5.3: Convertirse en Archivista

En el capítulo Archivos e Investigación Histórica, discutimos por qué podría consultar un archivo, cómo difieren las fuentes allí de las fuentes publicadas, y ofrecimos algunos consejos sobre dónde y cómo usaría los archivos en el área DFW. En esta sección, nos sumergimos más profundamente en qué son exactamente los archivos. Nuestro objetivo aquí es brindar una mirada más especializada, que ayude con proyectos de investigación más serios o como una forma de aprender sobre una posible trayectoria profesional para las carreras de historia.

Definiciones

El término “archivos” puede tener dos significados distintos, al menos en lo que respecta a los historiadores profesionales que trabajan. En primer lugar, la palabra puede referirse a una institución que recolecta registros de archivo y los pone a disposición para su uso. En este contexto, se tratarían de instituciones como la Administración Nacional de Archivos y Registros a nivel federal, la Comisión Estatal de Bibliotecas y Archivos de Texas a nivel estatal, y Colecciones Especiales en las Bibliotecas de la Universidad de Texas en Arlington a nivel local. Cada uno es un archivo importante con su propio enfoque coleccionista.

La segunda definición de “archivo” se centra en los propios registros. Una de las mejores definiciones en este contexto es la de la archivista Laura A. Millar en su libro Archives Principles and Practices (2010). Millar define los archivos como:

“aquellos registros, creados o recibidos por una persona, una familia, una organización, un negocio, o un gobierno en el transcurso de su vida y trabajo, que merezcan ser preservados porque aportan valor perdurable: porque aportan evidencia o información sobre cualquiera de las funciones, responsabilidades, acciones o transacciones del creador o sobre la vida y los tiempos en que el creador dirigía sus asuntos y la sociedad en la que vivió y trabajó.” (pág. 3)

Para comprender mejor la definición de Millar, echemos un vistazo más de cerca a dos de sus componentes clave. Primero, la palabra “registros”. En este contexto, los registros pueden referirse a cualquier dato registrado en cualquier formato tangible. Esto significa que un registro puede ser en papel, en formato electrónico, una imagen visual/fotográfica, una entrevista oral, y todos los formatos intermedios. Segundo, no importa quién o qué entidad creó los registros; sólo importa que los registros se conserven porque tienen “valor perdurable”. Esto significa que el contenido de los registros es importante, no por la edad de los registros, sino por lo que el contenido nos dice sobre el pasado. En definitiva, los registros de archivo son relevantes para nuestras vidas actuales. Para llevar el punto a casa, repita después de mí: “La edad no hace un archivo discográfico. ¡El contenido lo hace!” Es decir, un disco producido hoy en día puede considerarse archivístico siempre y cuando su contenido informativo sea lo suficientemente importante como para tener un valor continuo para nuestra sociedad.

Por qué se crean los registros

Comprender los archivos comienza con comprender cómo y por qué se crean los registros en primer lugar. A medida que las sociedades evolucionaron de la escritura oral a la alfabetización, y la alfabetización se hizo más difusa y generalizada, hubo, muchas razones para crear registros y documentar transacciones. Lo que sigue es una discusión de algunas de las razones más importantes que impulsaron a individuos y sociedades a crear registros.

• Personal. Las personas tienen muchas razones personales para crear registros y documentar sus propias vidas. En el pasado, las personas documentaban eventos significativos de la vida fotografiándolos, manteniendo diarios personales, escribiendo cartas a amigos y familiares, manteniendo álbumes de recortes y literalmente cientos de otras formas. En el mundo actual, esto se ha vuelto aún más frecuente ahora que los teléfonos celulares, las computadoras e Internet han hecho posible que las personas documenten y compartan todos los aspectos de sus vidas usando las redes sociales.

• Social: Los registros sociales documentan a las personas reunidas para perseguir intereses mutuos. Por ejemplo, las organizaciones sociales pueden ser grupos locales como un club de autos o una sociedad histórica o grupos nacionales como partidos políticos e incluso organizaciones religiosas. Todos estos grupos producen información de membresía, registran actividades, documentan sus decisiones, mantienen registros financieros, etc.

