4.4: Estilo en la Comunicación Escrita

Objetivos de aprendizaje

1. Describir e identificar tres estilos de escritura.
2. Demostrar el uso apropiado de la escritura coloquial, casual y formal en al menos un documento de cada estilo.

Una manera de examinar la comunicación escrita es desde una perspectiva estructural. Las palabras son una serie de símbolos que comunican significado, encadenados en patrones específicos que se combinan para comunicar significados complejos y compuestos. Sustantivos, verbos, adjetivos, adverbios, preposiciones y artículos son los bloques de construcción que usarás al componer documentos escritos. Los errores ortográficos de palabras individuales o errores gramaticales que impliquen una mala colocación o elecciones incorrectas de palabras en una oración, pueden crear confusión, perder significado y tener un impacto negativo en la recepción de su documento. Los errores en sí mismos no son intrínsecamente malos, pero no reconocerlos y corregirlos reflejará en usted, su empresa, y limitará su éxito. La autocorrección es parte del proceso de escritura.

Otra forma de examinar la comunicación escrita es desde una perspectiva de metas, donde documentos específicos abordan metas declaradas (o no declaradas) y tienen reglas, costumbres y formatos que se anticipan y esperan. Las violaciones de estas reglas, costumbres o formatos, ya sean intencionales o involuntarios, también pueden tener un impacto negativo en la forma en que se recibe su documento.

La escritura coloquial, casual y formal son tres estilos comunes que llevan sus propios conjuntos de expectativas particulares. El estilo que uses dependerá de tu audiencia, y muchas veces si tu comunicación va a ser leída solo por aquellos en tu empresa (comunicaciones internas) o por personas ajenas a la organización, como vendedores, clientes o clientes (comunicaciones externas). Como regla general, las comunicaciones externas tienden a ser más formales, así como los membretes corporativos y las tarjetas de presentación, diseñadas para su presentación al “mundo exterior”, son más formales que el correo electrónico y los mensajes de texto que se utilizan para la escritura cotidiana dentro de la organización.

El estilo también depende del propósito del documento y de su audiencia. Si su tarea de escritura es para el contenido de la página Web, es esencial el uso claro y conciso de la palabra escrita. Si su tarea de escritura es un artículo de interés destacado para una revista en línea, puede tener el lujo de espacio adicional y recuento de palabras combinado con gráficos, imágenes, clips de video o audio incrustados y enlaces a temas relacionados. Si su tarea de escritura implica una carta introductoria representada en una página impresa entregada en un sobre a un cliente potencial, no tendrá la interactividad para mejorar su escritura, lo que supone una carga adicional en su escritura y cómo la representa.

Coloquial

El lenguaje coloquial es un estilo de escritura informal y conversacional. Se diferencia del inglés comercial estándar en que a menudo hace uso de expresiones coloridas, jerga y frases regionales. Como resultado, puede ser difícil de entender para un aprendiz de inglés o una persona de una región diferente del país. A veces el coloquialismo toma la forma de una diferencia de palabras; por ejemplo, la diferencia entre una “Coca-Cola”, un “tónico”, un “pop” y un “soda pop” depende principalmente de dónde vivas. También puede tomar la forma de un dicho, como lo discute Roy Wilder Jr. en su libro You All Spoken Here: Southern Talk at Its Down-Home Best (Wilde, 2003). Dichos coloquiales como “Podría arruinar una tormenta” o “No podría golpear el suelo si caía” comunican que la persona es inepta de una manera colorida, pero no universal. En el noroeste del Pacífico alguien podría “moverse” o caminar despacio, hacia el “café”, o panadería, para recoger una “barra de arce”, una confección conocida como “donut Long John” para personas en otras partes de Estados Unidos.

El lenguaje coloquial puede reflejarse en los mensajes de texto:

“ok fwiw hice mi parte n la puse en donde pediste pero mi? es si el grupo no participa sigo recibiendo crédito por mi parte de lo que hice n también cuanto tenemos que hacer todos quiero decir pongo en mi opinión de los artículos en orden también tengo que responder a los demás integrantes del equipo o qué? Thxs”

Es posible que podamos comprender el significado del mensaje y comprender algunas de las abreviaturas y códigos, pero cuando se trata de negocios, este estilo de escritura coloquial de texto generalmente es adecuado solo para comunicaciones internas individuales entre compañeros de trabajo que se conocen bien (y aquellos que no juzgan a cada uno otro sobre ortografía o gramática). Para las comunicaciones externas, e incluso para las comunicaciones grupales dentro de la organización, normalmente no es adecuado, ya que algunos de los códigos no son estándar, e incluso pueden ser desconocidos para el público más amplio.

La escritura coloquial puede ser permisible, e incluso preferible, en algunos contextos empresariales. Por ejemplo, una carta de marketing que describa un producto folksy como una estufa de leña o una palomita de maíz anticuada podría usar un estilo coloquial para crear una sensación de relajación en casa con sus seres queridos. Aún así, es importante considerar cómo el lenguaje coloquial aparecerá ante el público. ¿Será claro el significado de las palabras elegidas para un lector que sea de otra parte del país? ¿Un tono folksy sonará como si estuvieras “hablando mal” con tu audiencia, asumiendo que no son lo suficientemente inteligentes o educados como para apreciar el inglés estándar? Un último punto a recordar es que el estilo coloquial no es excusa para usar expresiones sexistas, racistas, profanas u ofensivas de otro modo.

