1.3: La Mecánica del Proceso Contable

1.3.1 La Revista

Los estados financieros son objetivos clave del proceso contable. Para prepararlas al término de un periodo contable, las transacciones financieras individuales deben ser analizadas, clasificadas y registradas durante todo el periodo. Esto inicialmente se lleva a cabo en un libro de registro llamado diario, donde los eventos financieros llamados transacciones se registran a medida que suceden, en orden cronológico.

Cuando ocurre una transacción, dos o más cuentas se ven afectadas. También hay un monto en dólares asociado a cada una de las cuentas. Determinar qué cuentas se ven impactadas, y por cuánto, es el primer paso para hacer una entrada en el diario.

Esta es una muestra de algunas filas en una revista. Cuenta con cinco columnas: Fecha, Cuenta, Post. Ref., Débito, Crédito.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito

En la revista, el encabezado de columna Débito significa “izquierda” y Crédito significa “derecha”. Hay otras interpretaciones familiares de estas palabras, así que no se confunda: los términos aquí solo tienen que ver con si se ingresa una cantidad en dólares en la columna numérica izquierda o derecha.

Estas palabras también pueden ser utilizadas como verbos: Para “debitar una cuenta” significa ingresar su monto en la columna de la izquierda. Para “acreditar una cuenta” significa ingresar su monto en la columna derecha.

1.3.2 Reglas de Débito y Crédito

Si una cuenta en particular debe ser debitada o acreditada se basa en (1) el tipo de cuenta que es y (2) si la cuenta está aumentando o disminuyendo.

REGLAS DE DEBITO Y CREDI

para cuentas de efectivo e ingresos y gastos

Débito EFECTIVO cuando lo reciba	Incrementos de efectivo
Crédito EFECTIVO cuando lo pagas	Disminuciones de efectivo
GASTOS DE DEBITO cuando los incurres	Incremento de gastos
Ingresos por crédito cuando lo gana	Incrementos de ingresos

1.3.3 Periodización de Transacciones

Ahora llegaremos a uno de los procedimientos más importantes en el proceso de mantenimiento de registros: las entradas de diario. Consiste en analizar y anotar transacciones financieras en un libro de registro llamado diario. Los eventos financieros son evaluados y traducidos al lenguaje de la contabilidad mediante el proceso de diario.

Seleccione dos cuentas y, de acuerdo con las reglas de débito y crédito para cuentas de efectivo, ingresos y gastos, decida qué cuenta adeudar (columna izquierda) y cuál acreditar (columna derecha). La entrada de débito siempre aparece primero. No se requieren signos de dólar en la revista.

Periodicar implica los siguientes pasos:

1. Seleccione dos (o más) cuentas afectadas por una transacción.
2. Determinar cuánto, en dólares, se ve afectada cada cuenta. Muchas veces se dan los montos; otras veces los montos deben calcularse con base en la información proporcionada.
3. Con base en las reglas de débito y crédito, decidir qué cuenta (s) se adeuda (n) y cuál se acredita.
4. Ingresa la fecha en la primera línea de la transacción solamente.
5. Ingresa la cuenta que se debitará en la primera línea de la transacción. Ingresa su monto en la columna Débito de la misma línea.
6. Ingresa la cuenta que se acreditará en la segunda línea de la transacción. Ingresa su monto en la columna Crédito de la misma línea. NOTA: Sangrar el nombre de la cuenta de crédito tres espacios.

Transacción de muestra #1

El 6/1, una empresa pagó renta de $2,000 por el mes de junio.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito	Transacción parcial
6/1	Gasto de Renta		2,000		▲ Gasto de Renta es una cuenta de gastos que va en aumento. Por lo tanto, se adeuda. Primero se ingresa la cuenta con el monto adeudo.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito	Transacción completa
Crédito	Gasto de Renta		2,000		▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo. Por lo tanto, se acredita. A continuación se ingresa la cuenta con el monto del crédito.
	Efectivo			2,000

Transacción de muestra #2

El 6/5, un cliente pagó 800 dólares en efectivo por los servicios que brindaba la compañía.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito	Transacción parcial
6/5	Efectivo		800		▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento. Por lo tanto, se adeuda. Primero se ingresa la cuenta con el monto adeudo.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito	Transacción completa
6/5	Efectivo		800		▼ Honorarios Ganados es una cuenta de ingresos que va en aumento. Por lo tanto, se acredita. A continuación se ingresa la cuenta con el monto del crédito.
	Honorarios Ganados			800

En la práctica, cada transacción sigue inmediatamente después de la anterior, como se muestra aquí.

