2.3: Ajuste de entradas

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Hay dos tipos de entradas de ajuste: aplazamientos y devengos. Los aplazamientos pueden ser gastos diferidos o ingresos diferidos. Los devengos pueden ser gastos devengados o ingresos devengados.

Gastos diferidos
Ingresos diferidos
Gastos devengados
Ingresos devengados

2.3.1 Ajuste de entradas: aplazamientos

Los aplazamientos son entradas de ajuste que actualizan una transacción anterior. La primera entrada de diario es general; la entrada de diario que actualiza una cuenta en esta transacción original es una entrada de ajuste realizada antes de preparar estados financieros.

Los aplazamientos son ajustes de entradas para artículos comprados por adelantado y usados en el futuro (gastos diferidos) o cuando el efectivo se recibe por adelantado y se gana en el futuro (ingresos diferidos).

Gastos diferidos

Los gastos diferidos requieren ajustar las entradas. “Diferido” significa “pospuesto en el futuro”. En este caso has comprado algo a granel que te durará más de un mes, como suministros, seguros, renta o equipo. En lugar de registrar el artículo como un gasto cuando lo compras, lo registras como un activo (algo de valor para el negocio) ya que no lo usarás todo dentro de un mes. Al final del mes, haces una entrada de ajuste para la parte que gastaste, esto es un gasto, y adeuda la cuenta de gastos correspondiente. La parte crediticia de la entrada de ajuste es la cuenta de activos, cuyo valor se reduce por la cantidad agotada. Cualquier saldo restante en la cuenta de activos es lo que aún te queda por usar en el futuro.

Estas son las cinco entradas de ajuste para gastos diferidos que cubriremos.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito	▲ El gasto de suministros es una cuenta de gastos que va en aumento.
6/30	Gastos de Suministros	100		▼ Suministros es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Suministros		100


6/30	Gastos de Seguros	100		▲ El gasto de seguro es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Seguro Prepago		100	▼ El seguro prepago es una cuenta de activos que está disminuyendo.


6/30	Gasto de Renta	100		▲ Gasto de Renta es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Renta Prepagada		100	▼ Renta Prepagada es una cuenta de activos que está disminuyendo.


6/30	Gastos de Impuestos	100		▲ Impuestos El gasto es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Impuestos Prepagados		100	▼ Impuestos Prepagados es una cuenta de activos que está disminuyendo.


6/30	Gasto de Depreciación	100		▲ El gasto de depreciación es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Depreciación Acumulada		100	▲ La depreciación acumulada es una cuenta contra activos que va en aumento.

Estos ahora se explicarán cada uno con más detalle.

Suministros - Gasto Diferido

Los suministros son artículos operativos relativamente económicos que se utilizan para administrar su negocio. Hay dos formas de registrar la compra de suministros.

Método #1: Una empresa compra suministros por valor de $100 que se agotarán en el plazo de un mes.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/1	Gastos de Suministros	100		▲ El gasto de suministros es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Efectivo		100	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Nota

La palabra “gasto” implica que los suministros se utilizarán dentro del mes. Un gasto es un costo de hacer negocios, y este mes costó $100 en suministros para administrar el negocio.

Aquí está el libro mayor de gastos de suministros donde se registra la transacción anterior. El saldo de $100 en la cuenta de Gastos de Suministros aparecerá en la cuenta de resultados al final del mes.

Gastos de Suministros
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		100		100

Método #2: Una empresa compra $1,000 en suministros que NO se agotarán en el plazo de un mes.

Si compras más suministros de los que usarás en un mes (porque es conveniente, porque obtienes un buen precio, etc.), registras la compra como activo en lugar de como gasto. Nueva cuenta de activos: Suministros

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/1	Suministros	1,000		▲ Suministros es una cuenta de activos que va en aumento.
	Efectivo		1,000	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Aquí están los libros mayores que se relacionan con la compra de suministros cuando se registra la transacción anterior.

Suministros

Gastos de Suministros

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

1,000

Durante el mes usarás algunos de estos suministros, pero esperarás hasta fin de mes para dar cuenta de lo que has usado.

Supongamos que utilizó $100 de los $1,000 de los suministros que compró el 6/1. Si NO “se pone al día” y ajusta por la cantidad que utilizó, mostrará en su balance que tiene $1,000 en suministros al final del mes cuando en realidad solo le quedan 900 dólares. Además, en tu cuenta de resultados demostrarás que no utilizaste NINGÚN insumos para administrar el negocio durante el mes, cuando en realidad usaste $100 por valor.

