13.1: Fase Construyendo el Negocio
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Como se discutió a lo largo del libro, existe un ciclo de vida empresarial global que involucra varios puntos clave de desarrollo. Estos puntos están principalmente bajo el control del empresario, los fundadores o la dirección ejecutiva. Son la conceptualización inicial del negocio a través de alguna forma de plan de negocios, el desarrollo de los procesos iniciales de negocio utilizando alguna forma de gestión de proyectos, el lanzamiento del negocio, la adición de controles y estructura adicionales a medida que el negocio crece, y finalmente la reconceptualización de el negocio a medida que comienza a declinar (Figura 13.1 “Actividades clave de gestión durante el ciclo de vida del negocio”).
Fase Construyendo el Negocio
Una vez que se ha creado el modelo de negocio y se ha desarrollado el plan de negocios, comienza el arduo trabajo. En la mayoría de las situaciones, todo es nuevo y necesita construirse desde cero. Toda la cadena de suministro tiene que ser construida y probada para asegurar que los pedidos de productos y servicios puedan ser aceptados, llenados y soportados. Esta es la fase Construyendo el negocio y es vital para un lanzamiento exitoso del negocio. Como se ilustra en la Nota 13.1 “Preguntas clave de negocio antes del lanzamiento”, se deben responder varias preguntas clave de negocio antes de lanzar el negocio.
Lo difícil es instalar procesos o sistemas iniciales para que el negocio funcione, y ahí es donde la gestión de proyectos es esencial. Utilizamos el término sistema de gestión de proyectos de manera floja, ya que en muchos casos el sistema puede ser autónomo y organizado en la mente del empresario. Sin embargo, la parte difícil implica construir el negocio para producir el producto y entregar el servicio. Esto requiere la gestión de proyectos. Incluso si tiene planes para fabricar, comercializar y distribuir el producto, aún necesita tener un proceso para lograr o ejecutar el plan.
Figura 13.1 Actividades clave de gestión durante el ciclo de vida del negocio
Preguntas clave de negocio antes del lanzamiento
- ¿Dónde se realizará el producto o servicio?
- ¿Quién elaborará el producto?
- ¿Cómo se hará?
- ¿Cómo se rastrearán los pedidos?
- ¿Con quién, cuándo y por qué se formarán asociaciones y alianzas?
- ¿Cómo se verá la cadena de suministro y cómo funcionarán las dependencias?
- ¿Las tareas de la cadena de suministro deben ser subcontratadas, desenterradas o dentro de la tarea?
- ¿Cómo se verá la tecnología de la información en términos de hardware, software y redes?
- ¿Existen temas importantes relacionados con el suministro de componentes/materiales?
- ¿Cómo funcionará el cumplimiento de pedidos?
- ¿Existen temas importantes relacionados con el cumplimiento de los pedidos?
- ¿Dónde construirá la organización las competencias y capacidades básicas?
- ¿Cómo se adquirirán y retendrán los empleados?
- ¿Cómo se manejarán las transacciones comerciales y contables?
En muchos casos, los empresarios recurren a sistemas llave en mano para la contabilidad y la gestión de inventarios. Los sistemas llave en mano son software listo para usar, procesos listos para usar o ambos para administrar un negocio. Aún se necesita tiempo y esfuerzo para identificar la solución llave en mano y luego se requiere más tiempo y esfuerzo para implementarla realmente. Es necesario algún tipo de mecanismo para determinar qué solución se ajusta al negocio, cómo se implementará el sistema, quién operará el sistema y cómo encaja con las otras actividades del negocio. Incluso si se han identificado las llamadas soluciones llave en mano para la contabilidad y la gestión de inventarios, se necesita una planeación adicional para implementar y crear procesos de negocio para instalar y ejecutar el sistema.
La gestión de proyectos es la herramienta para ejecutar el plan e instalar los procesos de negocio. Ayuda a detallar qué tareas se llevarán a cabo, quiénes participarán en completar las tareas, y cuándo deben comenzar y terminar las tareas. Las tareas mínimas que deben realizarse para que un negocio comience o se lance incluyen marketing y ventas, producción y operaciones, dotación de personal y contabilidad. Además, es necesario iniciar algún tipo de proceso de investigación y desarrollo (I+D) poco después del lanzamiento para volver a cebar la bomba. Estos son los primeros pasos en el diseño de organizaciones a largo plazo.