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/1	Gasto de Renta		2,000
	Efectivo			2,000
6/5	Efectivo		800
	Honorarios Ganados			800
6/8	Gasto salarial		500
	Efectivo			500
6/10	Efectivo		600
	Honorarios Ganados			600

La misma revista continúa de un periodo a otro. No inicia un nuevo diario para un nuevo período contable (mes o año).

1.3.4 Libro mayor

El libro mayor es el segundo libro de registro contable que es una lista de la lista de cuentas individuales de una compañía en orden de categoría de cuenta. Si bien el diario enumera cronológicamente todo tipo de transacciones, los libros mayores separan esta misma información por cuenta y mantienen un saldo corriente de cada una de estas cuentas.

Cada cuenta tiene su propia página de libro mayor. El nombre de la cuenta aparece en la parte superior. El formulario libro mayor tiene seis columnas: Fecha, Partida, Débito, Crédito, Débito, Crédito, Crédito. El primer conjunto de columnas Débito y Crédito es donde se copian los montos de las transacciones del diario. El segundo conjunto de columnas Débito y Crédito es donde se mantiene el total corriente de la cuenta. El saldo corriente de una cuenta suele aparecer en la columna Débito o Crédito, no en ambas.

El siguiente es un libro mayor de muestra para la cuenta de Efectivo.

Efectivo
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		12,000		12,000
6/2		2,000		14,000
6/3			3,000	11,000
		Copiar importes del diario (utilice cualquiera de las columnas)		Columnas BALANCE (use una de las dos)

IMPORTANTE: La información ingresada en el libro mayor siempre se copia de lo que ya está en el diario.

1.3.5 Publicación

El proceso de copia del diario al libro mayor se llama contabilización. Se hace una línea a la vez desde la revista. Aquí hay instrucciones paso a paso para hacerlo.

1. Tomar nota del nombre de la cuenta en la primera línea de la revista. Encuentra esa cuenta de libro mayor.
2. Copia la fecha del diario a la primera fila en blanco de ese libro mayor.
3. Deje la columna Artículo en blanco en el libro mayor en este punto.
4. Toma nota del monto en la primera línea del diario y la columna en la que se encuentra.
5. Copia esa cantidad a la misma columna del libro mayor en la misma línea donde ingresaste la fecha.
6. Actualizar el saldo corriente de la cuenta. Toma nota del saldo anterior en las dos últimas columnas del libro mayor, si lo hay. Haz una de las siguientes, con base en la situación.
   1. Si no hay saldo previo y el ingreso es un Débito, ingrese el mismo monto en la columna Saldo de Débito.
   2. Si no hay saldo previo y el ingreso es un Crédito, ingrese el mismo monto en la columna Saldo de crédito.
   3. Si el saldo anterior se encuentra en la columna Débito y el ingreso es un Débito, agregue los dos montos e ingrese el total en la columna Saldo de Débito.
   4. Si el saldo anterior se encuentra en la columna Débito y el ingreso es un Crédito, reste el monto del crédito del saldo e ingrese la diferencia en la columna Saldo de Débito. *
   5. Si el saldo anterior se encuentra en la columna Crédito y el ingreso es un Crédito, agregue los dos montos e ingrese el total en la columna Saldo de crédito.
   6. Si el saldo anterior se encuentra en la columna Crédito y el ingreso es un Débito, reste el monto adeudo del saldo e ingrese la diferencia en la columna Saldo crediticio. *

   * Nota: La única excepción a lo anterior es la rara ocasión en que uno de los cálculos anteriores da como resultado un número negativo. No deben aparecer cantidades negativas en los libros de contabilidad. En cambio, el saldo aparecerá en la columna de saldo opuesta.

7. Regresa al diario e ingresa una “x” o marca de verificación en la columna PR para indicar que has publicado esa línea de pedido.
8. Repita el proceso para la siguiente línea del diario.

Cada vez que una cuenta aparece en una línea del diario, su monto se copia a la columna correspondiente en el libro mayor de esa cuenta. Se mantiene un total acumulado para cada cuenta y se actualiza cada vez que se registra una cantidad.

