12.3: Diseñar un Plan Operativo de Startup

Objetivos de aprendizaje

Al final de esta sección, podrás:

• Identificar las principales áreas de administración de operaciones (dinero, métodos, máquinas, personas y liderazgo)
• Elaborar una lista de verificación de las necesidades operativas

Desde el inicio, todo emprendedor necesita un plan de negocios. Tu plan de negocios te mantendrá enfocado en las primeras etapas del negocio, cuando es fácil distraerte. Un plan de negocios escrito puede ayudarte a redirigirte a tu idea original.

Los planes de negocios se pueden dividir en cuatro tipos diferentes: operativos, estratégicos, tácticos y contingencia. En esta sección, el foco estará en el plan operativo, las actividades que un empresario-propietario necesita hacer absolutamente. Las actividades principales del negocio y cómo esas actividades interactúan con los clientes son clave para el éxito a largo plazo de una empresa. Los planes de negocio se discuten con más detalle en Modelo de Negocio y Plan.

Plan de Negocio Operativo

A principios del siglo XX, el ingeniero mecánico y consultor de gestión Frederick Taylor introdujo técnicas de gestión científica en las industrias manufactureras. Desde entonces, la planeación operativa se ha convertido en un componente importante de la gestión exitosa de un negocio. Un plan de negocios operativo detalla el qué, cuándo, quién, cuánto tiempo, con qué y cuánto de las actividades de la empresa. Este tipo de plan puede enumerar funciones específicas: Cuáles son las actividades del negocio, cuándo ocurren esas actividades, quién es el responsable de diversas tareas, cuánto tiempo ocurrirá cada actividad, qué herramientas o equipos se requieren, y cuánto tiempo y financiamiento se necesitan.

Los planes operativos de negocios deben ser lo suficientemente flexibles como para permitir los desafíos que se producirán. Algunos cambios deben hacerse a diario o incluso por horas. Otros cambios pueden ser necesarios solo ocasionalmente a lo largo del año. No obstante, el propósito del plan operativo es brindar orientación y orientación. De esta manera, todos en el negocio conocen sus asignaciones específicas, quién es responsable de las tareas individuales, y cuándo ocurren eventos importantes.

Crear una tabla o gráfico en Excel u otro formato de hoja de cálculo puede ayudar a planificar y programar. La Figura 12.9 ilustra cómo se puede mostrar la programación de estaciones de trabajo para una tienda de comestibles en una hoja de cálculo de Excel. Las actividades funcionales, las tareas específicas del trabajo, los turnos de trabajo o las estaciones de trabajo se enumeran como encabezados de columna. Los horarios de operaciones se enumeran como encabezamientos de fila. Los nombres de los empleados se ingresan en celdas individuales, mostrando quién está asignado a cada tarea o estación específica. La tabla no muestra todas las posiciones, pero se listan suficientes posiciones para darte una idea de cómo usar el mismo formato para tu propio negocio.

Figura\(\PageIndex{1}\): La tabla muestra un horario de estaciones de trabajo por hora. (CC BY 4.0; Universidad de Rice y OpenStax)

Este tipo de horario muestra cada puesto funcional, las horas que cada puesto tiene que ser cubierto y qué empleado está asignado a esa función a qué hora. El gerente puede mirar este horario y saber que cada función ha sido asignada a un empleado durante un periodo de tiempo definido. Si el trabajo no se está completando, este tipo de horario puede ayudar a un gerente a tomar una decisión informada sobre si contratar a más empleados. Además, si se produce algún problema, el gerente sabe qué empleado (s) estaba (n) trabajando en esa estación cuando ocurrió el problema y puede acudir directamente al empleado (s) para obtener información. Cuando un empleado no puede cumplir con un turno, el gerente puede cambiar el horario rápidamente para asegurarse de que cada tarea se está completando y cada puesto es atendido.

Los horarios individuales y las estaciones de trabajo asignadas también se pueden mostrar en una hoja de trabajo (Figura 12.10). Esto permite al gerente programar a un empleado para el número adecuado de horas por semana y ayuda a presupuestar los gastos de nómina. Los empleados saben dónde se espera que estén y cuándo están programados para tomar descansos para el almuerzo o la cena, y el gerente sabe dónde debe estar el empleado. Cuando surgen preguntas operativas, el gerente sabe quién estaba programado para estar en el sitio y puede acudir directamente a ese empleado.

Figura\(\PageIndex{2}\): Esta tabla muestra un horario de empleados por horas. (CC BY 4.0; Universidad de Rice y OpenStax)

El uso de herramientas como hojas de cálculo para programar y administrar las operaciones diarias aporta organización y estabilidad a las operaciones diarias. Los gerentes saben que cada tarea tiene una persona asignada a ella, y los empleados saben dónde deben estar o qué deben estar haciendo a lo largo del día. Los negocios complejos con muchos empleados y muchas funciones necesitan más planificación y estructura. Los negocios con muy pocos empleados pueden estar menos estructurados. Sin embargo, un plan escrito debe enumerar la mayoría de las tareas y actividades que deben realizarse, quién las realizará y cuándo.

LINK AL APREN

Muchas plantillas y hojas de cálculo están disponibles en línea que los pequeños empleadores pueden usar para organizar y programar empleados. El uso de términos clave (por ejemplo, empleado, horario, estación de trabajo, plantilla) en los motores de búsqueda populares puede producir múltiples resultados.

EMPRESARIO EN ACCIÓN

Programación Sonidos Sencillos

Programar materiales y piezas para una operación fija puede ser difícil. Sin embargo, puede ser aún más difícil coordinar su horario personal con las necesidades de cuidado infantil bajo demanda cerca de su lugar de trabajo. Avni Patel Thompson emprendió este desafío masivo cuando inició Poppy, un servicio de cuidado infantil bajo demanda, en 2015.

Reclutar clientes y empleados para cualquier negocio puede ser un desafío, pero cuando el modelo de negocio de una empresa se centra en clientes que tienen demandas no programadas y empleados que desean ingresos consistentes, la empresa necesita una solución de alta tecnología. Poppy era una app donde los padres podían presentar su solicitud de cuidador. El algoritmo de la aplicación luego escanearía a todos los cuidadores disponibles que estuvieron disponibles durante el período de tiempo solicitado y que se ubicaron razonablemente cerca. Después de que la aplicación hiciera su trabajo, un miembro del personal tomaría la decisión final y confirmaría al cuidador con la familia.

Desafortunadamente, Poppy sucumbió ante el mercado general y las condiciones económicas que plagan la profesión de cuidado infantil y cerró en diciembre de 2018, pero el modelo de negocio es un ejemplo de una forma de resolver problemas complejos de programación.

Preguntas sobre Poppy y sus procedimientos de programación:

• ¿Cómo es una aplicación más adecuada para este tipo de requisitos de programación que un empleado de tiempo completo?
• ¿Qué requisitos son exigidos para el cliente? ¿Empleado? ¿Empresa?
• ¿Una nueva aplicación de la tecnología superará otros factores económicos y de mercadotecnia?
• ¿Qué tan confiable es la tecnología? ¿Qué amenazas potenciales al método “establecido” de programación son posibles cuando se actualiza la tecnología?

Para tareas que requieren atención mensual, trimestral o anual, un simple organizador/calendario puede ser una excelente herramienta para ayudarle a organizar y recordarle lo que hay que hacer y cuándo. Las tareas que debe completar a tiempo durante todo el año incluyen depósitos e informes de impuestos sobre la nómina, solicitudes de renovación de seguros, permisos y renovaciones de licencias, requisitos de capacitación y recertificación de empleados, y facturación de cuentas a ciertos clientes. Un calendario también puede ayudarte a programar actividades de publicidad y marketing. Algunos eventos ocurren regularmente cada año al mismo tiempo o dentro de un marco de tiempo conocido. Esto puede ayudarte a recordarte cuándo comenzar tus campañas publicitarias y de marketing.

Puede planificar el mantenimiento y reparación mayores con anticipación o realizar un seguimiento de los aumentos de precios programados, aumentos de pago, agregar o quitar elementos del menú, reorganizar las estanterías para productos de temporada y las principales actividades de limpieza o mantenimiento.

