1.1: Introducción de Cuentas y Saldos
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Ahora nos referiremos a estos “totales corrientes” como saldos y a estas “cosas” como cuentas. Cualquier artículo que una empresa esté interesada en hacer un seguimiento en términos de un saldo en dólares corrientes para que pueda determinar “¿cuánto en este momento?” o “¿cuánto hasta ahora?” se configura como una cuenta. Hay cinco tipos, o categorías, de cuentas.
¿QUÉ ES UNA CATEGORÍA?
Una categoría es una clasificación que generalmente describe su contenido. La siguiente tabla muestra tres encabezados de columna en negrita: Planetas, Colores y Alimentos. Estas son categorías de muestra.
|
PLANETAS |
COLORES |
ALIMENTOS |
|
Saturno |
Rojo |
Pizza |
Debajo de cada encabezado de columna hay una lista de cuatro ítems que son ejemplos reales de ítems que caen dentro de la categoría respectiva. Si “Rojo” apareciera bajo el encabezado “Planetas”, inmediatamente asumirías que hubo un error. No pertenece ahí.
Hay muchos artículos de los que las empresas llevan registros. Cada una de estas cuentas se divide en una de cinco categorías.
- Activos: Cualquier cosa de valor que posea un negocio
- Pasivos: Deudas que una empresa debe; reclamaciones sobre activos por parte de forasteros
- Patrimonio de los accionistas: Valor de los propietarios de un negocio; reclamaciones sobre activos por parte de los propietarios
- Ingresos: Ingresos que resultan cuando un negocio opera y genera ventas
- Gastos: Costos asociados con la obtención de ingresos
Las diferentes cuentas se encuentran en diferentes categorías. El efectivo es una cuenta que cae en la categoría de activos. La cuenta de Efectivo realiza un seguimiento de la cantidad de dinero que tiene una empresa. Los cheques, giros postales y tarjetas de débito y crédito se consideran efectivo.
Aparte de Efectivo, comenzaremos cubriendo cuentas que caigan en las categorías de ingresos y gastos.
Los ingresos son ingresos que resultan de una empresa que se dedica a las actividades para las que se configura. Por ejemplo, un técnico en computación obtiene ingresos cuando repara una computadora para un cliente. Si el mismo técnico en computación vende una camioneta que ya no necesita para su negocio, no se considera ingreso.
Honorarios Ganados es un nombre de cuenta comúnmente utilizado para registrar los ingresos generados por la prestación de un servicio. En un negocio de servicios, los clientes compran experiencia, asesoramiento, acción o una experiencia pero no compran un producto físico. Consultores, tintorerías, aerolíneas, abogados y talleres de reparación son negocios orientados a servicios. La cuenta de Comisiones Ganadas entra en la categoría de ingresos.
Los gastos son facturas y otros costos que una empresa debe pagar para que pueda operar y obtener ingresos. Como dice el adagio: “Se necesita dinero para ganar dinero”.
Las cuentas de gastos difieren de un negocio a otro, dependiendo de las necesidades individuales de la empresa. Los siguientes son algunos gastos comunes que tienen muchos negocios:
| Gasto salarial | Costo de pagar a los empleados por hora |
| Gasto de Renta | Costo por el uso de propiedad que pertenece a otra persona |
| Gastos de Servicios Públicos | Costos como luz, agua, teléfono, gas, televisión por cable, etc. |
| Gastos de Suministros | Costo de los artículos pequeños utilizados para administrar un negocio |
| Gastos de Seguros | Costo de protección contra responsabilidad, daños, lesiones, robo, etc. |
| Gasto Publicitario | Costo de promover el negocio |
| Gastos de Mantenimiento | Costos relacionados con la reparación y mantenimiento |
| Gastos Misceláneos | Costos menores y/o no repetitivos |
| CUALQUIER Gasto | Cualquier costo asociado con la obtención de ingresos |
Un plan de cuentas es una lista de todas las cuentas utilizadas por una empresa. Las cuentas se presentan por categoría en el siguiente orden: (1) Activos, (2) Pasivos, (3) Patrimonio de los accionistas, (4) Ingresos, y (5) Gastos.
PLAN DE CUENTAS (PARCIAL)
En el siguiente cuadro se resumen las categorías y cuentas discutidas hasta el momento:
| ACTIVOS | INGRESO | GASTOS |
| Efectivo | Honorarios Ganados | Salarios Gasto Renta Gasto Utilidades Gastos Suministros Gastos Seguros Gastos Gastos Gastos de Publicidad Gastos Diversos |