9.6: Videoconferencias
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Muchas de las mismas pautas se aplican a las videoconferencias que usaría para la comunicación de solo audio, pero por supuesto, hay temas adicionales a considerar. No sólo necesitas sonar bien, ahora tienes que verte bien, también.
Resultados de aprendizaje
- Reconocer las fortalezas y debilidades del video en un contexto empresarial
- Identificar estrategias para aumentar la comprensión y reducir los malentendidos en una videollamada individual
- Identificar estrategias para aumentar la comprensión y reducir los malentendidos en las comunicaciones grupales por video
- Participar en una reunión con componentes para compartir videos
Uso del video en los negocios
¿Recuerdas cómo en la sección de comunicación de audio aprendiste sobre no poder ver y leer expresiones faciales? Bueno, para bien o para mal, la videoconferencia te permite hacer precisamente eso.
Si trabajas para una gran corporación con sitios en todo el país o en el mundo, es muy probable que estés usando videoconferencias, especialmente a medida que subes en la escalera y tienes colegas que están a cientos de kilómetros de distancia. Lo primero en lo que hay que pensar es en cuándo hacerlo, y luego repasaremos cómo hacerlo de la manera más efectiva.
Específicamente, la videoconferencia es beneficiosa en las siguientes situaciones:
- Un equipo o comité se reúne por primera vez y no puede reunirse en persona. Los nuevos miembros de tu equipo serán mucho más fáciles de recordar y diferenciar si puedes poner caras a sus nombres.
- El tema que nos ocupa es emocional o sensible, por ejemplo, discutir despidos, discutir reseñas de empleados, transmitir y discutir malas noticias, y transmitir y discutir especialmente buenas noticias. Leer las expresiones de los demás será útil para superar las partes más difíciles o celebrar las felices.
- Hay miembros del equipo que tienden a dominar la conversación. Ver las caras de otros puede tener el efecto de tonificar a ese miembro del equipo sin que un líder o anfitrión tenga que decir nada.
- Tu equipo tiende a hablar unos sobre otros en llamadas de audio. Porque en una videollamada, todos pueden verse las caras de los demás, es más fácil leer las señales cuando alguien no ha terminado de hablar o está por comenzar. Esto puede minimizar las interrupciones.
- Los productos, demostraciones o ubicaciones deben mostrarse y los archivos de video o imágenes fijas son insuficientes o no están disponibles.
Pregunta de práctica
Cora es una gerente de distrito cuya compañía acaba de registrarse para un servicio de videollamadas, y está ansiosa por probarlo, pero quiere asegurarse de que lo esté usando apropiadamente. ¿Para cuál de estas próximas conversaciones tendría más sentido las videollamadas?
- Compartir datos trimestrales de ventas que cumplan con las expectativas
- Entrevistar a un candidato gerente que actualmente vive a tres estados de distancia
- Mostrando un video promocional sobre nuevos productos de primavera y cómo venderlos y luego discutirlo
- Responder
-
Entrevistar a un candidato gerente que actualmente vive a tres estados de distancia
No hay muchas razones específicas relacionadas con el contenido, o el propósito, para no usar la videoconferencia, pero recuerde estas dos cosas:
- Cuanto más sofisticada sea la tecnología, más probabilidades tendrás de tener baches en el camino para que funcione, al menos inicialmente.
- Si se trata de una reunión a través de zonas horarias, algunas personas pueden estar en pijama o en casa. Dependiendo del equipo, esto podría estar bien, pero tómalo en consideración.
Uso del dispositivo adecuado
Hay dos tipos básicos de dispositivos para una videollamada:
- Un smartphone o tablet
- Una computadora portátil o de escritorio
La razón por la que los vamos a ver por separado es que la forma en que los usamos suele ser bastante específica, y los problemas que puede enfrentar con cada uno son diferentes.
Smartphones y Tablets
Al hacer una videollamada uno a uno, puede tener la tentación de usar su teléfono o tableta porque es lo que usa para las videollamadas en su vida personal. Esto está bien en algunas situaciones; de hecho, un teléfono o tableta puede ser realmente conveniente si quieres mostrar algo que no sea solo tu propia cara. Por ejemplo, el uso de estos dispositivos puede hacer que sea más fácil para usted mostrar a alguien el espacio en el que se encuentra o para que usted muestre y demuestre productos. Sin embargo, estos dispositivos tienen algunos inconvenientes que querrás tener en cuenta:
- Si te mueves demasiado o demasiado rápido con el dispositivo en la mano, la pantalla del espectador se mueve y se mueve, y esto en realidad puede enfermar a la gente al movimiento.
