2.2: Principio de Coincidencia
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ANALOGÍA
Probablemente hayas escuchado que “se necesita dinero para ganar dinero”. Una persona de negocios aporta recursos financieros y ojalá los utilice de manera efectiva para generar aún más valor. El principio de igualación mira una ventana de tiempo en términos de cuánto ingreso ingresó y cuánto costó generar ese ingreso. La clave aquí es la “ventana de tiempo”, como un mes. Compara cuánto entró en ventas en un mes frente a cuánto se gastó. No se consideran ingresos o gastos antes de ese mes o después de ese mes.
A continuación se muestra la Línea de Tiempo #1, que incluye tres meses. Las barras rojas representan ingresos: tres trabajos diferentes por $100 cada uno. El trabajo 1 se inició en mayo y concluyó en junio. El trabajo 2 se inició en junio y concluyó en junio. El trabajo 3 se inició en junio y concluyó en julio. Hubo un total de $300 en ingresos por estos tres empleos, pero no todo se gana en junio. Como puede ver, solo la mitad de los ingresos de los Trabajos 1 y 3 se obtuvo en junio.
Las barras azules representan gastos. El gasto 4 comenzó en mayo y se incurrió parcialmente en mayo y parcialmente en junio. El gasto 5 comenzó en junio y todo este gasto se incurrió en junio. El Gasto 6 también comenzó en junio; parte de ello se incurrió en junio y algunos en julio. Hubo un total de 180 dólares de gastos, pero no todo se incurrió en junio. Como puede ver, solo la mitad de los gastos de los Trabajos 1 y 3 se incurrió en junio.
Digamos que queremos producir una cuenta de resultados para junio, nuestra ventana de tiempo. Queremos incluir todos los ingresos y gastos que ocurrieron en junio, pero ninguno que ocurrió en mayo o julio. Tenemos que “cortar” las piezas de estas transacciones que no ocurrieron en junio para quedarnos solo con las partes que pertenecen en junio.
El resultado aparece en la Línea de Tiempo #2 a continuación. En junio, se ganaron $200 de ingresos ($50 + $100 + $50) y se igualan con $120 ($30 + $60 +$30) de gastos que se incurrieron en el mismo mes. El ingreso neto para junio, por lo tanto, fue de $80 ($200 - $120).
Ajustar las entradas, discutidas a continuación, ayudan a hacer el trabajo de igualar los ingresos de junio con los gastos de junio al “cortar” cantidades de transacciones que no pertenecen en un mes determinado.
2.2.1 Ajuste de entradas
Las entradas de ajuste son entradas especiales hechas justo antes de que se preparen los estados financieros, al final del mes y/o año. Ponen actualizados los saldos de ciertas cuentas si no están ya vigentes para igualar adecuadamente los ingresos y gastos. Hasta el momento hemos tratado con empresas que no necesitaban asientos de ajuste bajo la base de caja de la contabilidad. Ahora veremos situaciones en las que sean necesarias y estarán utilizando la base de devengo de la contabilidad.
Muchos saldos de cuentas contables ya son correctos al final del período contable; sin embargo, algunos saldos de cuentas pueden haber cambiado durante el período y aún no se han actualizado. Esto es lo que va a hacer ajustando entradas, y esto asegurará que los números de sus estados financieros sean actuales y correctos. Los apuntes de ajuste suelen ser necesarios para las transacciones que se extienden a lo largo de más de un período contable; desea incluir la parte de la transacción que pertenece al período contable para el que está preparando los estados financieros y excluir esa parte que pertenece a una contabilidad anterior o futura periodo. Esto se relaciona con el proceso de emparejamiento.
IMPORTANTE: Cada entrada de ajuste siempre afectará al menos una cuenta de estado de resultados (ingresos o gastos) y una cuenta de balance (activo o pasivo).
2.2.2 Ciclo Completo de Contabilidad
La contabilidad es un proceso cíclico. Se trata de una serie de pasos que se llevan a cabo en un orden particular durante un periodo de tiempo. Terminado este periodo de tiempo, estos mismos pasos se repiten en el siguiente periodo de tiempo de igual duración.
El ciclo completo de contabilidad implica estos nueve pasos, realizados en este orden:
| ACCIÓN | CUANDO | TU TRABAJO | |
| 1. | Periodizar transacciones | Diario | PENSAR |
| 2. | Poste a libros de contabilidad | Diario | COPIA de diario; CALCULAR |
| 3. | Periodizar las entradas de ajuste | Fin de mes | PIENSE |
| 4. | Publicar las entradas de ajuste | Fin de mes | COPIA de diario; CALCULAR |
| 5. | Estado de resultados | Fin de mes | COPIA de libros mayores; CALCULAR |
| 6. | Estado de ganancias retenidas | Fin de mes | COPIA los ingresos netos del estado de resultados |
| 7. | Balance | Fin de mes | COPIA de libros mayores; AGREGAR |
| 8. | Periodizar las entradas de cierre | Fin de mes | PIENSE (las mismas tres entradas) |
| 9. | Publicar las entradas de cierre | Fin de mes | COPIA de diario; CALCULAR |
Ya aprendiste a completar siete de los pasos. Los dos pasos restantes, #3 y #4, son nuevos e implican ajustar entradas que actualizan los saldos de cuentas que no están vigentes justo antes de preparar los estados financieros.