La entrada de ajuste para suministros actualiza los saldos de Gastos de Suministros y Suministros para reflejar lo que realmente tiene al final del mes. La entrada de ajuste TRANSFERE $100 de Suministros a Gastos de Suministros. Se registra y registra ANTES de que se preparen los estados financieros para que el estado de resultados y el balance muestren los montos correctos y actualizados.

AJUSTE DE ENTRADA
Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/30	Gastos de Suministros	100		▲ El gasto de suministros es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Suministros		100	▼ Suministros es una cuenta de activos que está disminuyendo.

NOTA: Hay dos formas de redactar esta información, ambas dando como resultado la misma entrada de ajuste anterior.

La empresa USÓ $100 de suministros este mes. (Así que queda un valor de 900 dólares.)
La compañía cuenta con $900 de suministros a la mano a fin de mes. (Entonces se utilizó el valor de $100.)

Aquí están los libros mayores de gastos de suministros y suministros DESPUÉS de que se haya publicado la entrada de ajuste.

Suministros

Gastos de Suministros

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

1,000

6/30

100

6/30

100

900

El saldo de $100 en la cuenta de Gastos de Suministros aparecerá en la cuenta de resultados al final del mes. Los 900 dólares restantes en la cuenta de Suministros aparecerán en el balance general. Esta cantidad sigue siendo un activo para la empresa ya que aún no se ha utilizado.

Resumen

Habías comprado suministros durante el mes e inicialmente los registraste como activo porque durarían más de un mes. Al final del mes se agotaron algunos de estos suministros, por lo que redujo el valor de este activo para reflejar lo que realmente tenía a mano al final del mes (900 dólares). Lo que se agotó ($100) se convirtió en un gasto, o costo de hacer negocios, para el mes. Para transferir lo que se utilizó, se debitó el Gasto de Suministros por el monto utilizado y se acreditaron Suministros para reducir el activo por la misma cantidad. Cualquier saldo restante en la cuenta de Suministros es lo que le queda por usar en el futuro; sigue siendo un activo ya que aún está disponible.

La entrada de ajuste asegura que la cantidad de suministros utilizados aparezca como un gasto del negocio en la cuenta de resultados, no como un activo en el balance general.

I MPORTANT: Si se hubiera omitido esta entrada de diario, resultarían muchos errores en los estados financieros.

El monto de Gastos de Suministros en la cuenta de resultados habría sido demasiado bajo ($0 en lugar de $100).
Los ingresos netos en la cuenta de resultados habrían sido demasiado altos (el Gasto de Suministros debería haberse deducido de los ingresos pero no lo fue).
El monto de los Suministros en el balance habría sido demasiado alto ($1,000 en lugar de $900).
El monto total de los activos en el balance habría sido demasiado alto porque Suministros, un activo, era demasiado alto.
El monto total del patrimonio neto de los accionistas en el balance sería demasiado alto porque un monto de ingresos netos que era demasiado alto se habría cerrado a Ganancias Retenidas.

Seguro Prepago - Gasto Diferido

El seguro es la protección contra daños asociados a los riesgos de dirigir un negocio. Hay dos formas de registrar la compra del seguro.

Método #1: Una empresa compra un seguro por valor de $100 que se agotará en el plazo de un mes.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/1	Gastos de Seguros	100		▲ El gasto de seguro es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Efectivo		100	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Nota

La palabra “gasto” implica que el seguro caducará, o se agotará, dentro del mes. Un gasto es un costo de hacer negocios, y este mes costó $100 en seguros para administrar el negocio.

Aquí está el libro mayor de gastos de seguros donde se registra la transacción anterior. El saldo de $100 en la cuenta de gastos de seguro aparecerá en la cuenta de resultados al final del mes.

Gastos de Seguros
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		100		100

Método #2: Una empresa compra un seguro por valor de $1,200 que se aplicará hacia el próximo año (12 meses).

Si compras más seguros del que usarás en un mes (porque es conveniente, porque obtienes un buen precio, etc.), registras la compra como activo. Nueva cuenta de activos: Seguro Prepago

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/1	Seguro Prepago	1,200		▲ El Seguro Prepago es una cuenta de activos que va en aumento.
	Efectivo		1,200	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Aquí están los libros mayores que se relacionan con la compra de seguro prepago cuando se registra la transacción anterior.

