplo, grupos de edad, tipo de residencia, área de residencia, género, preferencias políticas, etc.

El análisis de audiencia puede complicarse por al menos otros tres factores: tipos de audiencia mixtos para un documento, amplia variabilidad dentro de la audiencia y audiencias desconocidas.

• Más de un público. Es probable que descubras que tu reporte es para más de una audiencia. Por ejemplo, puede ser visto por técnicos (expertos y técnicos) y administrativos (ejecutivos). ¿Qué haces? Puedes escribir todas las secciones para que todos los públicos de tu documento puedan entenderlas (¡buena suerte!). O puedes escribir cada sección estrictamente para el público que estaría interesado en ella, luego usar encabezados e introducciones de sección para alertar a tu audiencia sobre dónde ir y qué evitar en tu reporte.
• Amplia variabilidad en una audiencia. Quizás te des cuenta de que, aunque tienes una audiencia que encaja en una sola categoría, existe una amplia variabilidad en su fondo. Esto es difícil: si escribes en el mínimo común denominador del lector, es probable que termines con una cosa engorrosa y tediosa similar a un libro que apagará a la mayoría de los lectores. Pero si no escribes a ese nivel más bajo, pierdes ese segmento de tus lectores. ¿Qué hacer? La mayoría de los escritores van por la mayoría de los lectores y sacrifican esa minoría que necesita más ayuda. Otros ponen la información suplementaria en apéndices o insertan referencias cruzadas a libros de iniciación.

Adaptación de Audiencia

¡Bien! Entonces has analizado a tu audiencia hasta que los conoces mejor de lo que te conoces a ti mismo. ¿De qué sirve? ¿Cómo se utiliza esta información? ¿Cómo evitas escribir algo que seguirá siendo incomprensible o inútil para tus lectores?

El negocio de escribir a tu audiencia puede tener mucho que ver con el talento innato, la intuición e incluso el misterio. Pero hay algunos controles que puedes usar para tener una mejor oportunidad de conectarte con tus lectores. Los siguientes “controles” tienen que ver principalmente con hacer que la información técnica sea más comprensible para audiencias no especializadas:

