4.3: Nota por Cobrar

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Una empresa puede prestar dinero a un individuo o a un cliente. Estos préstamos suelen ser a corto plazo, debiendo ser reembolsado al negocio en el plazo de un año. En este caso, la cuenta de activo corriente Nota por Cobrar se utiliza para realizar un seguimiento de los montos que se adeudan al negocio.

Una nota por cobrar es un contrato de préstamo que especifica el principal (monto del préstamo), la tasa de interés declarada como porcentaje anual, y los términos establecidos en número de días o meses.

4.3.1 Fecha de emisión

Hay dos situaciones en las que una empresa puede recibir una nota a corto plazo.

Un préstamo directo a corto plazo para efectivo cuando un empleado u otro individuo pide prestado dinero y la compañía acuerda y distribuye efectivo.

En el siguiente ejemplo, una empresa recibió una nota de 60 días, 12% por mil dólares de uno de sus ejecutivos el 1 de enero.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1/1	Nota por Cobrar	1,000		▲ Nota por cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
	Efectivo		1,000	▼ El efectivo es una cuenta de activos que está disminuyendo.

La transferencia de lo que un cliente ya le debe a la empresa por servicios o productos que previamente había comprado a cuenta. Lo siguiente sería una secuencia muestral de eventos.

Una empresa vende mercancía a un cliente a cuenta y le da al cliente 30 días para pagar.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1/1	Cuentas por Cobrar	1,000		▲ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
	Ventas		1,000	▲ Las ventas son una cuenta de ingresos que va en aumento.

Después de 30 días se vence el monto de las cuentas por cobrar del cliente de $1,000, pero el cliente no puede pagar. Si ambas partes están de acuerdo, el saldo de la cuenta de Cuentas por Cobrar del cliente puede transferirse a la cuenta de Nota por Cobrar en esa fecha. Esto le da al cliente una extensión de tiempo en el que pagar, pero a partir de este momento se impondrá un cargo por intereses.
El interés es esencialmente el costo de rentar dinero a su dueño, similar al costo de rentar un departamento a un arrendador. El prestatario está pagando para usar el dinero de otra persona. Sin embargo, no es necesario incluir el monto de interés en la fecha de emisión; espere hasta que venza la nota.

En la fecha de emisión, adeudo Nota por Cobrar para aumentarla; acreditar Cuentas por Cobrar para disminuirla.

En el siguiente ejemplo, una empresa recibió una nota de 60 días, 12% por $1,000 de un cliente a cuenta el 1 de enero.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
1/1	Nota por Cobrar	1,000		▲ Nota por cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
	Cuentas por Cobrar		1,000	▼ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Esta entrada de diario hace que el saldo en Cuentas por Cobrar disminuya y el saldo en Nota por Cobrar aumente. Los mismos $1,000 que el cliente debe ahora se clasifican como un préstamo que devenga intereses en lugar de solo una cantidad sin intereses adeudada en una factura.

4.3.2 Fecha de Vencimiento

Al término del plazo del préstamo, en la fecha de vencimiento, la nota es nula. En ese momento la cuenta de Nota por Cobrar deberá ser acreditada por el monto principal. Además, el monto de los intereses devengados deberá registrarse en la entrada del diario como Ingresos por Intereses. El monto de interés se calcula utilizando la siguiente ecuación:

Principal x Tasa x Tiempo = Intereses devengados

Para simplificar las matemáticas, asumiremos que cada mes tiene 30 días y cada año tiene 360 días.

Para una tasa de interés del 12% en una nota de 60 días, el interés de una nota de $1,000 sería de $20, calculado de la siguiente manera:

$1,000 x 12% x 60/360 = $20

Tenga en cuenta que dado que el 12% es una tasa anual (por 12 meses), debe ser prorrateada por el número de meses o días (60/360 días o 2/12 meses) en el plazo del préstamo.

En la fecha de vencimiento se acreditan tanto las cuentas de Nota por Cobrar como de Ingresos por Intereses. Nota por Cobrar se acredita porque ya no es válida y su saldo debe restablecerse a cero. Los ingresos por intereses se acreditan porque ahora se ganan, independientemente de que la empresa reciba el efectivo.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2/28	???	1,020		▲ Una de las tres cuentas de activos irá en aumento.
	Nota por Cobrar		1,000	▼ Nota por cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Ingresos por Intereses		20	▲ Los ingresos por intereses son una cuenta de ingresos que va en aumento.