• Económico: Los registros económicos son los llamados registros de “conteo y contabilidad” que producen muchas sociedades. Adquirir, administrar y gastar dinero genera grandes cantidades de información registrada. Dichos registros son necesarios para contabilizar los fondos propios (sin mencionar los fondos generados o adeudados a empresas) así como el dinero mantenido en fideicomiso o adeudado a otros. De hecho, algunos de los primeros registros producidos en el mundo antiguo fueron registros contables que documentaban quién debía dinero a quién.

• Legal: Los registros pueden reflejar asuntos legales. Muchos gobiernos han sido sistemáticos registradores y guardianes de la información legal. Algunos gobiernos utilizan estos registros para proteger derechos o leyes constitucionalmente expresados, mientras que otros pueden usar registros, como archivos secretos del FBI o de la KGB, para vigilar y perseguir a ciertos ciudadanos. En términos más generales, la propiedad de bienes, los contratos entre personas y negocios, y el cumplimiento de las obligaciones propias como ciudadano (votar, pagar impuestos, servir en jurados, etc.) producen registros.

• Instruccional: Algunos registros tienen fines utilitarios ya que instruyen a las personas sobre cómo hacer algo. Los dibujos y planos arquitectónicos, por ejemplo, muestran cómo construir un edificio, mientras que los mapas y registros de navegación facilitan el viaje de un lugar a otro. Los videos de “cómo hacerlo” en YouTube ciertamente también entran en esta categoría, mostrando a los espectadores cómo lograr o hacer una determinada tarea.

• Simbólico: Algunos registros sirven como símbolos de una experiencia de vida o un logro notable. Algunos ejemplos de estos incluyen un certificado de matrimonio, un diploma, un árbol genealógico, una Biblia familiar con información genealógica, certificados que documentan la finalización exitosa de algún tipo de capacitación, premios personales, etc.

Características de los Registros Modernos

Las razones por las que se crean y mantienen registros son claves para pensar tanto en la investigación como en los archivos como profesión. Al principio, por supuesto, los registros eran raros, ya que se producían en piedra, papiro, o piel de animales, todos productos caros y difíciles de conseguir. Con la invención del papel, el desarrollo de instrumentos de escritura como bolígrafos y lápices, y el aumento de la alfabetización, los registros se volvieron más generalizados y utilizables por más personas. Además, el avance de la tecnología a finales del siglo XIX y posteriormente hizo que la creación de registros fuera más fácil y ubicua. Hoy estamos inundados con registros tanto en papel como electrónicos (¡más de estos últimos!) , y eso influye en lo que se guarda en los archivos y en cómo se guarda. Una característica significativa de los registros modernos entonces es el volumen: Los archivos generalmente no reciben algunos artículos en estos días, en cambio reciben cajas de artículos o posiblemente incluso gigabytes o terabytes de datos electrónicos o, si estás en una biblioteca presidencial, ¡ambos!

Una segunda característica de los registros modernos es su significado colectivo. Es importante entender que al hacer investigación archivística, el significado se revela después de mirar muchos documentos en lugar de solo unos pocos. Siempre tenga en cuenta que el contexto en los registros de archivo es clave para entender su significado. Los documentos de archivo revelan su significado en el agregado, muchas veces después de mirar colecciones enteras. Los investigadores trabajan para descubrir esta información y determinar cómo se relaciona con un tema de investigación.

Una tercera característica importante es que los registros de archivo tienen una utilidad cambiante a lo largo del tiempo. Nunca se produjeron registros de archivo para ser conservados y estudiados como libros. En cambio, fueron producidos originalmente con el fin de realizar transacciones comerciales o por alguna de las otras razones discutidas anteriormente en la sección “Por qué se crean los registros”. Se conservaron, sin embargo, porque su contenido nos dice algo importante del pasado. Es decir, los registros fueron producidos originalmente para un propósito, pero se han guardado para otro.

