7.6: Problemas y procedimientos de control interno para el inventario

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Control interno

El control interno del inventario es especialmente importante por lo que protegemos contra robos y desperdicios.

Un elemento de YouTube ha sido excluido de esta versión del texto. Puedes verlo en línea aquí: pb.libretexts.org/llfinancialaccounting/? p=148

Una estructura efectiva de control interno para el inventario incluye el plan de organización de una empresa y todos los procedimientos y acciones que realiza para:

Proteger sus activos contra robos y desperdicios.
Garantizar el cumplimiento de las políticas de la compañía y la ley federal
Evaluar el desempeño de todo el personal para promover operaciones eficientes.
Garantizar datos operativos e informes contables precisos y confiables.

Proteger Activos

Las empresas protegen sus activos (1) segregando los deberes de los empleados, (2) asignando deberes específicos a cada empleado, (3) rotando las asignaciones de trabajo de los empleados y (4) usando dispositivos mecánicos.

Segregación de deberes de los empleados La segregación de deberes requiere que alguien que no sea el empleado responsable de salvaguardar un activo debe mantener los registros contables de ese activo. Además, los empleados comparten la responsabilidad de las transacciones relacionadas para que el trabajo de un empleado sirva como un cheque sobre el trabajo de otros empleados.

Cuando una empresa segrega los deberes de los empleados, minimiza la probabilidad de que un empleado pueda robar activos y encubrir el robo. Por ejemplo, un empleado no podría robar inventario de una empresa y hacer que el robo pase desapercibido a menos que alguien más cambie los registros de inventario para cubrir el desabasto. Para cambiar los registros, el empleado que roba el inventario también debe mantener los registros de inventario o estar en colusión con el empleado que mantiene los registros de inventario.

Asignación de deberes específicos a cada empleado Cuando la responsabilidad de una determinada función laboral se asigna a un empleado, ese empleado es responsable de tareas específicas. Si ocurre algún problema, la empresa puede identificar rápidamente al empleado responsable.

Cuando una empresa le da a cada empleado deberes específicos, puede rastrear documentos perdidos o determinar cómo se registró una transacción en particular. Además, el empleado responsable de una tarea determinada puede proporcionar información sobre esa tarea. Ser responsables de deberes específicos le da a las personas un sentido de orgullo e importancia que generalmente les hace querer desempeñarse lo mejor que puedan.

Rotación de asignaciones de empleo de empleados Algunas empresas rotan las asignaciones de trabajo para desalentar a los empleados de participar en esquemas a largo plazo para robarles. Los empleados se dan cuenta de que si roban a la empresa, los siguientes empleados asignados a sus puestos pueden descubrir el robo.

Con frecuencia, las empresas tienen la política de que todos los empleados deben tomar vacaciones anuales. Esta política también desalienta el robo porque muchos esquemas deshonestos colapsan cuando el empleado no atiende el esquema a diario.

Uso de dispositivos mecánicos Las empresas utilizan varios dispositivos mecánicos para ayudar a proteger sus activos. Los escáneres de códigos de barras dificultan que los empleados roben el inventario y alteren los documentos y registros de la compañía.

Registros de inventario precisos y confiables

Las empresas deben mantener registros contables completos y precisos. El mejor método para asegurar dichos registros contables es contratar y capacitar a personas competentes y honestas. Periódicamente, los supervisores evalúan el desempeño de un empleado para asegurarse de que el empleado sigue las políticas de la compañía. Los registros contables inexactos o inadecuados sirven como una invitación al robo por parte de empleados deshonestos porque el robo se puede ocultar más fácilmente.

Uno o más documentos comerciales respaldan la mayoría de las transacciones contables. Estos documentos fuente son una parte integral de la estructura de control interno. Para un control óptimo, los documentos fuente deben estar numerados en serie.

Dado que los documentos fuente sirven como documentación de las transacciones comerciales, de vez en cuando las firmas verifican la validez de estos documentos. Por ejemplo, para revisar una transacción de compra, revisan los documentos utilizados para registrar la transacción con los registros contables correspondientes. Cuando el departamento de contabilidad registre una transacción de compra, deberá recibir copias de los siguientes cuatro documentos:

Una solicitud de compra es una solicitud por escrito de un empleado dentro de la empresa al departamento de compras para comprar ciertos artículos.