Al iniciar su negocio, es posible que necesite hacer algunos ajustes a su plan operativo. Un emprendedor podría pasar por alto factores que ocurren regularmente. O un nuevo emprendedor puede haber considerado que algunos factores son mínimamente influyentes cuando en realidad pueden ser significativos. Los empresarios podrían dar alta prioridad a influencias que nunca se materializan. Una vez abierto el negocio, es posible que los clientes y competidores no se comporten como se esperaba. Los empleados pueden tener conjuntos de habilidades que se omitieron del plan escrito, o pueden carecer de los conjuntos de habilidades necesarios. Incluso un plan operativo bien escrito probablemente necesitará ser ajustado poco después de que comiencen las operaciones. Pero si formulas tu plan correctamente al principio, tu plan operativo funcional rara vez debería necesitar una revisión completa.

Control

Un elemento que debe incluirse en cada plan operativo es el control. En un plan operativo, un plan de marketing, un plan de desarrollo de empleados o cualquier otro tipo de plan utilizado en los negocios, el control se refiere a la medición de resultados y una evaluación de las actividades que condujeron a esos resultados. El elemento de control de un plan de negocios responde a las preguntas, “¿Hemos logrado lo que queríamos lograr?” y “¿Hemos cumplido nuestras metas dentro del plazo que queríamos?” Sin medir los resultados de desempeño, el empresario no sabe si el negocio está operando como se esperaba, peor de lo esperado, o mejor de lo esperado.

Si un negocio se desempeña mejor de lo esperado, el empresario debe considerar si las expectativas originales eran demasiado bajas o si algún otro factor contribuyó al desempeño mejor de lo esperado. Por otro lado, si el negocio se desempeñó peor de lo esperado, se deben realizar dos revisiones. Primero, ¿por qué los resultados son menores de lo esperado y qué se puede cambiar para mejorar el desempeño? Segundo, ¿cómo afectan los menores resultados a la viabilidad del negocio?

La comparación de los resultados reales con los resultados esperados es una forma de comparación interna llamada baselining. Baselining es importante porque el empresario debe realizar una autoevaluación sobre lo que ha hecho el negocio frente a lo que puede o debe hacer. Un empresario puede decidir ajustar la capacidad de un negocio después de realizar un estudio de referencia. Sin embargo, las comparaciones internas deben ir acompañadas de un análisis externo, llamado benchmarking. Al comparar su negocio con el de un competidor cercano o con el promedio de la industria, puede tener una mejor idea de cómo encaja su negocio en el mercado más grande.

Puntos de referencia del sector

Si un equipo de basquetbol anota sesenta y ocho puntos, ¿gana? Si un equipo de beisbol anota cuatro carreras, ¿ganan? Si un equipo de futbol marca cinco goles, ¿han perdido? La respuesta a las tres preguntas es simple: Necesitamos más información. Sin conocer el marcador del otro equipo, no sabemos si un equipo ha ganado o perdido. Debe haber alguna otra puntuación para la comparación; de lo contrario, los puntos anotados no tienen sentido.

Del mismo modo, las empresas necesitan comparar sus rendimientos individuales con alguna medición externa del desempeño. La comparación con un promedio de la industria, un líder dentro de la industria, o un segmento de mercado se llama benchmarking. El benchmarking permite una comparación directa de su empresa con el conjunto colectivo de la industria o mercado, o con un líder de la industria. Al observar varias mediciones de desempeño, puede ver si su empresa está desempeñando a un nivel que se mantendrá a largo plazo o si el mercado local de su compañía es atípico en comparación con el mercado de otra compañía. Si el nivel de desempeño de una startup no coincide con el promedio de la industria ni con el líder de la industria, eso no significa que la compañía esté mal administrada o no pueda ser rentable. Los líderes de la industria de bajo rendimiento indican solo que su empresa no es lo mismo que esos líderes. Con frecuencia, el benchmarking contra un área de mercado local es mejor que el benchmarking contra líderes nacionales o la industria en su conjunto.

Gestión de Operaciones

La gestión de operaciones se puede resumir en tres palabras: ¡Hazlo! La base de la gestión de operaciones es la teoría de la gestión científica. Como hemos visto, Frederick Taylor desarrolló la gestión científica para introducir la organización, la programación, la coordinación, la estandarización y la cooperación entre los trabajadores en el proceso de producción. Taylor vio una planta de producción como una organización grande y multifacética con muchas actividades interrelacionadas que deberían funcionar como una sola máquina grande. Las actividades de cada trabajador dentro de un grupo tuvieron que coordinarse con otras actividades de los trabajadores dentro de ese mismo grupo. Cada grupo de trabajadores tenía que ser coordinado con otros grupos de trabajadores. Los grupos de trabajadores se agruparon en cohortes más grandes. Para mantener los materiales en movimiento a través del proceso de fabricación, las actividades tuvieron que planificarse, programarse y monitorearse.

Ya sea que esté trabajando en un entorno de fabricación en el que las materias primas se convierten en productos terminados o en un entorno de servicio en el que los clientes reciben experiencias, estos cinco componentes de la gestión de operaciones (organización, programación, coordinación, estandarización y cooperación) deben ser los fundamentar las actividades de su firma. Para tener resultados productivos, la firma debe tener insumos importantes: dinero, métodos, máquinas, personas y liderazgo (Figura 12.11). Si alguno de estos elementos esenciales de gestión es deficiente o carente, la empresa probablemente esté funcionando de manera ineficiente y podría estar en mayor riesgo de fracaso.

Figura\(\PageIndex{3}\): El dinero, los métodos, las máquinas, las personas y el liderazgo forman la base de la gestión de operaciones. (CC BY 4.0; Universidad de Rice y OpenStax)

Dinero

Tres términos, dinero, efectivo y moneda, a menudo se usan indistintamente, pero cada uno tiene su propio significado y aplicación distintos. El dinero es cualquier instrumento jurídico que pueda utilizarse en el intercambio de bienes y servicios. El dinero incluye papel moneda o monedas, pero también incluye cheques o giros postales. En los países en desarrollo, el dinero puede ser cualquier elemento físico que se considere valioso para las personas que desean intercambiar algunos bienes o servicios. La mayor parte del dinero, sin embargo, está en forma de efectivo.

El efectivo generalmente se refiere al dinero físico o moneda, pero también incluye depósitos en una cuenta (cheques, ahorros o certificado de depósito) en una institución financiera. Por ejemplo, los clientes pueden pagar sus compras con papel moneda, monedas, cheques, tarjetas de débito o tarjetas de crédito. El papel moneda y las monedas son llevados al banco para su depósito. Las transacciones con tarjeta de débito y tarjeta de crédito son debitadas en la cuenta corriente de la empresa por su banco. El saldo de caja del negocio aumenta por el monto de los depósitos, independientemente de la forma del depósito. El saldo de caja se muestra en el balance de la compañía y es la cantidad de dinero que la compañía tiene disponible para pagar sus deudas y obligaciones.

La moneda es papel moneda o monedas impresas o acuñadas, emitidas y respaldadas por un gobierno nacional. La moneda se divide en denominaciones o unidades tanto en formato de papel como de moneda. Con la expansión del comercio internacional, junto con el movimiento expansivo de personas entre países, es importante que un emprendedor sepa cómo los mercados globales afectan el valor del dinero. Cada gobierno nacional decide qué denominaciones de moneda producir. El valor de una moneda nacional viene determinado por la capacidad de cambiarla por otra moneda nacional. Las materias primas y suministros que se originan en otro país pueden aumentar de precio de manera significativa por una disminución en el valor del dólar estadounidense o un incremento en el valor del dinero del país de origen. De igual manera, las materias primas y suministros pueden tener una disminución de precio debido a cambios en el valor del dinero.

Conocer y comprender cómo las políticas y actividades monetarias internacionales afectan a un emprendedor local puede ser fundamental para el crecimiento y la supervivencia a largo plazo. Debe tener una comprensión clara de los costos proyectados de los materiales, así como los fondos suficientes disponibles en el momento adecuado para cumplir con sus obligaciones financieras.

La liquidez es una medida de la capacidad de una compañía para cumplir con sus deudas y obligaciones inmediatas y a corto plazo (es decir, vencidas dentro de un año). Es una forma de describir qué tan bien puede cubrir sus pasivos corrientes utilizando sus activos corrientes. Cuando una empresa es líquida, puede cumplir con sus obligaciones financieras a tiempo, normalmente en un plazo muy corto. Si la compañía paga sus facturas a tiempo, el riesgo para los prestamistas es menor, por lo que los prestamistas cobran tasas de interés más bajas; las compañías de seguros pueden establecer primas más bajas; y los proveedores pueden ofrecer descuentos por pronto pago. Mantener la liquidez es vital para el éxito de una pequeña empresa, ya que puede tener acceso limitado a otras opciones financieras.

