2.6: Mejorando la Comunicación Verbal
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- Enumerar y explicar el uso de seis estrategias para mejorar la comunicación verbal.
- Demostrar el uso adecuado de las definiciones en una presentación oral o escrita.
- Entender cómo evaluar a la audiencia, elegir un tono apropiado y verificar la comprensión y los resultados en una presentación oral o escrita.
A lo largo del capítulo hemos visitado ejemplos e historias que resaltan la importancia de la comunicación verbal. Para terminar el capítulo, debemos considerar cómo se puede utilizar el lenguaje para iluminar o engañar, alentar o desalentar, empoderar o destruir. Al definir los términos que usamos y eligiendo palabras precisas, maximizaremos la comprensión de nuestro mensaje por parte de nuestra audiencia. Además, es importante considerar a la audiencia, controlar tu tono, verificar la comprensión y enfocarte en los resultados. Reconocer el poder de la comunicación verbal es el primer paso para comprender su papel e impacto en el proceso de comunicación.
Defina sus términos
Incluso cuando tengas cuidado de elaborar tu mensaje de manera clara y concisa, no todos entenderán cada palabra que digas o escribas. Como comunicador de negocios efectivo, sabes que es tu responsabilidad darle a tu audiencia todas las ventajas para comprender tu significado. Sin embargo, tu presentación caería plana si trataras de definir todos y cada uno de los términos, terminarías sonando como un diccionario.
La solución es estar al tanto de cualquier palabra que estés usando que pueda ser poco familiar para tu audiencia. Cuando identificas una palabra desconocida, tu primera decisión es si la usas o la sustituyes por una palabra más común, de fácil comprensión. Si eliges usar la palabra desconocida, entonces necesitas decidir cómo transmitir su significado a aquellos en tu audiencia que no están familiarizados con ella. Puedes hacer esto de diversas maneras. Lo más obvio, por supuesto, es afirmar el significado directamente o reformular el término con diferentes palabras. Pero también puedes transmitir el significado en el proceso de hacer y apoyar tus puntos. Otra forma es dar ejemplos para ilustrar cada concepto, o usar paralelismos de la vida cotidiana.
En general, ten en mente a tu audiencia e imagínate en su lugar. Esto te ayudará a ajustar tu nivel de escritura y estilo a sus necesidades, maximizando la probabilidad de que tu mensaje sea entendido.
Elija palabras precisas
Para aumentar la comprensión, elija palabras precisas que pinten una imagen mental lo más vívida y precisa posible para su audiencia. Si usas un lenguaje que es vago o abstracto, tu significado puede perderse o malinterpretarse. Su documento o presentación también será menos dinámico e interesante de lo que podría ser.
Tabla\(\PageIndex{2}\) enumera algunos ejemplos de frases que son imprecisas y precisas. ¿Cuál evoca una imagen más dinámica en tu imaginación?
| El famoso escritor William Safire murió en 2009; tenía más de setenta años. | El ex escritor de discursos de Nixon, autoridad lingüística y columnista del New York Times William Safire murió de cáncer de páncreas en 2009; tenía setenta y nueve años. |
| Los perros de aguas Clumber son perros grandes. | El Clumber Spaniel Club of America describe a la raza como un “perro largo, bajo y sustancial”, de 17 a 20 pulgadas de alto y con un peso de 55 a 80 libras. |
| Es importante llevar una dieta saludable durante el embarazo. | Comer una dieta rica en granos integrales, frutas y verduras, carnes magras, productos lácteos bajos en grasa puede mejorar tu salud durante el embarazo y aumentar tus posibilidades de tener un bebé saludable. |
| Estamos haciendo un buen avance en el proyecto. | En las dos semanas desde su inicio, nuestro equipo de cuatro miembros ha logrado tres de los seis objetivos que identificamos para la finalización del proyecto; estamos en camino de completar el proyecto en otras tres a cuatro semanas. |
| Por la misma cantidad gastada, esperábamos más valor agregado. | Hemos examinado varias propuestas en el rango de $10,000, y todas ofrecen más características que las que vemos en el sistema de $12,500 que ofrece ABC Corp.. |
| Los oficiales fueron llamados al lugar. | Respondiendo a una llamada al 911, los agentes de la Policía Estatal Arellano y Chávez aceleraron hasta el cruce de la Ruta del Condado 53 y la Carretera Estatal 21. |
| La víctima se fue por la calle. | La víctima corrió gritando a la casa de una vecina, Mary Lee de 31 Orchard Street. |
| Varios colores diferentes están disponibles. | La tela jacquard de seda está disponible en colores marfil, musgo, canela y topacio. |
| Este smartphone tiene más aplicaciones de las que los clientes puedan imaginar. | En el último recuento, el BlackBerry Tempest cuenta con más de 500 aplicaciones, muchas de las cuales cuestan 99 centavos o menos; los usuarios pueden obtener resultados deportivos en tiempo real, subir videos a TwitVid, navegar por los horarios de los trenes de cercanías, editar correos electrónicos antes de reenviar y encontrar recetas, pero hasta ahora, no sirve para cocinar por ti. |
| Una mujer se molestó cuando habló en un evento de atención médica. | El 25 de agosto de 2009, el representante Frank Pallone (el sexto distrito congresional demócrata de Nueva Jersey) organizó una reunión de “ayuntamiento” sobre la reforma de la salud donde muchos miembros de la audiencia interrumpían y abuchearon a una mujer en silla de ruedas mientras hablaba sobre la necesidad de un seguro médico asequible y sus temores de que pudiera perderla hogar. |
Considera a tu audiencia
Además de palabras precisas y definiciones claras, las pistas contextuales son importantes para guiar a tu audiencia a medida que lee. Si estás hablando con un público general y eliges usar una palabra en jerga profesional que pueda ser entendida por muchos—pero no todas— de las personas de tu audiencia, síguela por una referencia común que relacione claramente su significado esencial. Con esta estrategia positiva podrás forjar relaciones con miembros de audiencia de diversos orígenes. Resúmenes internos nos dicen lo que hemos escuchado y pronostican lo que está por venir. No son solo las palabras, sino también la forma en que la gente las escucha lo que cuenta.
