9.3: Conceptos básicos de contabilidad para emprendedores
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- Explicar la ecuación contable y definir sus partes (activos, pasivos y patrimonio)
- Definir ingresos, gastos e ingresos
Si bien el financiamiento y la contabilidad se complementan y dependen unos de otros, son distintos. Como hemos visto, el financiamiento es el proceso de recaudación de dinero. La contabilidad es el sistema de registro y clasificación de las transacciones financieras relacionadas con un negocio, y de resumir y comunicar esas transacciones en forma de estados financieros. La contabilidad es esencialmente documentar lo que sucede con el dinero una vez que una empresa lo recibe y, por lo tanto, pone esa información a disposición de los interesados y agencias reguladoras, e informar las decisiones comerciales.
En el nivel más fundamental, un sistema contable logra dos objetivos:
- Resume el desempeño financiero de una empresa
- Comunica ese desempeño a propietarios, gerentes y terceros
El enfoque contable más común utilizado en Estados Unidos, y en todo el mundo, sigue la fórmula básica que se muestra en la Figura 9.6.
Esta fórmula se conoce como la ecuación contable básica. Primero, definiremos cada uno de estos términos, y luego veremos un ejemplo de una transacción simple registrada usando la ecuación.
Los activos son artículos, como equipo, efectivo, suministros, inventario, cuentas por cobrar, edificios y vehículos, que posee una empresa y de los que deriva su uso futuro. Los inversores potenciales quieren saber qué recursos tiene una empresa a su disposición. Los dueños de negocios quieren ver a dónde ha ido su dinero. Volvamos al caso de Shanti, la diseñadora de sitios web que inicia su negocio comprando una nueva computadora portátil. La computadora es un activo que Shanti ha adquirido para su negocio.
Un pasivo es una deuda en la que una empresa ha incurrido con otra parte, como cuando toma prestado dinero de un banco o compra materiales de otros proveedores. Se requiere que el negocio realice un pago futuro para satisfacer esa deuda. Para fines contables, queremos poder ver lo que posee el negocio (activos) en comparación con lo que debe (pasivos). Por ejemplo, si Shanti no tiene suficiente efectivo para pagar la computadora portátil, es posible que la tienda de electrónica cargue a su tarjeta de crédito por la compra. En ese caso, la compañía de tarjetas de crédito paga a la tienda, y el negocio de Shanti ahora le debe a la compañía de tarjetas de crédito el monto de compra (un pasivo).
El patrimonio neto es el reclamo del propietario sobre los activos del negocio, es decir, la diferencia entre lo que posee y lo que debe. Esencialmente, el capital le dice a un dueño de negocio o inversionista cuánto vale la firma después de que se reembolse toda la deuda. Volviendo al ejemplo del negocio de diseño de sitios web de Shanti, comparemos dos escenarios de compras de startups para ver los efectos en la ecuación contable. En ambos casos, Shanti aporta parte de su propio dinero a la compra inicial de una computadora portátil.
En el primer escenario, mostrado en la Figura 9.7, aporta $1,000 al nuevo negocio.
Cada elemento de la ecuación contable tiene su propia cuenta en un sistema contable o paquete de software, y todos los cambios son rastreados dentro de su cuenta. La ecuación contable debe mantenerse en equilibrio después de cada transacción con activos equivalentes a pasivos. En este caso, el Efectivo es una cuenta de activos, y el Capital del Propietario es una cuenta de capital. El $1,000 en efectivo aportado es un activo en efectivo y se convierte en patrimonio que se registra como capital del propietario. En este punto, Shanti puede reclamar el 100 por ciento de los activos del negocio, que en este momento consisten únicamente en el efectivo.
Si usa todos sus activos en efectivo para comprar la computadora portátil, la ecuación contable lo registrará como se muestra en la Figura 9.8.
Cuando se gasta el efectivo, reduciendo la columna de activos a cero, se crea una nueva cuenta de activos para la computadora para registrar el monto en dólares pagado por la computadora portátil. Nuevamente, debido a que Shanti no le debe a otra parte al final de la transacción (porque no hizo ninguna contribución adicional), el saldo de la cuenta de patrimonio del propietario sigue siendo el mismo. La ecuación muestra que Shanti aún posee el 100 por ciento de los activos.
Ahora considere cómo dar cuenta de una situación en la que Shanti no tiene una cantidad significativa de efectivo para contribuir al negocio. Ella puede darse el lujo de aportar solo $100 y deposita el dinero en la cuenta bancaria del negocio. Afortunadamente, también tiene acceso a una tarjeta de crédito a la que se le puede cobrar por compras comerciales, incrementando sus opciones de inversión.
La contribución inicial al negocio se registra de la misma manera pero con el nuevo monto, como se muestra en la Figura 9.9.
El portátil aún cuesta $1,000, pero el negocio solo tiene $100 en activos en efectivo. Shanti compra la computadora portátil con tarjeta de crédito, y el empleado finaliza la venta. La Figura 9.10 muestra el impacto de la venta en la ecuación contable.
En ambos ejemplos, Shanti reporta la computadora como un activo del negocio que se valora a su costo de $1,000. En el primer escenario, ella intercambió el efectivo por la computadora. En el segundo, intercambió una menor cantidad de efectivo por la computadora portátil y cobró el monto restante de la compra en una tarjeta de crédito. Esto crea una responsabilidad para el negocio que Shanti necesitará reembolsar en el futuro. Al tratarse de una ecuación, ambos lados deben ser iguales entre sí, y esto demuestra ser el caso en ambos escenarios. El activo total es de $1,000, y el pasivo total más patrimonio también es de $1,000.
La Ecuación Contable
En una hoja de papel, use tres columnas para crear su propia ecuación contable para sus activos personales, pasivos y gastos. En la primera columna, enumere todas las cosas que posee (activos). En la segunda columna, enumere los montos adeudados (pasivos). En la tercera columna, utilizando la ecuación contable, calcular el monto neto del activo (patrimonio). Cuando termine, totalice las columnas para determinar su patrimonio neto.
Aquí hay algo más a considerar: ¿es posible tener capital negativo? Seguro que lo es.. preguntar a cualquier estudiante universitario que haya sacado préstamos. A primera vista no existe ningún activo directamente asociado con el monto del préstamo. Pero, ¿es ese, de hecho, el caso? Podrías preguntarte por qué hacer una inversión en una educación universitaria, ¿cuál es el beneficio (activo) de ir a la universidad? La respuesta radica en la diferencia en las ganancias de por vida con un título universitario versus sin un título universitario. Esto está influenciado por muchas cosas, incluyendo la oferta y demanda de empleos y empleados, y el campo en el que planeas trabajar.