Otras fuentes de efectivo incluyen cuentas de crédito como una línea de crédito, una tarjeta de crédito de la compañía, cuentas por pagar, préstamos o su propia reputación y fondo de comercio. Una línea de crédito (LOC) es un acuerdo entre un banco y un depositante en el que el banco pone a disposición una cantidad máxima de dinero que el depositante puede pedir prestado en cualquier momento durante la vigencia del préstamo. El prestatario paga una comisión durante el plazo, haya o no saldo pendiente, y también paga intereses cuando hay saldo en el préstamo. Todas estas fuentes de efectivo son más engorrosas e implican más planeación y preparación que las cuentas líquidas. Sin embargo, estas fuentes de dinero no tradicionales suelen ser necesarias para que un nuevo propietario de negocio pueda pagar las actividades comerciales antes de que la compañía comience a cobrar dinero de sus propios clientes que pagan. El mal manejo de estas cuentas de deuda a corto plazo puede convertirse fácilmente en una carga para una pequeña empresa. Para gestionar mejor las obligaciones financieras del negocio, el empresario necesita saber qué herramientas financieras están disponibles, cómo utilizarlas y qué herramienta usar para qué propósito. El financiamiento es el uso del dinero para llevar a cabo actividades de la compañía. Las fuentes de pago para actividades y recursos empresariales deben coincidir con la esperanza de vida del recurso. Las deudas a largo plazo, como las de terrenos, edificios, equipos y maquinarias, deben pagarse a través de instrumentos financieros a largo plazo que se conocen como deuda garantizada. Normalmente, un préstamo utilizado para comprar activos a largo plazo tendrá una vida más corta que los activos. Por ejemplo, una máquina que se espera sea útil durante diez años debe financiarse con un préstamo que se pague en su totalidad en menos de 120 meses (diez años × doce meses). El propósito de la deuda a largo plazo es crear ingresos que excedan el pago del préstamo y los intereses. En este arreglo, el activo se paga por sí mismo generando más efectivo del necesario para pagar el principal del préstamo, intereses sobre el saldo, costos para operar el equipo, y cualquier seguro adicional requerido o impuestos evaluados contra el equipo.

Los pasivos a corto plazo o corrientes, como nómina, impuestos, seguros y todas las demás actividades operativas, deben pagarse a través de recursos en efectivo a corto plazo. La mayoría de las obligaciones de pago a corto plazo ocurren cada semana (nómina) o al menos cada mes (seguro, renta). Los recursos en efectivo a corto plazo incluyen ventas, cuentas por cobrar, pagos iniciales y línea de crédito. La confusión de estrategias de financiamiento a largo y corto plazo pone en peligro la estabilidad financiera de la compañía. La mala gestión de las finanzas podría crear una situación en la que la empresa no pueda pagar sus facturas a tiempo. Cuando una empresa no puede pagar sus obligaciones a corto plazo, es posible que no pueda operar por mucho más tiempo.

Administrar el efectivo cobrado y gastado es una de las dos responsabilidades más importantes del empresario. Existe un flujo de caja positivo cuando el efectivo recibido excede el efectivo gastado. Un flujo de caja negativo ocurre cuando el efectivo recibido es menor que el efectivo desembolsado. Todas las empresas y organizaciones experimentarán un flujo de caja negativo en algún momento. No obstante, los buenos directivos tendrán una cuenta de ahorro o acceso a otro efectivo para cumplir con las obligaciones financieras vigentes. Sin embargo, lo importante es tener un flujo de caja positivo a largo plazo.

Pagar facturas no es divertido, especialmente cuando tienes poco dinero en efectivo para trabajar. Tres métodos populares para pagar facturas incluyen crédito, contra reembolso y depósitos a cuenta. Los vendedores de un empresario pueden usar los tres métodos de pago. De igual manera, el empresario puede utilizar los tres para cobrar dinero de los clientes.

Cuando las facturas vencen y la empresa no tiene suficiente efectivo para pagar las facturas o el momento es inconveniente, la empresa debe usar crédito. El crédito es la promesa de pagar más tarde por algo ya adquirido. El crédito a corto plazo puede venir sin cargos por intereses ni comisiones, como cuentas por pagar Finanzas Empresariales y Contabilidad. Los proveedores permitirán rutinariamente a los clientes establecidos tomar posesión de inventario o productos sin pagar por ellos en el momento de la entrega. El pago de los productos vence en un día específico o después de un período de tiempo definido.

A menudo, un proveedor ofrecerá condiciones de pago al final del ciclo de facturación. Por ejemplo, si los términos son treinta netos, se espera que las compras que realice una pequeña empresa durante un mes se paguen en su totalidad al final del mes siguiente. Los pagos realizados después de la fecha de vencimiento están sujetos a penalización e intereses. En ocasiones, un proveedor ofrecerá un incentivo para pagar anticipadamente, como un descuento del 2 por ciento si el pago se realiza en menos de quince días.

Muchas empresas emergentes deben realizar pagos en el momento de la entrega, una forma de transacción conocida como contrareembolso (COD). Cuando se realice la entrega, el repartidor o el agente en línea entregará el producto al cliente una vez recibido el pago. Este método de pago puede cargar a una startup que no tiene liquidez. Por otro lado, un negocio startup puede reducir sus pérdidas al requerir pagos COD de sus nuevos clientes, ya que recibe pagos y tiene los fondos para pagar sus propias obligaciones.

Para productos únicos o especializados, algunos vendedores requerirán un depósito del cliente antes de que se haga el producto. Este depósito reduce el riesgo financiero para el vendedor de un producto personalizado que puede ser difícil de revender si el cliente original se retira de la compra. También proporciona efectivo al productor, quien necesita comprar materias primas para elaborar el producto terminado. Para el emprendedor startup, pagar los productos de antemano podría agotar el efectivo disponible para las operaciones en curso. Sin embargo, si los clientes del empresario proporcionan un pago inicial antes de que se produzca el producto, el empresario obtiene un préstamo sin intereses del cliente.

Los tres métodos de pago se utilizan en las transacciones comerciales. El efectivo generado durante cada ciclo financiero debe ser igual o superior a los gastos pagados durante cada ciclo. De lo contrario, la empresa puede encontrarse sin dinero alguno y ser incapaz de darse el lujo de mantenerse en el negocio.

Métodos

El estudio de cómo se realiza el trabajo se llama ergonomía. Se trata de diseñar, organizar y coordinar herramientas y equipos para que el movimiento de los trabajadores que los utilizan sea seguro y eficiente, y los productos fluyan por las estaciones de trabajo adecuadas de manera oportuna y eficiente.

Los métodos de trabajo son quizás más importantes cuando se trata de maquinaria y equipo complejos. Un movimiento progresivo de productos de una etapa a otra debería reducir el tiempo y esfuerzo de los empleados, lo que reduce los costos. Las materias primas deben ser entregadas en el lugar más cercano donde se utilizará. Mover y almacenar grandes inventarios en cada punto de ensamblaje es más fácil y eficiente que almacenar piezas en otra ubicación y trasladarlas a estaciones de trabajo cuando sean necesarias. La entrega oportuna del inventario es igualmente importante. La entrega de materiales en el momento en que se necesitan se llama la estrategia just-in-time. Si se detecta una falla del componente, se puede identificar el punto en el que se ensambló la pieza, y la deficiencia se corrige rápidamente.

TRABAJARLO

La incapacidad de General Motors para considerar a los interesados

xxxxx

ENLACE AL APRENDIZAJE

El sistema de inventario justo a tiempo, desarrollado en Japón durante las décadas de 1960 y 1970 por Toyota Motor Corporation, cambió significativamente la gestión de la producción. Para desarrollar un nuevo sistema, Toyota aprovechó tres factores cruciales que afectaron al Japón de la posguerra: (1) recursos limitados, incluido el efectivo; (2) actividades de valor agregado; y (3) dependencia de relaciones comerciales que son mutuamente beneficiosas. Pudieron evitar el desperdicio de inversión y administrar eficazmente las cargas de trabajo. Mira este video sobre otros factores comunes entre emprendedores de startups y Toyota para conocer más.