- Las pantallas y los rangos de las cámaras son relativamente pequeños, por lo que deberá estar al tanto de cómo le está mostrando las cosas a su colega en la llamada.
Las aplicaciones telefónicas para videochat incluyen Facetime (que es estándar en el iPhone), Google Hangouts y Google Duo, Facebook Messenger, Skype y Signal Private Messenger.
Laptops y computadoras de escritorio
Una computadora portátil o de escritorio vive en el escritorio, por lo que es genial para chatear por video cuando el punto principal es verse las caras del otro. También puede mover los elementos que desee mostrar frente a la cámara en lugar de mover la cámara a los objetos o lugares. Esto asegura una experiencia más suave y menos enfermiza para su espectador.
Hablemos de cómo prepararse y realizar una videollamada.
Primero, querrás prepararte a ti mismo y a tu espacio.
- Las cámaras digitales de alta definición son brutalmente claras y detalladas, así que tómate un momento para asegurarte de no tener espinacas en los dientes o cabello soplado por el viento que pueda distraer a la persona con la que estás hablando, y hacerte sentir tonto cuando lo descubras más tarde.
- Si hay una ventana en tu espacio, colócate para que no tengas la ventana a tu espalda. Si afuera es brillante, tu rostro estará oscuro, y todo lo que tu espectador verá es el halo de luz a tu alrededor. Si puedes, cierra persianas o cortinas y confía en la luz artificial para la llamada. No es tan agradable para ti, pero tu imagen será más clara en pantalla.
- Sé consciente de lo que hay detrás de ti. Una pared blanca en blanco o un archivador está bien. Un estante con tu sándwich a medio comer o esos informes en los que estás atrasado no es tan bueno.
- Si tu oficina tiene una ventana al pasillo exterior, considera si tienes compañeros a los que les resultará hilarante hacer caras a tus espaldas. Si lo haces, arregla tú y tu computadora para evitar esa ventana.
Solución de problemas de su dispositivo
Ahora a pensar en la tecnología. Asegúrate de que tu micrófono y altavoces estén encendidos y encendidos, al igual que con una llamada de audio. Además, asegúrate de que la aplicación que estás utilizando tenga acceso a la cámara de tu dispositivo.
- Por lo general, si descargas una app de terceros como Skype, te pedirá acceso a tu cámara durante el proceso de instalación.
- Si estás en tu teléfono o tableta, es posible que tengas que ir al menú Configuración para permitir que la aplicación acceda a la cámara.
Videollamadas individuales
Dado que para la mayoría de las personas, las videollamadas son menos comunes y menos cómodas, querrás prepararte incluso para los chats uno a uno con más cuidado que una llamada telefónica. Antes de cada uno a uno, debes hacer lo siguiente:
- Hágale saber a la persona qué aplicación o plataforma utilizará y déle la información de inicio de sesión si es necesario. La excepción podría ser si tienes un entorno de oficina virtual como Chime o Hangouts donde los chats de video son comunes.
- Asegúrate de que ambos tengan una señal Wi-Fi fuerte, especialmente si estás usando tu teléfono o tableta. El video a través de la red celular se come tu asignación de datos como un cocodrilo hambriento. El video chat es posible a través de la red celular, pero es susceptible a más problemas, como llamadas caídas y video entrecortado.
- Si estás usando una aplicación como Facetime, ten en cuenta que es posible que no esté disponible en todas las ubicaciones del mundo. Una búsqueda rápida en Google te ayudará a determinar si una videollamada internacional es posible usando una aplicación específica.
- Si la seguridad es importante, por ejemplo, si estás mostrando prototipos o discutiendo temas muy delicados, comprueba la seguridad de tu aplicación de chat. Signal Private Messenger está completamente encriptado y las aplicaciones de Google utilizan protocolos de seguridad de Google. Sin embargo, si estás usando una aplicación sin encriptar y/o una red WiFi no segura, ten en cuenta que puedes ser susceptible a la escucha digital.
Realización de la Convocatoria
En cuanto al contenido, una videollamada debe seguir los Cinco Pasos al igual que una llamada de audio. Además, pregúntale a la persona con la que estás hablando: “¿Me puedes ver claramente?” Si la respuesta es no, intente solucionar algunos problemas.
