7.2: Describir y explicar el propósito de las revistas especiales y su importancia para los grupos de interés
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Esta entrada de diario sería seguida por una entrada de diario para cada otra transacción que la compañía tuviera durante el resto del período. Supongamos que el 27 de junio el señor Smith preguntó: “¿Cuánto debo?” Para responder a esta pregunta, la compañía necesitaría revisar todas las páginas del diario general durante casi un mes entero para encontrar todas las transacciones de ventas relacionadas con el señor Smith. Y si el señor Smith decía: “Pensé que pagué parte de eso hace dos semanas”, la compañía tendría que revisar el diario general para encontrar todas las entradas de pago para el señor Smith. Imagínese que si hubiera mil transacciones similares de venta de crédito para el mes, cada una estaría escrita en el diario general de manera similar, y todas las demás transacciones, como el pago de facturas, o la compra de inventario, también se registrarían, en orden cronológico, en el revista general. Por lo tanto, registrar todas las transacciones en la revista general dificulta encontrar las cositas particulares de información que se necesitan para uno de nuestros clientes, el señor Smith. El uso de libros de contabilidad especiales y auxiliares puede hacer que el sistema de información contable sea más efectivo y permitir que ciertos tipos de información se obtengan con mayor facilidad.
TU TURNO
Uso de Cuentas de Contabilidad General (Control)
Aquí está la información del libro de contabilidad subsidiaria de cuentas por pagar:
¿Cuál debería estar el total en el Total de Control de Cuentas por Pagar?
Aquí está la información del libro mayor subsidiario de cuentas por cobrar.
¿Cuál debería estar el total en el Total de Control de Cuentas por Cobrar?
Solución
Control de Cuentas por Pagar Total es: 1,362 + 4,468 + 8,167 = 13,997
Control de Cuentas por Cobrar Total es: 2,250 + 0 + 1,500 + 8,160 = 11,910
Revistas Especiales
En lugar de tener una sola revista general, las empresas agrupan transacciones del mismo tipo y las registran en revistas especiales en lugar de en la revista general. Esto hace que sea más fácil y eficiente encontrar un tipo específico de transacción y acelera el proceso de contabilización de estas transacciones. En cada diario especial, todas las transacciones se suman al final del mes, y estos totales se registran en el libro mayor. Además, en lugar de que una persona ingrese todas las transacciones en todos los diarios, las empresas suelen asignar las entradas de un diario especial determinado a una persona. La relación entre los diarios especiales, el diario general y el libro mayor se puede ver en la Figura 7.8.
La mayoría de las empresas tienen cuatro revistas especiales, pero puede haber más dependiendo de las necesidades del negocio. Los cuatro diarios especiales principales son el diario de ventas, el diario de compras, el diario de desembolsos en efectivo y el diario de recibos de efectivo. Estas revistas especiales fueron diseñadas porque algunas entradas de diario ocurren repetidamente. Por ejemplo, vender bienes por efectivo es siempre un débito a Efectivo y un crédito a Ventas registrado en el diario de recibos de efectivo. De igual manera, registraríamos una venta de bienes a crédito en el diario de ventas, como débito a cuentas por cobrar y crédito a ventas. Las empresas que utilizan un sistema de inventario perpetuo también registran una segunda entrada para una venta con un débito al costo de los bienes vendidos y un crédito al inventario. Se pueden ver las entradas de muestra en la Figura 7.9.
Tenga en cuenta que hay una columna para ingresar la fecha en que se realizó la transacción; una columna para indicar el cliente al que pertenece la transacción; un número de factura que debe coincidir con el número en la factura dada (en papel o electrónicamente) al cliente; una casilla de referencia que indica la transacción se ha registrado en la cuenta del cliente y puede incluir algo tan simple como una marca de verificación o un código que vincule la transacción con otros diarios y libros mayores; y las dos últimas columnas que indican las cuentas y los montos adeudados y acreditados.
Las compras de inventario a crédito se registrarían en el diario de compras (Figura 7.10) con un adeudo a Inventario de Mercancías y un crédito a Cuentas por Pagar.
El pago de facturas se registra en el diario de desembolsos en efectivo (Figura 7.11) y siempre es un débito a Cuentas por Pagar (u otro por pagar o gasto) y un crédito a Efectivo.
El recibo de efectivo de la venta de bienes, como pago de cuentas por cobrar o de otras transacciones, se registra en un diario de recibos de efectivo (Figura 7.12) con un débito a efectivo y un crédito a la fuente del efectivo, ya sea por ingresos por ventas, pago en una cuenta por cobrar, o alguna otra cuenta.
En el cuadro 7.1 se resumen las transacciones típicas en los diarios especiales previamente ilustrados.