Las industrias de servicios también aplican el enfoque de la línea de montaje. ¹⁶ Cuando los trabajadores dominan sus tareas, pueden realizar las acciones mínimas necesarias para completar una tarea sin sacrificar la calidad. ¹⁷ El enfoque de la línea de montaje ha dado origen a otra filosofía ergonómica, la gestión de proyectos lean. ¹⁸

Muchos restaurantes de comida rápida, como McDonald's y Subway, utilizan el enfoque de la línea de montaje para preparar los alimentos de manera rápida y correcta. Por ejemplo, al hacer hamburguesas, un empleado selecciona el bollo, le pone la empanada de carne apropiada y luego la empuja al siguiente trabajador, quien puede agregar cebollas, queso, tomate y lechuga antes de pasar el pedido a la siguiente estación. Una vez que la hamburguesa está completa, se pasa junto al último trabajador, quien envuelve la comida y la coloca en una bolsa o en una bandeja.

Cuando las tareas de los empleados se limitan a muy pocas funciones, la repetición del movimiento hace que su trabajo sea más rápido. Esta especialización da como resultado una mayor calidad. La especialización permite a cada trabajador aumentar la productividad, mejorar la eficiencia y reducir los errores. Esta división del trabajo se ha convertido en un componente importante en los modelos económicos occidentales. Adam Smith lo explicó por primera vez en su obra La riqueza de las naciones (1776), utilizando como ilustración a los fabricantes de pines. Smith teorizó que reducir el número de tareas requeridas de cada fabricante de pines permitiría a cada trabajador mejorar su eficiencia de movimiento, resultando tanto en uniformidad en la calidad como en niveles de producción más altos.

Este incremento en la calidad y cantidad de trabajo incrementa la productividad y rentabilidad del trabajador. La colaboración entre los trabajadores que trabajan en estrecha proximidad ocurre de forma natural. Una debilidad que se materializa con un trabajador puede ser cancelada por un incremento en los esfuerzos de otro trabajador. Sin embargo, el trabajo humano sigue siendo reemplazado por maquinaria e instrumentos electrónicos desarrollados durante la Revolución Industrial y la revolución tecnológica moderna. Sin embargo, el trabajo humano es esencial en la línea de producción, ya sea para crear o ensamblar productos o realizar servicios.

Máquinas

A partir de finales del siglo XVIII, la Revolución Industrial cambió el trabajo del poder muscular al poder mecánico. Desde entonces, los humanos han utilizado maquinaria para realizar tareas mayores de lo que podrían lograr por sí mismos o usando animales grandes. Las máquinas proporcionan consistencia de trabajo y mayores volúmenes que los trabajadores humanos a menores costos por unidad fabricada. Sin embargo, el desembolso inicial de efectivo para maquinaria puede ser grande.

Para un emprendedor startup, comprar maquinaria puede ser una tarea difícil, laboriosa y complicada. Primero, hay que analizar los costos totales de propiedad (TCO), que es el costo integral de poseer grandes partidas de capital, incluidos los costos directos iniciales, los costos directos de operación y los costos indirectos. Mantener y reparar los equipos operativos es difícil, especialmente cuando los programas de producción exigen que la máquina esté operativa. Una planificación deficiente puede ser muy costosa, especialmente para un negocio de inicio, porque su capacidad para producir y entregar productos a tiempo se refleja en su confiabilidad tanto para sus clientes como para sus empleados.

Al tomar decisiones de compra de equipos, debe considerar todos los costos asociados con la compra más la capacidad de la máquina para producir ingresos o reducir costos. Dichos gastos incluyen no solo el precio de compra sino también los gastos de entrega, instalación y configuración, calibración y operación. También debes considerar los intereses pagados por el préstamo como parte del costo de adquirir el equipo, factor que muchos nuevos dueños de negocios pasan por alto, pero uno que un buen contador debe conocer.

Los costos ocultos de compras importantes implican periódicamente ciertos costos operativos. Con demasiada frecuencia, los nuevos dueños de negocios se enfocan en el precio de compra, a veces referido como el precio de la pegatina, en lugar de en los costos totales asociados con el equipo. Los equipos mayores pueden requerir métodos de entrega especiales y otros costos de envío. Una vez que se entrega al sitio, es posible que tenga que ser instalado por técnicos calificados. En algunas situaciones, el piso del sitio puede necesitar refuerzos para transportar la nueva carga de peso, o es posible que sea necesario actualizar el suministro eléctrico para manejar la corriente necesaria. Es posible que se requieran inspecciones locales, estatales o federales para obtener un permiso para operar el equipo. En ocasiones, las pólizas de seguro de responsabilidad civil requieren inspecciones y permisos además de permisos gubernamentales. Todos estos gastos extras se suman a los costos generales de adquisición del equipo. Muchas veces, estos gastos se consideran costos hundidos, nunca para ser recuperados en reventa del equipo o en producir más unidades.

La compra de maquinaria y otros equipos importantes se clasifica como compra de capital o gasto de capital. Un gasto de capital es una compra importante de un activo funcional que se espera que dure más de tres años o que aún tenga valor financiero después de haberse depreciado por completo. Los elementos de capital, que incluyen edificios, equipos, máquinas y muebles, se compran mejor con fondos prestados para que la empresa pueda usar su efectivo para pagar los gastos operativos, que son los asociados con las actividades diarias y continuas del negocio, como inventario, suministros de oficina, salarios, seguros y servicios públicos. Cuando un activo se utiliza como garantía para una deuda, el prestamista coloca un gravamen sobre el activo. La deuda se convierte entonces en una deuda garantizada, respaldada por el valor de reventa del activo. Para aliviar la carga financiera de las compras mayores, la depreciación, una reducción en el valor de un activo, se calcula como un gasto en la cuenta de resultados, lo que reduce los ingresos imponibles y disminuye la responsabilidad imponible.

Como práctica general, el cronograma de pago de un gasto de capital debe ser igual o menor que la esperanza de vida del equipo. Por ejemplo, una empresa puede adquirir una impresora offset que se espera dure veinte años y luego financiarla a través de un préstamo a pagar antes de que terminen los veinte años. Si bien es ideal tener la deuda amortizada antes de que un activo se amortifique por completo, en algunos casos los términos del préstamo pueden extenderse más allá del cronograma de depreciación.

Las máquinas tienen límites en su rendimiento. La capacidad absoluta es el mayor volumen de unidades que una máquina puede producir dentro de un período de tiempo específico. La capacidad operativa es el número de unidades que razonablemente puede esperar que se produzcan dentro de un período de tiempo específico. La diferencia entre ambos es la reserva operativa. Debido a que es posible que sea necesario calentar las máquinas, cargar y descargar materiales, lubricar las juntas móviles, revisar y reparar correas y mangueras u otras funciones operativas, las máquinas no pueden operar a su capacidad absoluta durante un período de tiempo prolongado.

Al calcular los niveles de producción, es fácil sobreestimar el número de unidades producidas. Para que una impresora offset funcione correctamente, el papel debe cargarse, los rodillos deben estar entintados, las abrazaderas del alimentador pueden necesitar ajuste y una o dos hojas de prueba deben imprimirse para verificar la cobertura de tinta y la nitidez de la imagen. Todas estas actividades necesarias llevan tiempo, pero en realidad son improductivas. Debido a que cada negocio tendrá requisitos únicos e influencias sobre la capacidad, el mejor método es realizar un seguimiento de su propio desempeño a lo largo del tiempo y calcular el promedio. De lo contrario, obtener aportes de uno de sus asesores o de un competidor amigable sería suficiente para fines de planeación y presupuestación.

Las máquinas cuestan dinero para operar. La mejora en las eficiencias y en el volumen de producción es una motivación importante en la compra de nuevos equipos. Se debe considerar el incremento en las unidades producidas, los costos operativos por unidad, la disminución de los desechos y la mejora en la calidad de los productos. Un dueño de una tienda de abarrotes que tenga un congelador viejo que aún mantiene los alimentos a la temperatura requerida puede decidir que vale la pena reemplazarlo. Comprar un nuevo congelador, con todos los costos asociados y mejoras en la eficiencia, no tiene impacto en el número de alimentos que se sacan de él y se venden. Solo se puede considerar la diferencia en el costo real de la electricidad entre las dos unidades. Sin embargo, una máquina de troqueles que reduzca el desperdicio y mejore el número de piezas moldeadas producidas por hora puede valer la pena la inversión.

