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Todos los documentos tienen un propósito —persuadir, informar, instruir, entretener— pero el primer y principal propósito de cualquier documento es ser leído. Elegir un diseño efectivo del documento mejora la legibilidad o usabilidad de su documento para que el público objetivo tenga más probabilidades de recibir el mensaje que desea que reciba, y que su documento sea más probable que logre su propósito previsto.

Elija elementos de diseño de documentos que hagan que su documento sea “fácil de usar” para el público objetivo. Ten en cuenta que la gente no lee la escritura técnica por placer; la leen porque tienen que hacerlo; es parte de su trabajo. Y como “el tiempo es dinero”, cuanto más tiempo se tarda en leer el documento, mayor es el “costo”. Tu trabajo como diseñador de documentos es hacer que su proceso de lectura sea lo más fácil, claro, útil y eficiente posible mediante el uso de todas las herramientas a tu disposición.

Diseñar un documento es como diseñar cualquier otra cosa: debes definir tu propósito (las metas y objetivos que esperas que logre tu documento, así como las limitaciones —como el recuento de palabras y el formato— que debes cumplir), entender a tu audiencia (quién leerá este documento y por qué) y elegir el diseño características que mejor lograrán tu propósito y mejor suite el público objetivo. En esencia, debes entender la Situación Retórica (ver Capítulo 1.3) en la que te encuentras: ¿Quién se comunica con quién sobre qué y por qué? ¿Qué tipo de diseño y formato de documentos puede ayudarle a transmitir de manera más efectiva el mensaje deseado a esa audiencia? Desea utilizar las estrategias retóricas más efectivas a su disposición; el diseño de documentos es una de esas estrategias.

Géneros y Convenciones

Como aprendiste en clases anteriores de escritura, los lectores en diferentes contextos esperan diferentes características textuales, dependiendo del tipo de documento que estén leyendo y su propósito. Un lector de un editorial en línea puede esperar argumentos fuertemente redactados que pueden basarse en un lenguaje emocional inflamatorio, pero que no estén respaldados con mucha evidencia empírica; no esperamos que un editorial en línea cite fuentes confiables en un formato académico. En contraste, un lector académico espera lo contrario: lenguaje neutro, sin emociones, y abundante evidencia empírica para sustentar lógica y válidamente las afirmaciones, con fuentes citadas y documentadas en formatos bibliográficos apropiadamente académicos. Estas son algunas de las expectativas convencionales de los géneros.

No solo el contenido y las estrategias retóricas tienen diferentes convenciones; los documentos también difieren en cómo se diseñan y formatean. Todos los géneros de escritura se adhieren a ciertas convenciones, en términos de contenido, el estilo de lenguaje utilizado para expresar ese contenido, y cómo se presenta visualmente el contenido. Si miras un artículo de noticias en línea (o un artículo en un periódico real), a menudo notarás características de formato consistentes.

Convenciones típicas de formato de periódicos
• Titulares grandes, a menudo usando rima, aliteración, exageración o algún otro dispositivo retórico para llamar la atención (a veces llamado “cebo de clic”)
• Párrafos muy cortos (generalmente 1-3 frases de largo)
• Fotos relacionadas con el artículo
• Una caja recortada con una cita particularmente llamativa del artículo en una impresión más grande y audaz (para que los lectores se interesen en el artículo)
• Anuncios en el lateral.

Es importante que los escritores comprendan las convenciones del género en el que están escribiendo. Las convenciones son las “reglas” o expectativas que los lectores/espectadores tienen para ese género o medio en particular. Si no sigues las expectativas de los lectores objetivo, corres el riesgo de confundirlos, o peor aún, dañar tu credibilidad y, por lo tanto, no transmitir tu mensaje de manera efectiva y cumplir con tu propósito. Piense en el diseño de documentos como “retórica visual”. Haga las elecciones de diseño de documentos que mejor se ajusten a las expectativas del género y la audiencia, y que transmitan de manera más efectiva el mensaje que desea enviar.

Guías de estilo y plantillas

En muchos contextos de escritura, estarán disponibles guías de estilo y plantillas. Las guías de estilo dictan las reglas generales y pautas que deben seguirse; las plantillas ofrecen contenido específico y requisitos de formato para tipos específicos de documentos. Los editores académicos ponen guías de estilo a disposición de los autores potenciales para que sepan escribir y formatear adecuadamente los documentos que envían para su publicación. Periódicos, revistas académicas, organizaciones y negocios a menudo tienen su propio estilo “in house” que debe ser seguido por todos los escritores dentro de esa organización. Una empresa puede tener plantillas específicas, por ejemplo, una plantilla Memo, que todos los empleados deben seguir, para garantizar la consistencia de la mensajería.

Probablemente tenías una guía de estilo para ayudarte a formatear tus tareas escritas para tu clase de Escritura Académica, y en las clases de Ciencias, probablemente tenías una plantilla para ayudarte a organizar Informes de Laboratorio.

