1.5: Capítulo 5 — Hacer realista el plan de negocios

Objetivos de aprendizaje

Después de completar este capítulo, podrás

• Desarrollar el segundo borrador del plan de negocios aplicando métodos de revisión para mejorar el realismo del primer borrador

Visión general

Un primer borrador de un plan de negocios inevitablemente será poco realista por una serie de razones. Es probable que incluya contradicciones entre secciones de la parte escrita. Lo más probable es que las partes financieras y escritas no se alineen, a pesar de que deben contar la misma historia, pero en términos diferentes. Las proyecciones de ventas podrían ser poco realistas. Las proyecciones de flujo de caja probablemente estarán lejos de ser precisas. En general, se requerirá trabajo para convertir el primer borrador del plan de negocios en un segundo borrador realista.

Figura 10 — Hacer realista el plan de negocios (Ilustración de Lee A. Swanson)

Cómo hacer que el plan sea realista

Reemplazar suposiciones con información fáctica y experta

Un primer paso es reemplazar las suposiciones que incluyó en su plan de negocios y marcadas con la fuente de color distinto (revise la sección Escribir el borrador del plan de negocios) con información que obtuvo de una fuente válida. Por supuesto, para establecer su credibilidad y la de su plan de negocios, incluya siempre las referencias a las fuentes que utilizó.

Revisar y Revisar Proyecciones de Ventas

Los redactores de planes de negocios deben revisar críticamente y revisar sus proyecciones de ventas mientras usan las estrategias a continuación para mejorar el realismo de los estados financieros proyectados.

Al revisar, y posiblemente revisar las proyecciones de ventas, los redactores de planes de negocios deben considerar tanto el modelo de proyección de ventas que utilizaron como los supuestos que introdujeron en el modelo para generar las cifras de ventas mensuales. Adicionalmente, es importante comparar las ventas proyectadas resultantes con las normas de la industria y cualquier dato comparativo disponible con empresas similares.

Ajustar estrategias para hacer realistas los estados financieros proyectados

Si utilizó las plantillas de hoja de cálculo financiero tal como están destinadas a ser utilizadas, no habrá escrito un solo número en sus estados de flujo de efectivo proyectados, su estado de resultados proyectado y su balance general proyectado. Debió haber ingresado todos sus números en un conjunto de horarios que, a su vez, transfieran automáticamente los números relevantes a los estados proyectados a través de fórmulas.

El estado de flujo de efectivo estima todo el dinero que entra y sale de la empresa en cada mes. Las entradas de efectivo incluyen efectivo cobrado de ventas en efectivo durante el mes y cobros de cuentas por cobrar resultantes de ventas realizadas en meses anteriores. También incluyen los ingresos de cualquier activo que venda, los ingresos del préstamo y otras inversiones en efectivo realizadas en su negocio.

Las salidas de efectivo ocurren cada vez que se compra algo, se paga un gasto (incluyendo pagos de préstamos e impuestos), y el efectivo se invierte en algún lugar de tal manera que ya no está disponible para ser utilizado para pagar obligaciones actuales.

El efectivo disponible al final de cada mes es el saldo de caja del mes anterior más todas las entradas de efectivo menos todas las salidas de efectivo (la excepción podría ser el primer mes en el que se realizan las inversiones iniciales y, posiblemente, las ventas iniciales, y posiblemente se incurren en algunos gastos o se realicen compras). Cuando complete su primer borrador de plan de negocios, inevitablemente tendrá saldos de caja poco realistas al final de algunos, si no todos los meses.

Nunca se podrá tener un saldo de caja negativo al final de un mes. Si está proyectando saldos negativos, su empresa planificada no puede sobrevivir a menos que haga cosas como implementar estrategias para aumentar las ventas proyectadas, buscar nuevas inversiones en su negocio y reducir los gastos operativos planificados.

Del mismo modo, un saldo de caja de fin de mes excesivamente alto es una señal de posibles estrategias de gestión de efectivo deficientes o previsiones de ventas demasiado optimistas. Otra consideración si sus saldos de caja finales de mes son altos es si ha aplicado suposiciones realistas. Después de todo, es muy raro tropezar con una oportunidad de negocio que genera altas cantidades de exceso de efectivo. Si tal oportunidad existiera, otros empresarios tendrían o estarán preparados para ingresar al mercado y reducir el atractivo de la oportunidad percibida.