Casual

El lenguaje casual involucra palabras y expresiones cotidianas en un contexto grupal familiar, como conversaciones con familiares o amigos cercanos. El énfasis está en la interacción de comunicación misma, y menos en la jerarquía, el poder, el control o el rango social de los individuos que se comunican. Cuando estás en casa, a veces probablemente te vistes con ropa casual que no usarías en público —pijamas o ropa interior, por ejemplo. La comunicación casual es el equivalente escrito de este tipo de vestimenta casual. ¿Alguna vez un familiar te ha dicho algo que un extraño o compañero de trabajo nunca diría? ¿O le has dicho algo a un familiar que nunca dirías delante de tu jefe? En ambos casos, se está utilizando el lenguaje casual. Cuando escribes para negocios, un estilo casual suele estar fuera de lugar. En cambio, un tono respetuoso, profesional te representa bien en tu ausencia.

Formal

En la redacción de negocios, el estilo apropiado tendrá un grado de formalidad. El lenguaje formal es la comunicación que se enfoca en la expresión profesional con atención a roles, protocolo y apariencia. Se caracteriza por su vocabulario y sintaxis, o la disposición gramatical de las palabras en una oración. Es decir, los escritores que usan un estilo formal tienden a usar un vocabulario más sofisticado, una mayor variedad de palabras y más palabras con múltiples sílabas, no con el propósito de lanzar palabras grandes, sino para mejorar el estado de ánimo formal del documento. También tienden a usar sintaxis más compleja, dando como resultado oraciones que son más largas y contienen cláusulas más subordinadas.

El estilo apropiado para un documento comercial en particular puede ser muy formal, o menos. Si tu supervisor te escribe un correo electrónico y respondes, el intercambio puede ser informal ya que es fluido y relajado, sin mucha previsión ni fanfarria, pero seguirá reflejando la formalidad del entorno empresarial. Lo más probable es que tenga cuidado de usar una línea de asunto informativa, un saludo (“Hola [nombre del supervisor]” es típico en los correos electrónicos), una palabra de agradecimiento por cualquier información o sugerencia que le haya proporcionado y una indicación de que está listo para ayudar más si es necesario. Probablemente también revisará su gramática y ortografía antes de hacer clic en “enviar”.

Un documento formal como una propuesta o un informe anual implicará una gran cantidad de planificación y preparación, y su estilo puede no ser fluido o relajado. En cambio, puede utilizar un lenguaje distinto para enfatizar el prestigio y profesionalismo de su empresa. Digamos que va a escribir una carta de marketing que se imprimirá en papel membrete de la empresa y se enviará por correo a cien prospectos de ventas. Naturalmente quieres representar a tu empresa de una manera positiva. En una carta de esta naturaleza podrías escribir una frase como “El Widget 300 es nuestra oferta premium en la línea; la hemos diseñado para facilitar el movimiento y la eficiencia de uso, con tu éxito ante todo en nuestra mente”. Pero en un correo electrónico o un tweet, podrías usar una oración informal en su lugar, leyendo “W300: buena grapadora”.

Escribir para negocios a menudo implica elegir el nivel apropiado de formalidad para la empresa y la industria, el documento y la situación particular, y la audiencia.

Llave para llevar

El mejor estilo para un documento puede ser coloquial, casual, informal o formal, dependiendo de la audiencia y la situación.

Ejercicios

1. Consulte de nuevo el ejemplo de correo electrónico o mensaje de texto en esta sección. ¿Enviarías ese mensaje a tu profesor? ¿Por qué o por qué no? ¿Qué expectativas normativas sobre la comunicación profesor-alumno existen y dónde las aprendió? Discuta tus pensamientos con tus compañeros de clase.
2. Seleccione un documento comercial y describa su estilo. ¿Es formal, informal o coloquial? ¿Se puede reescribir en un estilo diferente? Comparte tus resultados con un compañero de clase.
3. Enumere tres palabras o frases que le dirías a tus amigos. Enumere tres palabras o frases que comuniquen significados similares que le dirías a una figura de autoridad. Comparte y compara con compañeros de clase.
4. ¿Cuándo es apropiado escribir en un tono casual? ¿En un tono formal? Escribir un ensayo de una a dos páginas sobre este tema y discutirlo con un compañero de clase.
5. ¿Cómo influye el público objetivo en la elección de las palabras y el uso del lenguaje en un documento? Piense en un tema específico y en dos tipos específicos de audiencias. Luego escribe un breve ejemplo (250—500 palabras) de cómo se podría presentar este tema a cada una de las dos audiencias.

Referencias

Wilde, J., Jr. (2003). Todos ustedes hablaron aquí: Charla sureña en su mejor lugar de abajo en casa. Atenas: Prensa de la Universidad de Georgia.