8.6: Definir el propósito de una conciliación bancaria y preparar una conciliación bancaria y sus entradas de diario asociadas
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Las cuentas bancarias para negocios pueden involucrar miles de transacciones al mes. Debido al número de transacciones en curso, el saldo contable de una organización para su cuenta corriente rara vez es el mismo que el saldo que reflejan los registros bancarios para la entidad en un momento dado. Estas diferencias de tiempo suelen ser causadas por el hecho de que habrá algunas transacciones que la organización conozca antes del banco, o transacciones de las que el banco tenga conocimiento antes de la compañía.
Por ejemplo, si una empresa escribe un cheque que aún no se ha liquidado, la compañía estaría al tanto de la transacción antes de que el banco esté. De igual manera, el banco podría haber recibido fondos en nombre de la compañía y registrarlos en los registros del banco para la compañía antes de que la organización tenga conocimiento del depósito.
Con el gran volumen de transacciones que impactan una cuenta bancaria, se hace necesario contar con un sistema de control interno para asegurar que todas las transacciones en efectivo se registren correctamente dentro de la cuenta bancaria, así como en el libro mayor del negocio. La conciliación bancaria es el informe financiero interno que explica y documenta cualquier diferencia que pueda existir entre el saldo de una cuenta corriente como se refleja en los registros del banco (saldo bancario) de una empresa y los registros contables de la compañía (saldo de la compañía).
La conciliación bancaria es un documento interno elaborado por la empresa propietaria de la cuenta corriente. Las transacciones con diferencias de tiempo se utilizan para ajustar y conciliar tanto los saldos bancarios como los de la compañía; una vez preparada con precisión la conciliación bancaria, tanto el saldo bancario como el saldo de la compañía serán el mismo monto.
Tenga en cuenta que las transacciones de las que tiene conocimiento la empresa ya han sido registradas (periodísticas) en sus registros. No obstante, las transacciones de las que el banco tenga conocimiento pero que no esté la empresa deben ser registradas en los registros de la entidad.
Fundamentos del Procedimiento de Conciliación Bancaria
El saldo de un extracto bancario puede diferir de los registros financieros de la compañía debido a una o más de las siguientes circunstancias:
- Un cheque pendiente: un cheque que fue escrito y deducido de los registros financieros de la empresa pero que no ha sido cobrado por el destinatario, por lo que el monto no ha sido eliminado de la cuenta bancaria.
- Un depósito en tránsito: un depósito que fue realizado por el negocio y registrado en sus libros pero que aún no ha sido registrado por el banco.
- Deducciones por una comisión de servicio bancario: comisiones a menudo cobradas por los bancos cada mes por la gestión de la cuenta bancaria. Estas pueden ser tarifas de mantenimiento fijas, tarifas por cheque o una tarifa por un cheque que se escribió por un monto mayor que el saldo en la cuenta corriente, llamado cheque de fondos insuficientes (NSF). Estas comisiones son deducidas por el banco de la cuenta pero no aparecerían en los registros financieros.
- Errores iniciados ya sea por el cliente o por el banco: por ejemplo, el cliente podría registrar un cheque incorrectamente en sus registros, ya sea por una cantidad mayor o menor de la escrita. Además, el banco podría reportar un cheque ya sea con un saldo incorrecto o en la cuenta corriente incorrecta del cliente.
- Adiciones como intereses o fondos recaudados por el banco para el cliente: los intereses se agregan a la cuenta bancaria como devengados pero no se reportan en los registros financieros. Estas adiciones también podrían incluir fondos recaudados por el banco para el cliente.
Demostración de una Conciliación Bancaria
Una conciliación bancaria se estructura para incluir la información que se muestra en la Figura 8.6.
Asumir las siguientes circunstancias para Feeter Plumbing Company, una pequeña empresa ubicada en el norte de Ohio.
- Después de que todo el registro esté actualizado, a fines del 31 de julio, el saldo contable muestra $32,760, y el saldo del extracto bancario muestra 77,040 dólares.
- El cheque 5523 por $9,620 y 6547 por $10,000 están pendientes.
- El cheque 5386 por $2,000 se retira de la cuenta bancaria correctamente pero se registra en los registros contables por $1,760. Esto fue en pago de cuotas. Los efectos de esta transacción resultaron en un error de $320 que debe deducirse del saldo contable de la compañía.
- El depósito nocturno del 31 de julio de 34.300 dólares fue entregado al banco fuera del horario de atención. En consecuencia, el depósito no está en el extracto bancario, sino en los registros financieros.
- Al revisar el extracto bancario, se descubre un error. Se elimina un cheque de la cuenta de Feeter por $240 que debería haber sido eliminado de la cuenta de otro cliente del banco.
- En el extracto bancario hay una nota que indica que el banco cobró $60,000 en cargos (pagos) de la compañía de tarjetas de crédito así como $1,800 en intereses. Esta transacción está en el extracto bancario pero no en los registros financieros de la compañía.
- El banco notificó a Feeter que se devolvió un cheque de 2.200 dólares sin pagar del cliente Berson debido a la insuficiencia de fondos en la cuenta de Berson. Esta devolución de cheque se refleja en el extracto bancario pero no en los registros de Feeter.
- Los cargos por servicios bancarios para el mes son de $80. No se han registrado en los registros de Feeter.
Cada partida se registraría en la conciliación bancaria de la siguiente manera:
Un rasgo importante de la conciliación bancaria es que identifica transacciones que no han sido registradas por la empresa y que se supone que deben registrarse. Se requieren entradas de diario para ajustar el saldo contable al saldo correcto.
En el caso de Feeter, la primera entrada registrará el cobro de la nota, así como los intereses cobrados.
El segundo ingreso requerido es ajustar los libros para el cheque que le fue devuelto por Berson.
La tercera entrada es ajustar el error de grabación para la comprobación 5386.
El ingreso final consiste en registrar los cargos por servicios bancarios que son deducidos por el banco pero que no han sido registrados en los registros.
Las entradas anteriores son estándar para garantizar que los registros bancarios coincidan con los registros financieros. Estas entradas son necesarias para actualizar la cuenta de caja del libro mayor de Feeter's para reflejar los ajustes realizados por el banco.
ENLACE AL APRENDIZAJE
Este artículo práctico ilustra los puntos clave de por qué una conciliación bancaria es importante tanto por razones comerciales como personales.