3.5: Transacciones Básicas de Merchandising (sistema de inventario periódico)
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Algunas empresas no mantienen un saldo de inventario en funcionamiento continuo como se mostró bajo el sistema de inventario perpetuo. En cambio, estas empresas utilizan el sistema de inventario periódico y optan por esperar hasta el final del período contable, justo antes de que se preparen los estados financieros, para realizar un recuento de inventario físico para determinar (1) cuánto inventario final aún tienen en stock (contado) y (2) cuánto inventario que hayan vendido durante el periodo, que es su costo de mercancía vendida (calculado).
Las transacciones 1 a 4 son para compras bajo el sistema de inventario periódico. En lugar de usar la cuenta de Inventario de Mercancías para registrar compras, devoluciones, descuentos y costos de transporte, se utilizan cuatro cuentas temporales bajo el sistema periódico: Compras, Devoluciones de compras, Descuentos de compras y Freight-in. Estas cuentas sustituyen a las cuentas de Inventario de Mercancías durante el periodo contable y se cierran a la cuenta de Inventario de Mercancías al final del periodo.
- Usted compra 50 artículos a cuenta por $10 cada uno, términos 2/10, n/30.
Fecha
Cuenta
Débito
Crédito
1
Compras
500
▲ Compras es una cuenta temporal (para un activo) que va en aumento.
Cuentas por Pagar
500
▲ Cuentas por pagar es una cuenta de responsabilidad que va en aumento.
- Usted paga los costos de transporte a UPS por compras de mercancía.
Fecha
Cuenta
Débito
Crédito
2
Compras
500
▲ El flete es una cuenta temporal (para un activo) que va en aumento.
Cuentas por Pagar
500
▲ Cuentas por pagar es una cuenta de responsabilidad que va en aumento.
- Devolver 10 de los artículos al proveedor. “Voltear” la transacción de compra anterior para deshacerla. Agrega la palabra “Devoluciones” al nombre de la cuenta.
Fecha
Cuenta
Débito
Crédito
3
Cuentas por Pagar
100
▼ Cuentas por pagar es una cuenta de responsabilidad que está disminuyendo
Devoluciones de compras
100
▼ Compras Devoluciones es una cuenta temporal (para un activo) que está disminuyendo.
- Pagar la compra (menos devolución/con el descuento).
Fecha
Cuenta
Débito
Crédito
4
Cuentas por Pagar
400
▼ Cuentas por pagar es una cuenta de pasivo que está disminuyendo.
Efectivo
392
▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.
Descuentos en compras
8
▲ Compras Descuentos es una cuenta temporal (para un activo) que está disminuyendo.
Similar al sistema perpetuo, al inicio del periodo contable (como un año), una empresa de merchandising bajo el sistema periódico estima cuánto de sus ventas serán devueltas durante el año. Supongamos que la transacción ha sido registrada.
Las siguientes tres transacciones se utilizan para ventas, devoluciones reales y recepción de pagos de clientes bajo el sistema de inventario periódico.
- a. Vende 50 artículos a cuenta por $15 cada uno, n/30.
Fecha
Cuenta
Débito
Crédito
5a
Cuentas por Cobrar
750
▲ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
Ventas
750
▲ Las ventas son una cuenta de ingresos que va en aumento.
La cuenta estimada se reduce ya que algunas de las rentabilidades realmente ocurrieron, por lo que se estima que menos ocurrirá en el futuro.
- a. El cliente devuelve 10 artículos.
Fecha
Cuenta
Débito
Débito 6a
Subsidio para devoluciones de ventas
150
▼ La asignación para devoluciones de ventas es una cuenta contra que está disminuyendo.
Cuentas por Cobrar
150
▼ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
- Recibir el pago por la venta (menos la devolución).
Fecha Cuenta Débito Débito 7 Efectivo 600 ▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento.
Cuentas por Cobrar
600
▼ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
Observe que bajo el sistema periódico no existe un ajuste correspondiente por el monto de inventario al momento de una venta o una devolución. Eso es lo que hace que este sistema sea diferente del sistema perpetuo. Los saldos corrientes de las cuentas de Costo de Mercancía Vendida e Inventario de Merchandising no se mantienen de forma continua durante el periodo contable.
