7.4: Estimación del monto de las cuentas incobrables
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- Estimar y registrar deudas incobrables cuando se aplique el método de porcentaje de ventas.
- Estimar y registrar deudas incobrables cuando se aplique el método del porcentaje de cuentas por cobrar.
- Explique la razón por la que el gasto por deudas incobrables y la asignación por cuentas dudosas normalmente reportarán cifras diferentes.
- Entender el propósito y mantenimiento de un libro mayor subsidiario.
Pregunta: El paso final en la presentación de cuentas por cobrar al término del segundo año es la estimación de las cuentas incobrables incurridas durante este segundo año y la elaboración de la entrada de ajuste correspondiente. De acuerdo con los saldos del libro mayor, las ventas a crédito para el año fueron de $400,000, las cuentas por cobrar restantes ascienden a $160,000, y un débito de $3,000 se asienta en la asignación para cuentas de cobro dudoso. Aún no se ha hecho entrada para el gasto por deudas incobrables del Año Dos. ¿Cómo se deriva cada año la estimación de cuentas incobrables?
Respuesta: Gran parte de la contabilidad financiera está bastante estandarizada. Sin embargo, las estimaciones se pueden hacer por cualquier método que se considere lógico. Después de todo, es una estimación. A lo largo de las décadas, dos enfoques diferentes han llegado a predominar a la hora de predecir la cantidad de cuentas incobrables. Siempre y cuando los funcionarios de la compañía obtengan pruebas suficientes para sustentar los números reportados, de cualquier manera se podrá aplicar.
Método de porcentaje de ventas. Esta alternativa calcula el gasto de cuentas dudosas anticipando el porcentaje de ventas (o ventas a crédito) que eventualmente no se cobrarán. El método del porcentaje de ventas a veces se conoce como un enfoque de cuenta de resultados porque el único número que se estima (gasto de deuda incobrable) aparece en la cuenta de resultados.
Método de porcentaje de cuentas por cobrar. Aquí, el saldo adecuado para la asignación para cuentas de cobro dudoso se determina con base en el porcentaje de cuentas por cobrar finales que se presume que son incobrables. Este método se etiqueta como un enfoque de balance general porque la única cifra que se estima (la asignación para cuentas de cobro dudoso) se encuentra en el balance general. Una variación común utilizada por muchas empresas es el “método de envejecimiento”, que primero categoriza todos los saldos por antigüedad y luego multiplica cada uno de los totales individuales por un porcentaje diferente. Normalmente, se utiliza una tasa más alta para las cuentas que son más antiguas porque se consideran más propensas a volverse incobrables.
Pregunta: Supongamos que esta empresa elige utilizar el método de porcentaje de ventas. Toda la evidencia disponible es estudiada por funcionarios que llegan a creer que el 8 por ciento de las ventas a crédito realizadas durante el segundo año demostrarán ser inútiles. Al aplicar el método del porcentaje de ventas, ¿qué entrada de ajuste se realiza al cierre del año para que se puedan preparar los estados financieros?
Respuesta: Según el libro mayor, la compañía generó 400.000 dólares en ventas a crédito durante el Segundo Año. Si se espera que las cuentas incobrables sean el 8 por ciento de ese monto, el gasto se reporta como $32,000 ($400,000 × 8 por ciento). El gasto por deudas incobrables (la cifra estimada) debe elevarse de su saldo cero actual a $32,000.
Este ajuste incrementa el gasto a la cifra apropiada de $32,000, el porcentaje adecuado de la cifra de ventas. No obstante, la cuenta de asignaciones ya tenía un saldo de débito de $3,000 (estimación de $7,000 Año Uno menos 10,000 cuentas canceladas). Como se puede apreciar en las cuentas T, los $32,000 gastos registrados dan como resultado sólo un saldo de $29,000 para la asignación para cuentas de cobro dudoso.
Figura 7.9 Cuentas T resultantes, basadas en el método de porcentaje de ventas
Después de este ajuste, las cifras que aparecen en los estados financieros del Segundo Año son las siguientes:
Figura 7.10 Cuentas incobrables estimadas con base en 8 por ciento de las ventas
Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092879.html
Pregunta: ¿Cómo se puede reportar el gasto por deudas incobrables como $32,000 mientras que la asignación para cuentas dudosas muestra un saldo de solo $29,000?