Seguro Prepago

Gastos de Seguros

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

1,200

Durante el mes usarás parte de este seguro, pero esperarás hasta fin de mes para dar cuenta de lo que ha caducado.

Al final del mes se agotará 1/12 del seguro prepago, y se deberá dar cuenta de lo que haya caducado. Después de un mes, han caducado $100 del monto de prepago, y solo te quedan 11 meses de seguro prepago. Si NO “te pones al día” y te ajustas por el monto que usaste, mostrarás en tu balance que tienes un seguro de prepago por valor de $1,200 al final del mes cuando en realidad solo te quedan $1,100. Además, en tu cuenta de resultados demostrarás que no utilizaste NINGÚN seguro para administrar el negocio durante el mes, cuando en realidad usaste un valor de $100.

La entrada de ajuste para el seguro actualiza los saldos de Seguros Prepagos y Gastos de Seguros para reflejar lo que realmente tienes al final del mes. La entrada de ajuste TRANSFERE $100 de Seguro Prepago a Gastos de Seguros. Se registra y registra ANTES de que se elaboren los estados financieros para que el estado de resultados y el balance muestren los montos correctos y actualizados

AJUSTE DE ENTRADA
Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/30	Gastos de Seguros	100		▲ El gasto de seguro es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Seguro Prepago		100	▼ El seguro prepago es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Nota

El monto del seguro vencido (usado) este mes es de $100. (Así que queda un valor de $1,100.)
El monto del seguro no vencido es de $1,100. (Entonces se utilizó el valor de $100.)

Aquí están los libros de seguros prepagos y gastos de seguros DESPUÉS de que se haya publicado la entrada de ajuste.

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

1,200

6/30

100

6/30

100

1,100

El saldo de $100 en la cuenta de gastos de seguro aparecerá en la cuenta de resultados al final del mes. Los $1,100 restantes en la cuenta de Seguro Prepago aparecerán en el balance general. Esta cantidad sigue siendo un activo para la empresa ya que aún no ha vencido.

La misma entrada de ajuste anterior se realizará al final del mes por 12 meses para bajar el monto del Seguro Prepago en $100 cada mes. Aquí hay un ejemplo del saldo de la cuenta de Seguro Prepago a finales de octubre.

Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		1,200		1,200
6/30			100	1,100
7/31			100	1,000
8/31			100	900
9/30			100	800
10/31			100	700

Después de 12 meses completos, a finales de mayo del año posterior a la compra inicial del seguro, todos los seguros de prepago habrán caducado. Si a la empresa todavía le gustaría estar cubierta por un seguro, tendrá que adquirir más.

Resumen

Prepagaste una póliza de seguro de un año durante el mes e inicialmente la registraste como activo porque duraría más de un mes. Al final del mes parte del seguro venció, por lo que redujo el valor de este activo para reflejar lo que realmente tenía a mano al final del mes ($1,100). Lo que estaba caducado ($100) se convirtió en un gasto. Para transferir lo vencido, se debitó el Gasto del Seguro por el monto utilizado y se acreditó el Seguro Prepago para reducir el activo por la misma cantidad. Cualquier saldo restante en la cuenta de Seguro Prepago es lo que te queda por usar en el futuro; sigue siendo un activo ya que aún está disponible.

La entrada de ajuste asegura que el monto del seguro vencido aparezca como un gasto comercial en la cuenta de resultados, no como un activo en el balance general.

IMPORTANTE: Si se hubiera omitido esta entrada en el diario, se producirían muchos errores en los estados financieros.

El monto de Gastos de Seguro en la cuenta de resultados habría sido demasiado bajo ($0 en lugar de $100).
Los ingresos netos en la cuenta de resultados habrían sido demasiado altos (el Gasto de Seguros debería haberse deducido de los ingresos pero no lo fue).
El monto del Seguro Prepago en el balance habría sido demasiado alto ($1,200 en lugar de $1,100).
El monto total de los activos en el balance habría sido demasiado alto porque el Seguro Prepago, un activo, era demasiado alto.
El monto total del patrimonio neto de los accionistas en el balance sería demasiado alto porque un monto de ingresos netos que era demasiado alto se habría cerrado a Ganancias Retenidas.