Para eliminar los saldos de caja negativos y administrar el efectivo para que no tenga saldos de efectivo negativos o demasiado positivos al final del mes,

1. Determine qué rango de saldos de caja al final de mes es realista para su tipo de negocio. Por ejemplo, podrías decidir que, para tu tipo de negocio, siempre deben estar entre $8,000 y $12,000.
2. Trabajar adelante desde el primer mes que el saldo final cae fuera de ese rango. Para ello, decide cómo administrar mejor tu efectivo. Tiene varias opciones, incluyendo las siguientes (pero tenga la certeza de hacer sus cambios en los horarios en lugar de en los estados proyectados en sus plantillas de hoja de cálculo financiero):
   • Si le falta efectivo, es posible que pueda aumentar las entradas de efectivo. Por ejemplo, podrías implementar estrategias (y, por supuesto, incluirlas en la parte escrita de tu plan) para incrementar las ventas proyectadas cerca de los precios actuales planeados, mantener los niveles de ventas proyectados mientras aumentas los precios, atraer nuevos inversionistas para inyectar algo de efectivo en el negocio, usar reservas de efectivo para aumentar el efectivo disponible, o para vender un activo que ya no se necesita. Por supuesto, debes estar al tanto de las posibles consecuencias de tomar esas acciones. Por ejemplo, el aumento de los precios conducirá a menores ventas, y si el monto del aumento de precio está más que compensado por la caída en las ventas, en realidad podría reducir la cantidad de efectivo que genera.
   • Como se acaba de señalar, los nuevos inversionistas pueden inyectar efectivo en el negocio. Para esta etapa del desarrollo del plan de negocios, a menudo es mejor enfocarse en hacer que el plan de negocios sea realista sin preocuparse demasiado sobre dónde asegurar las inversiones que necesita para iniciar su negocio más allá de los fondos que está razonablemente seguro de que puede obtener a través del dinero personal y de amigos, familia, y otras fuentes listas (ver la sección sobre Capital inicial). Usa esta etapa de desarrollo para ayudarte a determinar la cantidad de dinero que necesitarás para asegurar de otras fuentes, pero ajusta tus planes y estrategias para asegurarte de que la cantidad de financiamiento adicional que necesitarás sea realista. Es en la siguiente etapa de desarrollo de negocios que considerarás más seriamente de qué fuentes puedes obtener el financiamiento que determinaste que necesitabas mientras estás en esta etapa de desarrollo.
   • Si le falta efectivo, es posible que pueda disminuir las salidas de efectivo implementando estrategias de reducción de costos o reduciendo o aplazando las compras. Nuevamente, todas estas acciones tienen consecuencias que debes tener en cuenta. Por ejemplo, si reduce sus gastos de publicidad, podría sufrir una disminución lo suficientemente grande en las ventas como para empeorar su situación de déficit de efectivo.
   • Si tus proyecciones muestran saldos de caja altos en algunos meses proyectados de altas ventas, parte de ese efectivo puede transferirse a una reserva de efectivo, usarse para pagar préstamos, usarse para comprar activos necesarios o para adquirir recursos para beneficiar al negocio, usarse para prepagar gastos y pagarlo a inversionistas como dividendos.
   • Si las proyecciones muestran saldos de caja superiores a lo realista, debe revisar sus proyecciones de ventas y sus gastos proyectados y hacer los ajustes necesarios para hacerlos más realistas.

Si sus plantillas de hojas de cálculo financieras proyectadas se configuran de manera efectiva, sus horarios deben alimentar sus números en su estado de flujo de efectivo proyectado. A partir de ahí, sus estados de flujo de efectivo proyectados deben llenar automáticamente su estado de resultados proyectados y su balance general.

Pruebe el realismo de los estados proyectados utilizando métodos de análisis financiero

Los primeros pasos para mejorar el realismo general es hacer que su estado de flujo de efectivo proyectado sea más realista (1) reemplazando tantos números asumidos en sus horarios como sea posible por números reales; (2) mejorando el realismo de sus estrategias planificadas y ventas y otras proyecciones, y (3) ajustando su estrategias y planes de manera que todos los saldos de caja al final del mes estén dentro de un rango objetivo. Después de eso, es necesario aplicar métodos de análisis financiero, como el análisis de ratio, en los números de todos sus estados financieros para evaluar el realismo de sus números frente a los estándares de la industria y empresas similares para las que están disponibles los estados financieros. Ese análisis debería conducir a mayores ajustes de estrategia para mejorar el realismo de las posiciones financieras planificadas para su emprendimiento durante sus primeros cinco años de negocio.

Sincronizar las Partes Escritas y Financieras del Plan

Finalmente, necesitará reescribir partes de sus operaciones, recursos humanos y planes de marketing, y posiblemente la introducción escrita a su plan financiero, para reflejar todos los cambios que realizó y asegurarse de que la parte escrita de su plan de negocios cuente exactamente la misma historia que la parte financiera.

Resumen del Capítulo

En este capítulo se abordó el tema de hacer realista el primer borrador del plan de negocios. Para hacerlo, reemplace tantos de sus supuestos como sea posible con información objetiva y experta, todos ellos referenciados adecuadamente de fuentes válidas para construir y mantener su credibilidad y la de su plan. Después de eso, revisa y revisa las proyecciones de ventas originales para hacerlas más realistas según lo informado por los datos de la industria y los números disponibles de empresas similares a lo que quieres que sea tu emprendimiento. Revise sus estrategias hasta que todos los saldos mensuales de cierre en su estado de flujo de efectivo se encuentren dentro de un rango objetivo realista, razonable y predeterminado. Realizar técnicas de análisis financiero para probar el realismo de su situación financiera proyectada. Finalmente, reescribe tu plan de negocios para que las secciones escrita y financiera cuenten exactamente la misma historia, una usando palabras y la otra usando números.