Una última característica de los registros modernos es que tienden a ser más democráticos y descentralizados que en épocas anteriores. Hoy en día, en las sociedades alfabetizadas, todos producen registros. La alfabetización ya no es un privilegio y la tecnología hace que documentar la vida sea fácil. Relacionado con esto es como se producen los discos modernos en múltiples formatos, desde papel, hasta electrónicos, fotográficos, analógicos, etc. etc. ¡etc!

Cómo guardamos los archivos

Los archivistas mantienen y procesan registros y colecciones. Su principal objetivo es adquirir y preservar registros que los archivistas (o alguien más, como un órgano legislativo) haya considerado que tienen valor archivístico y ponerlos a disposición para su uso como evidencia y como información. Para realizar estas tareas gemelas, los archiveros a lo largo de los dos últimos siglos han desarrollado tres principios básicos en el procesamiento de colecciones. Estos principios están algo relacionados. El primer principio se llama procedencia, y enfatiza la importancia de respetar al individuo, familia u organización que creó o recopiló los registros. Este énfasis en la procedencia significa que las colecciones de archivo se mantienen juntas en función de quién o qué organización las creó o amasó. Por ejemplo, los registros de un creador no se mezclara con los registros de otro, aunque los registros pertenezcan al mismo tema. Estos registros se mantendrían separados unos de otros. Los franceses desarrollaron el principio de procedencia a mediados del siglo XIX.

El segundo principio se llama orden original, que está estrechamente relacionado con la procedencia. Orden original se refiere al sistema de archivo que el creador de los registros utilizó cuando los registros estaban en uso activo y antes de que fueran considerados archivísticos. Para respetar el orden original de un conjunto de registros, el archivero mantiene el orden en que los registros fueron creados, recibidos, archivados o utilizados, siempre que se pueda determinar el orden y que sea utilizable para los investigadores. Cuando es posible, los archiveros conservan el orden original porque reduce el tiempo de procesamiento (¡es más fácil mantener un sistema de archivo que funcione en lugar de crear uno completamente nuevo!) y permite a los usuarios ver tanto el contenido de una colección como también el contexto de cómo llegaron a ser los materiales y cómo los organizó el creador. Los archiveros prusianos idearon el concepto de orden original a finales del siglo XIX.

El tercer principio archivístico se llama respect des fonds, y combina tanto la procedencia como el orden original en un principio único general. Desarrollado por archivistas franceses en el siglo XIX, respect des fonds reitera que los archivos de diferentes creadores no deben ser entremezclados y que se debe preservar el orden en que los creadores mantuvieron registros. Este elemento de administración archivística protege la integridad de la colección, así como el contenido, el contexto y la estructura de las colecciones.

La historia detrás de los archivos de Estados Unidos

Estos principios son importantes porque, en parte, formaron la base del desarrollo de colecciones archivísticas en Estados Unidos. Desde su primer asentamiento, Estados Unidos desarrolló dos tradiciones diferentes para el manejo y preservación de registros, documentos y archivos. El historiador Richard Berner, en su libro Archival Theory and Practice in the United States (1983), los etiqueta como la Tradición de Manuscritos Históricos (HMT) y la Tradición de Archivos Públicos (PAT). El primero se basó en la biblioteconomía y recolección de autógrafos, mientras que el segundo se basó en los principios archivísticos desarrollados en Europa definidos anteriormente. Las tradiciones fueron distintas hasta mediados del siglo XX, cuando convergieron.