El ejemplo que sigue muestra un diario con cinco transacciones que involucran Efectivo. En cada fila donde aparezca Efectivo en el diario, el monto de la misma línea se copia a la misma columna en el libro mayor de caja, ya sea en la primera columna Débito o en la primera columna de Crédito. Los superíndices se utilizan aquí para hacer coincidir cada cantidad de efectivo en el diario con su registro en el libro mayor. Por ejemplo, el primer débito a Efectivo en el diario por $6,000 se copia a la columna de débito en el libro mayor (#1). La próxima vez que aparezca Efectivo en el diario es un crédito por $2,000, por lo que se copia a la primera columna de crédito en el libro mayor (#2).

DIARIO

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/1	Efectivo	x	6,000 ^1
	Honorarios Ganados			6,000
6/2	Gasto de Renta		2,000
	Efectivo	x		2,000 ^2
6/3	Gasto salarial		1,000
	Efectivo	x		1,000 ^3
6/4	Efectivo	x	5,000 ^4
	Honorarios Ganados			5,000
6/5	Gasto salarial		1,000
	Efectivo	x		1,000 ^5

LIBRO MAYOR

Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		6,000 ^1		6,000
6/2			2,000 ^2	4,000
6/3			1,000 ^3	3,000
6/4		5,000 ^4		8,000
6/5			1,000 ^5	7,000

Como se muestra en el ejemplo anterior, la primera entrada en el libro mayor indica cuál de las dos columnas finales se utilizará normalmente para mantener el saldo corriente de las cuentas. Para la cuenta de Efectivo, la primera entrada se encuentra en la primera columna Débito, por lo que el saldo corriente comienza a acumularse en la segunda columna Débito. En la primera fila, los montos en las dos columnas de Débito serán los mismos. En este caso, el monto es de $6,000 en ambos. Después de la primera entrada en el libro mayor, las entradas de débito posteriores se agregan al saldo de débito anterior, y las entradas de crédito posteriores se deducen del saldo de débito anterior.

HACER EL TRABAJO

Puedes ir a un cajero automático para retirar efectivo de tu cuenta corriente. Los primeros pasos son insertar tu tarjeta de débito en el cajero automático y seleccionar la cantidad que deseas recibir. Si eso es todo lo que haces, no saldrá dinero por mucho tiempo que estés ahí parado. Para poder hacer el trabajo, también necesitas ingresar tu PIN. El objetivo es retirar efectivo, y si no completas ese paso, no va a suceder.

De igual manera, existe el objetivo de preparar el diario y los libros de contabilidad, para mantener un saldo corriente de cada cuenta que tenga su negocio. Si ingresa una transacción en el diario, tiene un buen comienzo, pero si no completa el paso de registrar la entrada del diario en los libros mayores, los saldos correctos no van a suceder.

1.3.6 Saldo Normal

Las dos últimas columnas de Débito y Crédito del libro mayor son donde se mantiene un total acumulado (saldo) para cada cuenta. El saldo corriente de una cuenta se acumulará ya sea en la columna Saldo de débito O en la columna Saldo de crédito (dos columnas de extrema derecha), pero raramente en ambas. El saldo normal es también lo que sea necesario para incrementar ese tipo de cuenta, ya sea Débito o Crédito. El saldo normal de una cuenta es la columna en la que se mantiene su total corriente.

A continuación se muestra un ejemplo de diario y libro mayor. Trate de seguir cómo aparecen los números del diario de la izquierda en los libros mayores de la derecha y cómo se determinan los saldos corrientes en los libros mayores.

DIARIO

Fecha	Cuenta		Débito	Crédito
6/1	Efectivo	x	2,000
	Honorarios Ganados	x		2,000
6/2	Gastos de Suministros	x	300
	Efectivo	x		300
6/3	Efectivo	x	500
	Honorarios Ganados	x		500
6/4	Gastos de Suministros	x	200
	Efectivo
6/5	Efectivo	x	800
	Honorarios Ganados	x		800
6/6	Gastos de Suministros	x	400
	Efectivo	x		400
6/7	Efectivo	x	600
	Honorarios Ganados	x		600

LIBRETAS

Efectivo
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		2,000		2,000
6/2			300	1,700
6/3		500		2,200
6/4			200	2,000
6/5		800		2,800
6/6			400	2,400
6/7		600		3,000

Honorarios Ganados
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1			2,000		2,000
6/3			500		2,500
6/5			800		3,300
6/7			600		3,900