Renta Prepagada - Gasto Diferido

La renta es el derecho a ocupar los locales propiedad de otra parte. Hay dos formas de registrar el pago de la renta.

Método #1: Una empresa paga $1,000 en renta que se agotará dentro de un mes.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/1	Gasto de Renta	1,000		▲ Gasto de Renta es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Efectivo		1,000	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Nota

La palabra “gasto” implica que la renta vencerá, o se agotará, dentro del mes. Un gasto es un costo de hacer negocios, y costó $1,000 en renta este mes administrar el negocio.

Aquí está el libro mayor de gastos de renta donde se registra la transacción anterior. El saldo de $1,000 en la cuenta de gastos de renta aparecerá en la cuenta de resultados al final del mes.

Gasto de Renta
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		1,000		1,000

Seguro Prepago
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		1,200		1,200
6/30			100	1,100
7/31			100	1,000
8/31			100	900
9/30			100	800
10/31			100	700

Resumen

La entrada de ajuste asegura que el monto del seguro vencido aparezca como un gasto comercial en la cuenta de resultados, no como un activo en el balance general.

IMPORTANTE: Si se hubiera omitido esta entrada en el diario, se producirían muchos errores en los estados financieros.

El monto de Gastos de Seguro en la cuenta de resultados habría sido demasiado bajo ($0 en lugar de $100).
Los ingresos netos en la cuenta de resultados habrían sido demasiado altos (el Gasto de Seguros debería haberse deducido de los ingresos pero no lo fue).
El monto del Seguro Prepago en el balance habría sido demasiado alto ($1,200 en lugar de $1,100).
El monto total de los activos en el balance habría sido demasiado alto porque el Seguro Prepago, un activo, era demasiado alto.
El monto total del patrimonio neto de los accionistas en el balance sería demasiado alto porque un monto de ingresos netos que era demasiado alto se habría cerrado a Ganancias Retenidas.

Renta Prepagada - Gasto Diferido

La renta es el derecho a ocupar los locales propiedad de otra parte. Hay dos formas de registrar el pago de la renta.

Método #1: Una empresa paga $1,000 en renta que se agotará dentro de un mes.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/1	Gasto de Renta	1,000		▲ Gasto de Renta es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Efectivo		1,000	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Nota

La palabra “gasto” implica que la renta vencerá, o se agotará, dentro del mes. Un gasto es un costo de hacer negocios, y costó $1,000 en renta este mes administrar el negocio.

Gasto de Renta
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		1,000		1,000

Método #2: Una empresa paga por adelantado $12,000 en renta que se aplicará hacia el próximo año (12 meses).

Si pagas más renta de la que usarás en un mes (porque es conveniente, porque obtienes un buen precio, etc.), registras el pago como activo Cuenta nueva de activos: Renta Prepagada

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/1	Renta Prepagada	12,000		▲ La Renta Prepagada es una cuenta de activos que va en aumento.
	Efectivo		12,000	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Aquí están los libros mayores que se relacionan con la compra de renta prepagada cuando se registra la transacción anterior.

Renta Prepagada

Gasto de Renta

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

12,000

Durante el mes usarás parte de esta renta, pero esperarás hasta fin de mes para dar cuenta de lo que ha caducado.

Al final del mes se agotará 1/12 de la renta prepagada, y se deberá dar cuenta de lo que haya caducado. Después de un mes, $1,000 del monto de prepago ha caducado, y solo te quedan 11 meses de renta prepagada. Si NO “te pones al día” y te ajustas por el monto que usaste, mostrarás en tu balance que tienes $12,000 de renta prepagada al final del mes cuando en realidad solo te quedan $11,000. Además, en tu cuenta de resultados demostrarás que no usaste NINGUNA renta para administrar el negocio durante el mes, cuando de hecho usaste $1,000 por valor.

La entrada de ajuste para la renta actualiza los saldos de Renta Prepagada y Gasto de Renta para reflejar lo que realmente tienes al final del mes. La entrada de ajuste TRANSFERE $1,000 de Renta Prepagada a Gasto de Renta Se registra y registra ANTES de que se preparen los estados financieros para que el estado de resultados y el balance muestren los montos correctos y actualizados.