El HMT es anterior al desarrollo de la educación de historia profesional en Estados Unidos por cerca de cien años. En efecto, poco después de la Revolución Americana, la generación revolucionaria, motivada por el orgullo patriótico y el conocimiento de que la revolución marcó un punto de inflexión en la historia, comenzó a recopilar documentos, manuscritos, periódicos y otras fuentes históricas que reflejaban la historia temprana de las colonias y la joven nación. No solo recolectaron, sino que recolectaron con un propósito; ese propósito es colocar estas colecciones en repositorios que albergarían, protegían y preservarían las colecciones para las generaciones futuras. En 1791, la Sociedad Histórica de Massachusetts se convirtió en la primera sociedad histórica en Estados Unidos. Su propósito era recopilar, preservar y proporcionar acceso a las fuentes históricas del estado y la región y fomentar el estudio de la historia de la región. Menos de un siglo después, más de 200 sociedades estatales, locales y regionales surgieron en todo el país, la mayoría en el noreste, medio oeste y oeste, y todas se dedicaron a preservar y apoyar estudios históricos.

Algunas de estas sociedades también recolectaron registros gubernamentales estatales y locales, pero la mayoría recopiló papeles privados de individuos, como cartas, diarios y revistas. También recopilaron obras publicadas e impresas, como periódicos, mapas y anchas. Algunos incluso acumularon colecciones de artefactos y especímenes científicos. No en vano, estas instituciones reforzaron las actitudes sociales, culturales, raciales y políticas de las élites que las fundaron.

Para proteger mejor el contenido de sus fondos y hacerlos accesibles a un público más amplio, muchas de estas sociedades iniciaron programas de publicación para algunas de sus colecciones más significativas. La Sociedad Histórica de Massachusetts en 1806 declaró: “No hay forma segura de preservar los registros y materiales históricos, sino multiplicando las copias...” A lo largo del siglo XIX, las sociedades continuaron publicando importantes series históricas de fuentes primarias, mientras continuaban recolectando y construyendo sus posesiones.

En términos generales, las sociedades históricas tuvieron más éxito en la construcción de sus colecciones que los esfuerzos realizados por los archivos gubernamentales para recolectar registros públicos en el siglo XIX y principios del XX. El impulso para crear archivos públicos en Estados Unidos comenzó, lo que Berner llamó, el PAT. El PAT tardó en lograr el éxito, ya que el sistema federal en Estados Unidos dividió los poderes gubernamentales entre los estados y el gobierno federal, que a su vez estaba dividido entre los poderes ejecutivo, legislativo y judicial. Los movimientos para establecer y financiar repositorios de archivos públicos tuvieron que combatirse a nivel local, estatal y federal, lo que ralentizó el avance.

Inicialmente los programas de archivo estatales lograron éxito antes de que se estableciera un archivo nacional para registros federales. Los estados utilizaron una serie de modelos al establecer archivos estatales, incluidos archivos que formaban parte de bibliotecas estatales (estados occidentales en particular), archivos que formaban parte de sociedades históricas (estados del Medio Oeste en particular) y archivos que se convirtieron en agencias estatales independientes (estados del sur en particular). Para la primera década del siglo XX, la mayoría de los estados tenían archivos en funcionamiento.

No fue hasta 1934 que los Archivos Nacionales abrieron sus puertas en Washington, D.C., y comenzaron a recolectar registros federales de valor perdurable. Esto se convirtió en una tarea monumental, ya que la nación fue arrasada por la Gran Depresión en su momento y posteriormente consumida por la Segunda Guerra Mundial en la primera mitad de la década de 1940. Sin embargo, los Archivos Nacionales finalmente se convirtieron en el principal repositorio de archivos en la nación, desarrollando políticas y procedimientos que impactaron las políticas de archivo en todo el país. El Archivo Nacional también ayudó a dar forma a programas educativos para la formación de archivistas e incluso precipitó la fundación de la Society of American Archivistas en 1936, la primera organización profesional para archivistas en el país.

Cuando los Archivos Nacionales adoptaron los principios archivísticos de procedencia, orden original y respeto de los fondos poco después de su fundación, no tardó mucho en seguir su ejemplo a los archivos locales, estatales y regionales. Hoy en día, la mayoría de los repositorios de archivo en Estados Unidos siguen el ejemplo de los Archivos Nacionales cuando se trata de cómo se guardan, procesan y ponen a disposición de los investigadores las colecciones.