Todas las máquinas se descomponen, generalmente en un momento y lugar inconvenientes. Tratar de reparar el equipo cuando se necesita es como un equipo de carretera tratando de arreglar baches sin cerrar el tráfico. Por lo tanto, programar el tiempo de producción, la cantidad de tiempo que una máquina está produciendo realmente los productos que se van a vender (también llamado tiempo para arriba), y el tiempo de inactividad, el tiempo en que la producción no ocurre debido a la reparación, reabastecimiento de inventario o trabajo no programado, son áreas críticas para la gestión. Un cronograma de mantenimiento planificado regularmente que incluya reparaciones e inspecciones preventivas reducirá el tiempo de inactividad inesperado y las fallas del equipo. La programación de las reparaciones antes de que sean necesarias mantiene el equipo funcionando de manera eficiente y sin problemas, ayuda a reducir los costos a largo plazo y permite una mejor administración de los gastos. Las fallas inesperadas de los equipos no solo interrumpen las operaciones, sino que pueden retrasar la entrega de productos y servicios Esto puede disminuir su confiabilidad y afectar negativamente la confianza de los clientes en su confiabilidad, afectando potencialmente las ventas futuras.

Cada máquina quedará obsoleta en algún momento y deberá ser reemplazada. Tener la última y más grande pieza de equipo puede ser una tentación que tu cuenta bancaria no puede pagar. Reemplazar equipos, ya sean equipos industriales importantes que necesitan instalación profesional o equipos de oficina que pueden ser instalados por los empleados, es una decisión crítica. Con demasiada frecuencia, los criterios para seleccionar nuevos equipos son los mismos criterios utilizados para describir la capacidad del equipo antiguo. El uso de requisitos de trabajo antiguos para equipos nuevos puede ser aceptable en una industria que sufre muy pocos cambios durante mucho tiempo. Sin embargo, la mayoría de las industrias cambian drásticamente y necesitan equipos actualizados.

TRABAJARLO

La incapacidad de General Motors para considerar a los interesados

xxxxx

RESOLVERLO

Generando Interés en el Hogar

El verde es una tendencia popular hoy en día. Una forma en la que las compañías eléctricas se están volviendo verdes es con la electricidad generada por el viento. A partir de ahora, casi todos los programas de energía eólica son a gran escala, con parques eólicos que constan de cientos de torres en zonas rurales. Actualmente no es práctico estacionar turbinas eólicas en casas individuales. Las restricciones de zonificación limitan la altura de las estructuras, los costos exceden los beneficios para los propietarios, y la posible contaminación acústica y visual es una preocupación para los vecinos.

Esas preocupaciones se aplican a las opciones actuales para turbinas eólicas. ¿Se te ocurren otras opciones que serían beneficiosas, rentables y socialmente aceptables en áreas urbanas y residenciales? ¿Qué propiedades físicas necesitarías tener en cuenta? ¿Qué tipo de capacidad funcional se necesita? ¿Puede un hogar tener más de un tipo de circuitos eléctricos para diferentes tipos de necesidades? ¿Necesitamos un producto para generar electricidad para los fines domésticos actuales? ¿O simplemente deberíamos repensar completamente los sistemas eléctricos domésticos?

Los emprendedores no sólo crean nuevos productos y servicios, sino que también redefinen el problema. Es posible que necesiten hacer ajustes para resolver otros factores ambientales. Por ejemplo, no había necesidad de carreteras pavimentadas antes de la llegada de los automóviles. Los negocios que proveen gasolina y trabajos de reparación de automóviles no eran necesarios antes de que el automóvil se popularizara. El automóvil producido en masa cambió más que la forma en que se fabricó un producto, cambió la forma en que la gente se movía.

Considera lo que sucedió con Avni Patel Thompson y su negocio de cuidado infantil Poppy (Entrepreneur in Action: Scheduling Sounds Simple). ¿Qué lecciones puedes aprender de su experiencia mientras miras las turbinas eólicas en casa? ¿Qué similitudes hay entre una empresa orientada a servicios y una empresa orientada a productos? ¿Qué diferencias hay entre los dos? ¿Realmente quieren los propietarios una nueva forma de alimentar sus hogares? ¿Cuáles son las similitudes de comprar una pieza importante de equipo para un hogar y para un negocio? ¿Qué diferencias hay?

Las demandas de los clientes dentro de una industria también pueden cambiar significativamente con el tiempo, así como las necesidades específicas de una compañía pueden cambiar apreciablemente. Para satisfacer los nuevos deseos de los clientes externos y las nuevas necesidades internas de la compañía, la maquinaria con nueva tecnología y construcción más avanzada puede ser obligatoria. Debe planificar de tres a cinco años en el futuro para compras importantes de equipos, maquinaria, herramientas, instalaciones y niveles de habilidad. La pregunta no es “¿Qué necesito hoy?” pero “¿Qué voy a necesitar dentro de cinco años?”

El comercio de equipos obsoletos puede tener un valor que no siempre se reconoce en los documentos financieros. Cuando los representantes de ventas de los principales fabricantes necesitan cumplir con las cuotas, pueden estar dispuestos a ofrecer un plan de financiamiento muy positivo para colocar sus equipos en su negocio mientras retiran la máquina de la competencia. Pero debes evitar cometer el error de ignorar a tu proveedor actual. Su proveedor actual de máquinas puede estar muy ansioso por mantener a los clientes y puede ofrecer llevar su equipo antiguo como intercambio, lo que reduce el precio de compra de los nuevos equipos. O su proveedor actual puede ofrecer mejores términos que los competidores o proporcionar suministros como recompensa por lealtad. Todas estas opciones eventualmente reducen los costos de compra y operación de los nuevos equipos.

Para actualizar o conservar la maquinaria vieja, comprar o arrendar, vender o comerciar, estas son solo algunas de las preguntas con las que se enfrentan los dueños de negocios al realizar compras importantes. Pagar por artículos de boletos grandes a través del financiamiento de proveedores podría ser más fácil que pedir prestado a bancos tradicionales. Pero al realizar compras de equipos importantes, siempre mantenga cerca a los representantes de ventas profesionales. Su conocimiento y conocimiento de la industria podrían ser más beneficiosos para usted que el propio equipo. Las personas son más flexibles, más conocedoras y especialmente más valiosas que las máquinas.

Personas

Buscar, reclutar, contratar y apoyar a una fuerza laboral pueden ser algunas de las interacciones más gratificantes y frustrantes con las que se ocupa un nuevo propietario de negocio (consulte la discusión sobre recursos humanos en Fundamentos de Planificación de Recursos para obtener más información sobre cómo contratar a las personas adecuadas para un negocio). Seleccionar a las personas adecuadas al principio puede ser la diferencia entre tener éxito o fallar en los primeros años de un negocio. Muchos dueños de negocios experimentados dirán que esperar para contratar a la persona adecuada es mejor que contratar a la persona equivocada ahora.

Para el nuevo emprendedor, contratar a personas que conoces es atractivo porque es fácil, suelen ser muy susceptibles en las etapas de inicio, y comparten la emoción del nuevo negocio. El nepotismo es la contratación de familiares y amigos cercanos, generalmente basados en su relación con el empresario más que en su capacidad para realizar el trabajo. La manutención y participación conyugal son importantes en las primeras etapas de un negocio. Los cónyuges se convierten rutinariamente en empleados del nuevo negocio. Muchas veces, la esposa es una empleada no remunerada si su esposo inicia la nueva compañía. ¹⁹ Su compromiso puede variar desde una implicación esporádica hasta unas pocas horas al mes o a la semana. Las mujeres emprendedoras, sin embargo, tienen menos probabilidades de que sus maridos participen en el negocio, especialmente si el marido no está remunerado. ^{20, 21, 22}

Contratar a otros familiares o amigos por su disponibilidad y compromiso personal es tentador. Sin embargo, contratar a familiares y amigos solo porque están dispuestos y disponibles puede ser contraproducente y puede producir más daño a largo plazo que bien. En ocasiones, la contratación de personas cercanas a usted puede desalentar a los candidatos calificados de buscar seriamente un empleo en su nuevo negocio. Ver que las decisiones previas de contratación se basaban en las relaciones personales es un desaliento para el personal calificado. Terminar el empleo de un miembro de la familia puede ser realmente difícil, especialmente si ese miembro de la familia es un miembro inmediato de la familia como padre, cónyuge, hijo o hermano. Las dificultades dentro de la familia y el negocio son posibles si se da la situación. Además, no terminar con un miembro de la familia por causa destruirá previsiblemente la moral entre los empleados no familiares, especialmente los empleados calificados.