El activo que el prestamista adeuda después de 60 días depende de lo que haga el cliente en la fecha de vencimiento de la nota. Existen las tres posibilidades:

Efectivo: el cliente paga lo que se le debe
Nota por cobrar: el cliente emite una nota nueva para reemplazar la primera nota por otra extensión
Cuentas por cobrar: el cliente no paga ni hace arreglos para una extensión de tiempo

Situación 1 — El cliente paga la nota en efectivo.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2/28	Efectivo	1,020		▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento.
	Nota por Cobrar		1,000	▼ Nota por cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Ingresos por Intereses		20	▲ Los ingresos por intereses son una cuenta de ingresos que va en aumento.

Situación 2a — La empresa recibe otra nota del cliente por el principal de la primera nota más los intereses. Supongamos que la nueva nota es por otros 60 días al 10%.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2/28	Nota por Cobrar	1,020		▲ Nota por cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
	Nota por Cobrar		1,000	▼ Nota por cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Ingresos por Intereses		20	▲ Los ingresos por intereses son una cuenta de ingresos que va en aumento.

Situación 2b — La empresa recibe otra nota del cliente por el principal y recibe efectivo únicamente por los intereses. Supongamos que la nueva nota es por otros 60 días al 10%.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2/28	Efectivo	20		▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento.
	Nota por Cobrar	1,000		▲ Nota por cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
	Nota por Cobrar		1,000	▼ Nota por cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Ingresos por Intereses		20	▲ Los ingresos por intereses son una cuenta de ingresos que va en aumento.

Situación 3 - El cliente deshonra la nota y no paga en la fecha de vencimiento.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2/28	Cuentas por Cobrar	1,020		▲ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
	Nota por Cobrar		1,000	▼ Nota por cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Ingresos por Intereses		20	▲ Los ingresos por intereses son una cuenta de ingresos que va en aumento.

Dado que la nota es nula pero el cliente no pagó ni hizo arreglos para una nueva nota, la única cuenta que queda para registrar lo que se adeuda es Cuentas por Cobrar. Esto indicará inmediatamente que la cuenta del cliente está atrasada.

Situación 2a — envolviéndola
Esta fue la entrada de diario en la Situación 2a anterior.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2/28	Nota por Cobrar	1,020		▲ Nota por cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
	Nota por Cobrar		1,000	▼ Nota por cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Ingresos por Intereses		20	▲ Los ingresos por intereses son una cuenta de ingresos que va en aumento.

Ahora veamos qué sucede cuando el cliente en la Situación 2a anterior finalmente paga a la compañía después del periodo. El nuevo billete fue por otros 60 días al 10%. Los ingresos por intereses adicionales obtenidos en estos segundos billetes son $1,020 x 10% x 60/360, o $17.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
4/30	Efectivo	1,037		▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento.
	Nota por Cobrar		1,020	▼ Nota por cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Ingresos por Intereses		17	▲ Los ingresos por intereses son una cuenta de ingresos que va en aumento.

Situación 3 — envolviéndola
Esta fue la entrada de diario en la Situación 3 anterior.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
2/28	Cuentas por Cobrar	1,020		▲ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que va en aumento.
	Nota por Cobrar		1,000	▼ Nota por cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Ingresos por Intereses		20	▲ Los ingresos por intereses son una cuenta de ingresos que va en aumento.

Asumir que pasan dos meses más. Dos cosas posibles pueden pasar ahora.

Posibilidad 1 - El cliente finalmente paga el 4/30, dos meses después de la fecha de vencimiento original. La compañía cobra una penalización del 10% sobre el saldo pendiente, que es de $17 (1,020 x 10% x 60/360). Una penalización se registra como ingresos por intereses.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
4/30	Efectivo	1,037		▲ El efectivo es una cuenta de activos que va en aumento.
	Nota por Cobrar		1,020	▼ Nota por cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.
	Ingresos por Intereses		17	▲ Los ingresos por intereses son una cuenta de ingresos que va en aumento.

Posibilidad 2 - La empresa se da cuenta de que el cliente NUNCA podrá pagar y lo amortiza.

Fecha	Cuenta	Débito	Crédito
4/30	Cuentas de cobro dudoso	1,037		▼ Permitir dudas Accts es una cuenta contra activos que está disminuyendo.
	Cuentas por Cobrar		1,020	▼ Cuentas por Cobrar es una cuenta de activos que está disminuyendo.

Esto se cubrirá en la siguiente sección.

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