Ejercicio$$\PageIndex{1}$$: List some conventions of academic formatting

Examine el formato en la Figura 3.1.1 a continuación y enumere algunas de las características que se adhieren a los requisitos de formato de escritura académica con los que esté familiarizado. No importa si no se puede leer el texto; basta con examinar el formato.

Ahora examine el documento en la Figura 3.1.2. ¿Qué diferencias notas? Enumere algunas de las características que difieren de la muestra de escritura académica anterior. Considera por qué los lectores típicos de la escritura técnica encontrarían deseables estas características. ¿Qué documento preferirías leer?

La escritura técnica hace uso de varias características típicas de diseño para organizar la información de manera eficiente y mejorar la legibilidad. Estos incluyen encabezados, listas, figuras y tablas, así como el uso estratégico del espacio pasivo alrededor de todas estas características y texto. Cada compañía, editor u organización puede tener su propia guía de estilo a la que deben adherirse todos los escritores dentro de esa organización, o aquellos que deseen contribuir con material escrito. Todo el trabajo escrito para esta clase debe adherirse a la guía de estilo del curso. A continuación se presenta un extracto de esta guía de estilo, en el que se enumeran los principales requisitos de formato para todas las asignaciones.

Guía de estilo para asignaciones escritas

La mayoría de los documentos del lugar de trabajo se crean con productos de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint). Esto es generalmente estándar de la industria, por lo que es crucial que aprenda a usar estos programas de manera efectiva para crear documentos sofisticados en el lugar de trabajo.

Las especificaciones generales de los documentos técnicos de redacción en WORD son las siguientes:

 Márgenes 1-1.5 pulgadas en todos los lados Si está atando un informe impreso, deje un margen izquierdo de 2 pulgadas Fuente Body Text Una fuente serif como Times, Times New Roman, Cambria, etc. ** Fuente Encabezado Una fuente sans serif como Ariel o Calibri Tamaño de fuente Fuente serif de 11-12 puntos (se prefiere 12) para el texto del cuerpo 12-20 fuente sin serif de punto para encabezados

Generalmente la escritura técnica es a un solo espacio, la primera línea de cada párrafo no tiene sangría, y se coloca un espacio extra entre los párrafos. Las letras y notas son siempre a un solo espacio; los informes pueden ser simples o 1.5 espaciados. Los borradores suelen estar a doble espacio para dejar espacio para comentarios. Los párrafos tienden a tener no más de 10 líneas de largo, y cada línea debe evitar tener más de 15-20 palabras.

Justifica tu margen izquierdo solamente; deja un borde “irregular a la derecha”. Esto se considera mucho más “amigable para el lector” que márgenes totalmente justificados. En algunos casos, justificar completamente tus márgenes izquierdo y derecho da como resultado un espaciado impar entre palabras que puede ser desorientador para el lector.

NOTA: Para elementos específicos del documento como portada, carta de transmisión y tabla de contenido, consulte “Guía de Informe de Término de Trabajo Cooperativo de Ingeniería” (.pdf).

El resto de este capítulo ofrece información específica y detallada sobre cómo y por qué los escritores técnicos utilizan las siguientes características de diseño de documentos:

1. Encabezados: los encabezados y subencabezados proporcionan una organización y estructura claramente visibles que permite a los lectores leer selectivamente y previsualizar la información. Existen varias pautas para el estilo, el tamaño y el color de la fuente para ayudar a diseñar los encabezados de manera efectiva.
2. Listas: las listas proporcionan una manera de transmitir información de manera concisa y eficiente y enfatizar ideas. Hay varios tipos de listas, cada una utilizada para fines específicos.
3. Figuras y Tablas: las representaciones visuales de datos y conceptos ofrecen al lector un descanso de oraciones y párrafos, y proporcionan formas adicionales de entender la información.
4. Espacio pasivo: dejar espacios en blanco estratégicamente en la página (alrededor de listas, figuras y encabezados, y entre párrafos) ayuda al lector a absorber la información en el espacio “activo” de manera más efectiva, y ayuda a crear un aspecto visualmente atractivo.

** NOTA: Tradicionalmente, las fuentes serif han sido preferidas para el texto corporal ya que se consideraban más “legibles” en forma de párrafo, especialmente en medios impresos. Sin embargo, investigaciones recientes han sugerido que las fuentes serif son menos legibles para las personas que tienen discapacidades visuales o discapacidades relacionadas con la percepción de texto escrito. Además, las fuentes sans serif se consideran más legibles en una pantalla. [1] Esta es una de las razones por las que Microsoft Word ha cambiado su fuente de cuerpo predeterminada de Cambria o Times New Roman a Calibri, que es una fuente sans serif. Es prudente consultar con el público previsto para ver cuál es el preferido.

1. AbilityNet, “Producir materiales accesibles para impresión y en línea”, [En línea]. Disponible en: [1]https://www.abilitynet.org.uk/quality/documents/StandardofAccessibility.pdf

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