Como se está iniciando un negocio, tener a alguien a veces es mejor que no tener a nadie. En otras ocasiones, no tener a nadie es mejor que tener al equivocado. Eventualmente, sin embargo, la capacidad de hacer un trabajo reemplaza quién es el empleado. Además, los empleados tradicionales contratados en el mercado eventualmente resistirán ver más favoritismo y clemencia otorgados a los miembros de la familia que a los no familiares. Existe una gran diferencia entre la integración de miembros familiares y no familiares en un entorno de inicio. La trayectoria profesional suele ser corta, con favoritismo hacia familiares o amigos de toda la vida. ²³ Un delicado equilibrio entre empleados familiares y no familiares es difícil de lograr, y los nuevos emprendedores no necesitan las distracciones adicionales causadas por las rupturas entre miembros del personal familiar y no familiar.

Los amigos del empleo anterior, la universidad, la escuela secundaria o el antiguo vecindario también son fuentes populares para los empleados. En las primeras etapas, el emprendedor tiene tantos problemas que abordar y tareas por completar que contratar a personas que conocen parece una solución fácil. Las personas construyen relaciones personales a través de interacciones sociales y personales, fuera de las necesidades del nuevo negocio. Establecen amistades a lo largo de puntos en común personales como asistir a la misma escuela o estar en el mismo club o en el mismo equipo, no a lo largo del espectro subordinado-supervisor. Una manera segura de terminar con una buena amistad es contratar a un amigo que no esté calificado para el trabajo y colocarlo en una función de supervisión. Contratar a un amigo como subordinado podría llevar a una confrontación que podría costarle al nuevo empresario el apoyo de amigos y familiares.

Cada nuevo propietario debe estar dispuesto a pasar la fase de inicio y entrar en la etapa de crecimiento, donde las habilidades se vuelven más importantes que las relaciones personales. Esta progresión natural en la madurez empresarial requiere que trabajadores calificados realicen sus tareas de manera efectiva. Esas habilidades tienen un precio que puede ser difícil de igualar en las primeras etapas del negocio, pero a la larga, los trabajadores calificados producirán más ingresos de los que cuesta emplearlas. Además, los clientes esperan más de negocios establecidos que de un negocio inicial.

Los emprendedores deben contratar empleados que los complementen, no sólo en habilidades sino también en personalidades. En todas sus diversas fases, desde el inicio hasta el inicio, el crecimiento y la expansión, cada negocio se enfrenta a situaciones y obstáculos que requieren una variedad de habilidades y talentos para resolver. Algunas situaciones exigen un enfoque fuerte, directo, o incluso de confrontación, que puede resultar cómodo para un extrovertido. Otras situaciones pueden necesitar ser manejadas de manera más suave e indirecta. Un empleado introvertido que naturalmente es lento para reaccionar puede adoptar un enfoque pasivo que sería más apropiado en algunos entornos.

Una pequeña empresa puede fortalecer su personal contratando personas con una variedad de antecedentes y experiencias. Las experiencias colectivas de todo el personal benefician al negocio de formas que no siempre pueden ser fácilmente identificables. Los empleados que encajan juntos hacen un lugar agradable para trabajar y una experiencia agradable para los clientes.

Fuerza de Ventas

En Building the Entrepreneurial Dream Team, se discutió al representante de ventas en el contexto del valor e importancia de generar ingresos y flujo de caja para el negocio. En esta sección, la discusión se centrará en la fuerza de ventas como componente del personal que trabaja en un negocio con fines de lucro. Sin embargo, las organizaciones sin fines de lucro que también dependen de los ingresos por ventas, como se discutió anteriormente, podrían aplicar los conceptos como se describe también.

Las decisiones que involucran a una fuerza de ventas pueden ser algunas de las decisiones más críticas que se toman, quizás incluso más importantes que la estructura organizacional y el estado fiscal. La fuerza de ventas desencadena las actividades que generan ingresos, lo que da vida al negocio y lo sostiene. Sin la chispa de ventas, el negocio se convierte en una organización sin vida condenada al cierre.

Una fuerza de ventas debe encajar dentro de la estrategia general operativa y de marketing del negocio. El producto debe estar completamente desarrollado, sus beneficios para los clientes claramente definidos y seleccionar el mercado objetivo principal antes de que se necesite una fuerza de ventas. Además, se deben establecer metas de la compañía de niveles mínimos de producción y se debe calcular un ingreso objetivo lo suficientemente alto como para cubrir los gastos. Es imperativo que cada uno de estos objetivos sea claramente entendido y alcanzable tanto para la fuerza de ventas como para la compañía antes de que se ensamble la fuerza de ventas.

La primera consideración es identificar la etapa de la empresa. Algunos emprendedores tienen un verdadero negocio startup comenzando desde cero, mientras que otros ingresan al emprendimiento a través de la compra de un negocio existente con clientes establecidos y flujo de caja. La organización, estructura y papel de la fuerza de ventas dependerá de si el negocio se encuentra en la etapa de inicio, crecimiento, madurez o declive). A medida que el negocio avanza en cada etapa, los requisitos y habilidades de la empresa cambian al igual que el entorno externo del mercado.

Decidir si autorealizar ventas o externalizar la función de ventas debe hacerse con mucho cuidado e incluir investigación sobre las implicaciones fiscales y los beneficios del uso de empleados frente a contratistas independientes. ²⁴ El autodesempeño involucra a los empleados que realizan la mayor parte del trabajo en un negocio. La externalización es la contratación de una compañía externa o de un tercero para realizar una tarea, trabajo o proceso específico, o para fabricar bienes. Cada opción tiene beneficios y limitaciones. El empresario debe considerar muchos factores, que van desde la fortaleza financiera hasta el conocimiento del mercado y las capacidades de soporte a las ventas. La contratación de personal de ventas como empleados significa que el empresario debe usar tiempo y dinero para reclutar, contratar, capacitar, abastecer de equipos y materiales de oficina, y pagar regularmente a la fuerza de ventas. La externalización de la función de ventas a contratistas independientes puede ser una opción viable, ya que el empresario tendría una inversión inicial mínima y solo se les pagaría una comisión cuando realiza una venta. La externalización es una selección preferida para las empresas que se están esforzando financieramente bajo flujo de caja, mientras que las ventas de auto-rendimiento son las preferidas para empresas establecidas y en crecimiento ^{25, 26}

El pago es siempre un tema muy complicado. Determinar la compensación y los ingresos de una persona le da al empresario una gran cantidad de poder y control sobre la fuerza de ventas. Es una responsabilidad muy importante que debe manejarse con mucho cuidado. Los temas salariales afectan no solo el sustento de los empleados o contratistas, sino también la salud financiera y la reputación de la compañía. Además, existen numerosas leyes y reglamentos, tanto a nivel federal como estatal, que colocan la carga de hacerlo bien sobre el patrón.

El personal de la fuerza de ventas que sea empleado debe ser pagado con salarios regulares. En ocasiones, se paga una comisión o bono si se cumplen las cuotas de venta. Los salarios regulares, junto con los impuestos sobre la nómina y los beneficios a los empleados que coinciden con el empleador, aumentan los gastos fijos del negocio Este arreglo puede no ser sustentable para un negocio de nueva creación. Sin embargo, el empresario-empleador puede beneficiarse de este acuerdo al retener el control sobre los horarios y rutinas de los empleados, ganar lealtad del personal y recibir comentarios inmediatos del mercado del empleado.

Los representantes de ventas de contratistas externos o independientes se pagan por comisión. Este arreglo agrega un gasto variable al negocio, gasto que solo debe reconocerse después de que se realice una venta. En la mayoría de las situaciones que involucran contratistas independientes subcontratados, el empleador no es responsable de los impuestos sobre nómina. Una palabra de precaución, sin embargo, para todos los emprendedores principiantes: Determinar si alguien es un empleado o un contratista independiente puede volverse complicado. La carga de hacerlo bien recae en el patrón. Y no hacerlo correctamente puede agregar gastos significativos al negocio en forma de multas y sanciones.