	REQUISIÓN DE COMPRA	No. 2416
	Empresa Mayorista Bryan	Fecha: November20
Fro: Departamento de Suministros Automotrices
A: Departamento de Compras	Proveedor sugerido: Wilkes Radio Company
Por favor compre los siguientes artículos:
Descripción	Número de artículo	Cantidad	Precio Estimado
	Modelo No. 5868—24393	200	$50por unidad
Motivo de la solicitud:		Para ser rellenado por departamento de compras:
Pedido del cliente		Con fecha ordenada el 29 de noviembre
Compañía Baier		Número de orden de compra N-MS
		Aprobado R.S.T.

Una orden de compra es un documento enviado desde el departamento de compras a un proveedor solicitando que la mercancía u otros artículos sean enviados al comprador.

	ORDEN DE COMPRA	No.	N-145
	Empresa Mayorista Bryan	Fecha: 21 de noviembre
	476 Calle Mason	Fecha de envío: 20 de diciembre
	Detroit, Míchigan 48823
Para: Wilkes Radio Company
2515 West Peachtree Street
Atlanta, Georgia 30303
Enviar a: Por encima de la dirección		Términos FOB solicitados:	Destino
		Términos de descuento solicitados: 2/10, n/30
Por favor, envíe el artículo de papel de aluminio;
Descripción	Número de artículo	Cantidad	Precio Por Unidad	Monto Total
Radios estéreo de tono real	Modelo No. 5868-24393	200	$50	$10,000
Ordenado por: Jane Knight	Incluya el número de pedido en todos
	factura y envíos.

Una factura es el estado de cuenta enviado por el proveedor al comprador solicitando el pago de la mercancía enviada.

	FACTURA	Factura N° 1574 Fecha: 15 de diciembre
	EMPRESA DE RADIO WILXES 2515 West Peachtree Street Atlanta, Georgia 30303
Pedidos del Cliente No.	N-14S
Vendido a: Bryan Wholesale Co
Dirección: 475 Mason Street
Detroit, Míchigan 4S823
Términos: 2/10, n/30, destino FOB	Fecha de envío: 15 de diciembre
	Enviado por: Nagel Trucking Co.
Descripción	Número de artículo	Cantidad	Precio por unidad	Monto Total
	Modelo No. 5868-24393	200	$50	$10,000
		Total		$10

Un informe de recepción es un documento elaborado por el departamento receptor que muestra las descripciones y cantidades de todos los artículos recibidos de un proveedor en un envío en particular. Una copia de la orden de compra puede servir como reporte de recepción si se omite la cantidad pedida. Entonces, debido a que el personal del departamento receptor no sabe qué cantidad esperar, contarán la cantidad recibida con mayor precisión.

Estos cuatro documentos juntos sirven como autorización para pagar la mercancía y deben verificarse con los registros contables. Sin estos documentos, una empresa podría no pagar una factura legítima, pagar facturas ficticias o pagar una factura más de una vez. Las empresas pueden lograr un control interno adecuado solo verificando periódicamente los documentos fuente de las transacciones comerciales con los registros contables de esas transacciones.

Desafortunadamente, a pesar de que una empresa implementa todas estas características en su estructura de control interno, el robo aún puede ocurrir. Si los empleados son deshonestos, generalmente pueden encontrar una manera de robarle a una empresa, eludiendo así incluso la estructura de control interno más efectiva. Por lo tanto, las empresas deben llevar un seguro de accidentes adecuado sobre los activos. Este seguro reembolsa a la compañía la pérdida de un activo no monetario como equipo especializado.

Sistemas de Gestión de Inventarios

Un sistema de gestión de inventario es una serie de procedimientos, a menudo asistidos por software de computadora, que rastrea la progresión de los activos a través del inventario. Por ejemplo, supongamos que una cantidad fija de materia prima es adquirida por la empresa. Cuando la empresa recibe ese material, el monto debe anotarse en el sistema de gestión de inventario. A medida que el material se procesa en los bienes para su reventa, la cantidad de materia prima utilizada debe deducirse del “inventario de materia prima” y la cantidad de bienes que resultan del proceso debe agregarse al “inventario de bienes terminados”. A medida que se vende cada artículo terminado, el “inventario de bienes terminados” debe se disminuya en esa cantidad.

El beneficio de un sistema de gestión de inventario correctamente utilizado y mantenido es que permite a la administración saber cuánto inventario tiene en un momento dado.

Recuento de inventario físico

Los recuentos de inventario físico son una manera de garantizar que el sistema de gestión de inventario de una empresa sea preciso y como una verificación para asegurarse de que los bienes no se pierdan o roben. Un recuento físico detallado de todo el inventario de una compañía generalmente se toma antes de la emisión del balance de una compañía, para garantizar que la compañía reporte con precisión sus niveles de inventario.