Tipos y Propósitos de Revistas Especiales
| Nombre de la revista | Propósito de la revista | Cuenta (s) adeudada (s) | Cuenta (s) Acreditada |
|---|---|---|---|
| Diario de Ventas | Ventas a crédito | Cuentas por Cobrar, Costo de Bienes Vendidos | Ventas, Inventarios |
| Diario de Compras | Compras a crédito | Inventario | Cuentas por Pagar |
| Diario de Desembolsos en Efectivo | Pagar en efectivo | Podría ser: Cuentas por pagar, u otras cuentas |
Efectivo |
| Diario de recibos de efectivo | Recibir efectivo | Efectivo | Podría ser: Ventas, Cuentas por Cobrar u otras cuentas |
| Diario General | Cualquier transacción no cubierta anteriormente; ajuste y cierre de entradas | Podría ser: Gasto de Depreciación |
Podría ser: Depreciación Acumulada |
Cuadro 7.1
¿Cómo recordarás todo esto? Recuerda, “El efectivo es el rey”, así que primero consideramos las transacciones en efectivo. Si recibe efectivo, independientemente de la fuente de la transacción, e incluso si es solo una parte de la transacción, va en el diario de recibos de efectivo. Por ejemplo, si la compañía realizara una venta por $1,000 y el cliente diera $300 en efectivo y prometiera pagar el saldo restante en el futuro, toda la transacción entraría en el diario de recibos de efectivo, porque se recibió algo de efectivo, aunque solo fuera parte de una transacción. No se pudo dividir esta entrada de diario entre dos diarios, porque los débitos de cada transacción deben ser iguales a los créditos o de lo contrario los totales de su diario no se equilibrarán al final del mes. Podría considerar dividir esta transacción en dos transacciones separadas y considerarla una venta en efectivo por $300 y una venta a cuenta por $700, pero eso también sería inapropiado. Aunque los saldos en las cuentas del libro mayor serían técnicamente correctos si lo hicieras, este no es el enfoque correcto. Un buen control interno dicta que se trata de una sola transacción, asociada a un número de factura en una fecha determinada, y debe registrarse en su totalidad en un solo diario, que en este caso es el diario de recibos de efectivo. Si se recibe algún efectivo, aunque sea solo una parte de la transacción, la transacción completa se ingresa en el diario de recibos de efectivo. Para este ejemplo, la transacción ingresada en el diario de recibos de efectivo tendría un débito a efectivo por $300, un débito a Cuentas por Cobrar por $700 y un crédito a Ventas por $1,000.
Si paga en efectivo (generalmente escribiendo un cheque), por cualquier motivo, aunque sea solo una parte de la transacción, toda la transacción se registra en el diario de desembolsos en efectivo. Por ejemplo, si la compañía compró un edificio por $500,000 y dio un cheque por $100,000 como pago inicial, toda la transacción se registraría en el diario de desembolsos en efectivo como crédito a efectivo por $100,000, un crédito a hipoteca pagadero por $400,000, y un débito a edificios por $ 500,000.
Si la transacción no involucra efectivo, se registrará en uno de los otros diarios especiales. Si se trata de una venta a crédito (también conocida como venta a cuenta), se registra en el diario de ventas. Si se trata de una compra a crédito (también conocida como compra a cuenta), se registra en el diario de compras. Si no es de lo anterior, se registra en la revista general.
APLICACIÓN CONTINUA
Sistemas de Información Contable
Consideremos cómo podría ser el sistema de información contable de Gearhead Outfitters. ¿Qué información encontrará importante la dirección de la empresa? Asimismo, ¿qué información podrían necesitar los usuarios externos de los informes financieros de Gearhead? ¿Los requisitos reglamentarios dictan lo que Gearhead necesita rastrear en su sistema contable?
Gearhead querrá conocer su situación financiera, resultados de operaciones y flujos de efectivo. Dichos datos ayudarán a la gerencia a tomar decisiones sobre la empresa. De igual manera, los usuarios externos quieren que estos datos (balance general, estado de resultados y estado de flujos de efectivo) tomen decisiones como extender o no crédito a Gearhead.
Para mantener registros precisos, se deben considerar las operaciones de la empresa. Por ejemplo, se compra inventario, se realizan ventas, se facturan a los clientes, se cobra efectivo, los empleados trabajan y necesitan ser pagados, y se incurre en otros gastos. Todas estas operaciones implican diferentes procesos de grabación. El inventario requerirá un diario de compras. Las ventas requerirán un diario de ventas, un diario de recibos de efectivo y un diario auxiliar de cuentas por cobrar (discutido más adelante) . La nómina y otros desembolsos requerirán sus propios diarios para realizar un seguimiento preciso de las transacciones.