AJUSTE DE ENTRADA
Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/30	Gasto de Renta	1,000		▲ Gasto de Renta es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Renta Prepagada		1,000	▼ Renta Prepagada es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Nota

Hay dos formas en que esta información puede ser redactada, ambas dando como resultado la misma entrada de ajuste anterior.

El monto de la renta vencida (usada) este mes es de $1,000. (Así que queda un valor de $11,000.)
El monto de la renta no vencida es de $11,000. (Entonces se utilizó un valor de $1,000.)

Aquí están los libros de cuentas de Renta Prepagada y Gastos de Renta DESPUÉS de que se haya publicado la entrada de ajuste.

Renta Prepagada

Gasto de Renta

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

12,000

6/30

1,000

6/30

1,000

11,000

El saldo de $1,000 en la cuenta de gastos de renta aparecerá en la cuenta de resultados al final del mes. Los $11,000 restantes en la cuenta de Renta Prepagada aparecerán en el balance general. Esta cantidad sigue siendo un activo para la empresa ya que aún no ha vencido.

La misma entrada de ajuste anterior se realizará al final del mes por 12 meses para bajar el monto de la Renta Prepagada en $1,000 cada mes. Aquí hay un ejemplo del saldo de la cuenta de Renta Prepagada a finales de octubre.

Renta Prepagada
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		12,000		12,000
6/30			1,000	11,000
7/31			1,000	10,000
8/31			1,000	9,000
9/30			1,000	8,000
10/31			1,000	7,000

Después de 12 meses completos, a finales de mayo del año posterior a la compra inicial de la renta, toda la renta prepagada habrá caducado. Si la empresa quisiera seguir ocupando la propiedad de alquiler, tendrá que pagar de nuevo por adelantado.

Resumen

Prepagaste una póliza de renta de un año durante el mes e inicialmente la registraste como activo porque duraría más de un mes. Al final del mes, parte de la renta prepagada venció, por lo que redujo el valor de este activo para reflejar lo que realmente tenía a mano al final del mes ($11,000). Lo que estaba caducado ($1,000) se convirtió en un gasto. Para transferir lo vencido, se debitó el Gasto de Renta por el monto utilizado y se acreditó Renta Prepagada para reducir el activo por la misma cantidad. Cualquier saldo restante en la cuenta de Renta Prepagada es lo que te queda por usar en el futuro; sigue siendo un activo ya que aún está disponible.

La entrada de ajuste asegura que el monto de la renta vencida aparezca como un gasto comercial en la cuenta de resultados, no como un activo en el balance general.

I MPORTANT: Si se hubiera omitido esta entrada de diario, resultarían muchos errores en los estados financieros.

El monto del Gasto de Renta en la cuenta de resultados habría sido demasiado bajo ($0 en lugar de $1,000).
Los ingresos netos en la cuenta de resultados habrían sido demasiado altos (el Gasto de Renta debería haberse deducido de los ingresos pero no lo fue).
El monto de Renta Prepagada en el balance general habría sido demasiado alto ($12,000 en lugar de $11,000).
El monto total de los activos en el balance habría sido demasiado alto porque la Renta Prepagada, un activo, era demasiado alta.
El monto total del patrimonio neto de los accionistas en el balance sería demasiado alto porque un monto de ingresos netos que era demasiado alto se habría cerrado a Ganancias Retenidas.

Impuesto sobre Licencia Comercial - Gasto Diferido

Una licencia comercial es un derecho para hacer negocios en una jurisdicción particular y se considera un impuesto. Hay dos formas de registrar el pago de este impuesto.

Método #1: A la empresa se le cobra $100 mensuales por el departamento de licencias del condado.

La palabra “gasto” implica que los impuestos vencerán, o se agotarán, dentro del mes. Un gasto es un costo de hacer negocios, y este mes tuvo un costo de $100 en impuestos de licencia comercial para administrar el negocio.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/1	Gastos de Impuestos	100		▲ Impuestos El gasto es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Efectivo		100	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Aquí está el libro mayor de gastos de impuestos donde se registra la transacción anterior. El saldo de $100 en la cuenta de gastos por impuestos aparecerá en la cuenta de resultados al final del mes.

Gastos de Impuestos
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		100		100

Método #2: La compañía paga por adelantado $1,200 en impuestos que se aplicarán hacia el próximo año (12 meses).