Archivos como Profesión

Como estudiante de historia, es posible que desee considerar la administración de archivos como una posible carrera. La profesión de archivos forma parte de un campo creciente etiquetado como historia pública. Simplemente definida, la historia pública se refiere a la historia practicada fuera del aula en lugares como archivos, museos, bibliotecas, oficinas gubernamentales, centros comunitarios, bases militares y productoras de video, como ejemplos.

Si bien muchos archiveros trabajan en colecciones ubicadas en bibliotecas, no todos lo hacen, y su formación es bastante diferente. Los bibliotecarios son el personal profesional de las bibliotecas, y reciben su educación en escuelas bibliotecarias universitarias. Estas escuelas ofrecen programas de maestría (algunos también ofrecen programas de doctorado) que están acreditados por la American Library Association (ALA), la mayor organización profesional para trabajadores de la información en el país. Sus cursos se centran principalmente en el manejo de materiales publicados, con un énfasis importante en la creación, mantenimiento, distribución y preservación de la información electrónica.

Los archivistas, por otro lado, son el personal profesional que trabaja en instituciones de archivo, y pueden provenir de muchos orígenes y disciplinas diferentes. A diferencia de los bibliotecarios, no hay un solo camino para convertirse en archivista. Existen numerosos programas educativos de archivo alojados en los departamentos de historia de las universidades (como el de UT Arlington), mientras que algunos forman parte de escuelas bibliotecarias y departamentos de museología.

A diferencia de lo que hace la ALA para acreditar los programas de posgrado de bibliotecas, no existe un organismo acreditador para los programas educativos de archivo. En cambio, la Academia de Archivistas Certificados, una organización profesional para archivistas, certifica a los archiveros individuales después de haber trabajado en la materia como profesionales, haber tomado una serie de cursos de archivos de nivel de posgrado y aprobado un examen nacional de certificación. Si bien la profesión de archivos creció desde el campo de la historia a finales del siglo XIX y principios del XX, ahora los archiveros provienen de numerosos campos, entre ellos el arte, los estudios religiosos, las ciencias políticas, la biblioteconomía y, por supuesto, la historia, solo por mencionar algunos. La educación archivística se enfoca en la selección, adquisición, arreglo y descripción, preservación, divulgación y acceso a registros de archivo, tanto físicos como electrónicos.

El departamento de historia de UTA ofrece dos opciones a los estudiantes de nivel MA que quieran dedicarse a la historia pública. Una opción se centra en la educación archivística para quienes quieran trabajar en archivos después de graduarse, mientras que la otra se centra en la historia pública más ampliamente definida, con sólo una introducción a los archivos.

Si quieres saber más sobre la profesión de archivos y lo que hacen los archiveros, entonces accede a los siguientes sitios web:

• Academia de Archivistas Certificados

• Sociedad de Archiveros Americanos

• Sociedad de Archivistas del Sudoeste

Bibliografía y enlaces útiles

Existe una rica historiografía relacionada con los archivos, incluyendo literatura sobre la historia y evolución del campo, sus aspectos prácticos (como la información sobre las mejores prácticas para manejar, organizar, describir y acceder a los registros históricos), temas importantes que han impactado —y continúan impactando— en la profesión, desafíos tecnológicos, temas de preservación y muchos otros temas.

• Para obtener una excelente bibliografía selecta sobre archivos y la profesión archivística, consulte la Academy of Certified Archivistas, Handbook for Archival Certification (Albany, New York: Academy of Certified Archivistas, 1998, revised ed. 2019), 39-44.

• El Consejo Internacional de Archivos (ICA), organización profesional con archivistas de 200 países, mantiene varias bibliografías de recursos en línea en su sitio web.

• La Sociedad de Archivistas Americanos ha publicado una completa bibliografía de la historia archivística estadounidense titulada Bibliography of American Archival History (Chicago: Society of American Archivistas, octubre de 2016).