Dichas revistas permiten a una empresa registrar información contable y generar estados financieros. Los datos también proporcionan a la administración la información necesaria para tomar decisiones comerciales sólidas. Por ejemplo, los libros mayores subsidiarios, como el libro mayor de cuentas por cobrar, proporcionan datos sobre el vencimiento y la cobrabilidad de las cuentas por cobrar. Así, el adecuado diseño, implementación y mantenimiento del sistema de información contable son vitales para la sustentabilidad de una empresa.
¿Qué otras preguntas se pueden responder a través del análisis de la información recabada por el sistema de información contable? Piense en términos del momento de las órdenes de inventario y las necesidades de flujo de efectivo. ¿ Hay información no financiera para extraer del sistema contable? Un sistema de información contable debe proporcionar la información necesaria para que una empresa cumpla con sus objetivos.
Libros de contabilidad subsidiarios
Además de los cuatro diarios especiales, hay dos libros mayores especiales, el libro auxiliar de cuentas por cobrar y el libro auxiliar de cuentas por pagar. El libro auxiliar de cuentas por cobrar da detalles sobre cada persona que le debe dinero a la empresa, como se muestra en la Figura 7.13. Cada bloque coloreado representa la cuenta de un individuo y muestra solo la cantidad que esa persona le debe a la compañía. Observe que el libro mayor subsidiario proporciona la fecha de la transacción y una columna de referencia para vincular la transacción a la misma información registrada en uno de los diarios especiales (o diario general si no se utilizan diarios especiales); esta referencia suele ser un código que hace referencia al diario especial como SJ para el diario especial de ventas, así como los montos adeudados en la columna de adeudo y los pagos realizados en la columna de crédito. Los montos adeudados por todas las personas físicas, como se indica en el libro mayor subsidiario, se suman para formar el total de control de cuentas por cobrar, y esto debe ser igual al saldo de Cuentas por Cobrar consignado en el libro mayor como se muestra en la Figura 7.14. Los puntos clave sobre el libro auxiliar de cuentas por cobrar son:
- Cuentas por Cobrar en la contabilidad general es el total de todos los totales de cuentas individuales que se enumeran en el libro auxiliar de cuentas por cobrar.
- Todos los montos adeudados a la compañía en el libro auxiliar de cuentas por cobrar deben ser iguales a los montos en la cuenta de contabilidad general de cuentas por cobrar.
CONSIDERACIONES ÉTICAS
Fraude de libro mayor subsidiario 6
Los Libros Mayores Subsidiarios tienen que equilibrar y estar de acuerdo con el libro mayor general. Es posible que los contadores que utilicen QuickBooks y otros sistemas contables no tengan que realizar este paso, ya que en estos sistemas el libro mayor subsidiario actualiza automáticamente el libro mayor general. Sin embargo, una persona deshonesta podría manipular los registros contables registrando una cantidad menor de recibos de efectivo en la cuenta de control que la registrada en las tarjetas de contabilidad subsidiarias. El contador ético debe estar alerta para garantizar que los libros de contabilidad permanezcan equilibrados y que existan controles internos adecuados para garantizar la solidez del sistema contable.
El libro auxiliar de cuentas por pagar contiene los detalles sobre todos los montos que una empresa debe a personas y/o empresas. En el libro auxiliar de cuentas por pagar, cada proveedor (la persona o compañía a la que compró el inventario u otros artículos) tiene una cuenta que muestra los detalles de todas las transacciones. Similar al libro mayor subsidiario de cuentas por cobrar, el diario subsidiario de compras indica la fecha en que se realizó una transacción; una columna de referencia utilizada de la misma manera descrita anteriormente para los libros mayores subsidiarios de cuentas por cobrar; y finalmente, el libro mayor subsidiario muestra el cantidad cobrada o la cantidad pagada. A continuación se presentan las transacciones de ABC Inc. y XYZ Inc. El saldo final indicado en cada diario de compras subsidiarias muestra el monto que la compañía debe a ABC y XYZ.
Si se suman los dos montos, la compañía debe 305 dólares en total a las dos empresas. El $305 es el monto que se mostrará en la cuenta de contabilidad general de Cuentas por Pagar.
TU TURNO
Uso del libro mayor subsidiario de cuentas por pagar
Encuentra el saldo en cada cuenta en el libro auxiliar de cuentas por pagar que sigue. Tenga en cuenta que cada cuenta de proveedor tiene un número de cuenta único o AP No.
Solución
Notas al pie
- 6 José R. Dervaes. “Fraude de Cuentas por Cobrar, Quinta Parte: Otras Manipulaciones Contables”. Revista Fraude. Julio/agosto, 2004. http://www.fraud-magazine.com/articl...? id=4294967822