El diseño organizacional implica la integración simultánea de las tareas que deben completarse superponiendo algún tipo de estructura organizativa que utilice una mezcla de tecnología y personas para cumplir con la misión organizacional.Adaptado de Leavitt (1965). Aquí están las funciones de Construir el Negocio y las preguntas críticas que deben implementarse antes o poco después del lanzamiento:
- Necesita una función o sistema de marketing:
- ¿Cómo promocionarás tu producto o servicio?
- ¿Qué técnicas utilizarás para adquirir clientes?
- ¿Cómo va a retener y encerrar a los clientes?
- ¿Cómo distribuirá y venderá su producto?
- ¿Cómo apoyarás a tus clientes y mantendrás una relación continua?
- ¿Cómo seguirás la satisfacción del cliente?
- Necesita una función o sistema de operaciones o producción:
- ¿Quién diseñará el producto/servicio y dónde se llevará a cabo el diseño de producto/servicio?
- ¿Dónde se elaborará el producto y quién lo elaborará?
- ¿Cómo se hará?
- ¿Quién suministrará los componentes y materiales?
- ¿Cómo realizará la compañía un seguimiento del inventario de productos terminados, los componentes y las materias primas y realizará un seguimiento del proceso de producción?
- ¿Cómo se llevará a cabo el cumplimiento del pedido?
- Necesita una función o sistema de recursos humanos:
- ¿Qué tipo de empleados y cuántos empleados se necesitan para dirigir el negocio?
- ¿Dónde reclutaremos empleados?
- ¿Qué criterios se utilizarán para seleccionar a los empleados?
- ¿Cómo se evaluará y recompensará el desempeño?
- ¿Qué tipo de incentivos de compensación se ofrecerán (salario, opciones sobre acciones y beneficios)?
- ¿Cómo se capacitará y desarrollará a los empleados?
- Necesita una función o sistema contable:
- ¿Cómo va a realizar un seguimiento de las transacciones comerciales?
- ¿Cómo realizará un seguimiento del desempeño del negocio?
- ¿Cómo manejará la compañía las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, el libro mayor, las órdenes de compra y la nómina?
- Necesita una función o sistema de I+D (inmediatamente después del lanzamiento):
- ¿Qué funciones organizativas participarán en el desarrollo e implementación de productos?
- ¿Quién, dónde y cómo se llevará a cabo la I+D (aprendizaje-sobre y aprendizaje-por-haciendo)?
- ¿Cómo se evaluará el desarrollo e implementación de productos y servicios?
- ¿Cómo se retendrá y utilizará el conocimiento científico, de producto y organizacional (gestión del conocimiento)?
- Necesita asesoría legal y asistencia:
- Ayudar en la selección de la forma apropiada de negocio.
- Ayudar con transacciones de bienes raíces y renta.
- Ayudar en el desarrollo de contratos de prestaciones a empleados y contratos de trabajo.
- Proporcionar experiencia legal en fondos de inversión de riesgo y ángel y con ofertas públicas iniciales de acciones y temas relacionados con financiamiento financiero.
- Ayudar en la protección de la propiedad intelectual en forma de derechos de autor, patentes y marcas comerciales.
Incluso la empresa de nueva creación más simple tiene que cumplir con alguna capacidad las funciones descritas anteriormente. Estos sistemas pueden estar en la mente del empresario y también ejecutados por el empresario, pero siguen siendo necesarios para la supervivencia. Hay otros procesos del sistema que necesitan estar implementados como se ilustra en la Figura 13.2 “Sistemas Emergiendo a lo largo del tiempo”. Estos sistemas o funciones suelen emerger y evolucionar a medida que el negocio crece y prospera. Una buena manera de considerar la complejidad de un gran negocio es pensar en los componentes de la cadena de suministro. Esto se ilustra nuevamente en la Figura 13.3 “Las grandes organizaciones necesitan muchos sistemas y estructuras” donde es necesario implementar una serie de procesos críticos para una cadena de suministro grande y creciente. En organizaciones más grandes, estas actividades forman parte de un enfoque más formal. El enfoque formal es la gestión de proyectos. Si un negocio solo tiene un empleado, el empresario, entonces todos los sistemas serán conceptualizados y ejecutados por el empresario. Sin embargo, incluso en una operación pequeña y unipersonal, es necesario comprender e implementar algún tipo de gestión de proyectos para hacer frente a la complejidad del proceso de puesta en marcha. Solo tener una lista de verificación de cosas que hacer y cosas que se han logrado ayudará a lidiar con la abrumadora complejidad de lanzar una startup.
Figura 13.2 Sistemas emergentes a lo largo del tiempo
Figura 13.3 Las grandes organizaciones necesitan muchos sistemas y estructuras