- Comprueba que tu cámara esté encendida y descubierta.
- En su computadora portátil, habrá una luz junto a la cámara que se enciende cuando la cámara está encendida.
- Asegúrese de que la cubierta de su computadora portátil no bloquee la cámara.
- Algunas personas ponen cinta adhesiva o un trozo de papel sobre la lente de su cámara para evitar espionaje no deseado. Si bien el jurado está fuera sobre si esto es necesario para la persona promedio, si lo ha hecho, recuerde quitar la cinta o papel antes de su llamada.
- Comprueba que tu micrófono y altavoces estén encendidos como se describe en Llamadas de Audio Uno a Uno.
Una vez que la llamada se haya conectado, hay algunas pautas para recordar para que su conversación sea lo más efectiva y placentera posible.
Mira tu cámara
Lo realmente crucial a tener en cuenta es que la cámara no está en medio de tu pantalla, está arriba en la parte superior. Si miras tu pantalla al hablar, la persona con la que estás hablando ve tus ojos abatidos, lo que niega los beneficios de poder leer expresiones faciales.
En la figura 1, la persona en el cuadrado superior está mirando directamente a su cámara, por lo que el hombre con el que está hablando puede ver todo el rango de expresión del hablante. El hombre en el cuadrado inferior, en cambio, no le está dando al espectador el pleno beneficio de su mirada.
Si tienes problemas para redirigir tu mirada, pon una nota adhesiva en la parte superior de tu pantalla justo al lado de la lente de la cámara y escribe MIRAR AQUÍ en ella.
Figura 1. ¡Presta atención a dónde estás buscando!
Si estás usando una cámara externa conectada a tu computadora, es posible que necesites enfocar tu mirada aún más lejos de la pantalla en la que aparece tu colega. Esto requiere un poco de práctica y ajuste.
Evite mover su cámara
Mucho movimiento, incluso si estás usando una computadora estacionaria, puede ser vertiginoso para la persona con la que estás conversando, así que trata de mantenerte relativamente quieto.
También es importante mantener la distancia adecuada de la cámara. Acercarse demasiado es un movimiento total de la abuela, o en el caso de la figura 2, uno familiar.
Figura 2. Mover tu cámara de repente puede hacer que tu videollamada sea una experiencia desagradable.
Charla Libre de Distracciones
Al igual que con una llamada de audio, es importante estar energizado y libre de distracciones. Apague o guarde cualquier otra cosa en su espacio que pueda hacer que su atención se desvíe. Siéntate derecho durante toda la llamada, y recuerda que el objetivo es verte la cara, así que sonríe cuando sea apropiado.
Asegúrese de que su video sea claro
Como puedes ver en estas capturas de pantalla, las plataformas de video chat, incluidas las de teléfonos inteligentes, tienen ventanas pequeñas donde puedes verte a ti mismo mientras miras al espectador. Esto es genial para asegurarte de que estás bien iluminado y a una distancia razonable de la cámara. No obstante, ten cuidado de caer en tu propia imagen y prestar más atención a cómo te ves que a lo que estás diciendo.
Pregunta de práctica
A veces comunicarnos a través de la tecnología requiere que hagamos cosas que nos sientan poco naturales o incómodas para comunicarnos de manera efectiva con nuestros colegas y minimizar los malentendidos. ¿Cuál de estos es simplemente incómodo y realmente NO sirve a un propósito?
- Si estás usando una cámara web externa, la miras mientras hablas y evitas mirar la pantalla de tu computadora
- Mantienes tu expresión facial relativamente neutra a lo largo de la llamada para no asustar a la persona con la que estás hablando
- Mantienes tu cuerpo bastante quieto para no hacer que la persona con la que estás hablando se maree ni te vea en modo “grandma-cam”
- Responder
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Mantienes tu expresión facial relativamente neutra a lo largo de la llamada para no asustar a la persona con la que estás hablando
Videollamadas grupales
Para las videoconferencias grupales, comienza con las mismas pautas básicas que para los chats uno a uno en términos tanto de tu preparación como de tu tecnología. Sin embargo, las llamadas grupales se ven diferentes. Como se señaló anteriormente, en una videoconferencia grupal, se pueden ver las caras de todas las personas en el chat.