IMPORTANTE: Observe que los asientos de ajuste se registran ANTES de que se preparen los estados financieros y se registren las entradas de cierre DESPUÉS
2.2.3 Ajuste de Cuentas de Entrada
La siguiente lista incluye cuentas cuyos saldos pueden necesitar actualizarse en las 10 transacciones de entrada de ajuste que cubriremos.
| TIPO DE CUENTA | CUENTAS | PARA AUMENTAR | PARA DISMINUIR | SALDO NORMAL | Estado financiero | ¿CERRAR? |
| Activos | Cuentas por Cobrar Suministros Prepago Renta Prepago Seguro Prepago Impuestos Prepago Cualquier |
débito | crédito | débito | Balance | NO |
| Contra Activo | Depreciación Acumulada | crédito | débito | crédito | Balance | NO |
| Responsabilidad | Salarios a pagar Impuestos a pagar Intereses a pagar CUALQUIER Pago Honorarios no devengados Renta no devengada |
crédito | débito | crédito | Balance | NO |
| Ingresos | Honorarios Ingresos por Renta Ganados |
crédito | débito | crédito | Estado de ingresos | SI |
| Gasto | Salarios Gasto Renta Suministros de Gastos Seguro de Gastos Gastos Depreciación Gastos Impuestos Gasto Intereses Gasto |
débito | crédito | débito | Estado de ingresos | SI |
Aquí están las 10 entradas de ajuste que cubriremos.
| Fecha | Cuenta | Débito | Crédito | ||
| 6/30 | Gastos de Suministros | 100 | ▲ El gasto de suministros es una cuenta de gastos que va en aumento. | ||
| Suministros | 100 | ▼ Suministros es una cuenta de activos que está disminuyendo. | |||
| 6/30 | Gastos de Seguros | 100 | ▲ El gasto de seguro es una cuenta de gastos que va en aumento. | ||
| Seguro Prepago | 100 | ▼ El seguro prepago es una cuenta de activos que está disminuyendo. | |||
| 6/30 | Gasto de Renta | 100 | ▲ Gasto de Renta es una cuenta de gastos que va en aumento. | ||
| Renta Prepagada | 100 | ▼ Renta Prepagada es una cuenta de activos que está disminuyendo. | |||
| 6/30 | Gastos de Impuestos | 100 | ▲ Impuestos El gasto es una cuenta de gastos que va en aumento. | ||
| Impuestos Prepagados | 100 | ▼ Impuestos Prepagados es una cuenta de activos que está disminuyendo. | |||
| 6/30 | Gasto de Depreciación | 100 | ▲ El gasto de depreciación es una cuenta de gastos que va en aumento. | ||
| Depreciación Acumulada | 100 | ▲ La depreciación acumulada es una cuenta contra activos que va en aumento. | |||
| 6/30 | Cargos no devengados | 100 | ▼ Comisiones no devengadas es una cuenta de responsabilidad que está disminuyendo. | ||
| Honorarios Ganados | 100 | ▲ Honorarios Ganados es una cuenta de ingresos que va en aumento. | |||
| 6/30 | Gasto salarial | 100 | ▲ Salarios El gasto es una cuenta de gastos que va en aumento. | ||
| Salarios por pagar | 100 | ▲ Salarios por pagar es una cuenta de responsabilidad que va en aumento. | |||
| 6/30 | Gastos de Impuestos | 100 | ▲ Impuestos El gasto es una cuenta de gastos que va en aumento. | ||
| Impuestos por pagar | 100 | ▲ Impuestos por pagar es una cuenta de responsabilidad que va en aumento. | |||
| 6/30 | Gasto por Intereses | 100 | ▲ El gasto por intereses es una cuenta de gastos que va en aumento. | ||
| Intereses por Pagar | 100 | ▲ Intereses por pagar es una cuenta de pasivo que va en aumento. | |||
| 6/30 | Cuentas por Cobrar | 100 | ▲ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que va en aumento. | ||
| Honorarios Ganados | 100 | ▲ Honorarios Ganados es una cuenta de ingresos que va en aumento. | |||
A partir de este punto entraremos en una discusión más detallada de cada una de estas entradas ajustadoras anteriores.