¿Esos dos números no deberían ser siempre idénticos en cada conjunto de estados financieros?
Respuesta: En esta cobertura introductoria, se supone que la diferencia en estas cuentas es causada únicamente por el fracaso de estimaciones anteriores para ser exactas 1. El año pasado, el gasto de cuentas dudosas para esta compañía se reportó como $7,000 pero las cuentas con saldos por un total de 10,000 dólares resultaron ser incobrables. Debido a que las empresas no se remontan a los estados de cuentas de años anteriores para fijar números cuando se hizo una estimación razonable, el gasto es de $3,000 más alto en el periodo actual para compensar.
Mecánicamente, la subestimación aún existe en los registros contables en el segundo año. Crea el adeudo de $3,000 en la asignación para cuentas de cobro dudoso antes del ajuste de gastos. Así, aunque el gasto corriente es de $32,000 (8 por ciento de las ventas), la asignación se reporta como solo $29,000 (el gasto de $32,000 compensado por el saldo adeudo de $3,000 restante del año anterior).
Los estudiantes suelen estar preocupados porque estos dos números reportados difieren. Sin embargo, ambas son meramente estimaciones. Es probable que el monto real de cuentas sin valor sea un número algo diferente de $29,000 o $32,000. Por lo tanto, el desacuerdo causado por el persistente impacto de la subestimación de $3,000 Año Uno no debería ser un problema siempre y cuando los funcionarios de la compañía crean que ninguno de los saldos reportados está materialmente erróneo.
Pregunta: El método del porcentaje de cuentas por cobrar maneja este proceso de manera un poco diferente. Supongamos que aún no se ha realizado la entrada de ajuste del Segundo Año para que el gasto por deudas incobrables se mantenga en cero y la asignación para cuentas dudosas aún mantenga un saldo de débito de $3,000. Sin embargo, la compañía ha optado por utilizar el método del porcentaje de cuentas por cobrar en lugar del método del porcentaje de ventas. Los funcionarios han analizado todas las pruebas disponibles y han llegado a la conclusión de que el 15 por ciento de las cuentas por cobrar finales ($160,000 × 15 por ciento o $24,000) es más probable que demuestre ser incobrable. ¿Cómo afecta la aplicación del método del porcentaje de cuentas por cobrar al registro de cuentas de cobro dudoso?
Respuesta: El método del porcentaje de cuentas por cobrar (o el método de antigüedad si se utiliza esa variación) ve la cifra estimada de $24,000 como el total adecuado para la asignación para cuentas de cobro dudoso. Por lo tanto, el contador debe convertir el saldo de débito de $3,000 que reside en esa cuenta contra activos en el crédito adecuado de $24,000. Ese cambio sólo se puede lograr reconociendo un gasto de 27,000 dólares. Bajo el método del porcentaje de cuentas por cobrar, una vez registrado el ajuste, el saldo de la asignación será igual a la estimación ($24,000). El gasto es el monto necesario para llegar a esta cifra de subsidio.
Como se muestra en las cuentas T a continuación, esta entrada cambia satisfactoriamente la asignación de un saldo de débito de $3,000 al crédito deseado de $24,000. Debido a que el gasto por deudas incobrables tenía un saldo cero antes de esta entrada, ahora se basa únicamente en el monto de $27,000 necesario para establecer la asignación adecuada.
Después de esta entrada de ajuste, las cifras que aparecen en los estados financieros del segundo año son las siguientes:
Figura 7.13 Cuentas incobrables estimadas con base en 15 por ciento de cuentas por cobrar
Una vez más, la diferencia entre el gasto (27,000 dólares) y el subsidio ($24,000) es de $3,000 como resultado de que la estimación fue demasiado baja en el año anterior. El gasto del año en curso debe ser mayor.
Cualquiera de los dos enfoques se puede utilizar siempre y cuando se genere un soporte adecuado para los números reportados. Son sólo dos formas de estimar el efecto de las deudas incobrables. Sin embargo, la contabilidad financiera sí enfatiza la importancia de la consistencia para ayudar a que los números sean comparables de un año a otro. Una vez seleccionado un método, normalmente debe continuar siendo utilizado en todos los periodos posteriores.
