8.5: Determinar el inventario disponible
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- Entender la necesidad de realizar un inventario físico incluso en un sistema de inventario perpetuo.
- Estimar la cantidad de inventario disponible utilizando porcentajes históricos de ganancia bruta e identificar las situaciones en las que este cálculo podría ser necesario.
Pregunta: En un sistema de inventario periódico, siempre se toma un recuento físico al final del ejercicio fiscal o muy cerca de éste. Este procedimiento es esencial. No existe un método alternativo para determinar la cifra final del inventario y, de ahí, el costo de los bienes vendidos para el periodo. Cuando una empresa utiliza un sistema perpetuo, ¿sigue siendo necesario contar los bienes disponibles ya que tanto el saldo de inventario actual como el costo de los bienes vendidos se mantienen y están disponibles en los registros contables?
Respuesta: Un inventario físico es necesario incluso si una empresa ha invertido el esfuerzo y el costo para instalar un sistema perpetuo. Los bienes pueden perderse, romperse o robarse. Pueden ocurrir errores en el mantenimiento de registros. Por lo tanto, se toma un recuento de manera regular simplemente para asegurar que los saldos de la subsidiaria y del libro mayor general se mantengan alineados con las partidas reales mantenidas. A menos que las diferencias se conviertan en materiales, este inventario físico puede realizarse en un momento conveniente y no al final del año. Por ejemplo, supongamos que una empresa vende ropa de esquí de nieve. Si se utiliza un sistema perpetuo, la mercancía podría ser inspeccionada y contabilizada por los empleados en mayo cuando las cantidades son bajas y los bienes dañados son más fáciles de detectar.
Es necesario un ajuste cuando el conteo no concuerda con el saldo perpetuo del inventario. Para ilustrar, supongamos que los registros de la compañía indican que sesenta y cinco chaquetas de esquí están actualmente en stock con un costo de $70 cada una. El inventario físico encuentra que solo sesenta y tres artículos están realmente disponibles. La cuenta de inventario debe reducirse (acreditarse) en $140 para reflejar el déficit (faltan dos unidades a $70 cada una).
La otra mitad de la entrada de ajuste depende de la causa percibida del desabasto. Por ejemplo, los funcionarios podrían tener motivos para creer que se produjeron errores en el proceso contable durante el periodo. Cuando se compra y vende mercancía, se producen errores de grabación. Posiblemente se vendieron dos chaquetas de esquí en una tarde ocupada. El empleado se distrajo y el costo de esta mercancía nunca fue reclasificado a gasto. Este tipo de error significa que el costo de los bienes vendidos cifra es demasiado bajo. El saldo reportado para estas dos chaquetas necesita ser trasladado a la cuenta de gastos para rectificar el error.
Por el contrario, si se producen diferencias entre los montos de inventario reales y registrados por daños, pérdidas o robo, el saldo reportado para el costo de los bienes vendidos no debe asumir el costo de estos artículos. No se vendieron. En cambio, se produjo una pérdida.
Si aquí se hace la suposición de que las dos chaquetas faltantes no se vendieron sino que se han perdido o robado, es apropiado el siguiente ajuste alternativo.
En la práctica, cuando se realiza un recuento de inventario y los resultados difieren de la cantidad de mercancía registrada, la causa exacta a menudo es imposible de identificar. Ya sea que se reporta una pérdida o se haga un cambio en la notificación del costo de los bienes vendidos, el impacto en los ingresos netos es el mismo. La construcción del ajuste suele quedar a discreción de los funcionarios de la empresa. Normalmente, la aplicación consistente de año en año es el objetivo principal.
Pregunta: Un sistema periódico es barato y fácil de operar. Sin embargo, presenta algunos problemas prácticos. Supongamos que una empresa experimenta un incendio, una inundación u otro desastre y está tratando de reunir evidencia, con fines de seguros o fiscales, en cuanto a la cantidad de mercancía que fue destruida. ¿Cómo respalda la compañía su reclamo? O suponga que una empresa quiere producir estados financieros intermedios por un solo mes o trimestre (en lugar de un año completo) sin ir al costo y la molestia de tomar un recuento completo de inventario físico. Si se necesita la información, ¿cómo se puede derivar una aproximación razonable del inventario disponible cuando se utiliza un sistema periódico?
Respuesta: Toda una rama de la contabilidad, conocida como “contabilidad forense”, se especializa en investigaciones donde la información es limitada o no disponible (o incluso ha sido alterada intencionadamente para ser engañosa). Por ejemplo, supongamos que un huracán inunda una tienda de ropa al por menor en Charleston, Carolina del Sur. Solo se rescata una porción de la mercancía que cuesta $80,000 1. Al tratar de determinar la pérdida resultante, es necesario calcular la cantidad de inventario en el edificio previo a la tormenta. Un contador forense podría ser contratado, ya sea por el dueño de la tienda o por la compañía de seguros involucrada, para producir una estimación razonable de la mercancía disponible en ese momento. Obviamente, si la empresa hubiera utilizado un sistema perpetuo más que periódico, la necesidad de contratar los servicios de un experto contable sería menos probable a menos que se sospechara de fraude.