Un factor importante a contemplar a la hora de decidir qué tipo de fuerza de ventas tener es conocer tu posición en el mercado y las características de tu mercado (Figura 12.12). Si estás vendiendo a otros negocios, de negocio a negocio, tendrás que entender sus procesos de toma de decisiones y criterios de compra si esperas realizar alguna venta. Por otro lado, la venta directa al consumidor, de negocio a cliente, tiene una estrategia de marketing totalmente diferente. Para el emprendedor no mercadeo, el aprendizaje de los conceptos básicos de marketing debe colocarse en la lista de “hacer” para que las conversaciones con el personal de la fuerza de ventas sean productivas.

Figura\(\PageIndex{4}\): a) En una transacción de empresa a empresa, un agricultor puede vender sus productos a una tienda de abarrotes que a su vez procesa los alimentos para su venta al consumidor. b) En una transacción de empresa a cliente, el productor vende sus productos directamente a los consumidores. (crédito (a): modificación de “espectacular barra de ensaladas en la sede de alimentos integrales en Austin” por Kevin Krejci/Flickr, CC BY 2.0; crédito (b): modificación de “Honey” por Phil Whitehouse/Flickr, CC BY 2.0)

Una consideración adicional del mercado es el territorio de ventas. Si define territorios por marcadores geográficos, ¿cada territorio tiene el mismo número potencial de clientes? ¿Cuál es la varianza en tamaño y la distancia desde la oficina en casa? Un conjunto similar de preguntas surge si la fuerza de ventas se establece a lo largo de líneas de productos. ¿En qué se parecen las líneas de productos? ¿En qué se diferencian? Al esbozar la organización y las responsabilidades de la fuerza de ventas, sería muy ventajoso recibir aportes de posibles representantes de ventas o empresarios más experimentados que ya saben cómo configurar esta división de su negocio.

Los acuerdos realizados con la fuerza de ventas deben ser honrados, así que haga cualquier acuerdo solo después de pensar cuidadosamente a través de escenarios y obtener información de asesores de confianza. La reputación del negocio tanto con empleados como con clientes está en juego cuando los empleadores no respetan los acuerdos con los empleados, especialmente aquellos empleados que son la cara y la voz del negocio al mercado. Si un representante de ventas, empleado o contratista independiente decide separarse de su negocio, podría llevar el negocio de sus clientes con ellos a su siguiente lugar de empleo. Aunque podrías emprender acciones legales contra un ex empleado que hace esto, la conclusión es que has perdido un representante de ventas y un cliente. Evitar esa situación es lo mejor para todos, especialmente para ti, el emprendedor.

Conseguir el personal de ventas adecuado es fundamental. Que trabajen en un ambiente positivo y efectivo es una necesidad que no puede ignorarse.

Liderazgo

Los términos comúnmente asociados con un puesto de liderazgo incluyen propietario, gerente, supervisor, líder de equipo, líder y jefe. Muchos de estos términos se usan indistintamente, a pesar de que tienen algunas diferencias menores de significado, pero normalmente una persona funcionará como líder y gerente en una pequeña empresa. Algunos emprendedores pueden ser capaces de alternar entre estos dos roles de manera impecable y fluida, de modo que sus seguidores e incluso ellos mismos desconozcan que los roles se están llenando simultáneamente. Sin embargo, algunos rasgos y comportamientos se asocian más estrechamente con el liderazgo que con el manejo.

Una diferencia clave entre líderes y gerentes es su papel en iniciar acciones. La administración generalmente se ocupa de administrar y dirigir las actividades de una organización. Esto incluye planificar, programar, coordinar, supervisar e inspeccionar las tareas realizadas por el personal. El gerente asegura que los empleados que han sido contratados para realizar tareas desempeñen esas tareas como se esperaba y a un nivel de calidad y cantidad aceptable.

Un líder, en cambio, inculca dentro de los demás el deseo de realizar. Esto es más una motivación interna, un enfoque psicológico, que el líder desarrolla a través de palabras y acciones. Al igual que los resultados del enfoque del directivo, los resultados de motivación serán evidentes en el desempeño de los empleados. La diferencia radica en las mentes y las almas de los empleados.

Los empleados trabajarán para su gerente porque están obligados a hacerlo sobre la base de roles asignados y cargos de autoridad. Los empleados trabajarán para un líder porque quieren lograr los mismos objetivos y realizar tareas para satisfacerse a sí mismos y a su líder.

Se pueden encontrar muchas listas que describen ya sea características o cualidades de un buen líder. Sólo algunos han sido incluidos aquí. Las descripciones del buen liderazgo se pueden dividir en las siguientes categorías: personalidad, competencias, locus de control y estilo.

La personalidad describe las características de una persona como lo demuestran sus acciones y palabras. Los líderes efectivos suelen ser fáciles de llevar bien, tener una actitud positiva, involucrar a otros y mostrar confianza en sí mismos en sus habilidades. Cuando los emprendedores comienzan a buscar empleados, trabajar muy estrechamente juntos requiere que se lleven bien y disfruten de la compañía del otro.

Trabajar para alguien que no sabe lo que está haciendo puede ser muy difícil, si no imposible. Por lo tanto, los buenos líderes saben cuáles son sus competencias y son muy buenos en lo que hacen. Los empleados, así como los competidores y reguladores reconocen las habilidades de alto desempeño laboral. A veces, un líder muy hábil se convierte en un experto de la industria con una reputación en toda la industria y brinda capacitación en convenciones, conferencias y ferias comerciales. Los buenos líderes también son muy conscientes de las habilidades que les faltan y admiten fácilmente su incompetencia en esas áreas. Contratar a un empleado calificado que compense sus deficiencias es una prioridad alta.

Locus de control es la creencia de que tienes o no tienes control sobre los eventos que ocurren en tu vida. Si tienes un locus interno de control, crees que tienes un control e influencia significativos sobre los eventos que ocurren en tu vida. Un locus externo de control —el punto de vista opuesto— significa que crees que tienes muy poco control, si lo hay, sobre los eventos que ocurren en tu vida diaria. Los líderes efectivos tienen un locus interno de control y se sienten seguros de que influyen y controlan eventos, situaciones y personas en sus vidas y, específicamente, en sus negocios. Cuando surgen crisis, líderes efectivos se hacen cargo y comienzan a tomar decisiones para obtener el control de los eventos. Los empleados, clientes y otras personas relacionadas con tu negocio se unirán a tu alrededor si están seguros de que puedes tomar el control de la situación y lidiar directamente con los desafíos.

Los tres estilos comunes de liderazgo son autocráticos, democráticos y laissez-faire. Cada uno de estos enfoques de liderazgo es efectivo pero también puede ser ineficaz. El enfoque que funciona está mejor determinado por la industria, la estructura, el entorno y los requisitos del trabajo.

Los líderes autocráticos toman decisiones por sí mismos y ven a los empleados como subordinados que deben seguir instrucciones sin dudar ni cuestionar. Los líderes autocráticos son necesarios en situaciones donde se necesitan decisiones rápidamente, el líder está altamente capacitado y capacitado en los requisitos de trabajo, y los resultados pueden ser muy serios. Los líderes demócratas involucran a su personal y buscan aportes antes de tomar decisiones. Este enfoque funciona bien si la organización o industria es compleja, muchos departamentos o empleados diferentes se ven afectados por las decisiones, y se necesita una amplia gama de información para tomar buenas decisiones. El liderazgo de Laissez-faire permite al personal trabajar de manera independiente, en su mayoría sin supervisión ni aportes directos del líder. Este enfoque funciona mejor cuando los empleados son altamente educados y calificados, las tareas entre los empleados no están estrechamente interrelacionadas y el personal se motiva a sí mismo.

El liderazgo se ha estudiado durante muchos siglos, y el debate continúa. Se pueden encontrar ejemplos de liderazgo bueno y malo en muchas organizaciones, incluyendo militares, deportes, gobierno y negocios. Los rasgos de liderazgo son como manos en un juego de póquer, todos son buenos y malos. La diferencia es la situación. Para un emprendedor, conocer la industria, el mercado, el entorno competitivo, la base de clientes y el grupo de empleados son principiantes para determinar qué rasgos de liderazgo y estilo serían efectivos. Si decides que no estás emparejado con el entorno o la situación, entonces podrías involucrar a alguien que sí posea los rasgos y habilidades que mejor se adapten a tus necesidades actuales.