• Agregar información que los lectores necesitan para entender su documento. Verifique si falta cierta información clave, por ejemplo, una serie crítica de pasos a partir de un conjunto de instrucciones, antecedentes importantes que ayuden a los principiantes a comprender la discusión principal o definición de términos clave.
• Omite la información que tus lectores no necesitan. La información innecesaria también puede confundir y frustrar a los lectores— después de todo, está ahí así que se sienten obligados a leerla. Por ejemplo, probablemente puedas cortar la discusión teórica a partir de instrucciones básicas.
• Cambia el nivel de la información que tienes actualmente. Es posible que tengas la información correcta pero puede ser “pited” a un nivel técnico demasiado alto o demasiado bajo. Puede ser presentado en el tipo de audiencia equivocado, por ejemplo, en una audiencia experta en lugar de una audiencia técnica. Esto sucede con mayor frecuencia cuando las notas de diseño del producto se pasan como instrucciones.
• Agrega ejemplos para ayudar a los lectores a entender. Los ejemplos son una de las formas más poderosas de conectar con el público, particularmente en las instrucciones. Incluso en el texto no instructivo, por ejemplo, cuando se trata de explicar un concepto técnico, los ejemplos son una gran ayuda, las analogías en particular.
• Cambia el nivel de tus ejemplos. Puede que estés usando ejemplos pero el contenido o nivel técnico puede no ser apropiado para tus lectores. Los ejemplos de Homespun pueden no ser útiles para los expertos; los altamente técnicos pueden extrañar totalmente a sus lectores no especializados.
• Cambia la organización de tu información. A veces, puedes tener toda la información correcta pero organizarla de manera incorrecta. Por ejemplo, puede haber demasiada (o muy poca) información de fondo por adelantado de tal manera que ciertos lectores se pierdan. A veces, la información de fondo necesita consolidarse en la información principal; por ejemplo, en las instrucciones a veces es mejor alimentarse en trozos de fondo en los puntos donde se necesitan de inmediato.
• Fortalecer las transiciones. Puede ser difícil para los lectores, particularmente los no especialistas, ver las conexiones entre las secciones principales de su informe, entre párrafos individuales, y a veces incluso entre oraciones individuales. Puede hacer que estas conexiones sean mucho más claras agregando palabras de transición y haciendo eco de palabras clave con mayor precisión. Palabras como “por lo tanto”, “por ejemplo”, “sin embargo” son palabras de transición; indican la lógica que conecta el pensamiento anterior con el pensamiento próximo. También puedes fortalecer las transiciones haciendo eco cuidadosamente de las mismas palabras clave. En prosa técnica, no es buena idea variar la elección de palabras: usa las mismas palabras para que las personas no se confundan más de lo que ya pueden estar.
• Escriba presentaciones más sólidas, tanto para todo el documento como para las secciones principales. La gente parece leer con más confianza y comprensión cuando tienen el “panorama general”, una visión de lo que viene y cómo se relaciona con lo que acaban de leer. Por lo tanto, asegúrese de tener una fuerte introducción a todo el documento, una que deje claro el tema, propósito, audiencia y contenido de ese documento. Y para cada sección principal dentro de su documento, utilice mini-introducciones que indiquen al menos el tema de la sección y dé una visión general de los subtemas a tratar en esa sección.
• Crear oraciones temáticas para párrafos y grupos de párrafos. Puede ayudar inmensamente a los lectores a darles una idea del tema y propósito de una sección (un grupo de párrafos) y en particular a darles una visión general de los subtemas a punto de ser cubiertos. ¡Las hojas de ruta ayudan cuando estás en un estado diferente!
• Cambia el estilo y la longitud de la oración. La forma en que escribes, a nivel de oración individual, también puede marcar una gran diferencia. En las instrucciones, por ejemplo, usar la voz imperativa y el fraseo de “usted” es mucho más comprensible que la voz pasiva o el fraseo de terceros personales. Por alguna razón, personalizar tu estilo de escritura y hacerlo más relajado e informal puede hacerlo más accesible y comprensible. La escritura pasiva y sin persona es más difícil de leer: pon a las personas y la acción en tu escritura. Del mismo modo, opta por verbos activos en lugar de ser fraseo de verbos. Todo esto hace que tu escritura sea más directa e inmediata; los lectores no tienen que buscarla. Y obviamente, la longitud de la sentencia también importa. Un promedio de entre 15 y 25 palabras por oración es aproximadamente correcto; las oraciones de más de 30 palabras deben desconfiar.
• Trabajo sobre claridad de oración y economía. Esto está estrechamente relacionado con el “control” anterior pero merece su propio lugar. A menudo, el estilo de escritura puede ser tan prolijo que es difícil o frustrante de leer. Cuando revise sus borradores aproximados, póngalos a dieta: pase por un borrador línea por línea tratando de reducir el recuento general de palabras, páginas o líneas en un 20 por ciento. Pruébalo como experimento y mira cómo te va. Encontrarás muchos detalles quisquillosos, innecesarios y frases infladas que puedes cortar.
• Usa más o diferentes gráficos. Para audiencias no especializadas, es posible que desee usar más gráficos, y otros más simples en ese sentido. Los gráficos para especialistas son más detallados, más técnicos. En los documentos técnicos para no especialistas, también suele haber gráficos más “decorativos”, unos que son atractivos pero que no tienen ningún propósito informativo o persuasivo estricto.
• Divida el texto o consolide el texto en trozos significativos y utilizables. Para lectores no especializados, es posible que necesites tener párrafos más cortos. A lo mejor un párrafo de 6 a 8 líneas es el máximo habitual. Observe cuánto más largos son los párrafos en los documentos técnicos escritos para especialistas.
• Agregar referencias cruzadas a información importante. En la información técnica, puede ayudar a los lectores no especializados señalándolos a fuentes de fondo. Si no puedes explicar completamente un tema en el acto, apunta a una sección o capítulo donde está.
• Utilice encabezamientos y listas. Los lectores pueden sentirse intimidados por grandes y densos párrafos de escritura, sin cortar por otra cosa que no sea una línea en blanco de vez en cuando. Busque en sus borradores aproximados formas de incorporar encabezados; busque cambios en el tema o subtema. Busca en tu escritura listados de cosas, estas se pueden convertir en listas verticales. Busque listados emparejados como términos y sus definiciones; estos se pueden convertir en listas de dos columnas. Por supuesto, ten cuidado de no forzar este formato especial, no exageres.
• Utilice tipografía especial y trabaje con márgenes, longitud de línea, interlineado, tamaño de tipo y estilo de tipo. Para lectores no especializados, puede hacer cosas como acortar las líneas (traer los márgenes), usar tamaños de tipo más grandes y otras tácticas similares. Se cree que ciertos estilos de tipo son más amigables y legibles que otros. (Trate de encontrar a alguien involucrado con la publicación para obtener algunas ideas sobre las fuentes).

Estos son los tipos de “controles” que utilizan los escritores técnicos profesionales para afinar su trabajo y hacerlo lo más fácilmente comprensible posible. Y en contraste, es la acumulación de muchos problemas en estas áreas —incluso aparentemente triviales— lo que se suma a que un documento es difícil de leer y entender. Los no profesionales a menudo se cuestionan por qué los escritores y editores profesionales insisten en molestarse con detalles tan aparentemente quisquillosos, triviales y mezquinos al escribir, ¡pero todos suman! Me recuerda al antiguo método de ejecución chino llamado “muerte por mil cortes”. No obstante, en este caso, sería “perplejidad por mil problemas menores”.