Si paga por adelantado su licencia comercial del año, registra el pago como activo. Nueva cuenta de activos: Impuestos Prepagados

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/1	Impuestos Prepagados	Impuestos Prepagados		▲ Impuestos Prepagados es una cuenta de activos que va en aumento.
	Efectivo		1,200	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Aquí están los libros mayores que se relacionan con la compra de impuestos prepagados cuando se registra la transacción anterior.

Impuestos Prepagados

Gastos de Impuestos

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

1,200

Durante el mes usarás algunos de estos impuestos, pero esperarás hasta el final del mes para dar cuenta de lo que ha caducado.

Al final del mes se agotarán 1/12 de los impuestos prepagados, y se deberá dar cuenta de lo que haya caducado. Después de un mes, han caducado $100 del monto de prepago, y solo te quedan 11 meses de impuestos prepagados. Si NO “te pones al día” y te ajustas por el monto que usaste, mostrarás en tu balance que tienes $1,200 en impuestos prepagados al final del mes cuando en realidad solo te quedan $1,100. Además, en tu cuenta de resultados demostrarás que no pagaste NINGÚN impuesto para administrar el negocio durante el mes, cuando en realidad pagaste $100.

La entrada de ajuste para impuestos actualiza los saldos de Gastos de Impuestos e Impuestos Prepagados para reflejar lo que realmente tienes al final del mes. El ajuste de entrada TRANSFERE $100 de Impuestos Prepagados a Gastos de Impuestos. Se registra y registra ANTES de que se preparen los estados financieros para que el estado de resultados y el balance muestren los montos correctos y actualizados.

AJUSTE DE ENTRADA
Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
6/30	Gastos de Impuestos	100		▲ Impuestos El gasto es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Impuestos Prepagados		100	▼ Impuestos Prepagados es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Nota

Hay dos formas en que esta información puede ser redactada, ambas dando como resultado la misma entrada de ajuste anterior.

El monto de impuestos vencidos (usados) este mes es de $100. (Así que queda un valor de $1,100.)
El monto de los impuestos no vencidos es de $1,100. (Entonces se utilizó el valor de $100.)

Aquí están los libros mayores de gastos de impuestos e impuestos pagados por adelantado DESPUÉS de que se haya publicado la entrada de ajuste.

Impuestos Prepagados

Gastos de Impuestos

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

Fecha

Artículo

Débito

Crédito

Débito

Crédito

6/1

1,200

6/30

100

6/30

100

1,100

El saldo de $100 en la cuenta de gastos por impuestos aparecerá en la cuenta de resultados al final del mes. Los $1,100 restantes en la cuenta de Impuestos Prepagados aparecerán en el balance general. Esta cantidad sigue siendo un activo para la empresa ya que aún no ha vencido.

La misma entrada de ajuste anterior se realizará al final del mes por 12 meses para bajar el monto de Impuestos Prepagados en $100 cada mes. Aquí un ejemplo del saldo de la cuenta Prepaid Taxes a finales de octubre.

Impuestos Prepagados
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
6/1		1,200		1,200
6/30			100	1,100
7/31			100	1,000
8/31			100	900
9/30			100	800
10/31			100	700

Después de 12 meses completos, a finales de mayo del año posterior a la compra inicial de la licencia comercial, todos los impuestos prepagados habrán caducado. Si la compañía quisiera seguir haciendo negocios en el próximo año, tendrá que pagar por adelantado nuevamente.

Resumen

Prepagaste una licencia comercial de un año durante el mes e inicialmente la registraste como un activo porque duraría más de un mes. Al final del mes vencieron algunos de los impuestos prepagados, por lo que redujo el valor de este activo para reflejar lo que realmente tenía a mano al final del mes ($1,100). Lo que estaba caducado ($100) se convirtió en un gasto. Para transferir lo vencido, se debitó el Gasto de Impuestos por el monto utilizado y se acreditaron los Impuestos Prepagados para reducir el activo por la misma cantidad. Cualquier saldo restante en la cuenta de Impuestos Prepagados es lo que te queda por usar en el futuro; sigue siendo un activo ya que aún está disponible.

La entrada de ajuste asegura que el monto de impuestos vencidos aparezca como un gasto comercial en la cuenta de resultados, no como un activo en el balance general.

I MPORTANT: Si se hubiera omitido esta entrada de diario, resultarían muchos errores en los estados financieros.