Gastos de Suministros
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/2		300		300
6/4		200		500
6/6		400		900

El primer ingreso en cada libro mayor, ya sea Débito o Crédito, dicta si el saldo corriente aparecerá en la columna Débito o Saldo de crédito. Si la primera entrada es un Débito, el saldo corriente se acumula en la columna Saldo de Débito. Un débito es el “positivo” para este tipo de cuenta; se suman las entradas de débito posteriores y se restan del saldo corriente las entradas de crédito. Por el contrario, si la primera entrada es un Crédito, el saldo corriente se acumula en la columna Saldo de crédito. Un crédito es el “positivo” para este tipo de cuenta; se suman las entradas de crédito posteriores y se restan del saldo corriente las entradas de débito.

La columna atenuada de arriba en cada libro mayor representa la columna de saldo que normalmente permanecerá en blanco.

El total de todos los saldos de Débito en los libros mayores DEBE IGUALAR al total de todos los Saldos de Crédito en los libros mayores. Si no es así, existe un error de grabación que debe localizarse y corregirse. En el ejemplo anterior, el saldo de libros mayores: 3,000 + 900 (saldos de débito) = 3,900 (saldo crediticio).

Los mismos libros de contabilidad continúan de periodo en periodo. No inicia nuevos libros mayores para un nuevo periodo contable (mes o año).

Para resumir los dos libros de registro, el diario registra primero todo tipo de transacciones cronológicamente, en orden de secuencia de tiempo. Los libros de contabilidad separan la misma información por cuenta y mantienen un saldo para cada una de estas cuentas.

IMPORTANTE: Si estás haciendo entradas en los libros de contabilidad, debes estar COPIANDO de la revista.

PUEDO TENER LA RECETA?

Tengo una gran receta de galletas con chispas de chocolate. Aquí están los ingredientes

En este punto debes estar confundido, o pensar que estoy loco. Las cookies no podrían ser el resultado de esos ingredientes, la entrada no coincide con la salida. Cualquiera que sepa algo de cookies puede verlo.

Es lo mismo con el proceso contable. No es posible tener un libro mayor y/o saldos de estados financieros correctos si la entrada en el diario tiene errores. Sin embargo, algunos estudiantes “saben”, o copian de otros, cuáles deben ser los resultados correctos a pesar de las entradas incorrectas de la revista. Esto viola el proceso de colocación en los libros de contabilidad, que está trasladando lo que hay en la revista.

Es más correcto que un error se lleve a cabo a todas las partes que que que una parte sea incorrecta y las partes posteriores sean correctas. Para su instructor de contabilidad, un saldo correcto basado en un diario defectuoso es un resultado tan poco probable como lo son las galletas con chispas de chocolate a partir de ingredientes para tacos. ¡Simplemente no puede suceder!

Si hay un error en el diario, proceduralmente el error debe trasladarse a los libros mayores y a los estados financieros.

1.3.7 Saldo de prueba

El total de todos los saldos adeudos en las cuentas contables de una compañía siempre debe ser igual al total de todos los saldos crediticios. Un saldo de prueba es una lista de todas las cuentas de una empresa y sus saldos contables actuales (copiados de las cuentas contables). Se puede generar un saldo de prueba en cualquier momento para probar si los débitos totales equivalen a créditos totales. Es simplemente una hoja de trabajo para verificar la exactitud antes de preparar los estados financieros. Si ambas columnas Total no son iguales, hay un error que debe ser encontrado y corregido.

El ejemplo que sigue es para una empresa con sólo cuatro cuentas. El saldo de prueba de la izquierda enumera estas cuentas y sus saldos correspondientes al final del mes, los cuales se copian de los libros de contabilidad de la derecha.

SALDO DE PRUEBA

junio 30, 2018

Cuenta	Débito	Crédito
Efectivo	3,000
Existencias comunes		2,000
Honorarios Ganados		1,900
Gastos de Suministros	900
TOTAL	3,900	3,900

LEDGERS

Efectivo

Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		2,000		2,000
6/2			300	1,700
6/3		500		2,200
6/4			200	2,000
6/5		800		2,800
6/6			400	2,400
6/7		600		3,000

Existencias comunes

Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1			2,000		2,000

Honorarios Ganados

Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/3			500		500
6/5			800		1,300
6/7			600		1,900

Gastos de Suministros

Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/2		300		300
6/4		200		500
6/6		400		900