Por lo tanto, al cierre del año, se debe realizar una entrada para registrar el monto total de costo de la mercancía vendida para el año y ajustar la cuenta de Inventario de Merchandising a su saldo final actual. Esto se hace deduciendo el saldo final del inventario, que incluye los artículos que aún no se vendieron, del costo total de los bienes disponibles para la venta durante el año.
Como ejemplo, supongamos lo siguiente sobre el inventario de una compañía para el año.
Inicio de inventario el 1 de enero
$10,000
Compras
30,000
Freight-in
5,000
Descuentos en compras
(1,000)
Devoluciones de compras
(2,000)
Saldo final de inventario el 31 de diciembre
8,000
El costo total de los bienes disponibles para la venta durante el año es de $42,000, determinado sumando los cinco primeros montos anteriores. De esos $42,000 disponibles para la venta, solo $8,000 permanecen en inventario al final del año con base en un recuento de inventario físico. Eso significa que se deben haber vendido 34 mil dólares de lo que estaba disponible.
El monto de $34,000 es el costo de los bienes vendidos para el año, y ese monto debe ser diario para que finalmente aparezca en la cuenta de resultados de fin de año de la compañía. En el mismo registro diario, las cuatro cuentas temporales utilizadas en el sistema de inventario periódico —Compras, Carga, Descuentos en Compras y Devoluciones de Compras — se cierran a su cuenta permanente relacionada, Inventario de Mercancías. Utilizando los datos anteriores, la entrada del diario sería la siguiente:
|
Cuenta |
Débito |
Crédito |
|
|
▲ Costo de Mercancía Vendida |
34,000 |
▲ Costo de Mercancía Vendida es una cuenta de gastos que aumenta. |
|
|
▲ Inventario de Mercancías |
8,000 |
▼ El Inventario de Mercancías es una cuenta de activos que está disminuyendo. |
|
|
▼ Descuentos en compras |
1,000 |
▼ Compras Descuentos es una cuenta temporal decreciente. |
|
|
▼ Compras Devoluciones |
2,000 |
▼ Compras Devoluciones es una cuenta temporal que está disminuyendo. |
|
|
▼ Compras |
30,000 |
▼ Compras es una cuenta temporal que está disminuyendo. |
|
|
▼ Freight-in |
5,000 |
▼ Freight-in es una cuenta temporal que está disminuyendo. |
|
|
▼ Inventario de Mercancías |
10,000 |
▲ Inventario de Mercancías es una cuenta de activos que es i ncreasing. |
3.5.1 Contracción de Inventario
Bajo el sistema de inventario perpetuo, una empresa mantiene un total corriente de su saldo de inventario en todo momento adeudando (agregando a) Inventario de Mercancía cuando se compran artículos y acreditando (restando) Inventario de Mercancías cuando se venden artículos. Con cada transacción se actualiza el saldo de débito.
Ocasionalmente, las empresas tomarán un recuento de inventario físico para determinar si realmente tiene todos los artículos que cree que tiene según sus registros contables. La contracción de inventario es la diferencia que resulta cuando la cantidad de inventario real que se cuenta físicamente es menor que la cantidad de inventario enumerado en los registros contables. Cualquier cantidad de contracción puede deberse a recuentos erróneos anteriores, pérdida o robo.
Cuando se descubre un desabasto como resultado de un recuento de inventario físico, se realizaría el siguiente ingreso para ajustar los registros contables:
17. Descubre un desabasto de inventario de $300.
|
Fecha |
Cuenta |
Débito |
Crédito |
||
|
17 |
Costo de Mercancía Vendida |
300 |
▲ Costo de Mercancía Vendida es una cuenta de gastos que va en aumento. |
||
|
Inventario de Mercancías |
300 |
▼ El Inventario de Mercancías es una cuenta de activos que está disminuyendo. |
Esto es lo mismo que la entrada realizada cuando hay una venta; sin embargo, esta transacción no “coincide” con ninguna venta en particular. Se llevaría a cabo una investigación adicional si el monto del desabasto fuera significativo.