Figura 1. Videoconferencia grupal.
Como puede ver en la figura 1, todos están en un ángulo ligeramente diferente con diferente iluminación y distancia de la cámara. Esto es bastante estándar en los chats de video.
En ocasiones los participantes son representados por fotos fijas. Esto suele deberse a que no tienen el ancho de banda requerido o no están en un lugar apropiado para un video chat. Sin embargo, cuando configuraron su inicio de sesión para la aplicación que están usando, se tomaron el tiempo para subir una foto para actuar como marcador de posición.
Un tema técnico a tener en cuenta es que a veces, la voz y la imagen no se sincronizan tan bien. Cuando esto sucede, la solución más útil es la paciencia:
- Espere hasta que esté seguro de que la persona que habla ha terminado antes de comenzar a hablar.
- Mira las caras para comprobar si alguien más parece que está a punto de hablar.
- Si las cosas se ponen caóticas, presta atención al líder del chat o al anfitrión. Idealmente, utilizarán tanto su voz como sus gestos apropiados para acorralar la llamada nuevamente en orden.
- Si usted es el líder de la llamada, no tenga miedo de usar una señal de mano —por ejemplo, una mano levantada para señalar Stop— si las cosas se salen de control.
- Si tienes un grupo especialmente grande, puedes pedirle a las personas que levanten la mano cuando deseen hablar, tal como lo harían en un aula. Esto significa, sin embargo, que usted como anfitrión/líder tiene que estar atento a las manos levantadas.
Pregunta de práctica
¿Cuál podría ser una buena manera de manejar la conversación si tienes un grupo especialmente grande o hablador en una videollamada?
- Declarar que los gerentes son responsables de repasar todas las preguntas de sus subordinados al grupo
- Incluyendo en la invitación a la reunión que las personas se limitarán a hablar en incrementos de dos minutos
- Pedirle a la gente que levante la mano de una manera que sea visible en la cámara y luego los llamarás para que hablen
- Responder
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Pedirle a la gente que levante la mano de una manera que sea visible en la cámara y luego los llamarás para que hablen
Videoreuniones
Al igual que con el audio, es posible que te encuentres en reuniones donde algunas personas están juntas en una sala mientras otras se unen vía video chat. Generalmente, eso se parece a la reunión en la figura 1:
Figura 1. Un encuentro híbrido.
Las salas de videoconferencias de última generación cuentan con cámaras que pueden seguir y enfocarse en quien esté hablando, lo cual es genial para mantener el flujo, aunque se sabe que estas cámaras se detienen en un codo o un cuaderno en lugar de en una cara. Las salas de videoconferencias como la anterior tienen una o más cámaras fijas que están anguladas para capturar toda la mesa. Esto crea cierta distancia en comparación con los chats grupales donde cada uno tiene su propia cámara portátil. Sin embargo, también da una mejor idea de la energía en toda la sala, lo que puede ser útil para quienes se unen de forma remota.
En el caso de que solo tenga una persona uniéndose por video chat y/o se esté uniendo en una computadora portátil en lugar de una gran pantalla de conferencia, es posible que desee asignar un defensor como se discutió en Audio Meetings para asegurarse de que esa persona no sea olvidada y que tenga un oportunidad de participar plenamente en el encuentro.
Pregunta de práctica
Naomi y su equipo directivo participarán en una reunión con otro equipo vía videoconferencia. Ha rentado un espacio para reuniones local con una cámara de video fija y una mesa de conferencias. Ella quiere entrenar a su equipo en las mejores prácticas para participar en la reunión. ¿Cuál de estos es lo más importante que debe cubrir para ella?
- Todas las pautas para los chats de video uno a uno más la idea de que las personas están más lejos de la cámara en una situación grupal, por lo que es más difícil leer expresiones faciales y ver cuándo la gente se está preparando para hablar
- Todos los detalles de cómo funciona la tecnología para que los miembros de su equipo puedan solucionar problemas más un recordatorio para guardar preguntas y respuestas para el final de la llamada
- Todas las Cinco Etapas de una Llamada Telefónica más una cuidadosa revisión de su agenda y un recordatorio para vestirse bien
- Responder
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Todas las pautas para los chats de video uno a uno más la idea de que las personas están más lejos de la cámara en una situación grupal, por lo que es más difícil leer expresiones faciales y ver cuándo la gente se está preparando para hablar