Si dices las palabras mágicas “en conclusión”, pones en marcha un conjunto de expectativas de que estás a punto de concluirlo. Sin embargo, si introduce un nuevo punto y continúa hablando, el público percibirá una violación de la expectativa y le hará rendir cuentas. Dijiste las palabras mágicas pero no las honraste. Una de las mejores formas de mostrar respeto por tu audiencia es no exceder el tiempo esperado en una presentación o la duración de un documento. Su cuidadosa atención a las pistas contextuales demostrará que está considerando claramente a su audiencia.
Toma el control de tu tono
¿Su escritura o discurso suena agradable y agradable? ¿Sencillo o sofisticado? ¿O se presenta como tapado, formal, hinchado, irónico, sarcástico, florido, grosero o desconsiderado? Reconocer nuestro propio tono no siempre es fácil, ya que tendemos a leer o escuchar desde nuestro propio punto de vista y hacer concesiones en consecuencia.
Una vez que hemos caracterizado nuestro tono, tenemos que decidir si y cómo se puede mejorar. Conseguir una idea de cómo influir en el tono y hacer que tu voz coincida con tus intenciones lleva tiempo y habilidad.
Un consejo útil es leer tu documento en voz alta antes de entregarlo, así como practicarías un discurso antes de presentarlo a una audiencia. A veces escuchar tus propias palabras puede revelar su tono, ayudándote a decidir si es correcto o apropiado para la situación.
Otra forma es escuchar o ver las presentaciones de otros que han sido descritas con términos asociados al tono. Martin Luther King Jr. tenía un estilo mientras que el presidente Barack Obama tiene otro. La escritura en The Atlantic es mucho más sofisticada que la escritura más simple en USA Today, sin embargo, ambas tienen mucho éxito con sus respectivas audiencias. ¿Qué tipo de tono es mejor para tu público objetivo?
Por último, busque y sea receptivo a los comentarios de maestros, compañeros de clase y compañeros de trabajo. No sólo tomes la palabra de un crítico, sino que si varios críticos señalan un discurso como un ejemplo de elocuencia pomposa, y no quieres que en tu presentación te parezca pomposo, puedes aprender de ese discurso de ejemplo qué evitar.
Comprobar para entender
Cuando hablamos entre nosotros cara a cara, ver si alguien te entendió no es tan difícil. Incluso si realmente no lo entendieron, puedes ver, hacer preguntas y aclarar de inmediato. Eso le da a la comunicación oral, particularmente a la interacción en vivo, una clara ventaja. Utilice esta inmediatez para obtener comentarios a su favor. Tómese tiempo para comentarios y planifique para ello. Hacer preguntas aclaratorias. Comparte tu presentación con más de una persona y elige personas que tengan características similares a las de tu público anticipado.
Si fueras a presentar a un grupo que sabías de antemano que era de cierta edad, sexo o antecedentes profesionales, solo tendría sentido conectar con alguien de ese grupo antes de tu desempeño real para verificar y ver si lo que has creado y lo que esperan son similares. En la comunicación oral, la retroalimentación es un componente central del modelo de comunicación y a menudo podemos verlo, escucharlo y se necesita menos esfuerzo para evaluarlo.
Estar Orientado a Resultados
Al final del día, la tarea tiene que estar completa. Puede ser un desafío equilibrar la necesidad de atención al detalle con la necesidad de llegar al producto final y su fecha de vencimiento. Stephen Covey sugiere comenzar con el fin en mente como una estrategia para el éxito. Si has hecho tu preparación, conoces tus objetivos de asignación, los resultados deseados, has aprendido sobre tu audiencia y adaptado el mensaje a sus expectativas, entonces estás en camino de completar la tarea. Ningún documento o presentación es perfecto, pero el objetivo en sí es digno de su continuo esfuerzo de mejora.
Aquí la clave es saber cuándo una revisión adicional no beneficiará a la presentación y cambiar el enfoque al marketing de prueba, pedir comentarios, o simplemente compartirlo con un mentor o compañero de trabajo para una revisión rápida. Encontrar el equilibrio mientras se involucra en una actividad que requiere un alto nivel de atención al detalle puede ser un desafío para cualquier comunicador de negocios, pero es útil tener en cuenta el final.
Llave para llevar
Para mejorar la comunicación, defina sus términos, elija palabras precisas, considere a su audiencia, controle su tono, verifique la comprensión y apunte a los resultados.
Ejercicios
- Elige un escrito de una profesión con la que no estés familiarizado. Por ejemplo, si estás estudiando biología, elige un extracto de un libro sobre diseño de moda. Identifica varios términos con los que no estás familiarizado, términos que pueden considerarse jerga. ¿Cómo te ayuda el escritor a entender el significado de estos términos? ¿Podría el escritor hacerlos más fáciles de entender? Comparte tus hallazgos con tu clase.
- En tu campo de carrera elegido o en tu carrera universitaria, identifica diez palabras jergonales, defínalas y compártelas con la clase.
- Describa un proceso sencillo, desde cepillarse los dientes hasta abrir la parte superior de una botella, en términos lo más precisos posible. Presentar a la clase.
Referencias
- Covey, S. (1989). Los siete hábitos de las personas altamente efectivas. Nueva York, NY: Simon & Schuster.