Bajo el método de porcentaje de ventas, la cuenta de gastos se alinea con el volumen de ventas. Al aplicar el método del porcentaje de cuentas por cobrar, el enfoque central es determinar la parte incobrable de las cuentas por cobrar finales. Independientemente del enfoque, tanto el gasto por deudas incobrables como la asignación para cuentas dudosas son simplemente el resultado de estimar el resultado final de un evento incierto: el cobro de cuentas por cobrar.
Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092880.html
Pregunta: Una compañía como Dell Inc. debe tener miles o incluso cientos de miles de cuentas por cobrar separadas. La cuenta T de cuentas por cobrar mantiene el monto total en dólares adeudado a la compañía pero no indica el saldo adeudado de cada cliente individual. ¿Cómo supervisa un sistema contable todos los montos específicos de las cuentas por cobrar? Esa tiene que ser información esencial para cualquier organización a efectos de facturación y cobro.
Respuesta: Como se indica, una cuenta de contabilidad general sólo refleja el total en la actualidad. En muchos casos, como ocurre con las cuentas por cobrar, la composición de ese saldo también es información importante. Para esas cuentas T, el sistema de contabilidad se puede ampliar para incluir un libro mayor subsidiario para mantener datos sobre los diversos componentes individuales que componen el total de la cuenta.
En la ilustración anterior, la compañía reporta $160,000 como el total de sus cuentas por cobrar al cierre del segundo año. Debe haber un libro mayor subsidiario separado para monitorear los montos adeudados por cada cliente (Sr. A, Sra. B, etc.). La cifra del libro mayor se utiliza siempre que se vayan a producir estados financieros. El libro mayor subsidiario permite a la compañía acceder a los saldos de cuentas individuales para que se puedan tomar las medidas adecuadas si las cuentas por cobrar específicas crecen demasiado o se retrasan.
Cuando se mantiene un libro mayor subsidiario, el sistema de contabilidad puede programarse de manera que cada entrada en la cuenta T del libro mayor general designado requiera un aumento o disminución paralela inmediata a la cuenta individual apropiada. Por lo tanto, una venta a crédito de 75 dólares al Sr. A eleva el total total de cuentas por cobrar en el libro mayor en esa cantidad al tiempo que aumenta el saldo que figura para el Sr. A en el libro mayor subsidiario.
Los libros de contabilidad subsidiarios se pueden utilizar en relación con cualquier cuenta de contabilidad general donde la disponibilidad de la información de los componentes sea útil. Aparte de las cuentas por cobrar, comúnmente se configuran para inventario, equipo y cuentas por pagar. Como podría imaginarse, las grandes empresas mantienen libros de contabilidad subsidiarios para prácticamente todas las cuentas T, mientras que es probable que las pequeñas empresas limiten el uso a las cuentas por cobrar y, posiblemente, a algunos otros saldos grandes.
Antes de que los sistemas informáticos se volvieran comunes, mantener el total de miles de cuentas individuales en un libro mayor subsidiario de acuerdo con el saldo correspondiente de la cuenta T del libro mayor general era una tarea ardua. Los errores mecánicos (problemas matemáticos así como errores de débito y crédito) tendían a abundar. Sin embargo, los sistemas electrónicos actuales se diseñan típicamente de manera que los totales se reconcilian automáticamente.
Conclusiones clave
Cada año, se debe hacer una estimación de las cuentas incobrables como paso preliminar en la elaboración de los estados financieros. Algunas empresas utilizan el método de porcentaje de ventas, que calcula el gasto a reconocer, monto que luego se agrega a la asignación para cuentas de cobro dudoso. Otras empresas utilizan el método de porcentaje de cuentas por cobrar (o una variación conocida como método de envejecimiento). Determina el saldo final de la asignación. El gasto reportado es el monto necesario para ajustar la asignación a este total final. Ambos métodos proporcionan no más que una aproximación del valor realizable neto basado en la validez de los porcentajes que se aplican.
1 Véase la nota al final inmediatamente anterior por otras razones de por qué estos saldos pueden diferir.