Recuentos Ciclales

Las empresas suelen realizar recuentos cíclicos periódicamente a lo largo de un período contable como un medio para asegurar que la información en su sistema de gestión de inventario sea correcta. Para realizar un recuento cíclico, un auditor seleccionará un pequeño subconjunto de inventario, en una ubicación específica, y lo contará en un día específico. Luego, el auditor comparará el recuento con la información relacionada en el sistema de gestión de inventario. Si los recuentos coinciden, no se toman más medidas. Si los números difieren, el auditor tomará medidas adicionales para determinar por qué los recuentos no coinciden.

Los recuentos cíclicos contrastan con el inventario físico tradicional en que un inventario físico completo puede detener la operación en una instalación mientras que todos los artículos se cuentan a la vez. Los recuentos cíclicos son menos disruptivos para las operaciones diarias, proporcionan una medida continua de la precisión del inventario y la ejecución del procedimiento, y se pueden adaptar para centrarse en artículos con mayor valor, mayor volumen de movimiento o que son críticos para los procesos comerciales. El conteo de ciclos solo debe realizarse en instalaciones con un alto grado de precisión de inventario.

Contabilidad en los Titulares

¿Qué controles internos podrían haber impedido que un ex empleado de Smucker robara 4.1 millones de dólares en 16 años?

En octubre de 2014, un ex empleado de Smucker, Mark Kershey, fue acusado de defraudar a la Compañía J.M. Smucker de más de 4.1 millones de dólares en un periodo de 16 años.

Kershey fue el jefe de mecánicos de aviones en el hangar de la compañía en el aeropuerto de Akron-Canton en Ohio desde 1990 hasta que fue dado de alta por Smucker en 2013. Desde 1997 hasta que dejó Smucker, Kershey facturó a Smucker por más de 4.1 millones de dólares utilizando una entidad ficticia que creó. Facturó a Smucker por inexistentes piezas y/o trabajos que él mismo realizó como parte de sus deberes como empleado asalariado. La mayoría de estas facturas eran por menos de 10.000 dólares, que el propio Kershey estaba autorizado a aprobar. Un supervisor de Kershey aprobó las pocas facturas que fueron por más de 10,000 dólares en base a su confianza en Kershey.

Para llevar a cabo su esquema de facturación falsa, Kershey instaló una casilla de correos en Lake Township en Ohio utilizando el nombre ficticio de la entidad Aircraft Parts Services Co (APS). Él (como APS) facturaría entonces a Smucker usando números de factura no secuenciales, así que parecía que APS estaba facturando a otras empresas también.

Kershey utilizó las ganancias para comprar y mantener dos aviones, varios automóviles, y para hacer pagos en su casa.

Kershey finalmente fue atrapado a fines de 2012 cuando no se cobraron tres cheques escritos por Smucker a APS por un total de 44.000 dólares. Cuando un empleado de Smucker cuestionó a Kershey sobre los cheques sin cobrar de APS, Kershey indicó que APS había sido vendido a otro proveedor de Smucker. El esquema de facturación falsa comenzó a desentrañarse y Kershey fue despedido por Smucker. El Fiscal Auxiliar Especial de los Estados Unidos ha acusado a Kershey de fraude postal tras una investigación realizada por la Oficina Federal de Investigaciones, Canton, Ohio. Los cargos se presentaron en octubre de 2014 y el caso está pendiente.

Preguntas

¿Qué controles internos podrían haberse utilizado para evitar que Kershey llevara a cabo el esquema de facturación falsa?

¿Qué factores podrían haber contribuido al débil entorno de control interno que permitió que este esquema existiera durante 16 años?

¡CONTROL DE INVESTI Descubre a dónde van todos tus productos. Autor: Free Salon Education. Ubicado en: Youtu.be/oiobuwnsJMG. Licencia: CC BY: Atribución
¿Qué controles internos podrían haber impedido que un ex empleado de Smucker robara 4.1 millones de dólares en 16 años?. Autor: Dra. Wendy Tietz, CPA, CMA, CGMA. Ubicado en: http://www.accountingintheheadlines.com. Licencia: CC BY-NC: Atribución-NoComercial
Principios Contables: Una Perspectiva Empresarial. Autor: James Don Edwards, Universidad de Georgia & Roger H. Hermanson, Universidad Estatal de Georgia.. Proporcionado por: Endeavour International Corporation.. Proyecto: El Proyecto de Texto Global.. Licencia: CC BY: Atribución

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