12.5: Redacción, Organización y Formateo- Ayudar al Lector a Leer
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El primer paso para ayudar al lector a leer se logra al contar con un documento con las siguientes características:
- Usa papel de buena calidad.
- Use al menos márgenes de documentos de 1 pulgada.
- Siempre doble espacio entre líneas. Nunca un solo espacio en el cuerpo del plan de negocios. Puede usar tablas de espacio único, comillas y los apéndices.
- Use encabezados descriptivos y subencabezados para establecer secciones y ayudar en las transiciones entre contenido.
- Use un tipo de letra simple, como Arial, Calibri, Times-Roman o Cambria o un tipo de letra relacionado que sea fácil de leer. Usa el color para mejorar la apariencia, pero no abusar.
- Incluya algunas figuras y tablas y refiéralas en tu discusión. Cada figura y tabla debe tener un número y una leyenda. Asegúrese de que las cifras, tablas y hojas de cálculo financiero se vean atractivas y sean comprensibles. Usa el color para mejorar la apariencia.
- Nunca presente su plan de negocios como una serie de viñetas. El plan debe tener párrafos y contar una historia. No debería parecer una presentación.
Las fuentes simples facilitan la lectura, la comprensión e incluso la realización de tareas. Psicólogos de la Universidad de Michigan realizaron un experimento donde estaban tratando de conseguir que estudiantes universitarios de 20 años ejercitar.Herbert (2009). Dividieron a los alumnos en dos grupos. Uno de los grupos recibió instrucciones para una rutina regular de ejercicios en un tipo de letra Arial y el otro recibió las mismas instrucciones en un tipo de letra Brush. Los sujetos que habían leído las instrucciones de ejercicio en Arial indicaron que estaban más dispuestos a hacer ejercicio y creían que la rutina sería más fácil y tomaría menos tiempo que aquellos sujetos que leyeran las instrucciones en un tipo de letra decorativo. Realizaron otra prueba en la que dos grupos de alumnos leyeron instrucciones para preparar rollos de sushi en una tipografía sencilla y una tipografía decorativa. Los resultados fueron similares. Los alumnos que usaban las sencillas instrucciones tipográficas estaban más dispuestos a intentar hacer rollos de sushi que los que leían las instrucciones en un tipo de letra decorativo.
La fatiga del lector es un tema importante. Otra forma de reducir la fatiga es cambiando la longitud de tus oraciones. Por ejemplo, tener dos oraciones cortas y una oración larga y una oración corta seguidas de una oración larga y luego una oración corta. La idea es mezclar la estructura de la oración y crear interés. El segundo método que fatiga a los lectores es, por supuesto, tener demasiado que leer.Guy Kawasaki postula que por cada 10 páginas mayores de 20 se reduce la probabilidad de lectura y financiamiento en un 25%. Esto es particularmente cierto cuando el plan de negocios involucra material difícil y desconocido. La escritura sucinta y clara junto con figuras y tablas informativas aliviarán la fatiga del lector. Esta es la esencia de la escritura concisa. La longitud de la narrativa del plan de negocios generalmente debe estar entre 10 y 20 páginas y rara vez, si alguna vez, superar las 20 páginas. También puede agregar entre 4 y 6 páginas de figura, tablas y apéndices. Los gráficos y las tablas también son elementos importantes para ayudar en la crónica y presentación del plan de negocios. Las tablas y figuras siempre deben tener números y subtítulos, y siempre deben ser referidos por su número de figura o número de tabla en el texto.
El último punto es sumamente importante. “Nunca presente su plan de negocios como una serie de viñetas”. Recuerde, el objetivo del plan de negocios es contar una historia interesante. Los puntos de viñeta necesitan antecedentes y discusión. El plan de negocios nunca debe parecer que simplemente se levantó de una presentación. Este es un grave error de novato. Use viñetas con moderación y cuando los use, debe discutirlos, tal como discutiría un punto durante una presentación.
Por último, ¿cómo puedes meter toda esta información en un plan de negocios y no aburrir a tus lectores? Requiere trabajo duro y refinamiento constante para que los aspectos centrales del negocio se comuniquen en menos de 20 páginas. Hay que hacer varias compensaciones; algunas áreas se expandirán y otras se reducirán. Muy pocos planes de negocios tienen el mismo aspecto. Son altamente diferenciados. Es el papel del emprendedor y del equipo emprendedor educar y facilitar el proceso de aprendizaje del lector.