En algunos casos, llegar a un saldo probable de inventario no es extremadamente complicado aunque se utilicen procedimientos de inventario periódicos. Cuando las tendencias históricas se pueden determinar con seguridad, una estimación válida de los bienes disponibles es posible en cualquier momento sin el beneficio de registros perpetuos. Para la tienda Charleston, supongamos que el libro mayor se encuentra después del desastre y los saldos de la cuenta T proporcionan la siguiente información resultante del sistema periódico en uso:
Si no se hubieran realizado ventas, el inventario disponible habría costado $571,000 como lo muestran las cuentas del libro mayor. Las ventas ocurrieron antes del huracán y los clientes retiraron una cantidad significativa de mercancía. Sin embargo, el saldo de $480,000 que se muestra en la cuenta T de ventas no refleja el costo de los artículos de inventario que se entregaron. Se trata de un monto al por menor, la suma del precio cobrado por toda la mercancía vendida durante el año a la fecha.
Para determinar el costo del inventario mantenido en el momento de la catástrofe, el costo de los bienes vendidos para el año en curso tiene que aproximarse y luego eliminarse del total de $571,000. Muchas empresas utilizan un porcentaje de margen bastante estándar para establecer los precios minoristas. Al observar los saldos reportados anteriormente, el contador suele ser capaz de hacer una determinación razonable de ese margen de beneficio. Por ejemplo, supongamos que en el año anterior, esta compañía reportó ingresos por ventas de 500.000 dólares junto con el costo de los bienes vendidos de 300.000 dólares y, de ahí, una ganancia bruta de 200.000 dólares. En este periodo anterior, el costo de los bienes vendidos fue del 60 por ciento de los ingresos por ventas ($300,000/ $500,000) mientras que la ganancia bruta fue del 40 por ciento ($200,000/ $500,000).
Si la evidencia disponible no indica ningún cambio significativo este año en el método utilizado para fijar los precios al por menor, el contador puede suponer que el costo de los bienes vendidos durante el periodo previo a la tormenta fue de alrededor de $288,000 ($480,000 ingresos por ventas × 60 por ciento). Debido a que el costo de todo el inventario disponible era de 571,000 dólares, aproximadamente 283,000 de esos bienes todavía estaban en stock cuando el huracán azotó Charleston ($571,000 costo total menos $288,000 costo estimado de los bienes vendidos). Esta cifra residual puede servir entonces de base para el reclamo de seguros o impuestos. Solo se ahorraron bienes con un costo de $80,000. Así, la pérdida estimada fue de $203,000 ($283,000 menos $80.000).
El mayor obstáculo en este tipo de cálculo es la validez de los porcentajes de costo y margen de beneficio. Muchas empresas ofrecen una variedad ecléctica de productos, cada uno con su propio beneficio bruto específico. Otras empresas cambian sus márgenes frecuentemente en función de las condiciones del mercado. En tales casos, determinar un porcentaje confiable puede ser difícil y la precisión de la estimación resultante es más cuestionable.
Enlace a pregunta de opción múltiple para fines de práctica: http://www.quia.com/quiz/2092901.html
Conclusiones clave
Si bien los sistemas de inventario perpetuo están diseñados para mantener los saldos de la cuenta corriente, todavía se requiere un recuento físico periódicamente para actualizar los registros de errores, robo y similares. Además, el conocimiento de la cantidad de inventario disponible a veces es necesario en un sistema periódico aunque no se disponga de registros completos. Si se ha producido una pérdida por algún tipo de desastre o si se van a preparar estados financieros intermedios, se puede estimar el saldo de inventario. Este cálculo se basa en determinar el porcentaje de beneficio bruto utilizando datos históricos. Se estima el costo de los bienes vendidos para el periodo y luego se retira del inventario total disponible para la venta.
Hablar con un verdadero profesional de la inversión (Continuación)
A continuación se presenta una continuación de nuestra entrevista con Kevin G. Burns.
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- > Pregunta: El beneficio bruto es el ingreso por ventas generado por una empresa menos costo de los bienes vendidos. Es decir, es el margen de beneficio que una empresa es capaz de ganar por la venta de su inventario. Los bienes se compran por un precio y luego se venden a un valor superior. Al analizar las empresas, el beneficio bruto a menudo se establece como un porcentaje. El beneficio bruto de una empresa, por ejemplo, podría ser del 37 por ciento de sus ventas. Cuando estudias una empresa, ¿cuánta atención prestas a los cambios en el beneficio bruto de un año a otro o a las diferencias que existen entre una empresa y otra?
- > Kevin Burns: En realidad las diferencias año a año solo me interesan si hay un cambio significativo. Si el margen de beneficio bruto de una empresa aumenta significativamente de un año a otro, mi radar se activa. Quiero saber exactamente por qué sucedió eso. ¿Es temporal o algo significativo? Si el beneficio bruto es tan volátil, también podría ir fácilmente en otra dirección en el futuro. Prefiero estable a medida que va. La previsibilidad y la transparencia son muy importantes para mí. En cuanto a los márgenes de beneficio bruto entre una empresa y otra, la única manera que es significativa para mí es si están en la misma industria y luego solo si hay grandes diferencias. La mayoría de las empresas en industrias maduras tienen márgenes similares y grandes diferencias, nuevamente, me harían sospechar mucho.
Videoclip
- >Unnamed Author habla sobre los cinco puntos más importantes del Capítulo 8 “¿Cómo recopila una empresa información sobre su inventario?” .
1 Para una descripción completa de la contabilidad forense, véase Frank J. Grippo y J. W. (Ted) Ibex, “Introducción a la contabilidad forense”, The National Public Actant, junio de 2003.