El monto de Gastos de Impuestos en la cuenta de resultados habría sido demasiado bajo ($0 en lugar de $100).
Los ingresos netos en la cuenta de resultados habrían sido demasiado altos (Impuestos El gasto debería haberse deducido de los ingresos pero no lo fue).
El monto de Impuestos Prepagados en el balance general habría sido demasiado alto ($1,200 en lugar de $1,100).
El monto total de los activos en el balance habría sido demasiado alto porque los Impuestos Prepagados, un activo, eran demasiado altos.
El monto total del patrimonio neto de los accionistas en el balance sería demasiado alto porque un monto de ingresos netos que era demasiado alto se habría cerrado a Ganancias Retenidas.

Ejemplo

Los pagos anticipados son comunes en los negocios. Como estudiante universitario, es probable que hayas estado involucrado en hacer un prepago por un servicio que recibirás en el futuro. Cuando pagaste tu matrícula del semestre, pagaste “por adelantado” por aproximadamente tres meses de servicio (¡los cursos que estás tomando!) Como cada mes asistes a pases de clase, tienes un mes menos para ir en términos de lo que pagaste. Si quieres asistir a la escuela después de que termine el semestre, tienes que pagar por adelantado nuevamente para el siguiente semestre.

El arreglo de pago podría ser diferente. Tu universidad podría pedir cuatro años de colegiatura antes de tomar tu primera clase. ¿Ves que esto no sería realista? Alternativamente, la universidad podría pedir ningún pago por adelantado y simplemente cobrar un cargo de $10 a medida que los estudiantes llegan cada día, estacionando un gorila en cada puerta del aula. ¿Igual de irrazonable? Por último, la universidad podría esperar hasta que termine el semestre y cobrar toda la matrícula al final. ¿El plan más loco de todos?

El punto es que una empresa tiene que seleccionar opciones de pago que sean razonables y adecuadas a sus situaciones y circunstancias y requieran pagos en incrementos razonables. Lo que es adecuado para un tipo de negocio puede no funcionar para otro.

Activos Fijos - Gasto Diferido

Un activo fijo es un artículo t angible/físico propiedad de un negocio que es relativamente caro y tiene una vida permanente o larga, más de un año. Ejemplos son equipos, muebles, vehículos, edificios y terrenos. Cada uno de estos se registra como un activo en el momento de su compra. Su valor inicial, y el monto en la entrada del diario para la compra, es lo que cuesta.

Entrada de diario de ejemplo: Una compañía compró equipo que costó $6,000, pagando en efectivo. Se espera que dure cinco años, su vida útil.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1/1	Equipo	6,000		▲ El equipo es una cuenta de activos que va en aumento.
	Efectivo		6,000	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Aunque los activos fijos le cuestan dinero a una empresa, inicialmente no se registran como gastos. (Aviso en la entrada de diario anterior que la cuenta de débito es “Equipo”, NO “Gasto de Equipo”). Los activos fijos se registran primero como activos que luego se “gastan” gradualmente o se reclaman como un gasto comercial, a lo largo del tiempo.

El proceso de “desembolsar” el costo de un activo fijo a medida que se “agota” a lo largo de su vida útil estimada es la depreciación. (NOTA: El terreno es propiedad que no “se agota”; por lo tanto, no se amortiza.)

Ejemplo

En este caso, supongamos que el equipo se deprecia a una tasa de $100 mensuales, lo que se determina dividiendo su costo de $6,000 por 60 meses (cinco años). Después de un mes, el equipo ya no vale $6,000. Ha perdido $100 de su valor inicial, por lo que ahora solo vale $5,900. Se debe hacer una entrada de ajuste para reconocer esta pérdida de valor.

Aunque los suministros no están directamente relacionados con los activos fijos, puede ser útil recordar la entrada de ajuste por el uso de suministros en un mes:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1/31	Gastos de Suministros	100		▲ El gasto de suministros es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Suministros		100	▼ Suministros es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Si “gastamos” el equipo de manera similar, la entrada del diario se vería así:

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1/31	Gasto de Equipo	100		▲ El gasto de equipo es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Equipo		100	▼ El equipo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Tiene sentido ya que sigue el mismo patrón que los suministros. En teoría, sí hace el trabajo. No obstante, los ítems en rojo se consideran incorrectos. Hay dos cambios que se realizarán para que la entrada del diario sea CORRECTA para la depreciación.

