4.1: Comunicación oral versus escrita
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- Explique cómo la comunicación escrita es similar a la comunicación oral, y cómo es diferente.
La palabra escrita a menudo se coloca en lugar de la palabra hablada. La gente suele decir “fue bueno saber de ti” cuando reciben un correo electrónico o una carta, cuando de hecho no escucharon el mensaje, lo leen. Aún así, si te conocen bien, es posible que mentalmente “oigan” tu voz en tus palabras escritas. Escribir un mensaje a amigos o colegas puede ser tan natural como platicar con ellos. Sin embargo, cuando se nos pide que escribamos algo, a menudo nos sentimos ansiosos y vemos la escritura como un proceso más esfuerzo y exigente de lo que sería hablar.
Las formas de comunicación oral y escrita son similares en muchos sentidos. Ambos se basan en el proceso básico de comunicación, que consta de ocho elementos esenciales: fuente, receptor, mensaje, canal, receptor, retroalimentación, entorno, contexto e interferencia. Tabla\(\PageIndex{1}\) resume estos elementos y proporciona ejemplos de cómo cada elemento podría ser aplicado en la comunicación oral y escrita.
| Elemento de Comunicación | Definición | Aplicación Oral | Solicitud por escrito |
|---|---|---|---|
| 1. Fuente | Una fuente crea y comunica un mensaje. | Jay hace una llamada telefónica a Heather. | Jay le escribe un correo electrónico a Heather. |
| 2. Receptor | Un receptor recibe el mensaje de la fuente. | Heather escucha a Jay. | Heather lee el correo electrónico de Jay. |
| 3. Mensaje | El mensaje es el estímulo o significado producido por la fuente para el receptor. | Jay le pide a Heather que participe en una conferencia telefónica a las 3:15. | El correo electrónico de Jay le pide a Heather que participe en una conferencia telefónica a las 3:15. |
| 4. Canal | Un canal es la forma en que un mensaje viaja entre la fuente y el receptor. | El canal es el teléfono. | El canal es correo electrónico. |
| 5. Feedback | La retroalimentación es el mensaje que el receptor envía en respuesta a la fuente. | Heather dice que sí. | Heather responde con un correo electrónico diciendo que sí. |
| 6. Medio Ambiente | El ambiente es la atmósfera física donde se produce la comunicación. | Heather viaja en tren en un viaje de negocios cuando recibe la llamada telefónica de Jay. | Heather está en su escritorio cuando recibe el correo electrónico de Jay. |
| 7. Contexto | El contexto involucra las expectativas psicológicas de la fuente y del receptor. | Heather espera que Jay envíe un correo electrónico con la información de llamada para la llamada. Jay espera hacerlo, y lo hace. | Heather espera que Jay marque y conecte la llamada. Jay espera que Heather revise su correo electrónico para obtener la información de la llamada para que pueda unirse a la llamada. |
| 8. Interferencia | También conocido como ruido, la interferencia es cualquier cosa que bloquee o distorsione el proceso de comunicación. | Heather llama a las 3:15, pero ha perdido la llamada porque olvidó que se encuentra en una zona horaria diferente a la de Jay. | Heather espera una llamada telefónica de Jay a las 3:15, pero no llama. |
Como puede ver en las aplicaciones de este ejemplo, al menos dos tipos diferentes de interferencia tienen el potencial de arruinar una conferencia telefónica, y la interferencia puede existir independientemente de si la comunicación para planificar la llamada es oral o escrita. Intente cambiar los ejemplos de “Contexto” e “Interferencia” de Oral a Escrito, y verá que las expectativas no coincidentes y la confusión de zona horaria pueden ocurrir por teléfono o por correo electrónico. Si bien este ejemplo tiene un resultado desfavorable, señala una manera en que los procesos de comunicación oral y escrita son similares.
Otra forma en que las formas de comunicación oral y escrita son similares es que se pueden dividir en categorías verbales y no verbales. La comunicación verbal involucra las palabras que dices, y la comunicación no verbal implica cómo las dices: tu tono de voz, tu expresión facial, lenguaje corporal, etc. La comunicación escrita también involucra dimensiones verbales y no verbales. Las palabras que elijas son la dimensión verbal. Cómo los retratas o las muestras es la dimensión no verbal, que puede incluir el medio (correo electrónico o un documento impreso), la tipografía o fuente, o la apariencia de tu firma en una carta. En este sentido, la comunicación oral y escrita son similares en su enfoque aun cuando son bastante diferentes en su aplicación.
La palabra escrita permite un proceso de comunicación dinámico entre fuente y receptor, pero a menudo es asíncrona, lo que significa que ocurre en diferentes momentos. Cuando nos comunicamos cara a cara, obtenemos retroalimentación inmediata, pero nuestras palabras escritas están en lugar de esa interacción interpersonal y nos falta esa respuesta inmediata. Dado que a menudo no estamos físicamente presentes cuando alguien lee lo que hemos escrito, es importante que anticipemos las necesidades del lector, la interpretación y la probable respuesta a nuestros mensajes escritos.
Supongamos que se le pide que escriba un mensaje informando a los clientes sobre un nuevo producto o servicio que su empresa está a punto de ofrecer. Si estuvieras hablando con uno de ellos en un ambiente relajado tomando un café, ¿qué dirías? ¿Qué palabras elegirías para describir el producto o servicio, y cómo puede satisfacer las necesidades del cliente? Como comunicador de negocios, debes enfocarte en las palabras que usas y en cómo las usas. Las oraciones cortas y simples, en sí mismas compuestas por palabras, también comunican un estilo de negocios. En tus clases anteriores de inglés es posible que hayas aprendido a escribir elocuentemente, pero en un contexto empresarial, tu objetivo es la comunicación clara, directa. Una estrategia para lograr este objetivo es escribir con las mismas palabras y frases que usas cuando hablas. Sin embargo, dado que la comunicación escrita carece de la retroalimentación inmediata que está presente en una conversación oral, es necesario elegir palabras y frases aún más cuidadosamente para promover la precisión, claridad y comprensión.
Llave para llevar
La comunicación escrita involucra los mismos ocho elementos básicos que la comunicación oral, pero a menudo es asincrónica.
Ejercicios
- Revisar las aplicaciones orales y escritas en Table\(\PageIndex{1}\) y construir un escenario diferente para cada una. ¿Qué podrían hacer Jay y Heather de manera diferente para que la conferencia telefónica sea un éxito?
- Visite un sitio web de negocios que tenga una página “Acerca de nosotros”. Lee el mensaje “Acerca de nosotros” y escribe un resumen en tus propias palabras de lo que te dice sobre la empresa. Compara tus resultados con los de tus compañeros de clase.
- Usted es su propia empresa. ¿Qué palabras te describen? Diseña un logotipo, crea un nombre y presenta tus palabras descriptivas de una manera que llame la atención. Comparte y compara con compañeros de clase.