7.4: Una mirada a la colaboración exitosa

Establecer objetivos y tareas claros

La colaboración exitosa se crea mediante el uso de varias estrategias, incluida la capacidad de establecer objetivos y tareas claros. Al igual que con la escritura individual, la redacción en equipo debe emplear objetivos claros. Es imperativo para el éxito del proyecto que el objetivo sea claro desde el principio. Los objetivos claros sirven como meta o resultado final que el equipo pretende lograr. Esas metas u objetivos sirven como una especie de “faro” que se puede ver desde la distancia para ayudar a guiar a los miembros a “puertos seguros” o guiar a los miembros hacia un resultado final exitoso.

Cada integrante del equipo debe saber desde el inicio lo que se espera de ella. Debe conocer su parte específica y la conexión de esa parte con las tareas y roles de otros miembros del equipo. Cada miembro debe ver su papel como importante y uno, que, si no se completa con una mentalidad de adentro hacia afuera (un término creado por Blanchard, Ripley y Parisi-Carew para indicar la necesidad de colaboración para comenzar en el interior del corazón de una persona, pasar a su intelecto y finalmente a las manos —donde ocurre el trabajo), impactará negativamente en el proyecto.

Es importante, entonces, que el equipo desarrolle un espacio para reunirse y discutir el proyecto —para hacer preguntas, compartir ideas, aportar insumos sobre el proyecto en general, etc.

Llevar a cabo reuniones efectivas

Otra estrategia de colaboración exitosa es la capacidad de llevar a cabo reuniones efectivas que permitan a los miembros compartir cómodamente sus puntos de vista y experiencia. Poder hacerlo a menudo depende de la capacidad del equipo para emplear habilidades de escucha cuidadosas en lugar de permitir que un miembro hable donde los miembros del equipo simplemente escuchen lo que se está compartiendo. La diferencia en los dos —escuchar versus escuchar— se define por la intención y el propósito. En La ciencia y el arte de escuchar (2012), Seth Horowitz delinea los dos de esta manera: “La diferencia entre el sentido del oído y la habilidad de escuchar es la atención”. Para escuchar versus escuchar lo que se dice, entonces, debes elegir (o pretender) entender lo que se dice, debes prestar tu atención a lo que se está diciendo. “Escuchar es una habilidad que estamos en peligro de perder en un mundo de distracción digital y sobrecarga de información”. (Horowitz, 2012). “La riqueza de la vida no radica en el volumen y el ritmo”, continúa, “sino en los timbres y las variaciones que puedes discernir si simplemente pones atención”. (Horowitz, 2012).

Establecer un cronograma de proyecto

La colaboración exitosa también depende de establecer un cronograma del proyecto. En el mundo tecnológico actual, abundan las herramientas que permiten a los equipos lograr con éxito su resultado final al tener una visión clara de lo que se necesita y cuándo. Herramientas como WorkZone, Basecamp y Microsoft Project, entre otras, permiten a los equipos conocer el cronograma de su proyecto y ver el progreso a lo largo de todo.

Mantenlos honestos

Mantener un sentido de responsabilidad ética hacia el proyecto y los miembros del equipo no solo es importante, sino que es imperativo para el éxito del proyecto. En Ética empresarial: conceptos y casos (2011), Manuel G. Velásquez esboza estándares éticos que son útiles para considerar en situaciones colaborativas.

• Derechos: Toda persona tiene derecho a participar en discusiones intelectuales en el trabajo sin temor a represalias. De igual manera, cuando se produce un documento o producto, el público en general tiene derecho a esperar que la honestidad fuera central en su producción.
• Justicia: Todos deben recibir la misma justicia independientemente de su raza, género u orientación sexual. Los miembros del equipo deben ser tratados de la misma manera. Si no, el equipo puede dividirse en “campamentos” separados, y el proyecto puede, a su vez, descarrilarse.
• Utilidad: Se debe considerar cómo las decisiones grupales impactarán a todos los involucrados. Cuando el grupo opere como una sola unidad, los integrantes considerarán el impacto que las decisiones tendrán en cada uno de sus integrantes. La idea de operar como silos se tira por la ventana porque se entiende que lo que afecta a uno afecta a todos.
• Cuidado: Debido a que el grupo opera desde la mentalidad “de adentro hacia afuera” (corazón-cabeza-mano), se brinda atención a quienes están más cerca de los miembros y con quienes trabajan los miembros.

Fomentar la discusión y la diversidad

Por último, el éxito de la colaboración depende de la definición misma de colaboración como se discutió anteriormente en el capítulo, fomentando un ambiente que promueva la comunicación, el aprendizaje, la máxima contribución y la innovación. (Blanchard, Ripley, Parisi-Carew, 2012). En otras palabras, los miembros del equipo deben sentirse cómodos compartiendo y en ocasiones debatiendo sobre sus ideas. Se debe permitir que los miembros operen plenamente en la diversidad que aportan al equipo. A ningún miembro del equipo se le debe hacer sentir que su contribución es menos importante que la de otros miembros del equipo porque puede tener diferentes capacidades. De igual manera, a un miembro del equipo que forme parte de la comunidad LGBTQ, aunque su orientación sexual no se considere parte de la mayoría en el lugar de trabajo, se le debe permitir comunicar ideas sobre el proyecto desde su perspectiva. Permitir una contribución de ideas desde diversas perspectivas es lo mejor para el proyecto porque toma en consideración a la audiencia diversa que probablemente serán los lectores del proyecto. Al final, la apertura en la discusión crea un producto que considera a la audiencia, una regla primaria en la escritura para audiencias técnicas.

En su artículo “6 Fundamentos de la Colaboración Efectiva” (2010) que apareció en Talent Culture World of Work, Chris Jones, consultor de Estrategia de TI y Gestión del Cambio, reflexiona sobre sus ingredientes de “salsa secreta” para una colaboración efectiva. Jones identifica seis ideas que insiste que son necesarias para una colaboración efectiva.

• Compromiso
• Mantenerlo real (ser auténtico)
• Un sesgo por el aprendizaje y el descubrimiento
• Respeto a miembros de la comunidad
• Impulsando una vibra positiva
• Centrarse en los resultados

Observe las similitudes entre los cuatro estándares identificados por Velásquez (2011) y las seis ideas enumeradas por Jones (2010). En efecto, sin estos, la colaboración por escrito o en cualquier otro entorno de equipo no tendrá éxito.