El Gasto de Equipo puede ser una cuenta válida, pero no se utiliza para depreciación. En su lugar, podría usarse para costos asociados con la posesión y funcionamiento del equipo, como mantenimiento, petróleo, partes, etc. Para reconocer parte del costo de CUALQUIER activo fijo como un gasto comercial, use Gasto de Depreciación (no Gasto de Equipo).
En contabilidad, el principio de costo requiere que el saldo del libro mayor de un activo fijo sea el costo del activo, o lo que se pagó por él. En este ejemplo significa que no se nos permite acreditar la cuenta de Equipo para reducir su saldo de $6,000 a los $5,900 actualizados. Su saldo debe mantenerse en $6,000.
Por lo tanto, acreditaremos una cuenta diferente en su lugar ya que requerimos una cuenta de crédito para completar el ingreso. Esta cuenta es Depreciación Acumulada. La depreciación acumulada es una cuenta contra activos que aparece en el balance con un saldo crediticio bajo el activo particular al que se relaciona (que tiene un saldo adeudo). Esta cuenta se utiliza como sustituto de la cuenta de activo fijo, la cual no puede acreditarse por el monto de la depreciación ya que el saldo del activo debe ser siempre su costo.

El siguiente es el registro de ajuste mensual CORRECTO para la depreciación de un activo fijo:

AJUSTE DE ENTRADA
Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1/31	Gasto de Depreciación	100		▲ El gasto de depreciación es una cuenta de gastos que va en aumento.
	Depreciación Acumulada		100	▲ Acc. La depreciación es una cuenta contra activos que va en aumento.

Observe que el Gasto de Depreciación sustituye a Gasto de Equipo y Sustitutos de Amortización Acumulada por Equipo.

Aquí están los libros de cuentas de Equipo, Depreciación Acumulada y Gastos de Depreciación DESPUÉS de que se haya publicado la entrada de ajuste anterior.

Equipo
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
1/1		6,000		6,000

Depreciación Acumulada
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
1/31	Ajustando		100		100

Gasto de Depreciación
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
1/31	Ajustando	100		100

Dado que la cuenta de Depreciación Acumulada se acreditó en la entrada de ajuste en lugar de la cuenta de Equipo directamente, el saldo de la cuenta de Equipo permanece en $6,000, su costo. La entrada de ajuste anterior se realiza al final de cada mes por 60 meses.

Valor contable es lo que vale actualmente un activo fijo, calculado restando el saldo de Depreciación Acumulada de un activo de su costo. Este cálculo se reporta en el balance general.

Al final de	Costo	-	Depreciación Acumulada	=	Valor en libros
1 mes	$6,000		$100		$5,900
2 meses	6,000		200		5,800
3 meses	6,000		300		5,700
12 meses	6,000		1,200		4,800
59 meses	6,000		5,900		100
60 meses	6,000		6,000		0
66 meses	6,000		6,000		0

La depreciación acumulada aparece en la sección de activos del balance general, por lo que no se cierra al final del mes. En cambio, su saldo aumenta 100 dólares cada mes. Aquí está su libro mayor después de tres meses.

Depreciación Acumulada
Fecha	Artículo	Débito	Crédito	Débito	Crédito
1/31			100		100
2/28			100		200
3/31			100		300

Aquí está la presentación del balance después de tres meses:

Equipo	$6,000
Menos: Depreciación acumulada	300
	$\ \overline{$ 5,700}$

Las entradas de ajuste dividen el costo del equipo en dos categorías. El saldo de la cuenta de Depreciación Acumulada es el monto del activo que se “agota”. El valor contable es la cantidad de valor restante sobre el activo. A medida que pasa cada mes, el saldo de la cuenta de Depreciación Acumulada aumenta y, por tanto, el valor contable disminuye.

Después de 60 meses, el saldo en la cuenta de Depreciación Acumulada es de $6,000 y por lo tanto el equipo está totalmente depreciado y no tiene valor. No obstante, el negocio puede continuar siendo propietario y uso del equipo. Simplemente no reportará ningún valor para ello en el balance general. Después de que el activo esté completamente depreciado, no se hacen más entradas de ajuste para la depreciación sin importar cuánto tiempo la compañía posea el activo.

Aquí está el cálculo del valor contable después de 60 meses:

Equipo	$6,000
Menos: Depreciación acumulada	6,000
	$\ \overline{$0}$

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