Necesidades Operativas

Al iniciar tu negocio, la primera pregunta que debes hacer es si alguien quiere comprar tu producto o servicio. Crear un nuevo producto o servicio es fácil. De hecho, del 70 por ciento a más del 95 por ciento de los nuevos productos que se introducen cada año se clasifican como fallas. ²⁷ Con más de 30,000 nuevos productos introducidos cada año, podría razonablemente adivinar que entre 21,000 y 27,000 son fallas. ²⁸ Por el contrario, sólo del 5 por ciento al 30 por ciento de los nuevos productos tienen éxito. Entonces la pregunta es válida: ¿Alguien comprará mi producto o servicio?

Con una tasa de éxito tan baja, deberá realizar una investigación cuidadosa y pequeñas pruebas para determinar la viabilidad de sus nuevos productos. Necesitas saber no solo si alguien va a comprar tus productos sino si los clientes pagarán tu precio, para que el negocio pueda obtener ganancias, o al menos romper el equilibrio. Tienes que hacer estas dos preguntas muy importantes por adelantado, porque si la respuesta a cualquiera de ellas es “No”, no tienes necesidad de hacer otra cosa.

Una segunda serie de preguntas que debes abordar se enfocan en la ubicación de las operaciones de la compañía. ¿Dónde localizarás tu negocio? ¿Alquilará o comprará un edificio o instalación? ¿Su instalación necesita tener fácil acceso en una zona de alto tráfico? ¿O puede ser en una zona más tranquila, donde los costos son menores? Además de acceso y costos, ¿su negocio se ubicará dentro de la influencia de un competidor? Sería lamentable que negase todos los factores positivos de su gran producto y plan de negocios viable seleccionando la ubicación incorrecta.

Además de decidir sobre una ubicación adecuada, también debe considerar el tamaño de sus instalaciones. Seleccionar una estructura que sea demasiado pequeña desde el principio puede perjudicar cualquier crecimiento en las primeras etapas de su negocio. Tener que mudarse a una instalación más grande poco después de comenzar las operaciones podría ser perjudicial para sus operaciones. Por otro lado, seleccionar una instalación que sea demasiado grande ejerce presión sobre el flujo de caja, ya que pagará la renta o una hipoteca por un espacio de construcción improductivo. Encontrar el equilibrio entre “lo suficientemente grande como para crecer” y “lo suficientemente pequeño como para pagar con bajas ventas” es una situación que enfrentan muchos dueños de negocios, ya sean nuevos empresarios o veteranos experimentados.

Tendrá que tomar decisiones similares sobre muebles, equipos y muebles. Estos artículos están disponibles para su compra o arrendamiento. A veces un arrendamiento es mejor, ya que los pagos iniciales pueden ser menores pero con el tiempo, comprar equipos y muebles puede ayudar a mejorar el flujo de caja una vez que se pagan los artículos. No obstante, decidir cuánto, qué calidad y qué tamaño puede ser difícil. Los buenos representantes de ventas de equipos pueden ser de gran ayuda para tomar decisiones sobre equipos.

Para comenzar, deberá determinar los niveles de inventario adecuados. ¿Cuánto dura la vida útil de su inventario? Algunos productos tienen una larga vida útil, mientras que otros pueden perecer rápidamente. Pregúntate “¿Cuánto necesito?” y “¿Cuándo lo voy a necesitar?”

Antes de iniciar un negocio, es posible que necesite licencias y permisos. Los edificios deben ser inspeccionados y aprobados antes de su ocupación para actividades comerciales. Los permisos de construcción pueden requerir inspecciones eléctricas, de plomería, HVAC y estructurales de los sistemas de edificios y características físicas. Las cuentas de recolección de agua, gas y basura deben hacerse antes de ocupar una instalación. El cuadro 12.3 resume las necesidades operativas que debes considerar al lanzar una empresa.

Cuadro 12.3.2: Lista de Verificación de Necesidades Operativas

□ Artículo 1	Determinar la organización legal de su negocio para fines fiscales (propiedad única, sociedad o corporación). Seleccione la estructura legal de su negocio para operaciones y control de gestión [sociedad de responsabilidad limitada (LLC), sociedad general o sociedad limitada, corporación C o corporación S].
□ Ítem 2	Decide un nombre para tu empresa. El nombre de la empresa se convierte en su nombre legal oficial para fines federales y estatales. Un nombre corporativo puede ser cualquier cosa que actualmente no esté en uso por otra compañía. Un nombre comercial puede ser diferente del nombre oficial. El nombre comercial debe reflejar el producto o industria.
□ Ítem 3	Usted y cualquier otro director de su negocio redactan y aprueban artículos de incorporación, estatutos o acuerdos de gestión.
□ Tema 4	Presentar documentos organizativos ante el secretario de estado (SOS) o su oficina correspondiente en el estado en el que se funda la empresa. El SOS devuelve los documentos de registro o chárter a la empresa.
□ Tema 5	Usted y otros directores realizan pagos en efectivo a la empresa para iniciar la cuenta bancaria.
□ Ítem 6	Obtener un número de identificación patronal federal (FEIN) del Servicio de Impuestos Internos. Este es el número de impuestos federales de la compañía para impuestos sobre la renta y nómina y declaraciones.
□ Ítem 7	Obtenga un número de identificación patronal estatal de la comisión de empleo de su estado. Este es el número de impuestos estatales de la compañía para presentar informes y pagos de impuestos de desempleo y ventas.
□ Artículo 8	Asegúrese de que su certificado de nombre comercial o nombre asumido sea presentado y aprobado por las oficinas del condado y estado correspondientes si es diferente del nombre social.
□ Ítem 9	Asegure su número de teléfono, sitio web, correo electrónico y nombre de dominio de su empresa. Ordene sus tarjetas de presentación.
□ Artículo 10	Abra una cuenta de cheques bancaria con el nombre corporativo y comercial apropiado, firmantes autorizados en la tarjeta de firma y todos los demás documentos que su banco requiera para abrir una cuenta comercial. Ordene tarjetas de débito o crédito según sea necesario. Deposita tus fondos de inicio. Configure y pruebe los procesos de depósito de su negocio.
□ Ítem 11	Tanto usted como sus oficiales y socios firman acuerdos con respecto al negocio.
□ Ítem 12	Compra o arrienda tu espacio de oficina. Tu gobierno local o municipal te otorgará un certificado de ocupación para ocupar el edificio. Es posible que necesite inspecciones adicionales antes de la aprobación final: construcción, incendio, salud y plomería.
□ Ítem 13	Abra cuentas de servicios públicos, agua, electricidad, gas, basura y teléfono.
□ Ítem 14	Publicar avisos requeridos en un lugar destacado de acuerdo a la normativa. Las ubicaciones comunes están cerca del cierre de tiempo, las salas de descanso, la caja registradora frontal u otra ubicación pública.
□ Artículo 15	Solicite y publique según sea necesario su licencia para negocios, ya sea por gobierno federal, estatal, condado o municipal.
□ Ítem 16	Solicite y publique según sea necesario su licencia y permisos para empleados o tipos específicos de productos o servicios.
□ Ítem 17	Obtenga seguro para su edificio, responsabilidad civil para negocios y seguro de trabajadores. Algunos estados permiten que las empresas se eximen de la compensación laboral con la debida notificación a los empleados.
□ Ítem 18	Ordene e instale muebles, equipos de oficina, estanterías, etc.
□ Artículo 19	Ordene su inventario y haga su lista de productos con precios, hojas de precios o tableros de menú.
□ Artículo 20	Recluta y contrata a tus empleados. Se puede requerir capacitación y certificación para funciones específicas como camareros, cocineros, conductores, operadores de montacargas o personal de primeros auxilios. Asegúrese de que la capacitación de los empleados en funciones específicas del trabajo se complete antes de abrir. El primer día de operaciones suele ser un evento discreto para garantizar que todo funcione según lo planeado y que su personal conozca sus roles y responsabilidades. Esto le da tiempo para corregir cualquier debilidades o deficiencias antes de que el público en general esté consciente de que su negocio está abierto.

Establezca la gran inauguración varios días a unas semanas después de la apertura real de negocios. Los invitados pueden incluir inversionistas, funcionarios de la ciudad, familiares, clientes especiales, ex empleadores, vecinos de negocios y competidores.

LINK AL APREN

La revista Forbes cuenta con diversos recursos como esta guía paso a paso para emprendedores y esta lista de ocho pasos para emprendedores sobre cómo iniciar un nuevo negocio. También está disponible la lista de pasos de la SBA federal. Revisar cada lista. ¿Cuál se adapta mejor a tu situación empresarial?